恒大地产集团接待工作要求

（修订版）

为加强集团系统接待工作管理，规范接待工作流程，提升公司对外整体形象，特制定恒大地产集团接待工作要求。 此工作要求适用于集团系统各单位、部门。

一、确定接待对象的相关信息

（一）接待工作发起方填写接待工作联系单，接待方核实接待信息。

（二）确定我司负责接待工作的主办单位或部门，明确参与接待工作的相关责任人。

（三）接待责任部门或责任人与来访的客人联系确定接待详细信息：

1、确认客人的单位、姓名、性别、职务。

2、确认客人的详细行程安排（密切保持沟通，随时保持信息的更新），明确抵达方式，掌握飞机航班号，火车车次及到达时间，客人自驾车车型及车牌号等信息；明确我方陪同人员，客人的随行人员。事先了解客人是否准备赠送我方礼物，做好相应的回赠准备。

（四）根据接待的准确、详细信息制定接待工作方案，明确接待工作各环节、工作职责及责任人。

二、迎接客人的工作要求

（一）安排接待用车：

1、根据接待发起人或客人指定联系人提供的信息，查询客人是否按时出发，飞机、火车有无晚点、延误等其他情况，并且进一步落实来访人员有无变化，做好相应的迎接准备。

2、根据客人的职位级别及重要程度安排恰当的车型，确定用车数量，考虑是否安排开道车。

3、提前确定并熟悉行车路线，安排专人负责车队通行的协调工

作。

4、提醒司机并检查落实车辆内外的整洁及车内饮用水、纸巾、雨伞、纸牌(豪华中巴)等物品是否备齐，汽车应加满油，车内空调温度是否适宜。

5、确认是否需要额外安排行李用车。

6、需要提前做好行李标识工作，确保客人到达酒店后顺利送达相应房间。

（二）根据客人职务、级别情况及重要程度，安排我方相应的迎接人员，考虑是否安排鲜花。

（三）提前预定机场贵宾厅；提前沟通火车站出站安排；如客人自驾车来访，需提前安排引领人员及引领车辆，提前确定接头地点并熟悉行车线路。

（四）根据客人的行程信息，我方迎接人员至少提前半小时到达每一个迎接地点。

（五）提前与客人沟通好迎接标志。

（六）提前联系迎接地点，预留我司迎接车辆停车位。

（七）考虑是否安排专人献花，帮助客人提取并安置好行李。

（八）车辆行驶中须注意行车速度。

（九）客人即将到达接待地点时，安排我方迎接人员在接待地点提前迎候，重要贵宾安排红地毯，控制电梯，有专人安排车辆的停放。

（十）安排好摄影摄像人员。

三、参观安排的工作要求

（一）至少提前一天确定欢迎水牌或横幅内容，并制作准备好。

（二）至少提前三天确定参观线路，做好相应的现场布置工作及人员安排。其中包括引领人员、讲解人员、保洁工作、安保方案，安排好园区内参观的接驳车辆等。

（三）安排专人在客人到来时指挥交通，确保客人通行顺畅、安全；重要客人来访提醒公司领导到参观接待地点门口或客人下车点迎接。

（四）指定专人做好现场参观时参观队伍的统筹安排，保证客人参观时不掉队。

（五）注意事项：提醒各相关单位事前做好欢迎水牌或横幅、园林绿化、喷泉、游览车、样板房、讲解员、安保、摄像、摄影、饮用水、雨伞、纸巾的准备及检查工作。

四、住宿安排的工作要求

（一）根据客人的职务、级别、重要程度事前预订合适的酒店并安排合适的房间。

（二）根据客人对楼层、朝向的特殊要求，合理安排房型及房间位置；确定房号、入住天数，提前做好房卡，重要客人做好VIP安排并提前做好检查工作。

（三）安排专人在客人抵达时将房卡及时交到客人手中；重要客人由接待方主陪领导将客人引领至房间。

（四）提前做好叫早及早餐安排。

五、用餐安排的工作要求

（一）根据客人的职务、级别情况及重要程度安排并检查落实相应的宴请酒店、房间、用餐标准及菜单、环境布置、座次安排。安排专人对台卡、宴请名单的制作和摆放，房间空调、通风、灯光效果、座位间隔进行检查。

