一名外贸业务员如何计划好工作日程

外贸员每天做的几件事。

1，收发邮件：每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由于时差，如果业务人员能够在家处理反馈更好，可以保证回复的及时性。（有时晚上加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占的先机）。

2，做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪（但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户---忠实客户----传代客户） 3，主动到相关商务网站里寻找买家（要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发盘，做到简洁，有针对性）

4，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息。（虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，建议坚持）

5，每个季度定期更换网页内容。将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信息，吸引新客户。 6，定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息，坚持就会有回报（据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，可以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会觉得很亲切，合作的愉快）

7，业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。（把这些表统一整理，留做

备份，至少这些都是以后的潜在客户，也可以作为业务员的计效考核之用） 8，每周（或者每天早上利用10或者30分钟）召开相关人员会议，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。（台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行）

9.每天上阿里巴巴网http//.cn 多交商友，看看别人的经验和教训，长长见识，学习知识等，

一、为什么要写工作计划

1、计划是提高工作效率的有效手段

工作有两种形式：

一、消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理）

二、积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误）

写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是我们走向积极式工作的起点。

2、计划能力是各级干部管理水平的体现

个人的发展要讲长远的职业规划，对于一个不断发展壮大，人员不断增加的企业和组织来说，计划显得尤为迫切。企业小的时候，还可以不用写计划。因为企业的问题并不多，沟通与协调起来也比较简单，只需要少数几个领导人就把发现的问题解决了。但是企业大了，人员多了，部门多了，问题也多了，沟通也更困难了，领导精力这时也显得有限。计划的重要性就体现出来了。

记得当时，总经理在中高层干部的例会上问大家：“有谁了解就业部的工作”，现场顿时鸦雀无声，没有人回答。几秒钟后，才有位片区负责人举起手来，然后又有一位部门负责人迟疑的举了一下手；总经理接着又问大家：“又有谁了解咨询部的工作”，这一次没有人回答；接连再问了几个部门，还是没有人回答。现场陷入了沉默，大家都在思考：为什么企业会出现那么多的问题。

这时，总经理说话了：“为什么我们的工作会出现那么多问题，为什么我们会抱怨其他部门，为什么我们对领导有意见………，停顿片刻”，“因为……我们的工作是无形的，谁都不知道对方在做什么，平级之间不知道，上下级之间也不知道，领导也不知道，这样能把工作做好吗？能没有问题吗？显然不可能。问题是必然会发生的。所以我们需要把我们的工作?化无形为有形?，如何化，工作计划就是一种很好的工具！”。参加了这次例会的人，听了这番话没有不深深被触动的。

3、通过工作计划变被动等事做变为自动自发式的做事（个人驱动—系统驱动）

有了工作计划，我们不需要再等主管或领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，个人的工作效率自然也就提高了。通过工作计划变个人驱动的为系统驱动的管理模式，这是企业成长的必经之路。

二、怎样写好工作计划

首先要申明一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。

如何才能做出一分良好的工作呢？总结当时会议上大家的发言和后来的一些说话，主要是要做到写出工作计划的四个要素。

工作计划的四大要素：

(1)工作内容 （做什么：WHAT）

(2)工作方法 （怎么做：HOW）

(3)工作分工 （谁来做：WHO）

(4)工作进度 （什么做完：WHEN）

缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的的。最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，

丧失写计划的目的”。在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。

三、如何保证工作计划得到执行

工作计划写出来，目的就是要执行。执行可不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。出了问题也是执行人员自身的水平问题”。执行不力，或者无法执行跟方案其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。那么这个方案先天就会给其后的执行埋下隐患。同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。

首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。

其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。目的有两个：其一、是通过每个人的智慧检查方案的可行性；其二、每个部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。

另外，工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。

还有，在工作计划的执行过程中，部门主管要经常跟踪检查执行情况和进度。发现问题时，就地解决并继续前进。因为中层干部既是管理人员，同时还是一个执行人员。不应该仅仅只是做所谓的方向和原则的管理而不深入问题和现场。

最后，修订后的工作计划应该有企业领导审核与签字，并负责跟踪执行和检查.

