教学档案管理制度

教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料的总称，是记载和反映学校教学实践、教学研究、教学管理主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学院教学工作中有一定查考利用价值的文件材料。教学档案管理是教学管理的一个重要组成部分，为了加强教学档案工作的规范管理，提高教学档案的质量和科学管理水平，实现教学档案工作的标准化，充分发挥教学档案在我院教学工作中的作用，更好地为学院的发展服务，特制定本制度。

一、总则

1、学院教学档案实行院系二级管理，教务处为一级管理，各系（部）为二级管理。

2、各部门要有专人负责教学档案管理工作。

3、各部门做好教学档案的收集、整理、鉴定、归档、保管和提供档案利用工作。

4、教务处督促、检查、指导教学档案管理人员做好文件材料的积累工作。

5、档案管理人员要严格保守机密，确保教学档案的完整和安全；应对教学档案妥善保管、防止档案霉烂、人为损坏、或流失；应定期对档案室以及所保存的教学档案进行检查并填写管理记录。

6、教学档案一般不借阅，因特殊情况借阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并登记借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴等。

7、查阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员下架及开卷。

8、教职人员在利用档案过程中，造成档案损坏，损失等情况，应立即报告档案管理部门。

9、档案室应有防火、防盗等设施。

二、归档

教学文件材料归档是指学院在教学实践、教学研究和管理活动中形成的，已经结束或告一段落，具有保存价值的教学文件材料收集整理，按照一定办法集中存放，分类保管，以供检索、查阅。

三、归档范围

(一)教务处

1、上级教育主管部门及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；

2、教学改革、培养目标、培养规格，学制等方面的指示、规定、办法；

3、学院规划、实施计划、有关教学的规章制度，调研报告、 会议记录、总结；

4、专业培养方案、教学计划、课程教学大纲、课程教学计划以及专业设置等文件材料；

5、调整专业设置、重点学科论证、申报、审批材料；

6、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；

7、自编教材、实验指导书等的定稿，教师参加全国统编教材，采用外来教材的目录和简介、典型教案、试题、试卷分析表，国内外专家来校讲课的讲稿、录像和录音带，以及本院录制的各种教学录像和录音带材料；

8、学生名册，学生成绩总册，学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)，学生毕业、结业、肄业等证书存根，毕业生质量跟踪调查；

9、教师及学生座谈记录及整理分析材料；

10、校历表、课程表、教学进程表；

11、教师工作量核算、登记材料。

(二)系、部

1、教师手册、教师业务情况登记表，教师基本情况材料(含学历 职称、履历、业务奖惩情况、科研成果等的原件和复印件)；

2、学科、专业、实验室建设计划、总结材料；

3、各专业教学计划、大纲、课程建设要求及安排；

4、自编教材、教学参考资料，实验(实训)指导书，习题集、 试题库，各种声像资料；

5、典型教案、重要备课记录；

6、试卷分析表、课程教学总结、实践安排表，课程设计任务书及总结，实习(实训)大纲、计划、总结，学生实验、实习报告，毕业生毕业设计(论文)；

7、第二课堂活动记录及总结；

8、学生座谈会记录，教学质量检查表。

四、归档程序

(一)形成积累

1、新学年开始后，由教务处向各系部布置形成积累教学文件材料的任务，并由系、部分管教学的主任落实到本系部工作中；

2、教务处，各系部专(兼)职教学档案员，按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。教务处督促、检查、指导专(兼)职教学档案管理员做好文件材料的积累工作。

(二)整理组卷

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系部专(兼)职教学档案员负责将积累的材料向档案部门移交；

2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行阅卷；

3、卷内密不可分的文件材料应按正件在前附件在后，印件在前定稿在后，批复在前请示在后的要求排列；

4、档案制成要求材料质量优良、书写字迹工整，图像清晰。 文字书写禁止使用红墨水、铅笔、非档案专用圆珠笔及复写；

5、报送的档案以原件为宜，报送复印件或打字件的须交验原件并经有关人员签字确认；

6、文件材料收集齐全、完整且审核、签发手续完备；

7、装订的案卷要整齐、结实，整理并按线装订，按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编定一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖档号、件号的印章；