（二）确定酒店的停车安排，熟悉酒店内客人行进路线、电梯的位置和控制，卫生间的方位，做好安保工作。

（三）根据客人的喜好、习惯或民族特点安排合适的菜式。

（四）提前落实我司宴请陪同人员，并安排好客人司陪及我司工作人员按标准用餐。

六、会议安排的工作要求

（一）提前确认参会人员信息，落实会议地点，预定会议室。

（二）做好会议现场布置以及空调、麦克风、视频、投影仪、电话、录音等设备的准备及调试工作。

（三）做好水牌、桌椅、发言台、签到表、激光笔、荧光笔、鲜花、纸巾、烟灰缸、会议资料、议程表、台卡及座次安排等准备工作。

（四）做好会议茶水、水果、会中小点等服务的准备工作。

（五）如会议举行签约仪式，需准备横幅、签约本、笔、摄影摄像及红酒或者香槟等。

七、娱乐安排的工作要求

（一）提前确定参加娱乐的人员、娱乐地点，预定相应的房间。

（二）落实交通工具、安保方案、娱乐标准，注意娱乐的各项安全事项。

八、送行安排的工作要求

（一）提前了解客人返程信息，并配合客人做好返程票务预订工作。

（二）提前预定机场贵宾厅；确保火车站送行通道顺畅。

（三）做好送行车辆安排，熟悉送行的交通路线。

（四）做好我司送行人员的安排工作。

九、其他注意事项

（一）如遇我司与其他单位联合接待或接待过程中某些部分由其他方安排，我方要提前介入与接待方沟通并检查落实其安排是否合理。包括住宿、宴会地点、座次、人员、会议座次等。

（二）确认是否需要准备礼物，并及时跟进确认做好礼物的赠送工作。

（三）接待发起方与接待方应提前沟通，并做好公司宣传资料

的准备工作，包括宣传画册、最新一期的恒大报、恒大学习报及其他相关资料。

（四）接待方责任人必须提前一天对接待准备工作的各个环节进行检查。

十、资料归档及接待工作总结

（一）接待责任部门须将每次接待方案的文字资料整理归档（包括纸质版及电子版）；做好接待工作台帐，每次接待结束后由接待方负责人牵头做好总结工作。

（二）对于重大接待任务，接待单位领导应组织相关参与部门召开协调会，制定接待工作方案及应急方案；客人到场前，接待方责任人必须到达现场逐项落实流程，并在参观过程中担任总协调。

十一、接待礼仪的要求

(一)所有参加接待工作的人员，须掌握社交礼仪规范，了解公司的基本情况以及本地的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。

(二) 着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现集团的良好形象。

附件

1. 接待工作联系单（适用集团总部主接待）

2. 接待工作方案(样表)

3. 行程安排表（样表）

4. 住宿安排表（样表）

恒大地产集团有限公司

总裁办

二〇一〇年六月十二日

附件1:

恒大地产集团有限公司

接待工作联系单(适用集团总部主接待)

注：1.此表由接待发起方负责填写

2.请附来访客人详细名单，包括姓名、性别、职务（按高低顺序排列） 3.请附行程安排或要求信息

附件2

××领导莅临我司参观考察

接待工作方案（样表）

附件3

＿＿＿＿领导莅临＿＿＿参观考察

行程安排表 (样表)

附件4

×××考察团人员入住×××酒店住宿安排表

（样表）

 

第二篇：宾馆饭店接待境外人员临时住宿工作要求汇编

宾馆饭店接待境外人员临时住宿

工作要求汇编

一、境外人员需要申报临时住宿登记的情形

1．根据国家法律规定，境外人员（外国人、台湾同胞、港澳同胞、华侨）在宾馆、饭店、旅店、招待所、学校等企业、事业单位或者机关、团体及其它中国机构内住宿，应当出示有效出入境或者居留证件，并填写临时住宿登记表。

