电子邮件有比较统一、固定的写作格式，写作方法如下：

地址栏（To）电子邮件的地址，是指收信人地址、抄送收信人地址等。（From）是指写信人地址，都只需要填写电子邮件地址即可。

主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。是指邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语。如：“Your Meeting in California”“,Your Order”，“Weekly Sales Meeting”等标题都信息明确、一目了然。

称呼（Salutation）商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方姓氏，如果是朋友之间的邮件，可以用随意的称呼。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”,“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分（Body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。

敬意结尾（Complimentary Closing）结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”,“Best Wishes”,或使用“Have a nice day！”“Good day to you！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。

签名（Signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。

附件（Enclosure）电子邮件中如果带有于邮件内容相关的附件，

可用word，excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式#5@p、定单

或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确

认。

附言（Postscript）打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在

签名下方注明P.S，再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常

常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件。

无明确告知收寄人及双方的电子邮件地址等，因此可从称呼开始。

Dec.19.2011

Dear Manager,

We apply to buy some computers and a printer because the

ones now in use have been used for more than five years and troubles

have been frequently flared up, which have greatly influenced our work.

Besides, three new workers also need to be equipped with computers.

We need to buy eight computers and a printer in all, the budget of which

is about fifty thousand yuan. We hope you will approve our application.

Best wishes.

Yours,

Wang Hai

 

第二篇：日文电子邮件的格式

日文电子邮件的格式礼仪讲解

1．在开头自我介绍

这是社会常识，但开头不自我介绍的学生还是相当多。

＜良い例＞

関西大学の見舘です。

先日は申請の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。 ＜悪い例＞

先日は申請の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

2．发信人（from）标注姓名（全名）

在邮箱的设定画面「名字」或者「发信人」「from」的地方，设定象「Yoshitaka Mitate」「見舘好隆」这样的全名。这是为了让对方不打开邮件就知道是谁发来的了。邮箱的邮件一览的发信人栏如下所示。

＜良い例＞

見舘好隆 ＜collegegradcareer@im.allabout.co.jp＞

Yoshitaka Mitate ＜collegegradcareer@im.allabout.co.jp＞

不设定发信人（from）栏就成这样了。

＜悪い例その1＞ collegegradcareer@im.allabout.co.jp

这样就完全不知道是谁寄来的。其中，也有买电脑时只设定姓或名，或者昵称的人。结果就成以下这样。

＜悪い例その2＞

ウタダ ＜collegegradcareer@im.allabout.co.jp＞

Hikaru ＜collegegradcareer@im.allabout.co.jp＞

Hikki ＜collegegradcareer@im.allabout.co.jp＞

只设姓还好，若只发昵称或名的话，那是相当丢脸的。

3．第一次发邮件，最好写明给什么部门的谁

邮件和信最大的区别在于不用写时令的寒暄。拝啓＆敬具、前略＆草々都不用写（寒暄是必要的。如“お世話になっております”等）。

但是，和信表面同样，最好在开头明记是发给哪个部门的谁。第2次可省。但是，如果该邮箱是共用的话，必须在文章开头注明是发给谁的。

＜例＞

○○大学 ○○研究科

教授 ○○ ○○様

はじめまして。関西大学文学部史学地理学科4年生の、

見舘（みたて）好隆と申します。

4． 标题（件名。Subject）为本文内容的简单归纳

「研究生申請について」「１次面接の感想とお礼」「研究生申請の件」等等，邮件正文开始前就能明白大概内容的标题。「質問です」「相談です」「よろしく！」这些标题完全令人费解。

5． 一行的字数为全角35字（半角70文字）以内，然后为了便于阅读换行 总之一行太长的话难以阅读。考虑到便于阅读，请换行。另外，邮箱设定中可以设定一行的字数。

＜良い例＞

関西大学の見舘です。

先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。 御社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、

大変ためになりました。さらに御社への熱意を高めることが

できました。

＜悪い例＞

関西大学の見舘です。先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。御社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、大変ためになりました。さらに御社への熱意を高めることができました。

6．首次发邮件必须写明“从哪知道的”