 

第二篇：如何做一个好的外贸业务员

一、如何与客户讨价还价

首先要分清楚客户的动机：

A类客户，恶意还价：你开个价格，每次他都说，hi tracy, you give me a crazy price, I know ##company who produces a similar product, they only give me 30%price as you gave.我会这样答复 yes sir, I do know they give you a good price for a similar product, but our product is different from theirs。接着讲下，公司的产品特色，售后服务等的优势。然后说很遗憾，我们的产品跟你要求的价格相差太远，不过我们还有些便宜的产品（介绍些特价，库存品格他），看他的答复，如果他还是不要，或者继续砍价就算了。

我感觉，外贸一定要晓得自己的目标市场在哪里，你的销售对象不是所有的人，你只要能抓住你 目标市场的一小部分人就足够了。比如你的市场定价爱是在10USD，你的客户就是能接受8-12元产品的人（举个大概的价格空间），那些只肯出1元买便宜产品或者20元买奢侈品的人，你就该把他们从客户名单中暂时删除掉，除非他们将来能接受这个10元的价格和质量。

B类客户，善意还价：比如每次开价后，他们总是要个10%discount。这种客户，一般来说，都是想买你的产品的，就不要为了些小零碎把人家得罪。这种情况，是需要知道你的权限在哪里，你能接受的折扣在哪里。你可以回答“Dear sir, the price we give ie almost reach our bottome line, I tried to get a 2%discount from my boss, hope this will make you satisfied. Please note, I have to try my best”或者说 “according to out companys policy, only annual pruchasing amount reachedXX,we can only give a 2%discount. I report your case to our top management and tried to get this discount for you due to our long term reliationship……”总之，即使这个价格你能接受，也要显示的比较委屈和勉强。假如，人家一还价，你马上就松口，他们就知道了，你还有让价的空间，接下来你的价格就会被越压越低。

而且，永远不要在客户面前显示出急躁的心态，你越着急，客户就越会砍价。有的时候，关于价格的谈判，未必要当天回复，可以等个一两天。客户电话给你的时候，也要显得这个问题很难处理，先表示要请示下，才能答复。把你自己想成是买家，多揣测下买家的心态，换位思考，会有意想不到的结果。

第二招：如何面对客户的拒绝

作为一个业务员，我想最难过的，就是客户对你说不。Sorry, we can not give you this order。这种情况下，千万不要放弃，不能放弃，不可放弃。

你必须要厚着脸皮，问客户被拒绝的原因是什么。当然，你绝对不能对客户的决定发表长篇大论，对他的结论指手划脚：靠，我这么好的价格给你，你居然不要，什么意思吗。我费尽心思给你打烊，不知道给工厂讲了多少好话，你最后的结果居然是不要，真委屈。大概是大家常有的心态。

我一般会告诉他：Dear sir, I understand your situation and thanks for all your efforts done for us. But could you kindly let me know the reason? Price, delivery or……有的客户会很诚恳，告诉你原因，是因为预算不够，发货期不对，价格过高，或者怎么怎么的。针对不同的情况，当然也要做不同的解释。

假如是预算不高，你可以跟他讲，我们这个订单的量不是很大，金额也不高。你为这个单子也是很费功夫，工厂也花了不少成本和精力，是不是可以再争取一下。如果全部接受有难度，是不是接受其中的一部分，其他的留到明年一月（千万不要说到以后，要讲的清楚点，不然人家会把你完全忘记的）。

