公文的基本常识

（整理：谷士禄）

第四课 报告与请示

第一节 报告

一、文体特征

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。

报告与请示同属一个行文方向——上行文。虽然行文方向相同，在《国家行政机关公文处理办法》中又把它们划作一类，但两者之间却有着严格的区别。1.对上级要求不同，报告不要求上级批复，请示则要求上级批复；2.行文的时候不同，报告是事中或事后行文，而请示是事前行文；3.文中性质不同，报告属陈述性的上行文，而请示属请求性上行文；4.结尾用语不同，报告的结尾一般用“专此报告”“此报告”“以上报告如有不妥，请指示”等词语。有的干脆报告事项完了，全文即结束。也就是说报告对上级没有明确肯定的回复性要求。请示结尾一般用妥否、可否，请批示，对上级要求十分肯定。

二、报告分类

报告根据行文原因与目的，可分为六类。

1.情况报告；2.工作报告；3.建议报告；4.回复报告；5.检讨报告；

6.送文送物报告。

在报告文种中，工作报告使用最多。在工作报告中，按涉及到的内容又分为专题报告和综合报告。

专题报告：需要汇报的内容是某一专项工作情况的。

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于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示

市人民政府：

今年x月x日，xx市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》(x字[xx]8号)，同意建立旅游建设发展专项资金，其部分资金来源于交通建设附加费的分配，并将此分配比列从原来的5%调高到10%。对此，我委认为该措施无疑有利于筹集资金，促进旅游业发展。但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的，主要是筹集地铁资金，现要提高旅游专项资金往交通建设附加费中的分配比例，必然减少地资金的来源缺口更大，需开拓更多的资金来源。因此，任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大，不利于工程建设。

鉴此，我委建议在地铁建设期内，暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5%的分配比例不变。

专此请示，请批复。

Xx市计委

Xx年x月x日XX学校XXX班关于开展XXX活动的请示

XXX学校：

按照学校老师对加强社会实践的要求，为进一步提高学生动手能力，增强班级凝聚力，经年月日班会研究，经班主任同意，拟于年月日至年月日在处开展活动，届时请校领导光临指导。

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一、请示

逻辑：为什么请示---请示什么

第一层：为什么请示（请示的原因、背景），也就是请示问题的依据、背景。

第二层：请示什么问题（上级解决什么以及怎样来解决，即做什么、怎样做）

第三层：可（妥、当）否，请批示；是否可行，请批示；以上如无不妥，请批转….执行（办理）

注意：目的句要在第二层写

二、报告

情况----做法----问题与今后意见

(一)专题性报告

模式一：情况---问题----意见 适用于“反映情况”类 模式二：情况---做法（经验）---不足 （问题及今后意见） 适用于“总结经验”

（二）综合性报告

第一层：概括说明全文主旨

（各方面的工作情况，包括依据、目的、总的行动） 第二层：主体

主要介绍这方面的进展情况 ，每一个大段表述一个方面的工作 （工作进展的情况、主要做法、取得的进展和效果）。

第三层：存在的问题并针对性的提出下一步工作建议

（三）检查报告

第一层：情况

所犯错误、所发生事故（事件）的基本情况

第二层：原因 主客、直接间接原因

第三层：责任 造成的主要责任与次要责任 第四层：处理情况和今后的建议 （下一步做法）

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请示报告类公文的写作方法

鉴于一些学校或单位对请示报告行文存在的问题，为便于今后的工作，现对书写请示报告类公文作以简要说明。

一、种类

请示报告类公文，从行文方向来说是上行文，凡是送上级领导机关或业务主管部门的文件，都属请示或报告。从目的和作用来说，一种是请示，一种是报告。

（一）请示。

下级单位向上级领导机关请求指示和批准，使用请示。请示的目的通常有三种：①请求指示。下级不能自行处理的重大原则问题，必须向上级请示，求得上级的指示。例如《XX小学关于20xx年招生工作的请示》，就属此类。②请求批准。按上级规定要求，上级批准才能办理的事项。例如《XX学校关于组织学生春游的请示》。③请示帮助。工作遇中到难以解决的困难，需要上级帮助解决具体问题。例如《XX学校关于解决“新三室”建设所需资金的请示》。

（二）报告。

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求，使用报告。报告从形式上分有总结报告、情况报告、检查报告等等。从时间上分有年度报告、季度报告等等。根据内容上分，一般可分为综合报告、专题报告。 1

二、特点

（一）有严格的使用范围。

这类公文只能用于下级机关、单位向上级领导机关或业务主管部门的请示或报告。如果需要联系事情、商恰工作，只能用函件形式。请示和报告之间，使用范围有严格界限。凡是需要上级批准、答复、审核的，必须用请示而不能用报告。凡不需上级批复、答复，纯属汇报工作或情况的，则用报告而不能用请示。不能请示与报告不分，或请示报告合用。

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请示与报告的异同

“请示”和“报告”是党政机关使用频率极高的两种公文，但长期以来，在使用实践过程中，“请示”与“报告”被错用的情况较为普遍，要么不加区别，“请示”、“报告”合二为一，以“请示报告”不伦不类的面目出现；要么张冠李戴，该用“请示”时用“报告”，该用“报告”时用“请示”，造成混用错用，不懂得区别。这些都不符合《办法》、《条例》中的规定。

造成请示与报告与不分的原因是多方面的，归纳起来主要的原因是：一是理解上有偏差，没有正确理解请示与报告的真正含义，经常分不开请示与报告的界限，分不清到底应该是请示还是报告。二是拟写人员思想不够重视，没有意识到请示与报告必须分开的重要性，认为总是请示问题报忧不报喜，不如混合起来既请示了问题又汇报了情况。三是领导重视不够，责任心不强，把关不严，等等。

请示与报告不分，往往为上级机关的公文处理带来不便，还轻易使上级机关错批、漏批文件，甚至有时延误事情的处理，严重影响公文质量。正确地报送请示与报告，可以使上级机关了解把握情况，便于及时指导，增强上下级机关之间的交流。

总之，请示与报告虽均属上行文，有一些相同的特性，但两者的行文目的和要求却不相同，区别也是明显的，二者不能混为一谈。

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常用公文写作格式与技巧

（一）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：

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关于规范公司请示报告格式的请示

公司领导：

为规范公司请示报告格式，特申请如下（含附件《请示报告格式》）：

一、请示报告纸张为A4，宽度（W）为21厘米，高度（E）为29.7厘米；纸张方向：纵向。请示报告最好为一页，可根据需要附加请示报告内容涉及的附件。

单页请示报告格式及多页请示报告格式请参附件。

二、页面设置：页边距分别为：

上（T）：2厘米；下（B）：2厘米；左（L）：1.6厘米；右（R）：1.6厘米。

三、请示报告顶端logo图片：高度：1.1厘米；宽度：17.83厘米；居中（此项视各分公司logo图片大小而定，此处以总公司logo图片尺寸为例）。

四、“致、自、页数、日期、收件人、抄送、文档编号”等内容分为四行（参附件），左对齐，宋体，五号字，加下划线，行距为固定值16磅，段前0行，段后0行。

文档编号按《文件标准化管理规定》执行。

五、报告正文表格设置：

1.“主题、事由简述、签核、生效日期、拟案、发布日期”等文字，使用宋体，小四号字，居中。“事由简述”、“签核”等字为竖向，居中。

2.列宽：

?“主题、事由简述、签核、生效日期”所在列宽：1.6厘米；

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常见公文（函、请示、报告、通知、规定）写作格式与范文

一、函的写作格式

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

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