如果不写明就非常奇怪。因为个人情报泄露非常普遍。

例：ＯＧの山田さんにご連絡先をお聞きしました。

有楽町支店の佐藤さんにご連絡先をお聞きしました。

ホームページを見てメールを書かせていただきました。

7 尽可能短

太长就不想读了。

8．尽可能设定为文本形式

最近HTML形式的邮件增多，但也有讨厌HTML形式的。没必要特别惹怒对方，为了万一还是用文本形式比较安全。而且HTML形式回信时有可能没法直接引用。

9．署名

请在文章最后写上姓名?学校名?住址?电话号码?手机号码?邮箱地址。不写这些的学生很多，让我很惊讶。署名可以代替名片，从对方得到回信的可能性增高。署名可以在邮箱简单设定。

＜署名の例＞

*********************************************

関西大学 文学部 史学地理学科４年

見舘 好隆（みたて よしたか）

〒123-4567

○○県○○市○○○○○○1-23-45

自宅TEL：03-1234-5678

携帯TEL：080-1234-5678

e-mail：##########@im.allabout.co.jp

*********************************************

10.个人觉得首次给教授邮件的要点

1）介绍个人情况（大学，成绩，经历，证书等，文体等不必要的方面不用说）

2）恭维教授在该领域研究的成就

3）谈个人志向与教授研究的结合点（即说明为什么找他而不是别人，换专业的最好给出令人信服的理由，以及大学期间自学或选修过这方面什么课程，或者相关的活动）

4）表达对该教授的诚意，最好达到让教授感到非此他莫属的境界

个人觉得研究计划，简历第一次没必要发，首次发信要简明扼要，有需要的话教授会问你要的。

以上讲解仅供参考!

大阪産業大学中国留学生同窗会

会长： 潘鹏

TEL: 080-6505-9888

FAX: 072-871-7227

EMAIL: pan.gundampp2002jp@gmail.com

blog:

（大阪産業大学大学院経営?流通学研究科）

让我们在平凡中创造辉煌！

? 日文电子邮件格式

发布人：李洁

文章摘要：日文电子邮件格式

1、日语电子邮件的主要结构及特点

①日语电子邮件主要包括：地址栏、件名、邮件正文、添付文件等 ②主要以书信为参照对象，电子邮件有如下特点：

a 简洁明了

b 较少使用文言语，要使用通俗易懂的语句

c 一封邮件大都只说明一件事或几件有关联的事项，不同的事或关联不大的事项要分成不同的邮件发送

d 邮件中寒暄语、客套话等相对较少，大多使用较简单的礼貌用语，或直奔主题

2、书写日语电子邮件时的注意点

①地址栏：避免出现乱码

②件名：语句不要太过冗长，要简洁明了并贴切邮件正文的内容 ③正文：

a 起头：先说明邮件是发给谁的，一般在对方的姓之后加様ｏｒ殿(どの)；然后要说明自己的身份，一般包括姓名和公司名称。

b 邮件内容：邮件的正文部分语言要简洁明了，尽量少用文言表达方式，尽可能不用生辟的汉字词汇。

〉比较重要的内容放在前面。

〉关于多项关联事件的邮件需分层次、有逻辑的进行说明。

〉书写邮件时尽量少用符号，尤其是特殊符号，以避免对方收到时显示乱码。 〉第一次给对方发邮件时，要对自己进行简单的自我介绍，包括：姓名（全名），公司，职务，以及给对方发邮件的原因等

〉有附件时，要在邮件中说明附件的大致情况，包括文件名、文件内容的简单介绍等。

④结尾：邮件的结尾大都很简单，不用添赘过多的寒暄语。

⑤署名：最好制作个人的署名，在邮件结束时插入即可。但对于经常有邮件来往的对象，署名可相对简单一些.

