一位采购经理的总结：如何做好采购员

一、采购工作的要点

采购工作是服务于生产的，它的任务就是以最低的采购总成本提供满足质量、数量、交货期三大条件的原材料和辅助材料。

1、买什么，买多少：制定年度以及月度采购计划，编制采购预算，报上级批准后执行。

2、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。

3、向谁买：从价格、质量、保障能力、交货期等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。

4、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。

5、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定出一套采购的制度来杜绝舞弊。

二、作为一名采购经理的工作重点

通常情况下，采购经理并不是日常采购事物的具体执行人，他不是采购员，他所做的工作要高于采购员，担负起采购管理的工作。所以工作在于确定和调整采购部门工作的方向、重点；确定采购工作的原则和流程并检查监督；对采购人员的考核；确保部门良好的工作氛围；对部门总体工作绩效的改善负责；部门之间的沟通和协调。

1、确认和调整采购部门的工作方向、重点

由于采购经理一般不需要做具体的采购事物，所以我会把相当一部分时间用于对市场的把握，注意采购物资市场的新变化和动向，包括价格变化的趋势、新的供应商的出现、新的技术和新产品的出现等。比如一季度是原材料涨价，我会调整部门的工作重心是采购价格涨价幅度不涨或者少涨。二季度是跌价了，部门的重点就是谈判降价。再比如，由于质量的要求提高，三季度各位采购员的工作重点就是紧订交货质量，而不是重点在价格，也不是要拓宽采购渠道。根据情况需要每月甚至每周都要开这样的采购会议，把市场的情况和工作方向和采购员交流，让各位采购员明白自己的工作重点和方向，指导采购员的工作。

2、确定采购工作的原则和流程并检查监督

用通俗的话讲，就是订规矩。采购工作什么情况下要如何处理，要走什么程序，各个模块的流程是怎么样的。把这些报上级批准后还要检查，监督，确保这些制度和流程得到执行。

具体的流程请见：采购的内控流程。

3、对采购人员的考核

由于采购员才是具体的经办人，他们工作的效果如何直接影响到采购工作的绩效。所以，需要对采购人员进行考核，奖优罚劣，才能调动人员的工作热情，消除混日子的思想。这需要公司的工资体系给予相应的支持，把工资中的一部分拿出来做为月度或者季度奖金。应特别关注采购库存资金占用和周转率的指标。

考核前，应让每一个采购员清楚得知道自己的工作任务，上级对他的期望是什么，达到什么样的目标，如何达到。这个过程中，应给予他们支持。而考核后，要把考核的过程透明化，要同每一个采购交谈。分析好或者坏的原因，并提出改进的措施。

另外，如果有可能的话，可实行轮岗，一来防止职务舞弊，二来让大家都熟悉别人的岗位来防止意外的人员离职，三来降低对个人的依赖性。

4、确保部门良好的工作氛围

工作的氛围对于工作的效率和效果的重要性不言而愈。对于部门一些不良的苗头应及时消灭，惩罚害群之马，以免带坏了部门的风气。对于人员责任心不够的现象，要树立好的典型，批评表现不好的员工，扭转部门的风气。使大家都能以干好工作为第一要务。

5、体绩效负责

主要指标包括：采购及时到货率，存货周转率、成本降低指标完成情况等。

6、和其他部门的沟通协调

包括品管部的检验、财务部的付款、生产部的产能变化、仓库的保管等。

三、采购工作要求:

1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。

2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。

3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.

4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.

5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.

6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要经上级批准方发放采购.

7.所有新供货商应需经品管,工程或生产相关部门 共同评审,经上级批合格后方可采购原料.并建立合格供应商档案符《供货商调查表》及《供货商评定表》,

8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,采购将通知供应商停止送货,紧急物料需和采购沟通后方可送货并按仓库要求更改送单货日期.

9.在收到品管部IQC《来料检验检验不合格报告》时,采购了解情况后,(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.

10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.

11.供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给相关工程师确认,结果回复供货商，让供应商提供相关材料零部件确认书,需一式四份,工程,采购,品管,供应商各一份存档.

12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.应要求供应商提供相关报价材料成本分析表.

13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要需PMC书面通知及上级批准方可备料.

14.供货商在报价时,有三种方式:（1）、报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）、不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.

15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则损失公司的利益

16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要经仓库,品管及业务同意并获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。

17.对于业务员询问相关原材料单价，采购员一定要经上司同意方可报给业务，,以保持公司的利润空间。因为单价是保密文件.

