外包软件项目管理经验总结

外包开发的软件不能达到企业的质量要求，我们往往会在第一时间把罪过推给外包商。但实际经验告诉我们，很多失败的原因是企业本身没有提供一套完整的软件系统规格说明、没有跟进开发的进度、没有定期与外包商沟通与协调、没有在开始时建立好质量指标和测试流程或者没有做出适当的技术和开发环境的评估。但最重要的一点，是没有在决定软件外包时处理好双方合作模式与关系的建立

千万不要认为软件外包可以减少企业的管理时间。相反，外包项目有时需要双倍的管理时间。在我们决定外包软件开发的时候，我们首要决定是整个应用系统的开发由外包商承包，还是只有部分应用模块的程序交由外包商编写。前者需要管理整个外包项目的生命周期，跟企业内部软件开发的管理没有差异，只是开发的地点、环境和资源比较陌生而已；后者则需要了解企业本身是否能提供优质的规格说明、是否能够提供外包商所需的质量标准和测试数据、外包商是否有类似企业本身的开发平台和环境，以及外包商的技术资源水平是否与企业内部开发时所需的技术指数相符。明确自身所需和服务要求，是决定外包项目的先决条件。

选择适合的外包商，并不能单以服务价格来做最终决定。优质的服务需要付出较高的代价。企业应根据自身对软件质量的要求来决定服务的代价。按照国际企业的衡量指标，外包投入比本身开发的净投资（以各技术员工的基本薪资为标准，并不包括企业对员工所提供的福利、假期和奖励计划等开支）多付15％～20％。也就是说，如果企业本身开发需要30万元的话，那么合理的外包服务价格大概是34万元到36万元。

既然外包不能立竿见影地带来经济利益，为什么还要外包呢？最主要的原因是企业在项目完成后不需要继续照顾这批开发人员，不需要为这些开发人员提供福利条件。外包费用是一次性的营运开支，不像雇员薪资这样成为企业的长期营运成本。假如企业有些一次性的大型项目需要马上启动，但缺乏足够的资源，或者企业本身没有相应的技术人员来执行的时候，外包不失为一个可行的解决办法。

如何进行外包项目的管理

一些项目经理往往认为外包开发项目与企业内部开发项目的管理没有多大分别，唯一不同是外包项目需要更多时间去沟通、协调、跟进和监控。总体来说，这种想法是对的，但事实上外包项目的管理比企业内部开发项目的管理更复杂，担负更大的风险，需要更紧密的进度和质量监控。（相关文章：如何控制信息技术外包的风险？）

保障沟通

内部开发项目所需人力资源大致分为两组：一是技术人员，另一组是配合技术人员的业务人员（他们是所建信息系统的潜在用户）。外包项目除了需要部分技术人员和用户群体参与外，更增加了一组外包商的资源。有些外包商更会指派一名联络人员负责联系与协调，而他们的技术人员只在后方负责项目的开发。这种运作

模式要尽量避免，因为外包商指派负责联系的人员往往是业务人员的背景，对技术的细节不能全面把握，把有关信息传达到技术人员的时候便会有所差异。所以我们的首要任务是让外包商明白负责项目联系的人员必须是开发小组的主管。这名开发小组主管是直接参与开发项目的主要人员，如此才能够有效地进行沟通和监控。

做好计划

项目经理首先需要做出一个详细的、完整的项目计划，并在计划中详细地列清楚每一件工作需要哪方面的哪些人力来共同执行。在计划中的每一个进度都需要进行确认才能继续。例如外包商在完成系统分析后，需要把分析的结果让客户理解，好让企业能够确认外包商对整个系统的理解和分析与企业本身对项目的需求和分析达成一致，这样才能让外包商进行其后的模块设计。不然设计出来的模块组合便有可能与企业的需求不太一样，存在质量和最后上的差异。这些差异也将会引发企业将来在系统维护、更新、增加功能模块、升级、集成等各方面的严重问题。

避免延误

要避免项目发生延误，计划中要预留足够的时间来进行上述确认工作。由于双方工作地点的缘故，原本只需一天的确认会议便可能耗费两天或三天的时间来完成。议程中所达到的共识也可能需要时间来让外包商做出适当的修改才能让企业正式确认。也只能在正式确认后才能够进一步继续接下来的工作。如果没有预留足够的时间用于协商，当一个项目经过七八个确认会议之后，也许已经延误了一个月的时间。

 

