写公文有关基础知识

一、 关于如何写总结，（重点是年终总结）

1.总结的种类（是公文，属情况报告类）

从范围分：有全面总结、单项总结等

从时间分：有年终总结、半年总结等

从内容分：有工作总结、思想总结等

2.年终总结的构成

①概述：目的、概念 遵循原则：要求简洁、凝练、忌长。 ②工作情况：按照重要程度和按照时间顺序、逻辑顺序。这是重点内容，主要部分，占比重最大

③经验体会：列几条，有意义，感受深的

④存在不足：要简练，不要多和长，特别要注意把握分寸。 ⑤明年打算、谋划：提纲式，简练，条目清楚

⑥题目、台头、结尾

题目凝练、照应全篇，例如：“关于??工作的情况报告”；“****年度工作总结”

结尾：“以上报告如有不妥，请指示。”“特此报告，请审阅。”

3.首先要弄清总结给谁看（为谁写）

①站位正确：站在看的人角度想问题

②问题找准：需要了解什么，我的总结能提供什么。

例如：a.学习十八大：做法和收获；

b.政治部总结：对上级和对内讲

注：贵在掌握意图即文章的角度

4.分析写什么（贵在材料齐全）

要解决两个问题：一是没话说；二是不知怎样理头续；

第一种是情况少：搜集材料；第二种是情况多：需要梳理情况。 按事物本身的逻辑 部门总结：看工作职责，主要职能，工作内容；学习十八大。

按时间顺序：a.二期：总结—做法；b询价：总结—结果

5.选择怎么写

按事情重要性 ①排好顺序 按事物本身逻辑关系 把最重要的事物排在前面 按时间

按要求、指示

a.②分清层次 b.确立要写各个部分的比重

层次决定条理性、逻辑性，一定要下功夫做好逻辑工作，分的越细后边写的越顺当，文章质量越高。决不能不分层次，拿笔就写，写到哪算哪。

简单明了，概括内容

③确定标题 好懂易记，表述准确 贵在简单明确 朗朗上口，讲究修辞

④准确表述：表述是把提纲变成文章，往架子上装东西

a.表述分四个层次或等级：一、明白；二、准确；三、简练；四、

生动。写总结要明白、准确、简练

b.三步：第一步 说明白；第二部 说准确；第三部 说简练 c.方法：尽量用短句子；尽量一句话表示一个意思而不要多重意思；意思尽量表述明白，不要含糊不清，特别是新词汇的运用，要真正领会意思，防止用词不当，词不达意，造成误解。

d.表述次序：重点——一般，前——后，大——小，内——外，远——近，思想——行动

举例子，排顺序，注重逻辑性。例如：“档案按项目分类”，就不应含公司；如含公司名称，如有公司的分类，就应分类时加以表述。

6.认真修改

1.有无漏项，有无冲突，有无不准确，不明确，重复，不符合事实，不符合逻辑。

2.用词准确，语句通顺，结构合理，层次分明

3.重点突出，表述明确，尺度适当，全面客观。

二、关于如何写请示

1. 上行文：适用于对上级请示问题，请求指示，批准或要求解决有关事项和问题。

2.原则：一事一请示。不得多个事情写一个请示；不得在报告中写请示的内容；不得越级请示（只对直接上级）。

3.结构：?标题：（关于+主题词+的请示）

?台头：收文人

?正文：ɑ.理由，情况。B.意见，建议。

④结尾：妥否，请批示。

⑤落款：单位，日期。

4.要求：明白、准确、简练。

5.容易犯的毛病：理由不充分；情况没说全；表达不清楚。

三、关于如何写函

1.平行文：没有隶属关系的单位之间洽商合作，询问和答复问题，请求批准和审批事项。

2.结构：?标题：（关于+主题词+的函）

?台头：收文人。

?正文：a.理由，情况。b.意见，请求。

④落款：单位，日期。

3.要求：明白、准确、简练。

4.容易犯毛病：情况表达不清；身份掌握不当。（谦辞的使用）。

四、关于如何写纪要

1.记录性公文：适用于记载会议主要情况和一定事项。

2.结构：?基本情况：时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。

?议题研究概况。

?议定事项：逐项列出决定性意见。

3.要求：a.准确。忠实于会议，反映会议原意，不能加进非会议的内容。b.记要。提纲挈领，记述主要精神和意见，不啰嗦.

