办公室管理制度及职责

一 .办公室礼仪

1.职工上班应整洁大方

2.在公司内职员应保持良好的站姿和坐姿，严禁坐在办公桌上。

3.进入办公室应先敲门，经同意后在进入，出去时应回手关门，

不能粗暴。

4.公司内职务称呼上司职员互敬互爱，不得有威胁恐吓的语言或

粗暴的行为，在办公室内不得大声喧哗打闹，禁止员工对同事

使用不文明用语。（违者一次罚款200元，二次以上开除）

5.在公司遇到上司或客户需问好礼让，不能抢行。

二、办公室职责：

1.办理总经理交办事项；

2.公司总经理及公司外来宾客的接待事项；

3.本公司文书的收发、校对、审核及档案的整理保管事项；

4.本公司公用账表的采购、印发、分发、保管、登记事项；

三、办公室管理制度;

办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重

要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。

1．向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况，

同时请示及时处理的。

2．对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立

即办妥，事后汇报办理情况。

3．对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领

导明确批示意见后，即开展工作。

4.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论

公司秘密；不准通过其它方式传递公司秘密。

四、考勤及请消假制度：

1．公司员工应自觉遵守组织纪律，严格上下班签到制度。如遇特殊

情况未能按时签到，应在次日由部门负责人出具证明并签字，再

由办公室签字后方予补勤。否则视同迟到或早退处理。

2．公司员工有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。否则视

同旷工处理。请假在一天之内，经部门负责人签批；一天以上需

经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。

3．考勤管理规定

第-条 职员正常工作时间为上午8时30分至11时30分，下午

1时30分至5时，因季节变化需调整工作时间时由办公室另行

通知。

第二条 公司职员一律实行上下班登记制度。

第三条 所有职员上下班均需亲自登记，任何人不得代理他人或

由他人代理登记，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记

过一次的处分。

第四条 员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)

申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。

第五条 职工因公出差，须事先填写出差登记表，报经总经理批

准；工作紧急无法请假时，须在办公室备案，到达出差地后应及

时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并

交至办公室备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤

奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。

五、办公用品的购置与发放管理制度：

1.公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。

2.低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品的

明细，办公室将根据库存情况，上报审批后统一购置。

3．固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交

由需用人使用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和

无故损坏，发现上述情况，将由使用人进行赔偿，赔偿金额

按所丢失或损失物品的净值计算。

4.低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。

六、公司复印机使用制度：

1.复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题份

数。

2.不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。

3.复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

七、办公室卫生

1.不得随地乱扔乱放

2.员工应认真做好办公区的卫生工作，公司职员将按值日表轮流值日，每天早晚两次，做到桌面、地面整洁，办公桌椅摆放整齐。不值日者罚款5元。

3.办公装上不得摆放与工作无关的物品。

 

第二篇：办公室管理制度

办公室管理制度

为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标,进一步促进办公室管理的现代化、科学化、规范化，特制定本制度。

第一章 办公室管理

第一条 值日

维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。综合办公室将遵循以下两点对此工作做全面监督和管理：

1、每位员工将本人工作场所必需物品依规定位置摆放整齐，并保持办公场所桌面干净整洁，工作时间禁止吸烟，其他情况吸烟后烟灰要及时清理。

2、值日人员当值下午下班后打扫卫生，清理当天垃圾筐。打扫区域包括办公区域、总经理室、财务室的地面及会客室的茶几、沙发、会议桌。（注：拖地前后都要涮洗拖把，垃圾筐倒掉后冲洗干净）

违反规定者，一经发现罚款20元。

第二条 工作纪律：

1、工作时间内不应无故离岗、串岗；不得闲聊、吃零食、大声喧哗，打瞌睡等，确保办公环境的安静有序。

2、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，严禁看与工作内容无关的书报杂志、上网聊天、玩游戏等。