18,外出供应商回厂后应提交相关报告经上司,以让上司让了解工作状况,提高外出效果.

19,每月应做一份成本节约统计,让上司了解工作状况.

20,所有供应商报价单应要求所有公司统一格式,并要求注明物料编号,品名规格,数量及订单号,并按公司要求包装.

总结:采购主要需做到“适质、适量、适时”。

适质：指的是恰当的质量，盲目的追求高品质只会提高成本。

适量：指的是恰当的数量。在不影响生产的前提下，尽可能的减少库存。 适时：指的是最恰当的到货时期，以提高物料的周转率。

 

第二篇：如何做好采购员

首先要做到的是把好采购产品的质量关,不断的要求厂家提高产品质量,这样生产方面的人也无话可说了,另外要站在公司的角度考虑问题,尽量把价格压低.总之一切要从公司的利益出发,个人利益靠后.

采购流程

如何做好一个采购经理在下有以下看法!!请大家指教一、采购工作的要点采购工作是服务于生产的，它的任务就是以最低的采购总成本提供满足质量、数量、交货期三大条件的原材料和辅助材料。1、买什么，买多少：制定年度以及月度采购计划，编制采购预算，报上级批准后执行。2、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。3、向谁买：从价格、质量、保障能力、交货期等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。4、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。5、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定出一套采购的制度来杜绝舞弊。二、作为一名采购经理的工作重点通常情况下，采购经理并不是日常采购事物的具体执行人，他不是采购员，他所做的工作要高于采购员，担负起采购管理的工作。所以我的工作在于确定和调整采购部门工作的方向、重点；确定采购工作的原则和流程并检查监督；对采购人员的考核；确保部门良好的工作氛围；对部门总体工作绩效的改善负责；部门之间的沟通和协调。1、确认和调整采购部门的工作方向、重点由于采购经理一般不需要做具体的采购事物，所以我会把相当一部分时间用于对市场的把握，注意采购物资市场的新变化和动向，包括价格变化的趋势、新的供应商的出现、新的技术和新产品的出现等。比如一季度是原材料涨价，我会调整部门的工作重心是采购价格涨价幅度不涨或者少涨。二季度是跌价了，部门的重点就是谈判降价。再比如，由于质量的要求提高，三季度各位采购员的工作重点就是紧订交货质量，而不是重点在价格，也不是要拓宽采购渠道。根据情况需要每月甚至每周都要开这样的采购会议，把市场的情况和工作方向和采购员交流，让各位采购员明白自己的工作重点和方向，指导采购员的工作。2、确定采购工作的原则和流程并检查监督用通俗的话讲，就是订规矩。采购工作什么情况下要如何处理，要走什么程序，各个模块的流程是怎么样的。把这些报上级批准后还要检查，监督，确保这些制度和流程得到执行。具体的流程请见：采购的内控流程。3、对采购人员的考核由于采购员才是具体的经办人，他们工作的效果如何直接影响到采购工作的绩效。所以，需要对采购人员进行考核，奖优罚劣，才能调动人员的工作热情，消除混日子的思想。这需要公司的工资体系给予相应的支持，把工资中的一部分拿出来做为月度或者季度奖金。我会特别关注采购库存资金占用和周转率的指标。考核前，我会让每一个采购员清楚得知道自己的工作任务，上级对他的期望是什么，达到什么样的目标，如何达到。这个过程中，我将给予他们支持。而考核后，要把考核的过程透明化，要同每一个采购交谈。分析好或者坏的原因，并提出改进的措施。另外，如果有可能的话，我会实行轮岗，一来防止职务舞弊，二来让大家都熟悉别人的岗位来防止意外的人员离职，三来降低对个人的依赖性。

4、确保部门良好的工作氛围工作的氛围对于工作的效率和效果的重要性不言而愈。对于部门一些不良的苗头我会及时消灭，惩罚害群之马，以免带坏了部门的风气。对于人员责任心不够的现象，要树立好的典型，批评表现不好的员工，扭转部门的风气。使大家都能以干好工作为第一要务。5、对部门总体绩效负责主要指标包括：采购及时到货率，存货周转率、成本降低指标完成情况等。6、和其他部门的沟通协调包括品管部的检验、财务部的付款、生产部的产能变化、仓库的保管等。1 ）采购管理

