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第二篇：浅析卷烟物流配送中心的设计和管理

浅析卷烟物流配送中心的设计和管理

□ 浙江大学城市学院物流与供应链研究中心 鲍立威

来源：东方烟草报社 总期数：2040（中烟物流第7期） 出版日期：2006-11-29

烟草行业以地市级公司为经营主体的卷烟物流配送系统经过几年来的发展，基本上实现了地区一库制配送。随着一库制配送的实现，卷烟物流配送中心的规模逐渐扩大，因此，对卷烟物流配送中心的管理也提出了更高的要求。如何将现代管理理念贯穿到卷烟物流配送中心的升级改造过程中，并对卷烟物流配送系统进行管理，成为目前亟待解决的问题。本文就谈谈对此问题的看法。

一、用系统化、流程化的观点看物流

卷烟物流配送系统是一个整体，单独拿出其中哪个部分都不能代替整个系统。所以，首先要在设计阶段把现代管理理念变成可操作的方法融入物流中心的建设中。其次，要把现代管理理念融入卷烟物流配送中心，使卷烟物流配送系统真正有机、高效地运行起来。

要想实现上述两点，就要立足于对物流中心系统管理指导思想的准确理解。总的来说，包括以下几个方面：一是烟草现代物流要满足市场需求，二是物流中心运行的关键在于降低物流成本，三是物流中心管理的核心在于提高运行效率。

从微观上看，由需求、成本、效率所构成的主线贯穿了物流中心管理的整个过程。从宏观上看，考察卷烟物流应遵循以下5个原则：

1.从社会经济环境出发。10多年来，社会经济环境发生了巨大变化，我们已进入了买方市场时代。尤其是近年来，多数商品供大于求的矛盾比较突出。在这样的形势下，打造高效率、低成本的物流配送系统成为推进行业市场化进程、提高客户服务质量的必由之路。

2.坚持发展的观点。烟草现代物流是社会经济发展的产物，也是烟草物流人员观念更新的产物。我们对物流的认识已经从简单的仓库保管扩展到分拣线作业、仓储管理、物流配送的全过程以及供应链的整合，并在实践中逐步将物流知识系统化。

3.用功能要素构成分析法来看卷烟物流配送中心。建设卷烟物流配送中心是为了满足在买方市场环境下的社会需求，那么物流中心应该具备什么样的功能，它的功能要素是什么，各要素之间又是按照什么样的逻辑关系组合起来，怎样通过管理体系充分发挥物流中心的各项功能等，都是卷烟物流配送中心需要注意的运行管理问题。

4.用成本要素构成分析法关注卷烟物流配送中心的管理成本和收益。按照成本要素构成分析法来分析卷烟物流配送中心管理中存在的问题，并通过对其成本要素构成的分析，抓住管理要点，提高科学管理水平。

5.在寻求解决问题的办法时，要充分看到现代信息技术对物流产业以及对整个社会的影响。现代信息技术的应用，大大提高了卷烟物流配送系统满足市场需求的程度，降低了物流配送成本。

除此之外，还应从4个层面来把握卷烟物流配送中心的运行管理。第一个层面，

把卷烟物流配送系统当做一个子系统来看待。举个例子来说，如果呼叫中心的订单没有及时送达物流中心，那么物流中心的工作就无法进行；如果呼叫中心订单晚传一个小时，物流中心的工作就要拖后一个小时。因此，整个卷烟物流配送系统的运行并不是独立的，而是由很多相互关联的系统共同组成的。第二个层面，从卷烟物流配送中心的作业流程来看物流。由于作业流程是由很多作业环节构成的，因此考察物流中心的第三个层面是作业环节。但是在任何一个环节中，都是由多人协同通过设备和工具进行物流作业，这就形成了我们考察卷烟物流配送中心运行的第四个层面——岗位层面，从具体的岗位来看物流中心的运行和管理。从系统、流程、环节、岗位这4个层面对卷烟物流配送系统进行逐层细化和深入，进而提升卷烟物流配送中心的管理水平。

二、卷烟物流配送中心的管理要点是立足环节、衔接流程

卷烟物流配送中心从流程的角度可分为4个环节：仓储管理、分拣配货、送货管理和综合调度。国家局有关物流中心“仓储数字化、分拣电子化”的标准，不仅是技术方面的要求，而且也包含了更高层次的管理问题。数字化和电子化只不过是提高物流中心工作效率和管理效率的方法和手段，其根本在于要形成管理理念。流程化一直是我们管理的出发点，然而流程又是由各个环节构成的，因此，要做好物流中心的管理工作，最重要的就是要立足环节、衔接流程。

