一、文种使用不当
行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示,不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅,使公文失去它的规范性、权威性,以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况:
(一)标题中没有文种
例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由,根据这份公文的内容,应该是一份上行公文,文种应该是报告。可以修改为:《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》
例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看,应该使用下行文中的“通知”行文,《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为:《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》;若活动已经开展,又可以修改为:《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。
(二)标题中生造文种资料
例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误,有些机关一直延续使用。可以修改为:《关于王××同志工作调动事宜的函》或《关于商调王××同志工作的函》
例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象,如果是答复张×等同志,没有必要发红头文件;如果是答复上级机关的询问,可以修改为:《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》;如果是让下级单位知晓,可以修改为:《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。
(三)标题中错用文种
例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文
是写给上级机关的,应该使用请示,而不应该使用函,因为函是平行文。可以修改为:《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。
例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。
这是一份转发性的通知,被转发的是一份“报告”,应该在报告后面加上“通知”这一文种名称,也可以去掉“报告”,将“的”移至“意见”前,让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为:《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。
(四)标题中混用文种
例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈,但在具体使用的过程中仍发生混用的现象,其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清,干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理,有时甚至贻误工作。可以修改为:《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》
例2 .《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》
这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上,××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况,因为,只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系,正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为:《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》
二、事由表述不清资料
公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想,在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的,过简过繁都可能导致表
述不清,甚至产生歧义,给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况:
(一)事由繁杂冗赘
例1 .《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57
个字,从事由概括准确、清楚的角度,可以修改为:
《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。
例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》
这份通知三层转发,用词重叠,读起来费劲,那么,如何克服转发(批转)性通知的标题重叠、冗长的毛病呢?一是可以省去不必要的成分,如“关于转发”、“的通知”重复的部分;二是不拘泥于原件标题,可以根据文件内容重新提炼新标题;三是省略中间环节。可以修改为:《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》
(二)事由简而不明
例1
.《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么,“粮食问题”是什么问题呢?是价格、收购、供应,还是调运、储备呢?从标题上不能知道真正意图,其关键问题是中心词“问题”没有限制,比较含混,造成事由笼统,词不达意。可以修改为:《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。
例2.《中共××市委通知》
标题中只有发文机关和文种,缺少事由,这种写法一般只适用于命令(令)、公告、通告等少数几个文种,“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《中共××市委关于××的通知》。
例3 .《××厅关于转发省人民政府办公厅[20xx]53号文的
通知》从标题看不出公文的任何内容,“省人民政府办公厅财政厅[20xx]53 号文”到底讲的是什么?这种写法对阅读者来讲一点也不方便,只是方便了作者。可以修改为:《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。
标题及发文字号修改
关于报送二〇〇五年下半年工作计划
关于彩虹电机厂购臵进口设备的请示报告
健民制药有限公司承办南虹街道秋季运动会的函
南方工艺美术品公司报送20xx-20xx年度发展规划的情况报告 中国人民银行关于进一步管好、用好留成外汇
南宁市税务局进行内部机构调整的报告
桂府办发20xx十四号
桂林市政府发[16]号
国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知
xx县政府关于我县部分地区遭受灾害的情况反映
xx县财政局关于对公司违反财经纪律的通告
飞驰托车厂关于机修车间设备大修的情况。
南昌高人民政府请示。
房屋拆迁公告。
南昌市鸿翔建筑职业学校关于加强学生动手能力培养的汇报。 关于批转空业部关于加速发展淡水渔业的报告。
xx省安全生产领导小组关于印发《xx省安全生产领导小组关于安全生产和事故调查处理工作职责的意见》通知。
xx大学关于向市公安消防支队申请办理建筑消防设计防火审核手续的请示。
xx县工商局关于XX同志严重失职的处分决定的通报。
公文常见错误分析
一、生造文种
《办法》所确定的公文文种共有13类14种,除此之外,均不可直接行文,但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如,《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等,这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用,可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》,不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等,有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文,都是错误的。
二、混用文种
常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如:《××关于批准成立××学会的报告》,《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的,需要回复,两者在使用上有很大
的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。
三、规矩格式乱
《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有:
1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是,严重影响了公文的严肃性。
2.发文号标注不规范。主要表现在,一是错用括号。如,×政建(20xx)240号;二是用虚数。如×政办〔20xx〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定:发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加 “第”字。特别对于字号和字体,有的小于3号;有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门。
3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。但是在实际中,滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》
的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”,以上两例中的“《》”符号都不应该使用,应改为:关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”,
4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定:结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意《办法》规定的序数数词的写法,其中“一、”下面是顿号,“1.”下面是圆号,而“(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。
5.引用文号格式不对。《办法》规定:“引用公文应当先引标题,后引发文字号。”目前,有些单位对这一规定没有掌握好。如,“据×办〔20xx〕12号文《关于××××××的通知》”,其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔20xx〕12号)。
6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称,只标识成文时间,用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0” ,并且右空4字,但在实际写作中样式更是花样百出,有的成文日期甚至早于签发日期。
7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中,一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词,这是要注意的。目
前,行政公文无论是对上级还是对下级抄送,概用“抄送”一词。关于这,《办法》中有多出相关表述,第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等,它表示行政公文不再使用“抄报”一词。
8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分,《办法》对附件有明确的要求,但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小,附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系的确认错误。
9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证,必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切,相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱,或一排超过3个,或左右距公文纸边距离不合标准等。
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