发货期不对：你可以问他们预计的发货期，跟工厂再争取下提前。

价格太高，你问他是否可接受类似但价格低的特价品。还有强调产品特色。

总之，不到最后一刻，千万不要放弃，即使是放弃，也还是要很客气的跟客户说再见，期待下次合作，平时也保持联系，不要人家不给你单子，就一脚把人家踹了。

最后，想提醒大家，即使被拒绝，也不要低三下四的求别人或者辱骂别人，要不卑不亢，有理有节。采购和销售是平等的，采购不比你这个销售高贵，同样，做了采购，也不等于是老大，可以对别人指手划脚。

先做人，做好人，然后才能做个好商人。

第三招：如何面对客户的投诉

作为外贸业务员，最麻烦的，莫过于是面对客户投诉了，货也发了，客户的钱也收到了。过了几个月，居然被客户投诉货物有质量问题了。大家一般的反应会如何？“这么低的价格就只有这个质量了，还指望用上100年啊”“真倒霉，被投诉，干脆不理他”，这样问题就会越来越糟糕了。我的经验是：客户一投诉，马上就要回复，告诉他你对这个case的重视。

假如你是工厂，可以这样回答：dear sir,thanks for your message. We will follow this case. We will have a meeting with producing dept,inspection dept…… this afternoon to discuss this matter and revert to you ASAP. Please send me a photo of damage.

记住啊，朋友们。第一，一定要马上回复，让客户等待太久会让他们疯狂，把事情投诉到你的老板或者更高层的人那里；第二，一定要用we，而不是I ，我建议绝大多数情况下，用we比用I 更好，we显得你更professional，因为你代表一个CO而不是你私人，当然自己飞单的人除外。尤其是在投诉的时候，we表示你是有后台的！第三，一定要有照片为证，俗话说“口说无凭”，谁知道的确是货物有问题还是客户恶意敲诈？

和生产以及检验部门的会议也很重要，这个会议可以让大家多少知道写货物是否有问题，有多大的问题，我曾经碰到过生产部门把我的色料混合错误，配比率搞错的事情。知道了错误所在，才能应对，我想公司内部的人，即使要对你隐瞒，也会比对客户的隐瞒少些，也就是说，你总是比客户知道的多些。假如你是外贸公司，应该马上跟工厂联系，开个会，尽量发现其中的问题所在，当然那个时候会议的主体，就是你和工厂了。

如果发现的确是我方的责任，要让对方提赔偿要求，不能自己先开口。对方提有一个好处，就是知道你要赔偿的底线在哪里。

不知道大家读过销售心理学没有，我读过一本，是我的导师（我对我这个导师崇拜的要死）写的，其中有个是喊价的技巧：当对方是行家而你是外行的时候，让对方先喊价；当对方是外行而你是行家的时候，让对方先喊价；当双方都是行家或者都是外行的时候，你要主动先喊价。这个，大家就慢慢体会吧。

第四招：如何回复客户的询价以及辨别客户的真伪

很多业务员会有疑惑，怎么我一直在回复客人的询价，却老是发出报价后没有回音呢？我想，最关键的原因，是你没有发现并找到最关键的客户。

当我收到一堆客户询价后，我会把他们先进行归类，按照我的习惯，要二次分类

第一次归类：区别询价的方式

A:书面或者电话的,这些我个人认为优先级是比电子邮件更高的.国际贸易也是需要成本的, 发个传真或者电话给你的,估计采购的急迫性和可能性会更大.(利用公司资源走个人飞单的除外,不会使用电邮的除外)

B:电子邮件

第二次归类：看询价的内容

A：详细写清产品的规格，需要的数量，这样的询价会可信度比较高点，优先级高。

B：只是广泛的问所有产品的价格，这种基本就是人家群发随便问问你的啦

对于A，要重点对待，报价，交货期都要仔细点

对于B，怎么办，是报好还是不报好呢。对于这些，我基本上回答：Dear sir, thanks for your kind quotation to XX(公司名称)。Since we have hundreds of product in different serier, please tell me which sriers/product you interested in, we will quote according to your selection. If you do not have our catalogues,please kindly refer to our website.就像打太极拳，很轻松就把问题推还给客户。如果客户回复你，那个具体产品，大概报下就可以了，估计这样的客户给你订单的可能性及其小。