进货管理模块是软件的基础管理模块之一 , 它包括从进货订单、进货开票、进货审核、进货结算、进货退回以及预付款管理，对进货业务全过程进行贯穿始终的跟踪管理，与应付账款管理接口，及时追踪付款情况，定期进行分类统计

a ）业务处理说明

b ）功能模块介绍

i 进货订单

" 进货订单 " 是进货业务的起点。

在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。

ii 进货开票

当进货业务发生时，需要做一张 " 进货单 " 。

进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。

" 进货单 " 存盘后生成一张 " 未审核进货单 " ；

只 " 保存 " 不 " 审核 " 的 " 进货单 " 不增加商品库存；

只有经过审核的 " 进货单 " 才增加商品库存，同时增加 " 应付账款 " ；

在进货开票时可以选择 " 最近进价 " 或 " 进货价 " 作为缺省进货单价；

在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。

iii 进货审核

进货单保存后生成一张 " 未审核进货单 " 。

" 未审核进货单 " 通过 " 进货审核 " 便成为 " 已审核进货单 " 。

" 进货审核 " 使商品的库存数量增加，同时增加 " 应付账款 " 。

iv 进货退回

本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。

本模块可以处理 " 原单进货退回 " 和 " 非原单进货退回 " 。

" 进货退回 " 将减少库存数量。

v 进货结算

" 进货结算 " 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。

" 进货结算 " 的结果使 " 应付账款 " 减少。

vi 预付款管理

在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。

做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。

当 " 进货结算单 " 上的 " 付款总额 " 大于 " 付款合计 " 时，系统自动将余款转为预付款。 预付款应可输负数。

（（（（（（（（（（（（（（（（

[采购订单]

<P>A、采购订单的作用：向商品供应商传递商品需求信息,通常需要供应商对需求进行反馈,从而导致采购行为。 </P>

<P>B、订单的产生： <BR> 1、根据库存自动补货建议生成订单； <BR> 2、根据采购合同在不同时期产生不同的订单； <BR> 3、在需要进行采购时直接针对供应商开订单； <BR>C、制作完毕的〔采购订单〕可能有四种状态： <BR> 1、未审核：等待被上级主管进行审核，系统可提供针对未审核订单进行查询；<BR> 2、自动清除：当一张订单在一段时期内（由用户自己定义）未被审核或未生成采购单，系统将自动进行清<BR>除（打清除标志），对已清除订单可以提供查询； <BR> 3、已审核：经上级主管审核通过的订单，系统可以 提供已审核订单查询； <BR> 4、已执行：审核通过的订单可以被允许向供应商发 送，系统可提供针对已执行订单进行查询； <BR>[采购订单审核] </P>

<P>A、审核的作用：为确保向供应商要货信息发送的正确性和合理性，订单可以按照企业

业务管理流程经过相关主管的审批才真正生效。 </P>

<P>B、制作完毕的采购订单在审核时有两种情况发生：<BR> 1、被上级主管审批通过，可以直接转换成正式的采购单据－〔采购开票〕<BR> 2、未被上级主管审批通过，则停留在订单状态，可以被再次调用修改订单，如某一段时期内始终未修改，亦未被审核，则被系统自动清除；</P>

<P>[采购开票]</P>

<P> A、采购开票的作用：在系统中开具一张正式的采购单据以向商品供应商传递商品需求信息或用以库房作为入库依据，从而导致真正的商品入库行为。</P>

<P> B、采购票据的产生： <BR> 1、根据被审核通过的采购订单生成采购单据； <BR> 2、根据采购合同在不同时期产生不同的采购单据（没有订单环节情况）； <BR> 3、在需要进行采购时直接针对供应商开具采购单据（没有订单环节情况）； </P>

<P> C、制作完毕的〔采购开票〕可能有四种状态： <BR> 1、未审核：等待被上级主管进行审核，系统可提供针对未审核采购单据进行查询；<BR> 2、自动清除：当一张采购单据在一段时期内（由用户自己定义）未被审核或未未执行，系统将自动进行清除（打清除标志），对已清除采购单据系统提供查询； <BR> 3、已审核：经上级主管审核通过的采购单据，系统提供已审核单据查询； <BR> 4、已执行：审核通过的采购单据可以被允许做为库房进行入库验收的依据，系统可提供针对已执行采购单据进行查询； </P> <P> D、〔采购开票〕登记简述： 购进单据保存后，数据记入购进历史。 </P> <P>[采购开票审核] </P>

<P> A、审核的作用：为确保正式采购单据开具的正确性和合理性，采购单据可以按照企业业务管理流程经过相关主管的审批才真正生效。</P>

<P> B、制作完毕的采购单据在审核时有两种可能性： <BR> 1、被上级主管审批通过，可以直接被库房调用，进行入库验收； <BR> 2、未被上级主管审批通过，则停留在销售开票单状态，可以被再次调用修改，如某一段时期内始终未修改，亦未被审核，则被系统自动清除； </P>

