市场部对外邮件发送流程
因市场部为公司与客户方业务联系的重要枢纽,日常工作中常需对外发送邮件,为了继续维护我们公司的本质形象,进一步规范我部对外部邮件的发送流程,根据公司经营特点及目前邮件处理的实际情况,特制定重要类、普通类邮件的拟写要求,及重要类邮件发送流程。
一、对外邮件类别
对外发送邮件的可大致分为两大类别:
㈠ 重要类对外邮件
1. 反馈投诉、整改单类
2. 客户更改配餐要求或我司申请调整餐谱类
3. 协调合同、餐价变更类
㈡ 普通类对外邮件
1. 申请调拨物资类
2.订单及相关咨询业务类
二、拟写邮件要求
拟写邮件时应充分考虑是否对我司的收益、商誉、形象有所影响,特别是对于客户提出我司较难接受的要求时,应充分从客户方面着想,逐条列明因由,并向客户请求谅解。对于邮件格式等的拟写要求如下:
㈠ 语义清楚
向客户发送邮件的语气应表现出我司积极为客户着想,字
句的段落分明、语意的清楚连贯,避免跳跃性的思考,以免对方产生误解或摸不找头绪。
㈡ 避免情绪化用词
在情绪不好时应调整心态,以避免语意的表达较激烈,对双方关系造成伤害。因每人背景不同,对于文字表达上的认知也会有所不同,所以在文字的使用上,需小心斟酌。
㈢ 引言及署名
在信件往返之间,保留适当的引言,有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话,则可能会造成对方的困扰。对不同的收信对象,可能会有不同的署名。但无论如何,在信件最后署名,以表示对对方的尊重。
㈣ 大纲归类
邮件编写前应编排大纲,以大纲及主要内容为中心进行编写,注意章与节之间序号的顺序。
㈤ 文法/错别字/标点符号检查
在邮件发送前,必须从头到尾先检查一遍,是否有文法错误、错别字、标点符号使用不当,特别注意核对客户名、网站、地址是否准确。
三、 重要邮件发送流程:
对于各类重要邮件如:投诉及整改单类、客户更改配餐要求或我司申请调整餐谱类、协调合同及餐价变更类、洽谈地面业务类等的发送流程如下:
德鲁克咨询(济南)有限公司
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