关于整理人事档案的请示

尊敬的学校领导：

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。更是单位选拔、任用、考核的主要依据。

近年来，集团公司将人事档案管理纳入各单位党群工作重要的年度考核内容，已几次对我校档案管理工作提出检查意见。经实际核实，我校档案管理主要存在以下几方面的问题，

一、档案已近十六年未整理。

我校最后一次整理人事档案在19xx年7月，至今已有16年，期间包括职务、职称、学历、工资调整、组织关系等重要的档案材料都未及时的整理归档，如不及时整理，造成遗失，将影响教职工个人和学校的切身利益。

二、档案存储条件较差。

目前，学校人事档案在办公楼三楼，与党群部及学校网络交换机共用一室。

1、人事档案室与学校办公楼的网络交换机同室，电线、网线密集极，易造成火灾隐患，在近几年的党群工作检查中，集团公司人力资源部也就学校人事档案室的安全管理漏洞提出了此项意见，建议立即整改。

2、由于多人都备有该房间钥匙，都能随意进入该房间，不利于档案的保密和存放。

3、由于更换的档案盒尺寸比原先档案袋尺寸大，原档案橱以无法放置更换后的档案盒。

针对以上存在的问题，对人事档案管理工作，提出以下工作请示：

一、尽快集中人事整理档案。

为做好人事档案管理这一基础工作，避免因人事档案管理工作影响集团公司对学校党群工作年度考核这一重要内容，所以，应尽快对人事档案进行整理。

因档案已近十六年未整理，涉及整理归档的材料时间跨度大、范围广，需要收集、鉴别、归档、整理的步骤多、难度及工作量大。整理人事档案需要抽调专门人员，集中时间来完成。

二、对档案存储条件进行改善。

1、为了人事档案存储的安全，安排一间专门人事档案室。

3、调剂档案橱，为节支降耗，建议学校调剂出空闲的档案橱放置档案盒。

三、建议在档案整理期间，对工作人员进行补助。

因档案整理步骤多、难度及工作量大，需抽调专门人员集中时间精力来完成，应安排在暑假集中进行，为更好的完成此项工作，建议对工作人员进行补助。

妥否请学校领导批示！

经营管理部 20xx年5月31日

莱芜校区干部人事档案整理方案

一、人员配备及要求

1、我办干部人事档案多年未进行系统整理装订，个别档案存在有关资料缺失遗漏等情况。按照人事档案审核、加工、分类、排序编目、装订五个工作步骤及相关要求，工作量较大，需6人进行专职整理。

2、工作人员须为中共党员，熟悉掌握了档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管、保护知识和技能。能够自觉坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。

二、档案整理步骤要求

1、档案材料审核

（1）不属于归档范围或重复多余的材料，应进行清理。

（2）没有表明出处的材料，在没有查清注明之前不能归档。对于不能进入个人档案的材料，有保存价值的，可转有关部门保存；组织不需要保存的，退还本人；不宜退还本人的，可在经主管领导批准后，登记并进行销毁。

（3）归档的材料必须收集齐全，头尾完整，没有缺页。

（4）材料信息必须真实准确。因笔误或者经组织批准需对档案内容进行更改时，要在更改处加盖“审批确认章”或者附上说明材料。

（5）材料必须填写规范、手续完备。不能遗漏应有的盖章和签字。

（6）复印件不能放入干部档案。确需复印件存档时，要注明复印件出处和复印时间，并加盖材料出具单位或者人事部门的印章。

2、档案材料加工

（1）拆除材料上的订书针、曲别针、大头针等金属装订物。材料不能以缝纫等方式粘连在一起。

（2）通过剪裁、折叠、粘贴加边、托裱等方法把纸张的加工到合适的尺寸（26cm×19cm）。

（3）打孔时左下对齐，并使用标准打孔机。

3、档案材料分类

共分为十大类：

第一类：履历材料。如：干部履历表、军人履历表等。

第二类：自传材料。如：自传、个人有关事项报告等。

第三类：鉴定、考核、考察材料。如：年度考核登记表、挂职工作鉴定、专项工作工作鉴定等。

第四类：学历和评聘专业技术职务材料。此大类又分为四小类：一是学历学位材料，如：报考登记表、学生登记表、成绩单、成绩表、毕业登记表、学年或毕业鉴定表、毕业论文或学位论文评定评价材料、学位证明、读在职研究生时的委托培养协议、报考博士研究生时的专家推荐信等。二是职业任职资格和专业技术职务职称材料。三是反映个人科研学术水平的材料。四是培训材料，为时三个月以上的培训，必须有相关材料入档。

