商务电子邮件写作

在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)20xx年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更重要的原因是人们不知电子邮件的注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用应该注意以下问题：

一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择

方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：

（一） 公司或个人的秘密信息

电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。

（二） 敏感的话题

电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

（三） 复杂的信息

信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、 写邮件的目的是什么

人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：

（一） 影响收件人的行为

告知或说服收件人实施某个行为。例如：

1.请于周五前将我的提议意见发给我。

2.请于会议前三天发放议事日程。

3.请重新安排我的约会。

（二） 通知收件人

提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：

1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。

2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。

3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。

三、 对收件人了解有多少

沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有：

（一） 与收件人的关系。

（二） 收件人是否希望收到这封邮件。

（三） 收件人对这一主题的信息。

（四） 收件人读信后的反应。

（五） 收件人对这一主题的兴趣。

（六） 收件人收到这封信的感受。

如果给了解的人写信，上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是毫无了解的人写信时，就需要根据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如：

如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么

在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。 下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一） 要询问什么问题？

（二） 要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三） 要陈述什么观点？

（四） 要征询什么意见？

（五） 要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六） 要推销什么产品？为什么对方要购买？

（七） 为什么要表示感谢？

用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如：

1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？

2.很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。 如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如： 你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时，才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。因此，我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件，你会发现邮件应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。

要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清晰、简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如：

我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。

你的意见如何？

卡尔

六、邮件中如何组织信息

一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素：

（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。

如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。

（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中，好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。牢记：正文应该是对重要信息的支撑、解释和扩展。如果不是，就赶紧省略。

（三） 是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。

（四） 是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅提供简要的说明。

七、将信息写出

如果你遵循了以上建议，那么写一封清晰、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简单。写邮件时，需要注意：

（一） 在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

（二） 使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。

（三） 确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。

（四） 如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

（五） 不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需根据特定的情况来改变内容即可。注意模板的使用原则：

（一） 模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。

（二） 不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。

（三） 只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。

（四） 仔细校对模板信息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有使用他人名字或忘记变更日期等等。

当今，对于正在从事跨国业务的公司和员工来说，客户对你的第一印象多半来自电子环境，而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。一间美国大型企业首席执行官说：“在工作上能够不断精进的，是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此，对于许许多多的员工来说，良好的写作技巧是职场获胜不可缺少的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔宝贵的财富。

 

第二篇：商务英语电子邮件写作解析

在经济全球化的形势下，商业人士不仅要精通商务，而且要通晓英语。作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。据调查，88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。提高商务电子邮件的质量，亦即意味着减少误解，成功沟通。但许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式及相关技巧，因此，笔者在此就如何写好一封商务英语电子邮件做一个详尽的介绍。一般写作原则在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。具体内容如下：

1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正题。2、内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority,ASAP等，以免引起不必要的纠纷。4、简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。5、礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude,impatience,we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”,“your kind inquiry”,“I would appreciate it if you would...”等词语和句式。格式范例常见的商务英语电子邮件格式如下：From:写信人电子邮件地址To:收信人电子邮件地址Cc:抄送收信人电子邮件地址Bcc:密送收信人电子邮件地址Subject:主题摘要-URGENT-急件标示方法称呼Beginning:Body:(Reasons for writing)(Request for action)Ending:礼貌结束语（Complimentary Close）写信人全名（Writer's Full Name）写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department）写信人所属公司（Writer's Company）??其他信息(Other information may include company's name,logo,address,phone number,fax number and website)各个构成部分的写作介绍1、邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发c)若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可用“Dear+First name+Surname,”作为称呼，如：Dear ImranJawed,Dear Moira Gedding。d)若邮件是一份通函，同时群发给几个人收时，可用“Dear all,”作为邮件称呼。e)若双方关系较亲近，可用“Dear+First name,”或“Hi+First Name,”作为称呼，后者在美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack,Hi Mike等。f)称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号（：），如：Dear Mr.Jones:。

4、开头（Beginning）：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：a)I am writing because/to...b)I am writing in connection with...c)On Saturday,3rd March ,I bought a BX Mountain bike from your shop. Since then I have had to return it eight times for repairs .d)The noise made by the work-men in your apartment is causing me considerable discomfort.若是回函或写信前与收信人已经联系过（如：通过电话等），开头应确认已收给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。2、主题摘要（Subject）：邮件的标题应当意思明确、信息具体化。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确