立足环节、衔接流程就是通过对各环节的管理，把整个流程衔接起来。首先，要把管理和设计结合起来，就是要把物流中心的设计提高到运行和管理的层面上来看。其次，要考虑整个系统运行效率。提高运行效率最重要的是在环节的衔接方面。有人曾经做过这样一个管理实验，把每个环节开始作业的时间和结束作业的时间都记录下来，并把所有时间制成表格，会发现中间有很多等待时间，这在一定程度上造成了时间的浪费，从而降低了物流中心的运行效率。管理，就是改善这些环节在衔接点上的状态，并使各环节上的问题得到有效解决：

1.呼叫中心应该采用什么样的呼叫方式、采用的方式对呼叫成功率的影响有多大、对物流中心运作的影响有多大、客户等待呼叫时间的成本是多少？针对这些问题，应该从服务客户、减少客户等待时间出发，明确呼叫方式是对客户分组而不是对坐席员分组，并对每一组按时间段进行集中呼叫，以缩短客户的等待时间，提高电访成功率。一组客户订货完毕，将订单传送到物流中心，物流中心开始进行作业准备，这样可以大大提高物流中心的作业效率。

2.订单数据什么时候才能送达仓储环节、数据以怎样的方式进行传输、仓储环节为此需要花费多少时间和开销、是否会影响仓储环节的作业效率？如果订单分批次传到物流中心，物流中心根据汇总单传给仓储部门，并开始按照订单出货，但每一次出货时都会有很多零散的卷烟要清点，这无疑增加了仓储部门的工作量和作业时间，因此改变作业方式就显得尤为重要。仓储部门可以按“预测量取整”出货，将零散的卷烟在下一批订单中扣除，做好每次出货的记录并明确相应的责任。通过改进作业方式、改进管理方法来提高物流中心的作业效率，进而减少劳动量和劳动强度，降低物流成本。

3.目前物流中心还是按照批次和线路进行分拣，那么分拣系统和仓储系统的作业衔接是否顺畅就成为一个重要问题。分拣线要等仓储部门出完货后才能开始工作，如果分拣线和仓储部门同时工作，如何提高作业的并行程度？做好卷烟出货记录、落实责任人是管理的关键，数据记录成为解决流程衔接问题的基础。可以利用表格把这些数据记录下来，并通过分析数据来提升管理水平。

4.在一周一访或一周两访的模式下，呼叫方式是否影响了送货时间？呼叫一旦完成，就要按订单送货，呼叫方式决定了一周之内每天的送货量和路线，送货路线的优化并不一定要在订单采集之后，而是应当在订单采集之前。

5.在既定环境下，一次性出货和分批次出货哪个更为合理？要解决这一问题，就要对因出货方式发生改变对分拣工作产生的影响进行评估，从而对出货方式的成本和仓储人员的作业效率进行评估。

6.如何安排分拣设备之间的分工、如何合理分配不同送货路线分拣的顺序都与成本密切相关。这里的成本是指由分拣设备不平衡产生的成本，包括与分拣强度和分拣时间相关的成本；由采用不同的分拣顺序产生的成本，包括与送货时间和送货距离相关的成本。比如同样是3000户零售客户的卷烟配送任务，实际应该跑多少公里、出多少次车来完成这些任务？这就是成本。

7.是采用既定送货方案还是采用本次优化方案，取决于对不同方案送货成本的评估。评估送货成本关键在于列出成本要素（成本要素包括人工成本、油耗成本、车辆运转里程成本、时间成本），成本的评估和线路的优化依赖于送货过程的各项数据，通过数据积累来优化送货方案。

8.对送货线路是否有效的信息进行记录，为下一次卷烟配送提供依据。因此，物流中心可以通过建立送货过程事件记录表来衔接与协调各环节工作。

9.分拣方案的确定应参照仓储部门和送货员的相关建议，通过信息系统确定仓储和送货的作业方式。

正如前面所说要从系统、流程、环节、岗位4个层面做好卷烟物流配送中心的管理。岗位的效率决定了环节的效率，环节的效率决定了流程的效率，各个流程的效率最终决定了整个卷烟物流配送系统的运行效率，因此，在管理过程中，管理方案决定了物流中心如何调度这些资源。只有通过不断记录物流中心运行过程中的各项数据，不断比较各作业方式的优劣，才能逐步优化管理方案。所以说，作业环节的衔接和业务流程的优化是一个不断完善的过程。

