店应收账款管理制度
为进一步规范本酒店应收帐款管理,保证资金周转顺畅,避免呆帐、死帐的出现,并结合公司实际情况,应建立系统、全面、严密的规章制度。
这些规章制度应包含如下内容:
一、明确责任主体,严密责任划分。应将财务人员、营销人员、收银员纳入责任主体范畴。
1、营销经理负责顾客信息调查与掌握、合同签订与履行、顾客管理与沟通、挂账协议管理、签单管理、债务追讨、信息反馈与提供。
2、财务人员负责登记账务、管理签单、核对账务、分析账务和信息反馈与提供。
3、收银员负责结账时顾客的签单核对等。
二、严格的办事程序规定。应严密规定顾客信息调查与报告、合同谈判与签订、合同履行、登记账务、核对账务、管理签单、分析账务和信息反馈与提供、欠款催收等工作的程序。
1、签字挂账规定。
〔1)顾客若签字挂账,必须有签字协议。协议签订前,首先由营销经理负责调查单位资信情况。若可行营销经理必须填制顾客挂账申请表并上报总经理审批后;方可签订消费挂账协议。若私自挂帐造成的经济损失由该经办人全额赔偿,同时给于违纪处理。
(2)签字挂账协议必须明确签字人姓名、单位名称、单位地址、联系电话、结账方式、结账日期、违约处理等,并预留签字人的签字字样,明确各自权利义务。
(3)小型企业、新办企业原则上不允许签字;如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。
(4)小型机关、行政、事业单位,资金不能保证的,原则上不允许签字,如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。
(五)个人一律不允许签字挂账。原则上不允许担保签字,如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。
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2、应收账款的催收
(1)应收账款由营销经理负责催收,财务人员负责提供应收款数据、应收款签单等。
(2)财务人员分析账务后,督促营销人员对欠款单位或个人的欠款实施催收。
(3)营销经理到财务领取饭费签单,并做好相应登记。
(4)营销经理收回欠款后,必须及时到财务报账并上交钱款,由往来账会计开据收据、营销经理在经办人一栏中签字、出纳员在出纳一栏中签字确认;若没有收回欠款时,营销经理要及时将饭费签单交回财务。经数次催收未能收回并预计今后无法收回的款项,必须及时上报总经理。
(5)饭费签单若有丢失,所造成的经济损失由该责任人全额赔偿,同时给予通报批评。
(6)营销经理在外出催款过程中,要做好详细的催收情况记录,并将催收记录妥善保存,作为评价顾客资信的重要依据之一。
(六)
如果结算方式使用的是支票,要注意是否为空头支票、支票有效期为10天等事项。
3、饭费签单及传递的管理
(1)吧台收银员对签字账单的合法性负责,审核内容包括:签单人是否有签字权、,是否注明签字人的单位名称、字迹是否属实、清楚、签单金额和消费金额是否相符等,若签字账单存在上述问题,款项由该收银员负责收回,无法收回的,负赔偿责任。
(2)往来帐款会计,应对账单的合法性、真实性、准确性负审核责任,若经往来账款会计审核过的账单不符合规定且出呆账、死账的,该往来账款会计负连带责任,按过失处理。
(3)往来帐款会计于每月1日把上月的应收帐款明细表报财务经理处,财务经理对上月的应收账款进行汇总、分析后,将应收账款汇总表和分析结果上报总经理。
(4)往来账会计审核后退回吧台的账单,即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款,由该经办收银员补办手续,若出现呆账、死账,由该收银员全部赔偿。
4、健全的档案资料管理规定。
1、营销部:客户信息调查与报告、挂账协议、欠款催收情况记录等。
2、财务部:应收款凭证、收据、账簿、报表、顾客签单等。
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酒店应收账款管理办法
为进一步规范我店应收帐款管理,保证资金周转顺畅,避免呆帐、死帐的出现,并结合公司的有关规定,特制定本办法:
一、挂账程序:
1、挂账客户的确定:由营销部对信誉较好且符合酒店规定的单位或个人在酒店管理系统上建立挂账客户名录,并根据签定的挂账协议将协议价与有效签单人及时通知前厅和财务部稽核。
2、前厅结账:有挂账权的协议客户消费后必须在结账单上签名确认,前厅收银根据结账单与顾客签名做相应挂账处理。
3、核对分单:每月3号前由财务部稽核员统计出挂账客户上月的累计挂账金额,于每月5号前将月挂账单与营销部人员核对,将相关挂账单据分派到各相关收账员。
4、与客户对账:营销部各收账员于每月15日前将挂账单送至客户核对,确认无误后,根据挂账金额开好#5@p准备收账。有异议的挂账单由营销部带回与财务和前厅、餐饮等营业部门核对,核对无误后再与客户确认。
5、结账收款:营销部收账员原则上应保证在每月月底将上月挂账款收回,并通知财务部进行稽核与销账。收账过程中如遇到客户要求部分减免或打折等特殊情况,营销人员应请示总办领导,同意后方可调整。
二、#5@p开具规定;
1、挂账客户的#5@p,原则上应由财务部出纳员开具,所开收款人名称应与挂账客户名称一致,所开金额应与所核对确认的挂账金额一致。
2、特殊单位客户,需要收账员携带空白#5@p的,则由财务部出纳员登记好#5@p相关资料后,由收账员签字领用,收账员返回酒店后应立即交回#5@p。
三、收账责任:
所有应收账款原则上由营销部负责予以收回,营销部经理为总责任人,但营销部应根据业务划分情况将责任具体到人,挂账回收的情况将直接与营销人员的个人效益考核相挂钩。
四、坏账处理:
1、原则上当月应收回上月的挂账,营销部对第二个月还未收回的挂账应评估风险,第三个月还未收回的挂账则应考虑取消该客户的挂账资格,并及时通知相关部门。
2、酒店坏账率应尽量控制在5‰以内。
五、公司签免单处理方法:
公司有效签免人每月限量签免,且结账单上必须注明招待的单位名称或个人姓名及招待原因。
某某大酒店
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