合同续签管理流程
一、目的
为规范员工合同续签的管理,使之规范化、合法化,特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于********和****股份公司(下简称院(公司))所有员工。
三、规定内容
(一)合同期满终止劳动关系的类型
院(公司)提出终止:是指合同期满,院(公司)不再与员工续签劳动合同的行为。
员工提出终止:是指合同期满,员工不愿与院(公司)续签劳动合同。
(二)合同续签通知时间要求
1、综合管理部人资提前45日邮件通知合同到期员工所在部门负责人;提前30日通知合同到期员工办理相应手续。
2、部门负责人必须于5日内回复综合管理部人资合同续签意向;
3、合同期满解除劳动关系:员工和公司双方均需提前30日通知。
4、院(公司)提出终止:
(1)如员工系严重违反劳动纪律或院(公司)规章制度的;严重失职、营私舞弊,对院(公司)利益造成重大损害的;被依法追究刑事责任;法律、法规规定的其他情形的,没有提前通知期;
(2)如员工除上述原因之外,院(公司)提前30天向员工发出《工作交接通知函》,员工需签字确认;若员工拒绝签收,公司以电子邮件、短信以及EMS快递的形式通知至员工。
(三)合同续签审批手续办理流程
1、合同期满续签劳动合同流程:综合管理部人资邮件通知员工所在部门负责人
→所在部门负责人回复续签意向→综合管理部人资发起《合同续签审批表》→员工签署续签意向并提交《合同续签员工自评表》→综合管理部人资发放《员工续签合同评估表》给部门负责人评分并给出续签意见→人事汇总结果并给出续签意见→分管领导、院长(总经理)审批→综合管理部人资办理劳动合同续签。
2、合同期满终止劳动合同流程:综合管理部人资邮件通知员工所在部门负责人→所在部门负责人回复续签意向→综合管理部人资发起《合同续签审批表》→员工签署续签意向提交《合同续签员工自评表》→综合管理部人资发放《员工续签合同评估表》给部门负责人评分并给出续签意见→人事汇总结果并给出续签意见同时通知工会→分管领导、院长(总经理)审批→综合管理部人资联同部门负责人约谈员工→合同期满前综合管理部人资向员工发放《工作交接通知函》→员工办理工作交接→综合管理部人资办理统筹终止等相关手续,15个工作日内办理档案转档事宜。
(四)合同续签审批权限
1、总监(含副总监)及以上人员合同续签审批权限:综合管理部→分管领导→院长/总经理。
2、副总监以下人员合同续签审批权限:部门负责人→综合管理部→分管领导→院长/总经理。
(五)薪资结算
1、员工劳动合同终止当月的工资结算项目包括:劳动合同终止当月的基本工资及绩效工资以及法律法规规定的应支付或个人应承担的费用。
2、员工劳动合同终止当月的工资于15个工作日内通过银行划账的方式发放。
3、员工终止劳动合同当月办理社保中止。
(六)注意事项
1、审批结果未出据前,严禁不续签劳动关系员工出现消极怠工或不服从管理的现象,院(公司)有权追究责任。
(七)工作交接内容及要求参考《离职管理规定》。
四、附则
(一)本规定由综合管理部负责解释。
(二)本规定自发布之日起实施。
附件一:合同续签员工自评表
附件二:员工续签合同评估表
附件三:工作交接通知函
附件四:续签流程图
合同管理岗位流程
合同管理员的主要工作权限有以下几点:
1、相关报表的制作、资料的整理。
依据水泥销售系统中的相关数据,制作水泥销量统计表,并在每日十一点之前及时发送给总部相关工作人员。按照上级领导的指示及临时工作需要,制作相关报表。
2、建立客户档案
依据水泥购销合同在销售系统[日常业务]的[客户档案管理]中建立详细的客户信息,(包括客户代码,名称、区域、行业、电话、联系人等),加入业务员。在[合同档案管理]中[合同客户摘要]录入合同信息,(包括合同的价格、种类、类型、期限);[合同明细]中录入价格明细(包括品种、规格、单价、生产厂家)。
3、合同管理:收集水泥购销合同并存档,建立合同目录清册,保证合同及合同审批表内容完整、价格录入有依据。包括:合同价、协议价、销售经理通知价及特批价,有文字性依据可供审核。
对建立客户的要求:名称与签订合同的单位名称一致,维护客户财务代码,不随意新增代码,不随意更改客户资料,对水泥流向、行业性质录入正确信息,做到信息准确完善,保证销售系统历史记录的真实性、完整性,与财务账保持一致。
4、资信:依据销售经理、主任签字审批后的授信额度表在[资信额度管理]中放资信,授信额度表存档,并审核调度的调配计划。
5、 散装罐:将散装罐的使用、租用合同存档,并加以编号管
理,对散装罐建备查账。
6、注意事项:对水泥价格提供可审核依据,对特殊低价格水泥保留审批手续。合同原件、协议原件、担保书及相关资料存档后妥善保存,不得丢失。本公司起诉需调用合同原件的办理的,经财务审核、销售经理审批后,方可领出,保留合同的复印件及领用的审批手续,没有审批手续,任何人不得抽换相关资料。
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