公司文件复印打印制度

公司文件复印打印管理规定

为加强公司制度化管理，提高办公用品使用效率，本着“提倡节约、杜绝浪费”的原则，特制订此文件复印、打印管理规定。

1.文件打印复印时间

文件打印室由综合部统一管理，实行定时开放的管理规定，早上7:30-17:30为打印室开放时间，在此时间段内，各部门可自行打印复印所需文件。综合部派专人负责打印室管理，按时开关门。

2、文件打印复印流程

各部门需要复印的文件材料要提前确认好，打印的文件则通过电子版本进行易稿、定稿后再打印，避免因错误造成纸张浪费。复印、打印完之后，在相应部门的复印（打印）文件登记本上签字并登记好所用纸张数量。综合部做好监督工作并将不定期抽查。

3、二级纸管理

因操作不当产生二级纸，打印者可存放于专门的回收箱内，便于其他部门回收利用，公司也鼓励各部门员工回收利用二级纸张。

4、打印室管理

综合部负责公司打印室的卫生清理工作、物资储备工作，设备保养工作及监督管理工作。

各部门员工在打印过程中如遇故障或问题，无法自行解决时，要尽快联系综合部进行维修。

5、违规处罚

未经批准擅自使用公司设备从事与工作无关事务的，每发现一次罚款10元。

 

第二篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度

总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据关于文书处理的有关规定，结合公司的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

收文的管理

第三条 公文的签收

.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的编号保管

. 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条 公文的阅批与分转

. 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）

亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅既办。

2. 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉 及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

第六条 文件的传阅与催办

.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

5. 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

发文的管理

第七条 发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力集中党委、总经办、工会、团委，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、总经办提出发文申请，并将文件底稿分别两办审核。党办、总经

办同意发文，则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以公司×字、公司×字发文。

3. 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由党委书记或总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

第八条 发文的范围

.凡是以党委、公司、工会、团委名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2. 党委、公司下发文件主要用于：

（） 公布公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

（3） 公布公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6） 其他有关公司的重大事项。

3.党委、公司上行文、外发文主要用于：

（）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2） 同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理党群工作等事宜。

4. 在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5. 凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

发文程序与要求

第九条 发文程序规定

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、公司提出申请。

2.党委、公司同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况真实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟稿人应境附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印发份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.两办应根据党委、公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誉写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、公司领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

文件的借阅和清退

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件需两办主任同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十三条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

文件的立卷与归档

第十四条 文件的归档范围

1. 凡下列文件统一统一由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2）党委、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

（3）公司党委会、总经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）公司党代会、职代会、公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6） 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；

（7）反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹的音、像摄制品；

（8）公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

2. 业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十五条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份。

文件的销毁

第十六条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十七条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

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