2．长期在中国居留的境外人员离开自己的住所临时在其它地方住宿，亦应按上述规定申报住宿登记。

3．外国人在移动性住宿工具内临时住宿，须于24小时内向当地公安机关申报。为外国人的移动性住宿工具提供场地的机构或者个人，应于24小时前向当地公安机关申报。

4. 每次申请签证（注）、居留许可前，境外人员均需按上述规定申报临时住宿登记。

二、公安机关对境外人员临时住宿登记管理工作的要求

1．“三率”达标

宾馆（指使用社会信息综合应用平台旅馆系统境外人员临时住宿登记模块直接录入外宾数据的宾馆）：申报率100%，准确率99.5%，及时率99.5%。

2．实名登记

1

即谁住宿、登记谁；严格禁止“登记一人，多人住宿”、“登记某人，他人住宿”、“登记中国人，外国人住宿”等情况。

3．当场录入

原则上，宾馆接待境外人员住宿的，要当场录入境外人员填写的临时住宿登记表上的信息；遇有大型团队入住等特殊情况时，最迟不得超过4小时录入。

三、新宾馆接待境外人员临时住宿前需开展工作

1．提出接待申请，接受培训和考核。

新开业的宾馆，应在具备旅馆业相关从业资质后，与公安出入境管理部门联系，书面提出联网需求。

受理申请的市局或分县局出入境管理部门派员上门指导宾馆建立户管领导小组、制定规章制度，并对总台所有员工进行培训、考核，对考核合格人员颁发上岗证。

2．填表上报。

在达到第1条所述工作要求后，应填写《南京市涉外宾馆基本情况登记表》、《南京市涉外宾馆户管员审批表》（各一式两份，内容详见附件1、附件2），上报属地分局出入境管理大队层报市局出入境管理支队开通有关宾馆、户管员在社会信息综合应用平台中的境外人员临时住宿数据录入权限。

3．未经培训、考核宾馆的申报方式。

未经过公安出入境管理部门培训、考核的宾馆，不能直 2

接使用社会信息综合应用平台录入境外人员临时住宿数据；而应携带境外人员证件原件和住宿登记表在当日或次日上午10点前到公安派出所进行申报，派出所应当场录入，并打印《临时住宿登记表》。

四、宾馆饭店接待境外人员申报临时住宿登记需开展工作

1．宾馆应成立境外人员临时住宿登记工作领导小组（简称户管领导小组）。

组长由宾馆总经理或分管副总经理担任，成员由前厅部、客房部、安全部等部门的经理、专职（或兼职）户管员等人员组成，全面领导和负责该宾馆的境外人员临时住宿登记管理工作。