4.应注意的问题：a.注意人员排位顺序。b.纪要的等级。公司一级可出纪要。注意权威性。

五、关于如何写意见

1.适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2.结构：?标题：（关于+主题词+的意见）

?台头：收文人

?正文：a.背景、起因。b.主要情况。C.对情况的分析。d.具体意见。

④结尾：上行文的意见结尾：“以上意见如无不妥，请批转执行。或，以上意见如有不妥，请指正。”非上行文的意见不要这种结尾。

⑤落款：单位，日期。

3.要求：情况表述清楚；分析有理有据；意见合理合法。

4.应注意的问题：对情况要有充分的分析，使意见有根有据。

5.下行文的意见类似于计划、方案，这里不再细说。

 

第二篇：如何写总结

总结一般是由标题，正文，署名和日期几个部分构成的。

一、标题即总结的名称。标明总结的单位，期限和性质。如计科系20xx年“共建文明校园”志愿者专项活动总结。或者用新闻形式写标题，如“心中有绿、绿在心中”。

二、正文一般分为如下三部分表述：

1、情况回顾

这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。

2、经验体会

这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。

运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。

3、今后打算

这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。

工作总结文字表述的要求

1、要善于抓重点

总结涉及本单位工作的方方面面，但不能不分主次、轻重、面面俱到，而必须抓住重点。什么是重点？是指工作中取得的主要经验，或发现的主要问题，或探索出来的客观规律。不要分散笔墨，兼收并蓄。现在有些总结越写越长，固然有的是执笔人怕挂一漏万，但出有的是领导同志怕自己所抓的工作没写上几笔就没有成绩等等，造成总结内容庞杂，中心不突出。

2、要写得有特色

特色，是区别他事物的属性。单位不同，成绩各异。同一个单位今年的总结与往年也应该不同。现在一些总结读后总觉有雷同感。有些单位的总结几年一贯制，内容差不多，只是换了某些数字。这样的总结，缺少实用价值。任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。写总结时，在充分占有材料基础上，要认真分析、比较，找了重点，不要停留在一般化上。

3、要注意观点与材料统一

总结中的经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，经验体会才能“立”起来，具有实用价值。

4、语言要准确、简明

总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确，用例确凿，评断不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不繁，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。

5、结尾是总结的最后一部分，对全文进行归纳，总结。或突出成绩;或写今后的

打算和努力的方向;或指出工作中的缺点和存在的问题。

三、署名和日期

署名和日期如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下 方写明。最后还要在署名的下面写明日期。

工作总结应遵循以下要求:

1、对现有的材料作认真的分析研究

要坚持实事求是的原则，克服夸大成绩，回避错误的缺点。要坚持运用辩证法，全面地看待过去的工作。既能看到得，又能看到失;既能看到现象，又能看到本质;既能看到主流，又能看到支流。最后，要突出重点。总结不是流水账，不能不分主次地去罗列数字和事例，要围绕一个中心主题精心选用，分析典型材料，突出主要问题。

2、反映特点，找出规律

每个单位都有自己的特点，好的总结应当总结出那些具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验教训。

3具体写作过程中的要求

1）、编好写作提纲在编写的提纲中，要明确回答想写什么问题，哪些问题是主要问题等。就是简单的总结，不写提纲，也得有个腹稿。

2）、交待要简要，背景要鲜明 总结中的情况叙述必须简明扼要。对工作成绩的大小以及工作的先进，落后，叙述一般要用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出。

3）、详略须得当 根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的要略写。其实，工作总结只需要把所干工作实实在在、有始有终的进行全面客观评价。对所做的工作，既要看到取得的成绩，又要看到不足的地方，对于存在的问题，既要事实求是，又要全面客观。