<P>[采购入库〕 </P>

<P> A、采购入库的作用：将采购商品存放在各货位的过程，同时也是采购商品记帐的过程； <BR> <BR> B、采购入库的产生： <BR> 1、根据一段时期内的采购订单产生入库单据； <BR> 2、根据一段时期内的采购单据生成入库单据； <BR> 3、根据被审核通过的订单形成入库单据； <BR> 4、根据被审核通过的采购单据形成入库单据； <BR> 5、根据采购合同在一段时期内直接生成入库单据；<BR> 6、根据需要也可以直接生成采购入库单据；</P>

<P> C、[入库验收]记帐简述：<BR> 1、购进入库单据保存后，单据商品的库存数量和库存金额增加；单据中商品在指定货位中的库存数量和库存金额增加。<BR> 2、购进入库单据保存后，单据对应的供货商的应付帐款增加。<BR> 3、购进入库单据保存后，单据数据记入各商品的总帐帐页和货位帐页。</P>

<P> B、入库对库存的具体影响：<BR> 1、库存余额：入库商品的数量、金额增加到当前商品总余额帐中； <BR> 2、货位余额：入库商品对应货位的数量、金额增加到当

前的货位余额帐中； <BR> 3、帐页：当库存商品变动时，必须登记商品帐页，货位商品有货位帐页；帐页中记录着商品的余额变动，并制约着当前商品余额帐。 <BR> 商品：＿＿＿ </P>

<P> C、对应付的具体影响： <BR> 1、应付余额：当商品所有权转变时，将导致应付余额增加，应付余额增加幅度等于当前采购单的单据总金额（价税合计）； <BR> 2、往来帐页：当一个往来单位应付余变动时，应记对方单位的往来帐，往来帐一方面记录了应付余额的变动情况，一方面制约了应付余额帐。 <BR> 单位：＿＿＿ <BR> 3、对应明细：在采购业务产生后，为了便于对应付组成的细致管理，系统允许将应付款管理到明细，或从商品的角度可以了解到应付的组成；

一个优秀的采购员需要作到：

1、 市场部采购员必须坚持原则，每批货物采购决定前必须把该批货物的材质、价格、数量、杂质比例、结算方式、装车运输费、货主的详细资料等真实的情况向部门负责人汇报，不得有虚假成份，否则，

2、 购货与采样严重不符的

3、 采购员必须严格按照公司要求对价格进一步谈判，对质量标准含杂比例认真检验，以便部门负责人制定采购计划，把真实的情况向部门负责人汇报，不得有虚假成份，否则，

4、 采购员必须严格按照公司规定货物装车过磅后，按实际重量及单价计算货款总额，并通过银行一次性结清货款。如果采购员擅自向客户预付订金、货款，给公司造成损失的

5、 采购员必须按照公司规定，每次货物称重前必须先对对方的计量器具做好校验核对工作，必要时到第三方复磅，并索取磅单。如果货物重量误差超出规定范围，由责任人赔偿损失。

6、 特殊情况下，必需以现金形式结算货款时，付款前磅单必须由二人二次以上核对，无误后方可付款。并即时索取票椐。携带现金人员如出现丢失，由携带者本人在7天内赔偿。

7、 外出采购联系运输车辆时，必须索取司机的身份证、行车证、驾驶证、营运证、车主电话号码及车主当地二家以上固定电话，并按规定签订运输合同，否则

8、 货物押运人员必须高度认真负责，明确责任。原则上路途中的货物安全由货运单位或货运车辆承担。由于押运人员造成责任不明确，给公司造成损失的，由押运人员承担。

二、 保密责任

遵守公司有关保密规定，不能违背劳动合同，对公司的商业秘密和技术秘密负有保密义务

1、无论什么时间都不得将公司的技术秘密、设计程序、研究开发进度、生产工艺、制作方法等转让或泄露给第三方，否则、

2、无论何种原因离开公司后三年内，不得从事与公司生产同行业竞争的研究、开发和经营活动。否则、

3、无论什么时间都不得将公司的商业秘密，重大经营决策、规划、整体战略部署、管理决窍、客户名单、货源情报及产销政策等内容转让或泄露给第三方，否则、

4、采购员在工作中不得以任何形式搞不正当行为、不得以公司名义在外招摇撞骗和客户做私下交易。如果一经发现造成损失的，由本人承担，另给予处罚 元，重者除名。