8、填写卷内目录，字迹要工整；

9、填写案卷封面各栏目，标题要简短、明确。

(三)归档验收

1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交；

2、填写案卷目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月、日，双方各执一份；

3、教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)，次年11月前一次归档。有其它问题的可适当延缓归档。

(四)定期抽查 每学期期末教务处将根据教学档案归档目录抽查各教学部门档案归档情况，并对检查结果予以通报。

 

第二篇：电子系教学档案管理实施细则

成都市技师学院电子信息工程系

教学档案管理实施细则(试行)

为了加强我院电子信息工程系教学档案的管理，根据国家《档案法》和我院档案管理的有关规定，结合学院实际，特制定本细则。

一、电子信息工程系教学档案工作的基本原则

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。

(二) 电子信息工程系教学档案管理工作是搞好电子信息工程系教学的重要基础之一。电子信息工程系教学档案是衡量学院电子信息工程系教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学院档案管理的重点。

(三) 电子信息工程系教学档案管理按学院档案管理的规定实行统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

(四) 电子信息工程系教学档案管理工作是电子信息工程系教学管理的重要组成部分，必须纳入电子信息工程系教学工作计划、电子信息工程系教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核电子信息工程系教学质量和管理水平的依据之一。下达电子信息工程系教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检

查电子信息工程系教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定电子信息工程系教学质量、教材、毕业论文（设计）、教学成果与审查、验收档案材料同步；上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本院档案室出具归档证明同步。

(五) 电子信息工程系教学管理部门和电子信息工程系教学各部门应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院档案部门办理移交。

(六) 电子信息工程系在教学过程中形成的，具有保存价值的文件材料(包括底稿)，都必须由兼职档案员收集齐全，分类积存，于翌年第一季度，整理立卷，凡属于“永久”和“30年”保存的档案移交学院档案室统一管理。

二、电子信息工程系教学档案归档范围的确定

电子信息工程系教教学档案归档范围的原则，应从实际需要出发，从学院和职业教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的职业技能教育方针政策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定电子信息工程系教学档案的保存和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。

(一)凡在电子信息工程系教学管理和德、智、体、技能教学实践各个环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。

(二)归档的主要内容包括综合管理、学科、学生实习、技能教育、大型比赛与实训建设、教改建设等方面，具体范围见附件。

三、电子信息工程系教学文件材料的部门立卷与归档

(一)形成与积累

1、新学年开始后，系各部门兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。

2、归档的电子信息工程系教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

(二)整理组卷

1、 坚持由电子信息工程系教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向院档案室移交。

2、 根据电子信息工程系教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

(三)归档验收

1、由归档人员填写归档说明书。

2、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

3、移交时双方填写移交目录。移交目录一式两份，各执一份。

4、电子信息工程系教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其他各类文件材料均在当年寒假一次性归档。

四、电子信息工程系教学档案的管理

(一)学院档案室负责电子信息工程系教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。

(二)保管期限和保密期限已满的电子信息工程系教学档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定。

(三) 电子信息工程系教学档案保管期限分为永久、30年和10年。

(四) 电子信息工程系教学档案的补充和修改。

1、电子信息工程系系随时将补充收集到的教学文件材料整理后，向院档案室补充归档。

2、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

五、电子信息工程系教学档案工作岗位责任

（一）主管电子信息工程系教学工作院领导的职责

1、 组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。

2、定期检查和研究解决电子信息工程系教学档案工作中存在的实际问题。

(二) 电子信息工程系教学单位的职责

1、制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入电子信息工程系教学管理之中。

2、加强与学院档案室联系，共同做好业务指导、监督和检查工作。

(三) 电子信息工程系各部门兼职档案员职责

1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时将永久和30年保存的教学档案向学院档案室移交。

3、做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

(四)教研室的职责

1、负责收集教研室的教学文件等，向所在部门兼职档案员移交。

2、督促教师向部门兼职档案员归档移交各种教学业务档案。

附件：

成都市技师学院电子信息工程系档案范围和保管期限表

一、综合

二、课堂教学与教学实践

三、教材

四、电子信息工程系设备仪器类档案

五、附录：存系教学类档案

成都市技师学院党政办公室档案科

二00九年八月五日