户管领导小组应定期、不定期召开会议，分析本单位户管工作情况，解决问题，提高临住数据的质量，维护住店客人的人身、财产安全，有效配合公安机关做好涉外安全管理工作。

2．建立、健全管理制度。

宾馆应制订和健全境外人员临时住宿登记管理的六项工作制度：境外人员户管岗位责任制、户管员工作职责、户管奖惩条例、涉外长包房管理制度、安全保卫责任制、保密制度。

3．确定专职或兼职户管员。

3

宾馆应在总台每个班组中选择一至两名责任心强、政治觉悟高、外语水平好的员工担任户管员，负责协助前厅部经理做好本单位境外人员临时住宿登记工作。

4．建立户管工作手册。

宾馆应建立户管工作手册，记载户管领导小组会议、公安机关工作要求、内部临住业务培训情况等内容。

5．培训上岗。

宾馆总台工作人员应全员经过公安出入境管理部门培训并考试合格后，持证上岗。无上岗证人员不得从事境外人员临时住宿接待工作。

6．接待程序：

⑴查验证件（证件合法性、人证是否相符等）、复印证件（个人信息页、签证页、本次入境章页）；

⑵询问相关情况；

⑶填写《临时住宿登记表》并核对正确与否；

⑷录入系统；

⑸复核录入信息；

⑹保存数据。

录入时，可参考《境外人员临时住宿登记数据逻辑查错条件表述》（内容详见附件3）进行。

7．住宿登记单存放。

宾馆应按年度或季度装订本单位接待的境外人员临时 4

住宿登记表（俗称户口单）及复印件，妥善保管三年。

五、部分特殊情况的处理

1．公安机关有特殊要求的，按照公安机关的要求开展工作。

2．“入住日期”的填法：为了避免错录入住日期，宾馆应填写境外人员入住宾馆当日的日期；对续房的客人，要填写续房时重新登记的当日日期。

3．来去地：国内的地点填城市，国外填国家，输入地点的首字母即可录入。

4．证件或签证（注）过期人员的申报：

对证件或签证（注）过期的境外人员，要在依法对其处罚后再让其申报临时住宿登记。登记时，入住日期填写申报当日日期。停留有效期（即签证有效期）填写申报当日日期，在备注栏中填写“实际停留有效期到X年X月X日，已经对其依法进行了处罚。”

5．对持《南京海外留学人才居住证暂行办法》（简称“蓝卡”）、《江苏省海外高层次人才居住证制度暂行办法的通知》（简称“居住证”）到联网宾馆要求入住的处理方法。

①宾馆要复印“蓝卡”或“居住证”传真至公安出入境管理部门，由公安机关出入境管理部门核查该人相关信息。

②宾馆再根据公安机关出入境管理部门反馈的信息在外宾模块中进行登记录入。

5

③旅客在工作时间入住的，可立即联系；在下午六时后入住的，可于次日上午工作时间联系。节假日正常联系。务必在传真上注明单位名称、传真号码、联系人姓名和联系电话。

附：1.

2.

3.

《南京市涉外宾馆户管员审批表》 境外人员临时住宿登记数据逻辑查错条件表述 南京市公安局出入境管理支队二〇一一年九月十三日6 《南京市涉外宾馆基本情况登记表》

附件1：

南京市涉外宾馆基本情况登记表

7

附件2：

南京市涉外宾馆户管员审批表

编号：

8

附件3：

境外人员临时住宿登记数据逻辑查错条件表述

1．英文姓、英文名、中文姓名不能全部为空。

2．英文姓、英文名中不能有非字母。

3．英文姓、英文名字母之间不能有连续两个以上空格。

4．中文姓名不能有非汉字。

5．中文姓名汉字之间不能有空格。

6．性别出错；

7．出生日期不能为无效日期。

8．国家地区出错。

9．抵店日期不能为今天以后的日期。

10．抵店日期不能为无效日期；

11．离店日期不能为空。

12．离店日期不能为无效日期。

13．离店日期不能小于抵店日期。

14．停留有效期在抵店日期之前或等于抵店日期，并且备注栏内未注明“过期”或“准确”或“有效”或“无误”字样；

15．停留有效期不能为空。

16．证件种类从下拉菜单中选择一项。

17．签证种类从下拉菜单中选择一项。

18．事由从下拉菜单中选择一项。

19．证件号码不能为空。

9

20．来去地不能为空。

21．“港、澳、侨（中国）”只能持“V”签证。

22．台湾居民只能持以下签注。

Q遣送出境

S缩短停留期

T停留延期

U多次入出境有效

X限期出境

Y一次入出境有效

Z暂住加签/居留签注

23．外国人不能持V签证。

24．外国人英文姓和英文名长度相加不能小于3个字符。

25．“港、澳、台、侨（中国）”中文姓名不能小于3个字符。

26．国家地区非香港、澳门不能持“港澳居民来往内地通行证”。

27．国家地区非台湾不能持“台湾居民来往大陆通行证”及一次有效“台湾居民来往大陆通行证”。

28．外国人不能持“中华人民共和国旅行证”、“中华人民共和国出入境通行证”。

29．“港、澳、台、侨（中国）”不能持“中华人民共和国外国人出入境证”、“中华人民共和国外国人旅行证”、“中华人民共和国外国人居留证”、“中华人民共和国外国人临时居留证”。

30．停留有效期不能超过10年。

31．入境口岸必须从下拉菜单中选择一项，数据才能保存。 10

32．香港人持“港澳居民来往内地通行证”。证件号码第一位只能是“H”。

33．澳门人持“港澳居民来往内地通行证”。证件号码第一位只能是“M”。

34．持“港澳居民来往内地通行证”，证件号码长度不是11位。

35．外文姓名只能输入半角的字母。

36．证件号码、有关日期的字段只能输入半角的字母或数字。

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