第二篇：项目总结会议经验谈

项目总结会议经验谈（转）

序：笔者主持过大小四十多个项目，参加过无数次的项目会议，对此可说是游刃有余，而且笔者主持过的项目总结会议中，有几个就是在同事们意料之外的表情中，和客户签署了项目验收文档的。然而，年前的一次项目总结会议却是铩羽而归，虽然原因很多，并非笔者的失误，但结果是全面失败。这次的老马失蹄使得笔者静下心来，对所参加过的项目总

结会议进行总结，在此提出两个观点，三个准备和四个步骤，以希望更多的人获益。

两个观点

一、项目验收的标准的不同将决定项目验收的进度和难度，尽快地让项目验收是项目经理首要的职责

越是大项目，验收的标准和细节就越多，同样也因为金额大，所以涉及验收的人员也多，在谁签字谁负责的压力下，

大家都不愿意先签字，就使得项目验收的标准变得比较不可捉摸。

在大项目中查找不适合验收标准的问题，就相当于打靶的目标是我们所站的地球，随便怎么打，都能中。因为客户内部都会有一套连卖硬件都难过关的验收标准文档和流程，更何况是软件验收。如果真的按客户的要求和标准执行，团

队再进行两年的开发，还不能保证能通过验收。

所以，大项目的验收，往往都包含着三分人情。项目经理平时就要搞好和客户的关系，双方在验收的标准上能有个双方都可以接受的方案，共同把事情做好，如果做不好，虽然客户他也有责任，但你的公司却要为此多付出很多的人力

物力时间和资源。

二、项目总结会议是决定项目能否顺利通过验收关键与跳板，要把握好这机会，不要打无准备之仗

项目总结会议，顾名思义，就是对项目的工作进行总结，哪些做到了，哪些还没有完全满足客户的需求，哪些是还没有完成的工作。因为软件的运行有个周期，其需求会随着用户使用的程度，而提出更多更完善的需求，同样，也会使

得项目的周期会比商务谈判时所想像的要更长一些。

因为有商务合同和项目组工作的汇报，如果能获得客户的认可，同时，软件功能，在客户目前所提的范围内，有了一定的实现，则项目总结会议很有可能会变成项目验收的跳板，至少对项目验收会有非常好的心理预期，让双方的中下

层人员在接下来的工作中，都以项目验收为中心的工作，会让项目工作顺利地转入验收期做最好的铺垫。

三个准备

一、全面了解项目情况

很难想像一个对项目进程和工作不了解的项目经理，能主持好一个项目工作总结会议。项目验收的流程就象是链环，一个套一个，其中的任何一个环出了问题，整个链就断掉了。因为其中涉及的细节太多，客户所问的任何一个问题，你

没有做出让客户满意的回答，就很难保证客户会让会议结果朝着你所想像的目标进行。

所以，项目经理在会议开始之前，心里就应当要非常清楚，这个项目中哪些是客户关注的，项目组完成的情况，以及客户的满意度，特别是客户领导所提的需求的满足度。以及项目进行到什么程度，在项目进行过程中，客户的想法和

态度等等。

在此基础上设想，客户对我们的满意度，如果满意度达到一定的程度，就要明白在正式会议开始的时候，哪些会是客户重点关注的业务，客户在这些关注点上的态度和底限，预先知道客户会出什么的牌，会让你在会议上有着出人意表

的收获。

二、知晓参会人员特点

在项目实施过程中，要注意收集客户基本的为人处世的信息，比如某人对要他签字非常感冒，非常怕担责任，某人比较好说话，某人实事求是，某人对细节问题非常关注，某人有整体的项目观念，等等，平常注意这些信息的收集，总

会在某些特定的场合让你的项目更加顺利地进行。

在知晓客户的这些信息后，要尽可能地了解客户在参加会议那几天的工作安排，尽可能地让对项目有利的人员参加你的项目总结会议。千万不要碰到能帮你说话而且权重比较大的人物，在你预约的时间出差，把你的计划全部打乱。

同时，更要多考虑对项目满意度不高的人，特别是对项目抱有敌意的关键人物，越早了解这样的人可能出的牌，对你的项目就会越有利。因为即使客户中有人帮你说话，但只要有人执反对的声音，作为同公司的同事，客户还是帮他的

同事，而不是你。

三、确定切实可行的目标

不参加没有议题的项目会议，每次项目会议都一定要有一个明确的会议主题，即使是项目例会。没有目标的会议大

家过过场，其实那是浪费双方的时间，也是项目经理的失责。

同时在了解项目过程与现状的基础上，针对参会人员的特点，制定切实可行的目标与你所要实现的最低目标，并抱着最低目标进会议室，在此基础上和客户商谈。过高的目标与期望只能在客户都非常认可你们的工作，对你们所在的公