3、注意环保节约，合理用电，节俭使用办公用品，尽量不使用一次性茶具。

4、电话、灯光、传真机、复印机、空调、电脑，饮水机及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。

5、危险品严禁带入办公区域。

6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。

7、开会时，各参会人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行。

如有违规者，一经发现，罚款50元，如因个人原因，造成公司损失者，照价赔偿。

第三条 电脑使用规定

为加强公司的计算机管理，确保网络信息安全通畅、各部门工作的正常开展，合理使用计算机，充分利用现有资源，特制定本制度。公司所有部门计算机的使用管理均适用于本制度

1、办公室作为公司网络的规划、建设和管理维护部门，有权对公司网络运行情况进行监督和控制，任何部门和个人不得私自更改网络结构。

2、为更好的管理网络，避免IP冲突等不便，严禁个人随意更改行政办公室现分配的IP地址及网关等，如有其他问题请及时将信息反馈给综合办公室解决。

3、公司内计算机软件统一由办公室管理、安装或授权专人负责，电脑使用者不得随意改动、删除或安装与工作无关的软件。

4、计算机管理责任到人：分配到个人或部门使用的计算机，使用者必须对设备的安全和完整负有责任。若出现丢失、人为损坏或不当操作引起的毁损由使用者复原或照价赔偿。

5、 配置到个人的计算机应保持设备的外部清洁，内部文件存放规范整洁,并做好系统的日常备份及维护工作

6、计算机以及计算机网络资源是公司用于工作目的的投资，上班时间严禁看网络电影、玩游戏或下载与工作无关文件等。凡上班时间玩游戏、娱乐者，一般员工30元/次、经理级及以上员工50元/次，再次发现者加倍处罚，以此类推。

7、有占用网络资源比较严重的使用情况时，须及时告知其他工作人员或选择其他时间处理，避免影响其他人员的正常工作。

8、公司的所有计算机系统及相关的附属设备（如打印机、扫描仪、网络设备等）的采购、使用、报废等必须经过行政办公室审核同意；若有未经办公室审核的计算机设备的使用，没有义务为其提供任何类型的服务支持。办公室负责计算机的采购入库、计算机的调配、维修及零部件的更换，所有计算机设备，未经综合办公室授权同意，任何人不得私自拆装、更换任何部件、配件、外设。

9、不允许随意使用外来、U盘、MP3、移动硬盘等移动存储设备，确需使用的，经部门经理批准，先进行病毒扫描，确保安全。

10、使用计算机过程中要做好商业保密工作，不准泄露公司商业信息及软件源码、软件、数据库等公司重要文件。严禁在未经授权情况下以任何形式透漏给第三方。如有违反者，一经发现，公司将追究法律责任。

公司员工在被许可在公司使用计算机时，本制度认为该员工完全接受规定的所有条款内容。如果对本制度有任何异议，请立即终止使用计算机并请向有关部门和负责人提出相关说明和申请放弃在公司使用计算机的要求。

第二章 考勤管理

第四条 上班时间

1、上班时间 公司实行六天工作制：周一至周六为工作日；周日和国家法定节假日休息。每天工作时间为：上午：7：30-11：30 下午：14：00-18：00。（冬天：上午8：00-12：00 下午 13：30-17：30）到职后应及时刷卡。

2、迟到处理 上午7：30-8：00、下午14：00-14：30（冬天：上午8：00-8：30下午13：30-14：00 ）到岗的计为迟到，每月迟到三次以上（含三次）者，公司将给予警告，并扣发工资10元。

3.旷工处理 迟到超过半小时的计为旷工，旷工将按其旷工小时数乘以200%的比例扣发当日工资。连续旷工三日以上（含三日）或一年中旷工七日以上者，公司将给予除名查看处理，当月和查看期间无任何工资及福利待遇。

第五条 请假流程

员工请假需事先填写请假申请单（急病除外），报本部门经理批准；部门经理请假需由总经理批准。请假申请单在获得部门经理或总经理签字后，交综合办公室备案并在月末统计考勤时体现。