保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“A:訲his is very important! Read Immediately!?B:訫eeting?C:訯uestions about Meeting?D:訫onthlySales Meetings?”等四个标题中，A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确、一目了然。3、称呼（Salutation）：每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习惯。以下几点可供参考：a)下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.+sur name（姓）”作为称呼，如：“Dear Mr .Jackson , Dear Mrs. Anniston ,Dear Miss Jones”。其中Mrs.用于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的“女士”。b)若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用“Dear+Title,”作为称呼，如：Dear Credit Manager ,Dear Sales Manager ,Dear Human Resources Manager,这些称呼比“Dear Sir or Madam,”要更清楚、更可取。到对方的邮件或提及这一联系，常见开头句型如下：e)Thank you for your email of 12thMay in which you asked for information about holidays in Thailand . f)Further to our meeting last Tuesday, am sending you the amend-ments to the contract as we agreed.5、正文（Body）：信的正文是信函的主体，是最重要的部分。这一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记“5C”原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参考：a)使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b)段落与段落之间空一行；c)提供段落的小标题；d)使用列举符号罗列具体信息；e)使用项目符号或下划线强调重点内容。Dear Mr.White,Further to our telephone conversa-tion yesterday,we would like to confirmyour additional requests and are pleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.●Provide two rooms from March 15thto the 17th.●Provide ten tables for each room.●Provide a TV and DVD in one room.●Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoyour excellent service.If you have anyother questions,please feel free to con-tactus.We are looking forward to meetingyou soon.Sincerely,Bush JacksonOfficerArrowhead Conference Center6、结尾（Ending）：邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分应避免画蛇添足，造成累赘感；同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给读者留下良好的印象。常见句型如下：a)I am looking forward to meetingyou soon.b)Thank you for your cooperation.We wish to take you as our regularcustomer.c)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirm the order by the end of thismonth.d)If you require further copies ofthe contract,please contact me and Iwill arrange for them to be sent to you.7、礼貌结束语（Complimentary Close）：一般信函礼貌结束语有几种，在英国“Yoursfaithfully,”是正规用法，在美国常用“Sincerely yours,”，两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说，正式的邮件可用“Sincerely,”，若双方比较熟悉、亲近时，可用“Regards,”。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，后面要逗号。8、写信人全名（Writer誷FullName）：在礼貌结束语空一行处写信人应该写上名和姓。若读者是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加“姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名第一字母都要大写。若是双名，其汉语拼音应作为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：“He Dongling”属于正确的写法，而“Dongling He”、“He DongLing”则不妥。9、写信人职务及所属部门（Writer誷Title and Department）：增加这部分信息主要是为了便于读者了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。10、写信人所属公司和其他信息：这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码、网址等。商务英语电子邮件写作的其他注意事项和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己的习惯格式以外，其最大的特点是它通过英特网这一媒介进行传送，其传送的速度比一般信函要快，正因为这一特点，才受到越来越多人的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据网络的特征注意

以下几点：1、了解收信人和抄送收信人的区别。一般来说，写信人不会期望抄送收信人的回复或采取某种行动。2、选择一个职业化的邮箱地址。诸如“SexyGirl、CoolCat、Ladykiller”等过于随意，不利于正式商务沟通。3、不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮件），以免浪费对方的宝贵时间。4、邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；若附件容量较大，还应对其进行压缩，从而减少收件人的下载时间。5、写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而，电子邮件的传送速度惊人，一旦点击“Send”，一切不该说的话都已覆水难收。6、避免过度使用缩略语。诸如“Plz、Immed、IOW、RGDS、FYR、FTF、Thks”等属于网络聊天缩略语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为：“Please、Immediately、Inother words、Regards、For yourreference、Face to face、Thanks”。当然，类似于“Mr.、Mrs.”等缩略语早已成为正式的表达，其全拼写反而不妥。7、一般邮件中都自动生成写信日期。若要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要规范。如“10/12/2005”这一写法容易产生歧义，在英国指的是20xx年12月10日；而在美国是指20xx年10月12日。规范写法为：10th December2005（英国英语）、10 December 2005（英国英语）、October 12th,2005（美国英语）、Ootober 12,2005（美国英语）。8、在点击“Send（发送）”之前，应当仔细阅读邮件，以确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。最后要和大家说的一点是，电子邮件的普及往往会让人忽视其应有的规范和格式，以上对商务电子邮件的写作原则、格式以及注意事项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英语电子邮件不仅反映写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人为人处事的态度和风格。