附件6：

实物档案管理办法

1主要工作依据

1.1《中华人民共和国档案法》

1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-2009

1.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)

2管理职责

2.1档案部门是实物档案归口管理部门。负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。

2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。

3归档要求

3.1归档范围

反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。

3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;

3.1.2公务活动中获赠的纪念品;

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3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;

3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。

3.1.5其它有保存价值的实物。

3.2归档时间

对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。

3.3归档原则

3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。

3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。

3.4归档份数

归档的实物档案一般一式一份。

3.5移交手续

实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》 (见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单

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位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。各留存一份以备查考。

4整理

4.1整理原则

4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

4.1.2凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

4.1.3每件归档实物与对应电子文件同时归档。

4.2整理方法

4.2.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否归档。

4.2.2实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，应作为永久保管。

4.2.3归档实物以件为单位进行整理。

5排列及编制档号

5.1归档的实物档案应按时间顺序排列，编流水号，一件一号。

5.2实物档案的档号由“年度-实物档案代号-件号”组成。如:2014-SW-001。

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5.3归档的实物档案应在空白处粘贴标签，标签号与档号相一致。

6编目

实物档案目录可设置档号、类型、题名、颁发单位、颁发日期、保管期限、备注(见图2 )。

-档号，填写实物档案归档号，应按“年度-实物档案代号-件号”逐件编写。

-类型，指实物种类，包括奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等载体。

-题名，所获奖项的标题名称。

-颁布单位，颁布实物奖项的单位。

-颁发日期，奖项实物上所标明的时间。

-保管期限，实物档案的保管期限用“永久”表示。 -备注，注释实物奖项所需说明的情况。

7入库排架

实物档案应按年度顺序排列上架.

8保管

8.1实物档案作为一个门类的档案，应有专门的库房或柜(架)陈列保管。

8.2存放实物档案的库房和柜(架)应保持整洁，定期除尘，

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应防光、防潮，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。

8.3对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱(拒)密闭进行保存。

8.4对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，借出档案部门的实物档案，必须经公司主管档案领导签字方可办理。

8.5易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。

8.6有条件的单位应建立实物档案库房，设立实物档案专用柜(架)，作为专门保管实物档案的场所。

9利用

9.1实物档案一般不外借，如有特殊情况需要借出，必须严格履行借阅登记手续。

9.2借出实物档案，必须有专人妥善保管，不得丢失、损坏。

9.3珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物电子文件使用。

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第二篇：19 实物档案管理办法

实物档案管理办法

一、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

二、实物档案的归档范围

（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）机构成立以来使用过的牌、匾。

（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

（七）其它有保存价值的实物。

三、实物档案的归档要求

（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

（二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

四、实物档案的保管期限

实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。

五、实物档案的整理

（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。

（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：

格式一：全宗号－类别号－件号

格式二：全宗号－件号

（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等

项目。

实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目，其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

六、实物档案的保管

（一）实物档案应专库或专柜保管。

（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。

（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

七、实物档案的利用

（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。

（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

八、实物档案的移交

（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日前将实物档案目录报送同级综合档案馆备案。经档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物，应

当在五年内移交同级综合档案馆。

（二）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。