荣和世纪大酒店例会制度
为确保酒店日常经营管理工作的协调和有效运转,经总经理办公室决定,现制定如下例会制度:
一、晨会制度
会议时间:每周二、周四至周六上午8:30-9:10
参加部门:销售部、前厅部、客房部、餐饮部(包括后厨)、工程部、保安部、财务部、采供部、行政人力部。
会议主持:办公室主任
会议内容:
(1)值班经理:报告前一天酒店经营管理所出现的问题及处理情况。
(2)销售部:报告前一天的销售情况及在店团队、会议等客人的要求以及当日重要团队、会议及客户的到离店安排和要求。
(3)前厅部:报告前一天的客房出租率、平均房价、当天房态、VIP客人到达、大堂副理解决客际关系的问题和处理情况,并报告大堂副理处理客人投诉及解决的方案。
(4)餐饮部:报告前一天和当日的经营情况、宴会预订、会议接待安排及有关酒会和外卖等情况。
(5)后厨:报告前一天和当日的接待情况及安排。
(6)客房部:报告酒店前一天客房出租情况和特殊事件,当日工作重点和需要协调事宜。
(7)保安部:报告前一天及晚间酒店安全检查情况及处理意见。
(8)工程部:报告前一天设备运行状况、能源消耗及需要协调的事宜。
(9)财务部:报告前一天部门经营管理中出现的问题及当日的工作计划。
(10)采供部:报告当日酒店供需采购和市场情况。
(11)行政人力部:报告前一天酒店人员流动情况和当日工作计划。
(12)办公室主任:检查前一天晨会决定落实情况,并针对当日工作安排,形成决议下达执行。
会议要求:各部门经理报告经营管理情况应结合数据,提出观点,对所发现的问题要有整改措施和处理意见,需要其它部门协作配合的工作要明确、具体,各部门做好记录并落实执行。
二、周例会制度
会议时间:每周一上午9:00-10:30
参加人员:董事办(总部代表)、总经办、销售部、前厅部、客房部、餐饮部(包括厨房)、工程部、保安部、财务部、采供部、行政人力部。
会议主持:办公室主任
会议内容:
(1)销售部报告上周销售情况分析,并通报下周重要客人到达及有关要求、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(2)前厅部报告上周宾客投诉及建议、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(3)客房部报告上周客房出租情况、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(4)餐饮部报告上周重要宴会、会议接待情况及下周重要宴会预订情况、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(5)后厨报告上周宴会、会议接待情况、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(6)工程部报告上周能源消耗情况及数据分析、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(7)保安部报告部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作。
(8)财务部报告上周酒店整体经营收入、经营预算分析(包括出租率、平均房价及同期对比)、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(9)采购部报告上周酒店供需及市场情况、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(10)行政人力部报告上周检查及落实情况、部门上周工作总结、上周计划工作落实情况及本周工作计划。
(11)办公室主任:检查上周例会决定的落实情况,对一周内的工作进行总结,并根据酒店经营预算完成情况,对下周工作进行安排,同时布置酒店经理办公室所决定的各项工作事宜。
会议要求:各部门应根据会议下达的各项决定和工作要求,结合本部门的具体情况,制定实施计划并加以落实。行政主管负责整理会议纪要并下发至各部门。
三、月度例会制度
会议时间:每月月末(具体时间以通知为准)
参加部门:董事办(总部代表)、总经办、及各部门主管(含)以上管理人员。 会议主持:总经办主任
会议内容:
(1)销售部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(2)前厅部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(3)客房部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题
(4)餐饮部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(5)后厨报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(6)工程部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(7)保安部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(8)财务部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(9)采供部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(10)行政人力部报告本月的工作总结、下月的工作计划及月度工作中出现的问题。
(11)总经办主任检查上月决定的落实情况,对一月内的工作进行总结,并根据酒店经营预算完成情况,对下月的工作进行安排,同时布置酒店经理办公室所决定的各项工作事宜。
会议要求:各部门应根据会议下达的各项决定和工作要求,结合本部门的具体情况,制定实施计划并加以落实。行政主管负责整理会议纪要并下发至各部门。
会议纪律:
