财务基本报账流程

基本报账流程

一、 总体原则

成本费用实行归口管理,汇总编制预算、汇总提交申请、审批费用支出及预算执行控制等由归口部门执行。

二、成本费用管理权限划分

(一)招待费、会议费、维修费、车辆相关费用、电话费、交通费、业务宣传费、存货及低值易耗品采购、安全生产类成本、零星采购事项由综合部负责。

(二)职工薪酬(包括工资、福利费、各项保险及补贴)由综合部负责。

(三)车辆相关费用由车管人员(周志恒)负责。

(四)员工自带车辆相关费用由综合部劳资员(何莉)审批,由车管人员备案。

(五)代理业务支出中营业环节结算由计划财务部负责,由国际部审核;资产占用结算由综合部负责;运输及分拣环节结算由业务部门负责。

二、 审批及报账程序

(一)常规性支出实行全年预算控制,年初由使用部门提报预算,全年总额控制。非常规性支出采取“一事一议”,事先提报文字申请,经相关人员审批后方可执行。

1、常规性支出项目范围:职工薪酬、车辆相关费用(维

修费除外)、折旧费、业务费、单册及耗材、水电物业费、通信费、租赁费、装卸搬运费、代理业务支出、代收货款结算成本、商品销售成本、营业税金及附加。

2、非常规性支出项目范围:维修费、低值易耗品摊销、差旅费、劳动保护费、业务损失费、财产保险费、广告及业务宣传费、佣金、办公费、会议费、业务招待费。

(二)申请流程

1、使用人填报申请单,明确说明具体事项及预计金额。

2、使用部门负责人审批并签字确认。

3、归口管理部门负责人审批并签字确认。

4、计划财务部负责人审批并签字确认。

5、总经理审批并签字确认。

6、预计金额在1万元以上的,须填报重大事项审批表,由领导班子集体审批。

7、使用人保留申请单备案。

(三)借款流程

1、借款人填报借款单,明确说明借款用途及借款金额。

2、借款部门负责人审批并签字确认。

3、归口管理部门负责人审批并签字确认。

4、计划财务部负责人审批并签字确认。

5、总经理审批并签字确认。

6、借款事项如属非常规性支出,应提供申请单及借款单。金额在1万元以上的,还应提供重大事项审批表。在申

请范围及金额内的事项流程3、5可省略。

(四)报账流程

1、使用人填报报账单。

2、使用部门负责人审批并签字确认。

3、归口管理部分负责人审批并签字确认。

4、计划财务部负责人审批并签字确认。

5、总经理审批并签字确认。

6、报账事项如属非常规性支出,应提供申请单及报账单,如属已借款事项,应提供借款金额及报账单。在申请或借款范围及金额内的事项流程3、5可省略。

(四)报账单由使用人填报,所有原始凭证要均匀齐整粘贴,粘贴时要保证购货单位名称、货物名称、金额等内容清晰完整。明确列明使用部门、责任中心及使用产品(国内速递、国际速递、合同物流和陆路运输)。

(五)报账单填报不合格,财务部门可以退回要求报账人重新填报。

(六)每部门应指定一人报账,每月定期集中报账。涉及大量小额现金报账如司机报销油料费、过桥费或差旅费,由使用部门指定一人汇总司机个人邮储银行帐户,每周一或周四到财务处报账,财务直接将报账款项打入个人银行帐户。

 

第二篇:财务报账流程

财务报账流程

一、采购业务,经办人员应办理如下报账手续:

向采购部门提出采购申请,经采购主管部门审核,按报销权限报分管院长、院长审批。

采购申请审批后,属政府采购目录内的采购项目,由采购部门按“政府采购”规定办理,并将采购计划报财务列入用款计划,安排经费;属校内招投标的采购项目,由采购部门组织公开招投标进行采购;其余采购项目按院内采购具体规定进行采购。

1、提供合法的票据。各种物品(含办公用品)采购一般由后勤处专职采购员统一购买,采购人员索取票据时,应要求供货方将票据内容填写完整,填写内容包括:单位名称、日期、品名、数量、单价、金额、填票人。