三、从运行管理出发，全面理解物流信息化

在整个卷烟物流配送系统的运行中，离不开信息的驱动。首先是订单信息，对物流中心来说，订单反映的是市场需求，而卷烟物流配送系统的运行过程就是满足市场需求的过程。在物流中心的每一个环节中，不断地产生信息，这些信息又反过来驱动系统下个环节的运作。各个环节就这样反复地产生信息，使物流中心的整个流程运转起来。若要实现信息的驱动，就需要有一个信息汇集和发布的平台，这个平台有两个作用：一是接收订单信息并转化为作业指令，在作业指令发布过程中不断接收各作业环节的反馈信息，从而将各环节有效衔接起来。二是存储这些历史数据，为数据分析、优化流程、提升管理水平提供依据。

信息化不仅是指一个网络、一些计算机加一些软件，而是包括3方面内容：数据的采集、数据的存储、数据的处理。常见的数据采集技术，诸如条形码、RFID等都是自动采集数据的工具和手段，但是从管理的需要来说，自动采集数据只是物流中心管理所需要信息的一部分，还有许多信息是必须通过人工来录入的。无论哪种数据采集方式，都对物流中心的调度、管理、决策至关重要，然而目前信息化建设的难点就是数据采集，这也成为物流中心信息化建设过程中的一个瓶颈。

管理理念能够在物流中心发挥作用，仅仅靠安装系统和软件是不够的，还有很多收集信息的工作要做，这是做好物流中心管理工作的基础，也是使物流中心的管理实

现精细化的基础。比如数字化仓储管理，除了进、出、存3项针对实物的操作外，还包括一个信息系统，来记录进、出、存的所有流程和货物。这3个环节又分成若干个小环节，各个小环节又具体到各个岗位，这些岗位包括入库单管理、货位规划、入库指令发布、操作确认、库存预警等。若对这些具体的岗位进行有效的管理，其中一种方法就是利用功能要素构成分析法。通过分析画出构成图，把从入库、储位分配、货位关联、进库记录、时限控制、库存上下限预警，到货盘点、货物出库、实物交接等环节按照时序连接起来，并记录用工人数、作业时间以及费用，实现对物流作业基础数据的采集。

物流中心是物流人员和设备共同运行的机体，信息交互是使这个机体有序运行的关键，因此要做好两个交互：一是作为管理和调度指令在人与人之间的信息交互。二是人与机器之间的信息交互。这两个交互构成了信息平台。这里所说的信息平台是广义上的，除了包括狭义的计算机、服务器、软件、网络等概念外，还有人的因素，管理是离不开人的，因此物流中心需要这样一个广义的信息平台来有效地沟通、衔接各个作业环节。在这个过程中，如何控制信息沟通成本、提高信息沟通效率就成为一个新的问题。其中数据自动采集、处理和作业指令发布的实现是支持信息平台高效运转的关键。因此，在不断探索采用新设备和新技术来提升作业效率的同时，还要通过采用新的信息技术手段来提高信息沟通效率，并在此基础上实现对作业流程的有效控制。 从运行管理出发全面理解物流信息化，不仅可以使物流中心在当前一库制的范围内实现信息集成，还将在更大范围内实现物流体系的信息集成，因为物流资源的进一步整合和优化配置必然在新的层面上促进供应链管理体系的形成和发挥供应链的市场主导作用。

四、用管理科学优化物流作业流程

随着社会经济的发展，企业以“算一算”为特征的精细化管理已经取代以“说一说”为特征的粗放式管理，也逐渐成为企业在市场竞争中的制胜之道。从19世纪末的泰勒制到当今丰田的精益生产，管理科学在企业向精细化发展的过程中产生了巨大的效益。

