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办公用品管理办法
第一条 为使办公文具用品管理制度化、合理化、节俭开支,特制订本办法。
第二条 本办法所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。即铅笔、刀片、胶水、曲别针、笔记本、打(复)印纸等;签字笔、电池等;剪刀、钉书机、计算器、u盘等。
第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品。“部门领用”系本单位共同使用用品。
第四条 公司所需办公用品由各部(室)于每月x日提出文具用品申请,交办公室统一采购。
第五条 因工作特殊需要购置专用物品,先由本部(室)作出计划申请,负责人同意签字,经办公室签署意见,报总经理批准。由办公室负责购置,登记、发放。
第六条 购置的物品,须经办公室验收核对入库,并登记造册,建立明细帐目。
第七条 管理消耗品文具必须以旧换新品,纯消耗品除外。
第八条 管理性文具用品如有故障或损坏,应以旧换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
第九条 员工离职、调动等工作岗位调整时,必须首先清理交回有个人领取所使用的办公用具物品,经办公室主任签字后方可办理相应手续。
第十条 办公室每年要对办公用品领用情况进行一次清查、核对,做到帐物相符。
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总部办公用品管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司总部办公用品管理,合理控制办公费
用支出,制定本办法。
第二条 公司总经理办公室是公司总部办公用品的业务归
口管理部门,牵头负责公司办公用品的采购、保管、发放等管理工作。
第三条 公司办公用品的配置根据公司全面预算的总体要
求,由总经理办公室对各部门办公用品采购及配置计划进行审核、统筹考虑,确定各部门办公用品费用预算,经批准后列入年度预算。
第四条 办公用品管理坚持“采购与保管分离”的原则,设立“采购员”与“保管员”,分别负责办公用品的采购,验收、入库、保管与发放工作。
第二章 办公用品的申购
第五条 办公用品的采购计划提交
(一) 对日常使用的办公用品,由需求部门每月x日提交下一月需求计划,并填写《办公用品需求计划表》,办公室根据库存情况及消耗水平,每月初拟订采购计划,实施采购。
(二) 对特殊需要(非日常使用类)的办公用品,由各需求部门提出采购申请,注明需求原因和时间要求,经需求部门负责人和集团公司分管领导签字后报送集团公司办公室。
第六条 办公用品的采购
(一) 办公用品原则由公司总经理办公室统一实施采购,对专业性较强的特殊文具类办公用品的采购,可由所需部门协助办公室共同实施。
(二) 采购员应充分了解市场商品信息,按照“货比三家、同质比价、同价比质”的原则,选择对口适用、质量可靠、价格合理的办公用品。
第三章 办公用品的保管与领用
第七条 办公用品的入库与保管
(一) 对购入的办公用品,办公室应认真清点检查、照单验收,对不符合要求的,由采购员负责办理调换或退货。
(二) 对符合要求的办公用品,应及时登记入册、入库管理,按照类别、品种整齐摆放,并经常检查,防止办公用品受潮、虫蛀、损失或丢失,保证办公用品的功用和性能。
(三) 保管员应定期或不定期对办公用品进行盘点,查对台账与实物,保证账物相符。
(四) 实行定期盘存制。盘存频率为1次/季,公司办公室将于每季度最后一月的25-30日内择日进行办公用品的盘存。盘存内容主要包括检查相应的办公用品库存情况、已发放耐用高值办公用品的使用及保管情况,并让相应的保管人签字确认,以便及时发现问题、处理问题。
第八条 办公用品的领用
(一) 采购的办公用品入库后,集团公司办公室通知需求部门领用办公用品,领用时填写《办公用品领用登记表》,注明用途,经领用人签字,经办公室专人审核后领用。
(二) 办公用品领用时间为每月x日,凡属部门内部员工共用的办公用品或设备,应指定专人负责保管。
(三) 新员工入职后应认真填写《新员工办公用品申请表》,到办公室领用相关办公用品。
(四) 大宗办公用品及大型会议、活动用品的领用,需提前3个工作日通知公司总经理办公室,以便提前准备。
(五) 价值较大的办公用品(如计算器、电话机等)每人限用一个,如出现故障或非人为损坏,可以旧品换新品。
(六) 不得私自占有、损坏各类办公用品。办公用品若遗失或被人为损坏,责任人应照价赔偿。
(七) 按照“谁领用、谁承担”的原则,需按照公司年度全面预算管理工作的要求,由办公室以部门为单位进行办公用品领
用情况统计,并建立费用使用情况台账,汇总后报财务部,财务部据此将其费用转入相关部门。
第四章 附则
第九条 对购置价值在5000元以上且使用期限超过两年的办公用品,应列入固定资产管理,除遵守本办法规定外,还需符合公司固定资产管理的相关规定。
第十条 对购置价值在500元以上且未作为固定资产管理的办公用品,公司各部门应将管理责任落实到人,并将管理责任人上报总经办备案,由总经办每季度末将各部门办公用品配置情况报财务部,并配合财务部建立资产管理台账,定期清查盘点,防止国有资产流失。
第十一条 本办法适用于公司总部,各项目部可参照执行,本办法由公司总经理办公室负责解释和修订。
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