第二节：公文的格式

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、份数等部分组成。

1、公文眉首

又称版头，是指臵于公文首页红色横线或红色文武线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。第一行发文机关标识与上页边距离为8cm,眉首占公文首页2/5；第一行发文机关标识与上页边距离为12 cm；第一行发文机关标识与上页边距离为3cm,眉首占公文首页1/5。

（1）、公文密级分为绝密、机密、秘密三个等级。发用3号黑体字顶格在公文首页版心右上角第1行标识。如同时标识保密期限，则在密级之后标注保密期限，秘密等级与保密期限并排，之间用“★”隔开，如有具体保密期限应当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项３０年、机密级事项２０年、秘密级事项１０年认定。

（2）、公文紧急程度分为特急、急件两种。用3号黑体在公文首页版心右上角第1行标识，两字之间空1字，在红色文

武线下左下角标识，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，则在第1行标注秘密等级，第2行标注紧急程度

（3）、发文机关标识。发文机关名称应当使用发文机关全称或者规范化简称。标识由“发文机关名称 + 文件”组成

联合行文时，发文机关标识应当主办机关排列在前（样式略）。联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（4）、公文发文字号应当包括机关代字、年份、序号，臵于发文机关标识之下，用3号仿宋体标注。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数码标注；年份应标全称，用六角括号??括起来。序号不编虚位（如1不编为001），不加“第”字。联合行文，使用主办机关发文字号。

（5）、上行文，应当注明签发人、会签人姓名，签发人或会签人一般应为部门主要负责人。签发人、会签人姓名标注在红色横线上，右侧空一格的位臵，“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2 公文主体

是臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素的统称。

（1）、公文标题，位于公文眉首之下、正文之上。标题由“发文机关名称 + 公文主要内容 + 文种”组成；公文标题中除法规、规章、规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题文字应力求简明扼要。公文标题用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）、主送机关是指公文主要受理机关，应当使用主送机关全称或者规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格。公文主送机关名称的排列，按先市级、县级局，后自治区局机关各单位的排序；如果跨系统联合行文，按党、政、军、群顺序排列。主送机关名称过多，回行时仍需顶格。因主送机关过多而导致公文首页不能显示正文时，应作技术处理，将主送机关名称移至版记中的抄送栏，并在抄送栏中另设臵主送栏予以标注发送。

一些在主送机关标注处不标注主送机关的特别公文，如会议纪要、桂工商阅等，可在抄送栏中另设主送予以标注发送 。

（3）、公文正文，位于主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份之间不能回行。

（4）、 公文附件，应在公文落款之上、正文之下空1行左

空2个字、用3号仿宋体字标注“附件”二字，后标全角冒号，冒号后标注附件顺序号和附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号，如回行应与上行文件附件名称文字齐平。附件正文应在落款之后，主题词之前另页全文打印，与公文正文一起装订，并在附件正文首页左上角第1行顶格标识“附件”(有序号时依顺序标识序号)。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件页数太多不能与公文正文一起装订的，应在附件首页的左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件序号、附件名称并印制附件正文(见式样一)。

（5）、公文生效标识,指发文机关印章或签署人名章和成文日期。应当加盖公章。公文成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议纪要以负责人签发日期为准；电报以发出日期为准。如负责人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办单位重新确定。

A、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，并加盖公章。成文日期右空4个字，加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。两个单位联合行文，也不署发文机

关名称，只标识成文日期并加盖两个印章，成文日期应适当拉开，左右各空7个字，主办机关在前，两个印章互不相交或相切，相距不超过3mm，两个印章均压在成文日期上；三个单位以上联合行文，发文机关名称按主办机关在前、其他机关在后的顺序排列逐一署名在相应位臵后，并加盖印章；印章每行最多排3个，两端不得超出版心，最后一行如余1个或2个印章，均居中排列，最后一行印章之下右空2个字标识成文日期。

B、印章的加盖方法有下套式和中套式2种。下套式加盖方法适用于带有国徽印章、印章下弧没有文字的印章，仅以下弧压在成文日期上；中套式加盖方法适用于印章下弧有文字的印章，要求印章的中心线压在成文日期上。

C、 当公文排版后所剩空白不能容纳印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

（6）、公文附注,位于主题词之上，成文日期之下空一行左空2字。附注内容用3号仿宋体标识并用括号括起来。公文附注内容为“此件登报（公报）”、“此件摘登报（公报）”