无论是烟草行业还是物流从业人员都将面对市场化的挑战，增强企业的管理能力和从业人员的技能是关键。具体到物流中心的运行管理，我们以作业流程的优化为例来阐释这一观点。管理科学提供了一种方法论和多种计算技术，帮助我们以有限的资源实现最大的效益，概括地说，管理科学包括数据、模型和决策3个因素。这里所说的数据，就是前面所说的广义的信息平台上自动采集和人工采集的数据，它是管理的基础；模型是对数据所蕴含的规律的抽象表达，不仅是我们常说的数学模型的表达，还包括用表格和绘图的方式进行的直观表达，从而为决策提供参考依据。在这3个因素中，模型是将数据形象化的重要工具，它可以帮助我们认识事物内在的关系，并作出正确的决策，从而达到优化管理方案、提高管理水平的目的。

1.用表、图、线性规划优化流程的衔接程度。优化管理方案的方法之一是从拆分流程开始，拆分就是把整个流程分解为一系列的作业环节，其目的是为了明晰各岗位的职责和绩效考核。例如，可以设计一个“物流中心作业活动及时间表”，记录物流中心所有作业岗位的人数、作业活动的开始时间和结束时间，并将所有作业活动按照先后顺序填写“紧前事件表”。利用这张表就可以绘制物流作业网络图，并在网络图上标注人数、时间、费用、使用的工具等。以时间为例，先标出并计算其中的关键路径，也就是物流中心的最长作业时间，然后通过这张图的直观表达，我们就可以知道

目前物流中心作业的状态。这个图表可以做在Excel表里，利用Excel表所提供的线性规划进行求解和优化，从而减少各环节之间的等待时间，提高工作效率。

2.建立效率指标，明确管理目标。建立效率指标的目的在于建立比较机制，有助于明确管理的目标，这也是实现标准化、规范化管理的基础。这些指标包括各个岗位和环节的作业效率、处理能力、费用、环节衔接程度、作业等待时间、设备利用率、需求满足率等。

3.用成本要素构成分析法实现成本管理。成本要素构成分析法中的成本要素，是指来自于物流活动的成本，用成本要素构成分析法进行的成本管理叫ABC管理，即基于活动的成本管理，它可以帮助我们发现在哪些环节上做了重复的劳动，这些重复劳动增加了多少成本，这些成本中又有哪些是可以通过流程的优化节省的。成本管理所包括的成本主要有人员费用、设备费用、车辆费用、信息支持费用、仓库费用、库存成本等。

4.优化送货线路的基础是基本数据的采集。优化送货线路是当前卷烟物流配送中心比较关注的问题。一库制实施之后，配送规模迅速扩大，如何安排车辆成为一个亟待解决的问题，于是电子地图（地理信息系统）应运而生。电子地图实际上是一个信息化系统，我们利用电子地图进行线路优化就是一个信息处理的过程，但是在这之前还要做一些基础性的工作，这就是基础数据的采集。

在基础数据的采集中，人工计算的方法就是采用平均时间计算法和配载/时间的平均计算法，先计算出应当整合的线路数量，再结合地图（纸质的或电子的）进行调整，使整合后的线路数量接近目标数量。具体做法是，利用Excel建立一个“送货路线优化计算表”，利用这个表反复采集送货过程的时间数据和负荷数据，经过几个月的积累，逐步接近优化的目标线路数。这些数据是计算过程中必不可少的，因此，基本数据的采集是优化送货线路的基础。

还有一个值得关注的问题是，送货成本在整个物流成本中占了多大的比例。通过成本要素构成分析，我们应该明确整个物流系统中成本降低的空间在哪里。据不完全统计，在物流中心的成本构成中，最高的是人员成本，其次是库存成本，再次是送货成本。

本文针对地区一库制模式下卷烟物流配送中心的运行管理问题，提出了系统化、流程化的观点，通过对卷烟物流配送中心在系统、流程、环节和岗位4个层面的分析，提出立足环节、衔接流程的作业管理建议，并通过建立广泛的信息交互平台来实现流程有效衔接的方法，并以作业流程优化为例说明如何运用管理科学的方法和技术提升物流管理水平，提高作业效率，降低物流成本。其中，强调了数据采集对于实施精细化管理的重要性，概述了物流管理的具体方法。希望这些能够给卷烟物流配送中心的设计和管理带来一些启发。只有烟草行业各物流中心的操作人员基于数据管理的理念形成了，管理水平和从业技能提高了，并将这些管理理念充分运用到物流中心各个作业流程中，烟草行业现代物流建设才能提高到一个新的水平。

物流配送中心信息化构架图

物流中心系统规划设计图

典型的物流配送报表