样本，

xxx 様

お疲れさまです。

xxx営業所のaaaです。

早速ではございますが、首記の件につきまして

本日xxx通信 bbb係長よりccccトーキン サンプル4本を

頂きましたので、こちらも同梱させて頂き

5/1（木）出荷にて工場に発送させて頂きます。

ご確認の程、宜しく御願い致します

基本格式就是如此。开头用写诸如：いつも大変御世話になりありがとうございます。

等的语言。结尾也可以直接用： いじょう 结束就可以了。 写信时

拝啓 益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。

敬具

拝啓 益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

敬具

发电子信的时候，要简单的多 いつもお世話になっており、ありがとうございます。 さて、。。 。。。 以上、宜しくお願いいたします。日文商务邮件撰写注意事项2010-3-30 雅虎日本 导读：在日语学习中，日语阅读与日语写作有共同之处。在阅读文章的时候， 也有助于写作能力的提高。下面我们就来看看这篇关于日文商务邮件撰写注意事 项的文章，在阅读的同时，学会如何写日文商务邮件。コミュニケーションに不可欠なビジネスメールには、 マナーがあることを しっかり覚えておこう。 知らずにいると恥をかくだけでなく、大きな損失につ ながることも?。 请牢记交往中不可或缺的日语商务邮件的礼仪吧。不知道的话不仅会出丑， 还可能造成巨大的损 失?? （1）宛先 BAD：A 社のサト ウさんに送るはずが B 社のサトウさんに送っ てしまった！ GOOD：宛先間違 いは絶対 NG ！?ドレ ス帳には会社名と敬称 もつけて登録し、送信 前には必ず確認しよう （1）邮件地址 BAD：要发给 A 公 司的佐藤的邮件错发给 了 B 公司的佐藤！ GOOD：邮件地址 绝对不能错！在地址薄 上加上公司名称和尊 称，发送之前一定要确 认。 （2）CC

BAD：顧客100名の?ドレスをCCに入れてダ?レクトメール送信！ GOOD：CCは同じメールを複数に送るとき便利だが、全員の?ドレスが表示されてしまうため個人情報の流出に注意

（2）抄送

BAD：抄送100名客人的邮箱地址发送商品邮件！

GOOD：尽管把邮件抄送给多人很方便，可是这样会显示所有收信人地址，要注意个人信息的泄露。

（3）BCC

BAD：どんなメールもBCCで上司に送っていたら怒られてしまった！ GOOD：他の受信者に知られず送信できるBCC.報告を兼ねて使うのはいいが大切な報告や共有は口頭で

（3）BCC（秘密抄送）

BAD：不管什么邮件都BCC给上司，结果被骂了！

GOOD：BCC发送可以不被其他收信人看到。兼带报告的使用倒是不错，不过重要的报告和共享信息还是亲口说更好

（4）件名

BAD：件名を入れずに送ったら読まずに捨てられていた！

GOOD：毎日何十通ものメールを受け取る人は、件名で優先度の判断をする。漠然とした件名は迷惑メールと思われる可能性も

（4）邮件主题

BAD：发送时没写主题，于是看都没看就被跳过了！

GOOD：每天收到几十封邮件的人会根据主题来决定优先顺序。含糊不清的主题可能让人觉得是垃圾邮件。

（5）添付

BAD：画像データを10点送りたいのにエラーが出て送れない！

GOOD：添付フ??ルの容量には制限がある場合も。分割か圧縮して送ろう。相手先サーバーにより容量は異なるから注意

（5）附件

BAD：想添加10个图像文件，可却显示错误无法发送！

GOOD：有的邮箱对附件大小有限制。请分开或是压缩后再发送吧。根据对方服务器不同，大小容量也有差异，请注意。

（6）宛名

BAD：取引先担当者の名前を間違えたまま送ってしまった！

GOOD：名前の間違いは失礼なこと。会社名?敬称も省略せずに入力しよう。相手の署名をコピーするのが簡単で確実だ

（6）收信人姓名

BAD：把客户公司负责人的名字写错了给发出去了！

GOOD：弄错名字是失礼的事情。公司名称和敬称也不要省略，要写完整。复制对方签名最省事也最准确。

（7）挨拶?名乗り

BAD：「拝啓 時下益々?」など挨拶だけで長文に！

GOOD：基本的には「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」といった簡単な挨拶でOK.その後、自分の名前を入れよう。

（7）问候和自报家门

BAD：“敬启：祝您更加??”之类的过场话写出来就长了！

GOOD：通常写“一直以来多蒙关照”“您辛苦了”等简单问候就OK.然后再写上自己的名字。

（8）署名

BAD：絵文字を多用した署名で送ったら「ふざけているのか？」と怒られた！

GOOD：署名は複数用意して使い分けるといいだろう。会社のURLや新サービスなどの情報を添えるのもお勧め

（8）署名

BAD：有人用了很多颜文字署名后发送，结果被骂“你在闹着玩吗？” GOOD：多准备几个署名来区分使用更好。也可以加上公司网址和新业务等的信息。

·「手紙」と「電子メール」は別のもの

·“书信”与“电子邮件”不是一回事

一般に「メール」という言葉の響きから、電子メールは「コンピュータを使って送受信される手紙である」ととらえられています。でも、この２つの間にはかなり大きな違いがあります。