或其他需要说明的事项。请示性的上行文附注处标注联系人姓名和电话号码 (见式样二、十)。

3、公文版记

是臵于主题词以下的各要素的统称。

（1）、主题词，在公文末页抄送栏之上，居左顶格标识。“主题词”3个字用3号黑体字，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词使用方法按照《国务院公文主题词表》的规定和要求标引。

（2）、抄送栏，设在主题词之下，之间用黑色横线加以区别。抄送栏根据公文内容性质和文种、格式不同，分别设主送、分送、抄送等栏目。一些不宜在正文上设臵主送机关的，在抄送栏中另设臵主送栏标注主送机关；需要送党委、人大常委会、政府、政协领导的用“分送”；需要送其他隶属和不隶属部门的均用抄送。机关名称的排列分三层：第一层为党、军、群；第二层为人大常委会，政协办事机构，法院，检察院；第三层为各民主党派，工商联。

抄送栏左右各空1字，用3号仿宋体标识，在“主送”、“抄送” 、“分送” 2字后标全角冒号。主送、分送、抄送的机关需回行时与上行机关名称对齐，末尾标句号。

（3）、印发机关栏，设在抄送栏之下，之间用黑色横线加以区别，居左空1字标识。印发日期居右空1字用阿拉伯数字标识，

印发日期为公文付印的日期；无抄送机关在主题词之下，占l行位臵，用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。

（4）、印发份数位于印发机关栏下右侧，之间用黑色横线加

以区别。右空2字注明印发份数，用括号括起来。

第三节、常见公文的写作及训练

1、通知：

式样

机密★一年

特 急

桂工商发?2007?××号

广 西 壮 族 自 治 区 工 商 行 政 管 理 局 文 件

自治区工商行政管理局

关于×××××××××××通知

各市、县工商行政管理局，局机关各处室、单位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××。现将有关事项通知如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××××××××

2．××××××××××××××××××

二〇〇七年×月×日

2、请示和报告

式样

机密★一年

特 急

桂工商报?2007?××号 签发人：×××

广 西 壮 族 自 治 区 工 商 行 政 管 理 局 文 件

关于×××××××××的请示

自治区人民政府：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

恳请批复。

二〇〇七年×月×日

（联系人：×××，联系电话：××××××××××）

主题词：×× ×× ×× 请示

广西壮族自治区工商行政管理局办公室 20xx年×月×日印

（共印××份）

**报告的格式是一样的，不同的是中间的内容，报告中不得夹带请示的事项，结尾不可有肯请的结语。

3、通告：

中华人民共和国公安部通告

为确保国际民航班机的运输安全，决定从19xx年11月1日起，在中华人民共和国境内各民用机场，对乘坐国际班机中的中、外籍旅客及其携带的行车物品，实行安全技术检查。

一、严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。

二、除经特别准许者外，所有旅客及其行李物品，—律进行安全检查，必要时可进行人身检查。拒绝检查者，不准登机，损失自负。

三、检查中发观旅客携带上述危险物品者，由机场安全检查部门进行处理；对有劫持飞机和其他危害飞行安全嫌疑者，交公安机关审查处理。

特此通告。

19xx年1月5日

4、决定

决定的结构分为首部和正文两部分。

（1）首部。包括标题和成文时间两部分。

标题。标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由加文

种构成；另一种是由事由和文种构成。

成文时间。指发布决定的时间。在标题正上方注明成文的年、月、

日期，或者在标题下方用括号注明某年某月某日某会议通过字样。

（2）正文。正文的结构一般由三部分组成。一是开头部分，简要交

代决定的缘由、目的、根据；二是主体部分，主要写决定的内容，落

实决定的要求和措施，要求具体明白、层次清楚，便于有关单位执行；

三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明。有的决定需要带附

件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的

名称或依据，并将附件附在主件之后。

关于授予广州市迎"九运"城市基础设施建设及环境综合

整治特别奖的决定

广州市建委：

今年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设

了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环

境综合整治工作，中国教育总网文档频道为保障"九运会"的成功举办

提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了"一年一小变、三年一中变"的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和"九运会"组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为"国际花园城市"。

为此，建设部决定，授予广州市迎"九运"城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中在创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！

