公司办事处管理办法

为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，加大市场占有率，公司经研究后决定建立 办事处制度，以使办事处的各项管理规范化和合理化，保证公司各项业务规范而有序 地进行，特制定本办法。

一、办事处的工作职能

1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；

2、承担公司下达的销售任务；

3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调；

4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；

5、确定区域的销售目标及销售策略，并报营销部批准后实施；

6、在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

7、负责本区域的营销管理工作；

8、负责本区域项目信息的收集、整理、分析和公关工作；

9、负责本区域内代理商的维护；

10、公司临时指派的任务。

11、根据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖 欠货款，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作；

12、严格执行公司有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公 司利益的事。

13、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见；

14、合理计划、开支办事处的各项费用；

15、负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。

二、办事处与公司间的协调

1、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利开展。

2、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。

三、办事处的业务管理及产品价格规定

1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。

2、产品以低于公司规定最低价格出售的，由办事处提出申请，报公司审批，未经审批 程序，不得以任何形式变相降低产品价格。

四、客户管理

1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。

2、资信调查：办事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必要时的资信调查，审查 的内容主要包括：公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经 营历史和现状。

3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可靠。

4、建立客户档案：

（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案， 办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。

（2）客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。

五、应收帐款处理程序

1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。

2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。

3、应收帐款的责任

（1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。

（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。

六、办事处人员管理规定

1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。

2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为

3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公

司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进 行分类管理。

4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》传真至公司存档。办事处人员对公司财产负有保管和爱护的义务。

5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。

6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。

7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批

准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先 得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬迁等。

8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。

9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。

七、办事处会议制度：

1、办事处及其下各地业务人员每月底开区域销售会议；

2、办事处所在区域的业务人员应于每周五下午召开周会；

3、临时会议由通知确定；

4、会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

5、会议总结应及时传至公司。

6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

（1）周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

（2）月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进 工作表、销售月报表，月度财务报表；

（3）年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报 表。

八、办事处人员工资及其奖励、补助标准，按公司现有制度。

九、相关费用的报结制度

房屋的租赁，房屋内用品的添置，物业费，水电费，办公用品的添置电话，传真，打印，电脑，桌椅，车船费，补助等。

 

第二篇：驻外办事处管理办法

广州爱奇实业营销中心驻外办事处管理制度

第一章 工作职能与岗位职责

一、组织架构：

二、编制设置原则：

办事处

:办事处经理、区域经理、销售代表

三、办事处工作职能

办事处是爱奇实业营销中心的驻外销售机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于爱奇实业营销中心。办事处代表公司的利益履行如下职能：

1．办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。

2．办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由办事处负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。

3．办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；

4．办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。

5．办事处负责对所辖区域爱奇产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。

6．办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度。

7．办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。

8．办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产安全。

9．负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。

10．根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。

四、办事处人事管理

1．办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

五、办事处岗位职责

(一)办事处经理的职责：

1．对本区域销售工作的管理

? 代表办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。

? 办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合

理细分。

? 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销

代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。

? 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工

作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。 ? 各办事处经理行使对该办事处的管理权，按有关规定统筹好办事处的营销代表的工

作，负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。

? 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反

公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。

? 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。 ? 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。

? 每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分

表”，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。

? 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款，对各经销商的信用额度及回款情况做详细的

评估。

? 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作

总结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。

2．与各部门的协调管理

? 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合，确保销售工作的顺利开

展。

? 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。

? 协助市场部，组织经销商，做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。

3．办事处经理的权限：

? 行使办事处的销售任务的计划分配权。

? 行使办事处人员的定岗分区，调动权。

? 行使办事处聘用人员的招聘权。

? 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。

? 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。

? 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。

? 行使促销方案的计划、审核权，品牌推广建设执行权。

? 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。

? 行使办事处财产的管理、控制保护权。

? 行使办事处所需货源的准时交货权。

(二)、区域经理的工作职责：

1．区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。

2．在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交办事处经理审核，并呈交营销中心作为工作考核依据。

3．必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各甲方单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，并负责处理所辖地区的用户服务工作。

4．每月5号做出“当月工作总结及下月工作计划”，交办事处经理审核，并作为工作考核。

5．区域经理要严格执行公司的营销方案，对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。

6．对客户的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。

7．根据当地市场特点，配合办事处经理把年度任务逐一做好分配。

8．对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。

9．做到招标导航网百分之八十的项目信息中标情况的了解和跟进。

10．密切与当地新闻媒介的关系，负责当地的动态新闻宣传工作。

(三)销售代表的职责

第二章 办事处日常事务管理

一、办事处地点设立条件

1．各办事处应在各省的省会城市或直辖市设立。

2．为树立乐华空调良好的公众形象，要求所有办事处的选址和装修必须符合下列条件：

* 办事处应选在市区交通便利，有停车地点的地方；

* 办事处的门面装修必须符合公司的CI设计要求；

* 办事处人员生活区必须与办公地点分离，住宿地点设在分公司附近。

二、办事处文明办公规定

1．上下班纪律：

* 办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：30—17：30)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。

* 各办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌；

* 在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。

* 不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。

* 办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。

* 必须遵守岗位操作规程，履行岗位职能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。

2．礼仪：

* 接待客人时，服务要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。

* 办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。

* 要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点，则要向对方事先声明并道歉。

3．电话用语规范

* 电话三声铃响要接听，礼貌用语要牢记。接电话：“喟!您好，爱奇XXX办事

处，??”；打电话：“喟!您好，我是爱奇实业XXX办事处的XXX，请问??”挂电话：“??好的，谢谢您!再见”等

* 语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量。

4．信息传递制度：

* 办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各

员工不得缺席，违者按分公司／办事处有关规定扣罚。

* 关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位的处理。

5．办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

1）区域经理、销售代表提交日结果；

2)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、项目跟进表、销售周报表、本周总结；

3)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度项目运作跟进表、；

4)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

三、制度适用范围

本管理制度适用于广州爱奇实业营销中心各办事处。

编制：营销中心 审核：

批准：

日期：20xx年x月x日