司也非常认可的情况才会实现。

同样，以较低的可实现的目标向你的领导汇报时，在实际会议结束后，如果争取到了好的成绩，领导当然更高兴了。

相反，如果预期目标过高，而实际却没有实现，很难想像你要如何向领导交差。

四个步骤

项目总结正式会议

一、实事求是地对项目过程进行总结

这是一个开场白，根据习惯和现场情况，也可以将第二点放在首先开始的位置。

在对项目过程总结的时候，还是要注意尽可能谈大的方面，对项目有利的要多谈一些，项目过程中发生的不愉快则不要谈及，同时避免将会议的主题往细节方面偏。对客户在项目过程中的帮助不要忘记提一提，特别是他们领导在场时。

实事求是但不忘方法。

在项目总结过程，要强调的是关键的里程碑，双方的付出，客户方人员的变更，过程的辛苦，这是感情牌，有可能对会议过程会有不小的收益。软件的运行状况一定要报告的，谈的要是总体的情况，因为细节问题和让他们不满意的可

以谈三天的。

二、明确项目已完成和未完成的工作

任何一个项目，总是做不完，就算全部做完了，也不可能做到尽善尽美，而且更不可能做到客户的百分百认可。所以，已完成的工作一定要重点强调，未完成的工作还是要提，因为总结会议上提到了未完成的工作，大家的心里也会开始逐渐不设防，容易流露出他们真实的想法，同样，也不会让他们有着验收的压力，虽然我们的目的是为了验收。

同样，已完成的工作中获得哪些客户的认可，最好能表示一下，避免大家为了担责任又相互踢足球，同样，其他人

都认可了，会让会议更顺利一点，为我们的预期目标实现铺好路。

三、探听对方的虚实和态度

项目总结会议的最高目标就是为项目验收做铺垫和引信，所以在项目总结会议上看客户对项目过程的总结和未完成

工作的报告时，就能明白客户的态度了。

此时客户不可避免会根据项目过程中的某些问题谈自己的看法，此时，要避免和客户发生争执，要用较委婉的方式提出让客户觉得我们努力了，而且结果总体上也还是不错的，能说得过去的，记住在客户的同事们面前要保留住客户的

面子。

如果客户此时没有异议，表示可以接受，就说明客户对项目整体上还是可以接受的。如果客户对此还是有一定的不能接受，这时一定要再对客户的此问题进行解释，以达到他所提的是有道理但却超出项目的范围。如果客户对此异议较大，则需在不伤客户面子的基础上，据理力争，最好是由下层人员发表意见，以便为项目经理或更高层的副总和总经理

留有更广的回旋空间。

如果某些客户提出近乎耍无赖或苛刻的要求，此时，现场最高职位的人一定要站出来，发表对其的批评和意见，因为此时不制止，就算客户的同事明白这情况，但也不会发表相左的声音帮你说话的，相反，要是高职位的人员出面说话，客户的同事特别是职位比他高的人反而会帮忙制止他的要求，如果提这样无理要求的客户是项目经理或更高职位，那现场上，中下层人员包括项目经理都要做好和客户吵翻天的准备了，此时，闹得越大，只要有理，虽然人员会更换，但项

目的验收一定会比所有的预期中更快的时间完成，甚至本周就会完成。

四、结合现有情况逐步实现目标

项目总结会议并不是项目验收会议，所以特别忌讳项目验收签字付款这类的词汇，更不能在会议刚开始时，就表露出这样的心态，除非双方公司有非常铁的关系，对方也非常愿意近期将这项目验收才成，不然项目总结会议会使得双方变得有敌意，而且客户会因为你所说的这些话开始对你设防，处处抵制你所说的项目情况，会议就会陷入细节辩论，使

得会议劳而无功，所有的预期目标都难实现了。

所以，一开始你要隐藏目标，在了解了客户对项目的态度和底线后，再根据现场你所主导的气氛和客户对项目的认可度，再决定你所能达到的目标，如果觉得目标客户不可能答应，就不要提。所以在现场，只能根据实际情况顺势利导，

提出对方可以接受的要求，以保证会议会有收获。

结合现场情况，在实现初步目标的基础上，逐步提出更高的目标，会让客户在不知不觉中逐渐认同你的观点，项目过程中的某些不足客户也会觉得情有可原，大家心里都了解都明白，只要不陷入细节的商谈，会议的预期目标会在非常自然的情况下被客户认同的，因为只要我们项目做到位，客户是不会去非常刻意地为难我们的，他们也希望项目能验收，

特别是元旦和春节之前。