通常听到“邮件”这个词，会想到电子邮件是“通过电脑收发的信件”。但是，两者之间有着巨大差异。

日本語の「手紙」というのは、日本語の「書き言葉」の伝統を色濃く継承しています。伝統的な手紙の形式にのっとって書くことができるというのが、すなわち その人の社会人としての教養の証です。表書きの宛名の書き方、相手への敬称の選び方、頭語と結語をきちんと対応させる、形式的な挨拶の文句を入れる、行頭 や行末に入れてはいけない文字がある、等々そのルールは複雑です。それゆえ「手紙を書くのは苦手」という人も少なくありません。 日语的“书信”深深继承了日语的“书面语”传统。能使用传统书信形式来书写，正是作为社会人教养的证明。信封的收信人姓名的写法、对方尊称的选择、首尾相互呼应、形式上的问候语句的写法、不可写在行首行末的文字等等，其规则相当复杂。因此不少人觉得“写信很麻烦”。

·手紙の書き方にはたくさんのきまりごとがある

·书信的写作有着繁琐的规定

便 箋 封筒裏

封筒表

電子メールの場合、形式的ばった書き方はむしろマナー違反です。逆に、できるだけ簡潔に用件だけを済ませるほうがよいとされています。なぜそういうことになったのでしょうか。

而写电子邮件的时候，如果按照传统形式的写法反而是违反礼仪的。相反，最好能用尽可能简洁的语句来说明大意。为什么会变成这样呢？

それは、電子メールという仕組みそのものの生い立ち、すなわち電子メールの文化的な背景に由来しています。電子メールが今日これほどまで広まるきっかけと なったのは、それがUNIXオペレーテ?ングシステムに標準で組み込まれていたからでした。?メリカというプラグマテ?ズムの国で誕生したこと、研究者間 の情報交換という実用的な目的で開発された技術であることから、電子メールにおける「作法」も自然と実用性や効率を重視したものとなったのです。

这是由电子邮件本身的结构、即电子邮件的文化背景决定的。电子邮件蓬勃发展至今，是由于UNIX operating system进行了标准化。因为产生于实用主义的美国，并且是为研究员之间交流信息的实用目的而开发的技术，所以电子邮件的“写法”也自然而然的更重视实 用性和效率。

·なぜ、作法を知る必要があるのか

·为什么需要了解写法

形式ばった書き方がマナー違反だというのに、なぜ「作法」などというものを知らなければならないのでしょうか。

既然说拘于传统形式的写法违背礼仪，那又为什么非得知道“写法”什么的呢？

ひとつには、技術的な理由があります。電子メールはコンピュータ上で、キーボードを使って書かれるものであり、回線を通じてデジタルデータとして送られ、 コンピュータの画面上で読まれるものです。お互いのコンピュータが、共通のルールを守らなければこれは実現できません。

第一是技术性的理由。电子邮件是在电脑上使用键盘来写，通过网络以电子数据的形式发送，对方在电脑屏幕上读取。若双方电脑不遵循共同的规则，就无法实现相互通信。

この共通ルールは、どんなコンピュータでも使えるだけのかなり「ゆるやかな」ルールになっています。「ゆるやかな」ルールというのは、ちょっと見方を変えれば「結構いろんな風に解釈可能である」といってもいいでしょう。 该共同规则逐渐成为适用于任何电脑的相当“宽松”的规则。所谓“宽松”规则就是说稍微变换种说法“就能做出各种不同解释”。

つまり、あなたの使っているコンピュータの環境によって、電子メールを送受信する?プリケーションソフト（メーラー）によって、少しずつ「できること」が 違うのです。これらは一見「ささいな違い」ではあるのですが、う

っかり知らずにいると相手が読むことのできないメールを書いてしまったり、大勢の人に迷惑 をかけてしまうことがあるのです。

即根据你所使用的电脑环境的不同，收发电子邮件的软件（邮箱服务商）的不同，“能做的事”会有些许差异。这些乍看“细微的差别”，一不注意写出的邮件对方无法阅读，就会给很多人造成困扰。

二つ目の理由は、電子メールが人間同士のコミュニケーションのツールであるということです。「形式ばらなくてよい」ということは、「相手に不愉快な思いを させてもよい」という意味ではありません。気持ちよくやり取りを行うためには、最低限こういうことは守ってほしいというルールは厳然と存在するのです。

第二个理由，电子邮件是人们交流的工具。“不必拘于形式”并非意味着“可以让对方不愉快”。为能使交流愉快进行，就需要严格遵守最低限度的规则。