第三章

第六条 出差规定

1、员工出差过程中应当每天通过网络书面向直属上司提交书面出差报告，其中包括，：

A. 出差地、日程、目的地；

B. 出差处理事项；

C. 出差条件及意见；

2、出差回来后，一周内，向部门经理和总经理提交《出差报告》包括出差期间完成的工作，出现的问题和解决或尚待解决的问题。连同报销单一起交总经理，否则视此次出差费用自付。

3、出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事；

4、因个人原因确需额外逗留的，应提前办理休假手续，逗留期间所产生之费用自行负担；

5、因病或其它未知事故滞留时，应及时电话通知部门经理，并在回公司后附有效证明，经部门经理审核后，方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用；

6、费用应在返回后一周内凭#5@p报销，逾期者需向财务部门提供合理解释，超过一个月且没有合理解释的#5@p不予报销.

7、出差人员严禁接受客户宴请及收取客户馈赠物品，只可接受工作餐。如有违规，一经发现除每次罚款三百元外还将通报批评，累计三次，作自动离职处理。

8、出差人员不得擅自将公司物品送给客户，例如：公司软件、杀毒软件、工具等物品。如有客户要求，需向部门经理请示，部门经理需向总经理请示，如有违规，公司将追究当事人责任，照价赔偿公司的损失之外做通报批评，累计三次，作自动离职处理。

8、所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象。一经发现扣发当月工资，累计三次，作自动离职处理。

第七条：通信费用报销

1、长期驻外地出差人员，经总经理批准，办理当地号码。

2、主要用于与客户联系时所发生的费用；

3、营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格；

4、出差回公司后费用应及时申报，隔月作废。

第九条：出差报销

出差报销标准依照原《出差报销细则》执行

1、交通工具

1.1、公司员工出差应选择普通交通工具。汽车或火车；

1.2、在以下情况经总经理允许可以使用计程车：

A. 时间紧急；B. 携大量现款；C. 无简易交通之地段或无班车情况。

1.3员工报销出差旅费时，应据实提缴收据，经核实，如发现有瞒报、虚报，者自付出差期间全部费用。累计三次以上者，作自动离职处理。

2、 出差期间因公支出的下列费用，按如下规定报销：

a、邮费等费用应以邮电局的收据为凭。凡因公拍发邮电及特别公务，临时雇用劳力、车马等所支出必要费用，经总经理批准，可另列特别费用按实凭证报支； b、如需宴请客人，需提前说明情况，征得总经理批准宴客标准；报销应以正式统一#5@p为凭，单位名称为：山东济宁新蓝海科技有限公司，或山东济宁拓新科技有限公司

c、因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为凭。

3、出差不得报支加班费，但节假日出差酌情予以计薪。

4、出差行程时间工资自出发日起至回公司之日止计算给付，首尾行程时间足半天不足一天的，按一天支给；不足半天按半天支给。出差人员交通费，凭交通票据实数支给。

第四章 值班人员

第十条

1、周末时间或节假日为值班时间；

值班要点：

1).处理值班期间客户的问题

2).处理未完成工作；

3).处置下班后的突发、紧急事件；

4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、处理问题，主要内容；

5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

6).值班人员要按规定准确填写值班日志。

2、值班规定

1.遵守值班纪律，按时值班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

2.值班时坚守岗位，按照正常上下班时间及规定执行；

3.值班期间做好防盗、防火等安全工作；

4.接待来宾要热情，对陌生来宾要具有高度警惕性，善于鉴别其意图，掌握分寸，控制交谈内容；

5. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

五.接听值班电话应注意：

1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

2.使用文明语言，切忌粗声粗气、焦躁，情绪化；

3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍，核实准确；

4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，必要时婉转回答“请您稍等，我给您查一下”之类的话再处置；

5. 对打听事情、咨询类电话，要态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

6. 除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

7.法定节假日，由公司部门经理带班，征求下属同意后另外安排值班表；

第五章 附则

第十一条

本制度由综合部负责修正及解释。未尽事项参照公司下发的其他规章制度或办法执行。

第十二条

本制度自下发之日起执行。