我发现有些人，给客户发完询价以后，就完全不记得人家了，到时候却又会抱怨没有订单。基本上，那些我重点回复的客户，我都会做个记号，过个2-3天，如果没有收到回复，会追发个mail给人家，询问报价是否收到，对我们的价格感觉怎么样。订单不是马上就来的，有时候一个订单需要漫长的等待，而经常跟客户联系，给他于感官上的一种刺激，在他有采购订单的时候，想起你的可能性就会更大。

推荐大家看本书，韩国的<<商道>>，不要看碟片，改版很多了。

第五招：国际贸易中礼仪的重要性

1，      首先是穿著和打扮上的礼仪，其实就我本人而言，我是个很马虎，不爱打扮的人，经常穿休闲衣服。但见客户的时候，又必须讲究点。如女生最好是穿套裙，化点淡妆，少带首饰，男生最好是穿衬衫和西裤，注意擦皮鞋。尤其是在你到客户那里拜访，参加展览会，与客户第一次见面的时候，穿的保守和庄重点是比较保险的。当然啦，如果你的客户一直穿T-shirt，又和你很熟的话，你也可以跟他一样，个人感觉，你和客户穿类似的服装，会比较被他认同。假如他是西装，你是运动衫，或者倒过来，大家感觉都是很怪的。女孩子，注意装饰不要太多，禁止穿可爱类的服装，要让客户感觉你比较专业，而非比较可爱。我见客户通常都是比较中性的西装，不喜欢被他们当女人看，呵呵。

2，      写邮件和传真的礼仪，很多业务员，写邮件和传真，都很随便，也许是个人习惯了，这样或许不会影响他和客户的往来。我喜欢写信的时候，用we而不是I。而且，我还是比较喜欢跟客户正规点，显得比较professional。一般我的签名会是这样的：

Tracy

International dept

XXCO.,LTD

TEL:

FAX:

MOBILE:

E-MAIL:

而且发邮件尽量从公司的邮箱发，而不是搞个乱七八糟的yahoo，sina，或者msn。前者给人的可信度比较高了。还有，发现很多业务员常犯的错误，比如人家叫Geroge Smith，大家会写MR George，其实这个是错误的，你要么称呼人家George，在比较熟的情况下，要么称呼人家Mr.Smith。

3，      回答客户的各类询问要诚恳，不可以信口开河。比如客户问你一个产品，最小订单量是多少，这些 知道就知道，不知道就回答要问下相关的部门和人。不要吞吞吐吐，先回答这样，以后再跟客户讲不是的，上次搞错了。这样一次是可以的，次数多了，客户就会对你有想法，不信任了。

4，      接待的礼仪：包括阶级，吃饭，游玩等

接机：对于没有见过的客人，要写个接机排，提前半个小时到机场，了解周围环境，比如toilet的位置，你们车子停放在哪个位置，或者在哪里可以坐到公车或者出租车，最好还能提前知道，客户的行李多不多，以便安排多大的车去接。

上车的时候，要让客户先进，最好是坐在后排。当然，如果你开车，客户也可以选择坐在你的旁边，如果是客户开车，你最好坐在客户的旁边，坐在后面有把人家当司机的嫌疑，不好。

吃饭要事先定好位子，最好是包房，点菜前问清楚客人的饮食习惯，是否是素食者，有什么忌口没有。上电梯的时候，先按好按钮，让客户先进，出电梯的时候，也要客户先出。他们入座的时候，帮他们把椅子拉好……类似这样的小细节太多啦。

总之，接待客户的时候，要表现的细心周到；回答客户问题的时候，要诚恳，知之为知之，不知为不知，写邮件的时候，语气要谦虚，要显得专业。

最后有一句话要特别提醒大家：

客户的要求我们要尽量满足，但不是客户的所有要求我们都是要满足的。