发言次序:由总经理位置右边的营销部开始发言。最后是酒店总经理发言。
发言内容::语言简洁,内容明了。主要是总结汇报本部门主要工作的完成情况,需要在会上解决的问题、协调的工作,和下步的工作安排计划。。
行政办作好会议记录。各部门负责人作好记录。
会议礼仪:提前10分钟到指定会议场所。酒店总经理到会议室后,全体人员全部起立,表示迎接。酒店总经理到位置后,宣布:“请坐”“会议开始”。然后,行政办请营销部先发言,汇报。
发言汇报标准:“××部汇报”,工作发言汇报结束后,最后,发言人说:“××部汇报完毕”。
会议纪律:
?坐姿端正,不得仰靠,不得东张西望,要目视发言人。
?手机处于静音。
?不得吸烟。
④不得打断发言人汇报,若有问题,在发言人发言完毕后,再询问。
⑤不得在会上争执、吵闹、高声喧哗。
⑥在会上允许有不同意见,但是,一但在会上形成的一致意见,必须执行。
由酒店总经理宣布散会,总经理先离开会场,然后是其他人员陆续离开。
鸿腾国际大酒店
文 件
为进一步明确酒店各类会议程序、要求等内容,提高会议质量,现对酒店会议制度补充规定如下:
一、行政周会及晨会
(一)、会议召开时间
周会于每周一上午9时召开,晨会于每周三、周五上午9时召开;
(二)、会议主持、参加人员
会议由酒店总经理主持,酒店部门助理级(含)以上管理人员参加,餐饮部管理人员参加周会。
(三)、周会内容及时长
1、周会内容:A、上周经营情况及市场情况通报(财务部、营销部);
B、周边酒店上周客房出租情况及酒店客情反馈(前厅部、客房部);C、上周质检综述(行政人事部);D、上周未完成的工作(各部门);E、本周主要工作计划(各部门);F、需领导确定或其他两个以上部门协助解决的工作(各部门);G、对部门工作作安排及提要求(经营班子)。
2、发言顺序:财务部、营销部、前厅部、客房部、行政人事部、工程部、保安部、餐饮部、酒店领导班子(总经理助理、财务总监、副总经理、总经理)
3、周会时长:2个小时以内,其中助理发言3分钟以内,经理发言5分钟以内,分管领导发言8分钟以内,总经理发言30分钟以内。
4、会后跟踪反馈:会后由行政人事部整理会议纪要,报总经理签发并对照督促、检查落实情况及向酒店领导反馈。
酒店会议制度的补充规定
(四)、晨会内容及时长
1、晨会内容:A、客情(投诉、表扬、建议等)(各部门);B、需协调解决的问题(各部门);C、行业动态、管理心得(各部门);D、协调解决部门工作(经营班子)。
2、发言顺序:财务部、营销部、前厅部、客房部、行政人事部、工程部、保安部、酒店领导班子
3、晨会时长:1个小时以内,其中助理发言2分钟以内,经理发言3分钟以内,分管领导发言5分钟以内,总经理发言15分钟以内。
二、市场营销分析会、财务成本分析会
(一)、会议召开时间
A、1月、2月营销分析会合并于3月x日左右召开,3月-10月营销分析会每月召开,时间为下月的10日左右召开,11月、12月营销分析会合并于次年x月x日左右召开,具体时间由总经理确定;
B、财务成本分析会每月召开,为月度财务报表编制后一周内召开,具体时间由总经理确定;
(二)、会议主持、参加人员
营销分析会、财务成本分析会分别由分管营销、财务的领导班子成员主持,酒店部门经理级(含)以上管理人员及相关人员参加。
(三)、营销分析会内容及时长
A、会议内容及程序
1、财务部通报经营完成情况,应收帐款回收情况,收益分析。
2、各销售经理总结、分析前一阶段预算完成情况,进行市场总结、分析和预测,提出下一阶段的工作计划和目标。
3、营销部经理总结、分析部门前一阶段预算完成情况,进行市场总结、分析和预测,提出下一阶段部门的工作计划和目标,评估各销售经理业绩完成情况和工作质量。
4、相关部门经理就客情关系提出办法与措施,并向营销部提出意见与
建议。
5、酒店领导班子成员就客情关系提出的措施与办法予以明确,并就市场营销及其它经营管理活动提出办法与措施。
6、分管营销的副总或营销总监总结和评估预算完成情况,市场推广与促销活动情况,提出下一阶段的目标与任务,对各市场销售经理提出工作要求,向总经理报告重大营销措施,提请批准实施。
7、总经理对前一阶段的市场营销及经营管理工作进行总结点评,明确下一阶段的总目标与任务,部署下一阶段的市场营销与经营管理工作,并对会议提出的意见、建议、营销方案等予以明确。
B、会议时长
会议控制在2.5小时左右,其中各销售经理及营销部经理累计发言45分钟,部门经理累计发言15分钟,班子其他成员发言20分钟,分管副总或总监发言20分钟,总经理发言30分钟。
C、会后跟踪反馈
会后由营销部整理会议纪要,报总经理签发;由行政人事部对照督促、检查落实情况并向酒店领导反馈。
(四)、财务成本分析会内容及时长
A、会议内容及程序
1、财务部通报相关经营情况,分析总费用、管理费用及各部门费用执行情况。
2、各部门分析、提出建议和意见,发言顺序为前厅部、客房部、行政人事部、工程部、保安部、营销部。
3、财务部回答和分析各部门提出的问题。
4、酒店领导班子发言,发言顺序为总经理助理、副总经理、财务总监、总经理。
B、会议时长
会议控制在2小时左右,其中财务部经理及各部门经理累计发言45分
钟,班子其他成员发言20分钟,财务总监发言30分钟,总经理发言30分钟。
C、会后跟踪反馈
会后由财务部整理会议纪要,报总经理签发;由行政人事部对照督促、检查落实情况并向酒店领导反馈。
三、各类专题会议
会议由酒店总经理或经营班子分管领导牵头,各有关部门负责人及相关人员参会,会议时间、内容提前通知,会后根据情况决定是否印发专题会议纪要。
四、党工团组织会议
会议由酒店党支部、工会、团支部负责人召集并主持,会议时间、内容及参会人员由对应组织负责人决定,提前做好会议通知。
五、以上补充规定自下发之日起执行。
鸿腾国际大酒店
二020xx年元月x日
抄 报:店领导
抄 送:各部门
主题词:会议制度 补充规定
打 印: 校对: 印数:12份
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