中华人民共和国建设部 20xx年12月29日

5、会议纪要：对会议的内容记实其要。

××县人民政府第六次常务会议纪要

时间：××××年×月×日上午八点半至十二点

地点：县政府常务会议室

主持：县长×××

出席：副县长×××、××、××、×××办公室主任××× 请假：×××（出差）

列席：×××、×××、×××

记录：×××

现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：

一、会议听取了副县长×××关于召开经济工作会议准备的情况

汇报，讨论了扩大县属企业自主权的十条规定。会议同意县经济工作会准备情况汇报，并决定于×月×日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县原各公司签订经济责任书。

二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。

三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见（讨论方案）印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府文件印发。

××县人民政府办公室 ××××年×月×日印发

6、通报：通报的分类 ：根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。

（一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。

（二）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。

（三）情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上工作为目的的通报。

××市人民政府关于表彰计划生育先进

集体和先进工作者的通报

各县（市、区）人民政府，市属各部门：

“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。二000年度，全市人口出生率降到5，平均生育率为0.87，低于全国、全省水平。这是全市各级干部、计划生育工作者和全市人民共同努力的结果。为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展，市人民政府决定授予××县等三十五个单位“全市计划生育先进集体”光荣称号，授予×××等四十五位同志“全市计划生育先进工作者”光荣称号。希望受到表彰的单位和个人，要戒骄戒躁，继续努力，为我市计划生育工作向深层次、高质量发展做出新的贡献。

二00一年，是“十五”计划的第一年，各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神，继续把计划生育工作放在更加重要的地位，坚持不懈地抓下去，切实加强领导，坚持按《条例》规定依法管理，大力加强基层基础工作，力争我市“十五”期间人口出生率控制在5以内，为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗。

附：××市计划生育先进集体、先进工作者名单。（略）

××市人民政府（盖章） 二00一年二月五日

 

第二篇：标准公文格式文档编写

标准公文格式文档编写

一、公文用纸格式

公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）单页，也可采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸要符合档案保护技术要求。

公文用纸的页边与图文区尺寸。公文天头（上白边）宽20毫米+05毫米；地脚（下白边）宽7毫米+05毫米；装订边（左白边）宽20毫米+05毫米；翻口边（右白边）宽15毫米+05毫米。

国内通用16开型纸图文区尺寸为：长233毫米，宽149毫米；国际标准A4型纸图文区尺寸为：长270毫米，宽175毫米。

二、公文印制格式

公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。发文机关的版头推荐用黑变体字（高22毫米、宽15毫米）或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其它重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都彩三号或四号仿宋体字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修

辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计量单位须使用国家法定计量单位。

正文开头和每一段落首行空两个字，回行时顶格。正文文字的每行宽度与图文区宽度相等。

页码是标记公文张页的顺序号，用阿拉伯数码标注，数字两侧各标一短横。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书订。

三、公文文面格式

（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）

版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。常用的公文版头形式有三种：

1、由发文机关名称加“文件”二字组成。

例如：国务院文件

2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。

例如：安徽省人民政府

3、几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；

也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。 例1：安徽省人事厅文件

例2：安徽省人事厅

安徽省科委文件

安徽省财政厅

4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。 例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。 为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。

（二）密急

密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。

密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。

（三）紧急程度

公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。

（四）发文字号（亦称“文号”）

发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。例如：皖政

[1997]18号，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是发文的年度，“18号”是19xx年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。

上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。

机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

（五）公文标题

公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。

公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。

当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。

1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如：“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知”。这

份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名称。

2、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如：“铜陵市人民政府令”。

经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。

公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。

（六）主送机关（亦称“抬头”）

主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。

主送机关的确定，应注意以下几个方面：

1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。

2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。

3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。

4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。

5、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。

（七）正文

正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。

当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。

（九）发文机关署名

公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。

（十）成文时间

成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出日期为准。

成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。

成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、月、日。成文时间使用汉字写明年、月、日，年度使用公元纪年全称，不得简写或省略。如：19xx年1月8日，既不能写成“97年1月8日”，也不得写成“九八、元、八”。成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。

（十一）附注

附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。 （十二）主题词

主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。 公文应根据内容和文种标明主词题。

（十三）抄送机关

抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽140毫米，高1毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。

（十四）印发（翻印）机关、印发日期

印发（翻印）机关、印发日期统称为印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关钱称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。