2、办理验收入库手续。注意区别所购货物的类别,属固定资产、低值易耗品、需办理入库的物品(含办公用品)统一由后勤处资产管理人员办理验收入库手续;属不需入库直接领用物品(含办公用品)由后勤处资产管理员验收后,通知各部门资产和材料管理员办理领用手续,领用人员必须在领物单上签字。采购人员注意在办理验收入库手续时,要求验收人在#5@p上签名。(货物类别:单价在500元(专用设备800元)以上,使用期限在一年以上的货物为固定资产;凡单价未达到固定资产标准,又不能一次消耗的物品为低值易耗品;特别强调:办公家具、图书资料等不论价值多少都属固定资产,均按固定资产验收入库手续办理。)

3、所附#5@p要求有后勤部门采购经办人、后勤部门验收人、后勤部门负责人、后勤部门分管院领导、达到规定金额需要主管院长签批。

4、提交财务审核与报账。

二、差旅报销手续如下:

1、出差前填写“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括:姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。原则上由院办统一订购机票,要求尽早办理机票预订,一般在签批“五定”单当日就得预订。

2、提供合法的票据。索取住宿票据时,应要求对方将票据内容填写完整,填写内容包括:单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。驾驶员同出差人员一并报帐。

3、参加会议或培训的,要求加附领导签批的会议或培训通知单。

4、填写差旅报销单。填写内容包括:姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、交通费、住宿费、会务费,其余栏目由财务人员填写。

5、提交财务审核,财务根据差旅费管理办法的有关规定计算伙食和公杂补贴,并填写差旅费核销金额。经办人再将审核无误的“出差人员差旅费报销单”报经部门负责人、院领导签批。

6、所附单据要求有经办人签名。

7、提交财务报账。(注意,差旅费报销流程财务审核环节要先于领导审批,这是与其他报账区别的地方)

三、招待费、工作餐费报销手续如下:

1、接待前填报“公务接待审批单”或“工作用餐审批单”。按规定内容填写完整,并经分管院领导批准。

2、提供合法的票据。经办人员索取票据时,应要求对方将定额票据内容填写完整(填写内容包括:日期、单位名称、项目名称、填票人),注意“全国统一#5@p监制章”中的“全”字,假#5@p这个字的“撇”划较长,并且“纳税光荣”字样若为激光或喷墨打印而非针式打印的多是假#5@p,有疑问须电话查询:12366-1(国税)、12366-2(地税)、人工电话查询:83377822(地税)或网络查询:地税#5@p登录http://www.fjfz-1-tax.gov.cn(福州地税e站——#5@p查询)、国税#5@p登录http://www.fj-n-tax.gov.cn/wssw/jsp/index/common/login.jsp?siteName=fz&styleName=blue(福州市国家税务局网上办税大厅——#5@p查询)#5@p确认。并提供招待费结算明细清单。

3、所附#5@p要求有经办人、证明人、接待部门负责人、接待部门分管院领导、院长签名。

4、提交财务报账。

四、现金借款手续如下:

1、填写现金借款单。填写内容包括:借款人所属部门、借款日期、借款人签名、借款金额(大小写)、借款用途、院长审批。

2、提交财务审核、支付。

3、特别强调,按规定现金借款人应在申请借款事项办毕后15天内及时结清借款(攻读研究生学位的借款和预借备用金按学院规定办理),否则以挪用公款论处。

4、附带说明,部分转账用款因尾款未结或手续未全形成长期挂帐,经办人

必须明晰办理结帐的责任。无特殊情况,超过三个月经催办未能办理的,视同个人借款,规定全额从经办人工资中扣回。

五、项目经费申报及报销手续如下:

1、根据学院项目预算的安排,在项目计划实施前,提出项目实施申请报告,经院长批准立项后,提交财务备案,财务据此编号并反馈与经办人,经办人报账时要注明专项申报编号以便查找与核对。项目申报还须了解相关要点:

项目采购预算分部门下达控制数,年初由各部门分管领导组织相关部门在预算数内制订项目实施方案提交院长办公会议或院长审批立项。后勤处负责制定行政办公设备购置具体方案。教务处负责制定教学设备购置具体方案。根据审批确定的方案,使用时按要求提出申请报告,报告内容包括购置理由、效益预测、选型论证、安装及使用条件等内容,经分管领导审核和院长批准后才能实施。对超出预算数的项目申请,提交院长办公会议研究确认后实施,以确保项目资金的使用效益。

示范性院校建设专项,要求各系按照示范性院校建设的总体方案,规划系课程体系与教改、师资培养、实训基地、实验室建设的具体方案。

2、须通过政府采购的,先办理政府采购相关手续。(有关政府采购程序详见第七大点)

3、报账手续参照上述“一”到“四”项报账手续办理,并加附项目验收报告单。验收手续由后勤处、监审室、财务处相关人员共同组织。

六、报销需注意其他事项:

1、学生奖学金、勤工助学金、课酬、讲座费等人工费用支出,须按“费用明细表”规定的内容填报,并要求报分管领导审批。人工费用支出凡涉及在册正式和聘用的人员,不以现金支出,均代存入其工资账户。临时外聘人员可以现金支出,但得按规定代扣代缴个人所得税。凡是现金支出的, “费用明细表”原则上要求本人签领,并提供身份证复印件或身份证号码,承办部门应尽早通知当事人提供。须预借费用的,应先办理现金借款手续(借款手续如前述),待费用发放后,将已签领的“费用明细表”报财务冲抵现金借款。

2、零星工程及修缮费报销,要求提供预决算表、施工合同、监察报告,正式#5@p、工程验收单等办理结帐手续。

3、汽车维修费报销,须加附“汽车维修审批单”与汽车修理费用明细单。

4、采购物品(含办公用品)及图书资料报销,涉及办公用品、日用品与食品、图书资料#5@p,除按上述有关规定办理报销手续外,要求加附超市收银#4@p(购物清单)。

5、支付购货或工程尾款,根据原付款合同,由相关部门提出申请支付尾款报告,并经财务确认金额后,经部门负责人、分管院领导、院长签批后付款。

6、电话费报销,部门负责人电话费的报销,按学院规定电话补贴额度,由报销人提供手机或家庭固定电话费#5@p,经人事处收集并审核后每半年统一到财务集中报销。院领导电话费报销按原办法办理。

七、政府采购程序:

1、有关政府采购法规可查询http://www.fjgpc.cn/,其中 “关于《福建省省级政府集中采购目录》调整的通知”(闽财购[20xx]14号)、《国务院办公厅关于建立政府强制采购节能产品制度的通知》(国办发[20xx]51号)规定,要求采购人员和有关人员熟悉理解内涵和要求。

2、按照政府采购有关法规,根据采购项目、金额大小,采取政府集中采购(公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式)和校内招标或委托采购不同采购方式。协议供货、网上竞价、定点采购是公开招标采购方式的特殊方式。

3、办公设备采购由后勤采购部门根据《福建省省级政府集中采购目录》、《节能产品目录》填写《政府采购计划表》与《政府采购委托书》(一式二份),规格型号、技术指标栏目填制不下可另附说明。并报一份学院财务处备案。

4、项目建设单位填制《政府采购计划表》、《政府采购委托书》(定点采购:计划表与委托书报送政府采购中心综合科办理。公开招投标:计划表与委托书应先送政府采购办办理批复手续,后送政府采购中心综合科办理)。并报一份学院财务处备案。

5、中标单位确定后,采购单位或部门根据政府采购中标通知书与中标单位订立购销合同实施采购,订立购销合同过程纪检监察等部门要全程参与监督。合同须报财务与资产管理处。

6、根据合同、验收材料等凭证,按财务制度规定办理签批手续并由财务处按签订的合同支付价款。

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