第五类：政治历史情况审查材料。如：政审材料，更改或认定姓名、民族、籍贯、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。

第六类：党团建设材料。如：入党入团志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报、党员登记表、参加民主党派的材料。

第七类：表彰奖励材料。如：奖励审批表、呈报表、先进人物推荐表、先进材料、荣誉证书原件或经审核盖章的复印件等。

第八类：处分材料。如：处分决定、处理意见、免予处分的意见、上级批复、调查核实报告及主要依据与证明材料、本人对处分决定的意见、检查交代及说明材料。

第九类：工资、任免、出国材料。此类可分为四小类：一是工资情况的材料。如：各种工资变动审批表、工资转移单等。二是任免材料。如：干部任免表及其所附的考察材料、公务员登记表、挂职锻炼登记表、退休审批表。三是出国、出境材料。如：出国出境审批表、登记表、备案表，在国外表现情况或鉴定，外国护照、永久居留证等的复印件。四是参加会议的代表登记表材料，包括参加党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议的当选通知和代表登记表等。

第十类：其他可供参考的材料。常见的有体检表、档案报送单、毕业生就业报到证、派遣证，以及关于计划生育工作的材料等。

对于内容交叉的材料，应根据材料的主要内容或用途确定类别。常见的有：自传为主的履历或简历表归第二类；学生登记表、学习培训鉴定表、学习培训考核表归第四类；晋升职务时形成的考察材料或表现材料归入第九类第二小类，并且附在对应的任免审批表后面，和任免表共同构成一份材料。

4、档案材料排序编目

（1）档案材料排序

根据类别的不同，采用按材料形成时间或按内容的主次关系两种方式进行排序。按材料形成时间排序的有：第一、二、三、七、十大类，以及第四大类中的四个小类和第九大类中的四个小类。

按主次关系排序的：第五、六、八类。第五、八类材料的排序一般为上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，

本人检讨或交待材料。第六类材料在排序时，把入党材料放在入团材料之后，把入党志愿书和入团志愿书分别放在其他材料之前，志愿书以外的材料按时间排序。

（2） 档案材料编目

对于每份材料，用铅笔在首页的右上角根据类别编序号，在其右下角逐页编写页数。序号由类别号和此类中排序号组成。

凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。 档案材料应该按照排列顺序，逐份逐项进行编目。目录项目有序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注，每大类目录之前应注明材料的类号和类别名称。

每大类或小类目录之后应留出适量空格，供补充档案材料时使用。

5、档案材料的装订

正确排序，左下对齐，利用打好的三个小孔固定成卷。 要随时搜集档案资料，定期整理个人档案，使干部档案内容不断充实。

三、实施安排

1、基础准备阶段（6月下旬，完成所需人员、材料及办公室的准备工作） 根据集团公司组织部、人力资源部要求，人事档案需按照统一印制的人事档案盒进行整理保管。档案盒、角签、封皮、标准打孔机1台，等已购置。

2、审核整理阶段（7月上旬-8月上旬，集中人力进行档案整理）

7月上旬暑假开始后将集中精力来进行。三人负责加工、分类现有人事档案，查漏补缺，收集甄别欠缺的人事资料；三人对现有档案资料进行排序编目，完成电子档案录入工作，对缺失资料及其原因进行整理电子建档。

3、装订归档阶段（8月下旬）

按照装订要求，对全部档案资料进行装订、编号，归入档案室。

4、验收审核阶段（8月底）

档案整理工作完成后，由学校分管领导及相关业务部门负责人进行审核验收。

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