几种常见信访公文的写作

（信访和群众工作局综合科 王启勇）

从信访和群众工作的实际运行来看，信访公文主要有信访信息、信访统计、信访结案报告、信访书面答复、信访简报、信访分析和调查报告等，我们最常用的是信访结案报告、信访书面答复、信访简报和信访分析等四种。下面，我重点对常用到的信访结案报告和信访书面答复作些介绍，信访简报和信访分析等几种常用信访公文的特征、写作要求只做简单归纳。

一、信访结案报告

信访结案报告，是指承办案件单位向交办案件单位汇报案件处理情况的正式工作报告。信访结案报告是承办单位结案的最后程序，也是交办单位审定案件的重要依据。它既要求对案件的事实清楚、结论准确、处理符合政策、手续完备，也要求报告本身叙述条理、层次分明、格式规范。结案报告还常常起到上下沟通、反馈信息和反映信访工作情况、检查工作实绩的作用。信访结案报告的写法很多，无具体规定，但从工作需要出发，下面几部分的内容不应缺少。

（一）报告的标题及编号

报告的标题就是所汇报案件的题目，是报告内容的高度概括和浓缩，标题有很多写法。

有的标明案件当事人，如：关于李X X反映有关问题的调处情况报告；

有的标明发生的地点、规模、性质，如：关于云岭苑9.9交通事故的查处情况报告；

有的标明案件的性质和处理结果，如：关于群众举报李X X有关经济问题的查处情况报告；

有的还可以写出问题发生的原因和结局等，写法不同，但都要求让人看了标题，对报告的内容一目了然。结案报告还应标明收文单位和专用文号，以便登记、存档和备查。

（二）结案报告的主体部分

这部分是结案报告的核心，除要求写明案件的前因后果外，还要把办案经过、处理结果及执行情况等写清楚。一般可分以下几个层次来写：

1、概述案件。（一般在第一自然段）①要写明交办单位和交办文号及交办要求；②要交代清楚信访人的信访方式和反映的主要问题，（简单地说明信访人究竟是通过来信，还是通过来访，反映了什么问题等），③还要写明承办单位和办案方式。办案方式指承办单位办理案件的方法，常见的有：第一，直接办理；第二，报经有关领导阅批后查办；第三，由一家牵头组成联合调查组查处。写明办案方式，目的是便于交办单位进行审查和联系。举几个实例：

例1：市信访局：你局南委信?2009?信字140号交办函转来我县X X乡小学张X X等教职工联名致信市委主要领导反映该校X X违法违纪等问题的信。（若群众来信类）

例2：市信访局：你局南委信?2009?信字130号交办函转来我县X X镇X X村杨某通过国家信访局网上投诉反映该村向其借款3万元至今未还的信访材料。（网上信访类）

例3：市信访局：你局20xx年第04号市委市政府接待群众来访信访案件交办单转来市人民政府副市长朱家媛于20xx年1月12日接待我县X X乡敬某上访反映X XX X等问题的信访材料，县委、县政府主要领导对此十分重视，责成电力公司和X X乡进行了调查处理，现将情况报告于下。（来访类，包括每周一县委领导大接访案件和督办科的交办件）

例4、若是县委、县政府以文件形式交办的信访老案，则应这样写：

如：县信访局，南委办发?2009?6号《关于20xx年县委县政府领导包案调处信访案件的通知》序号X 排列我镇X X反映X XX X的信访问题。

2、叙述案情案由。案情是评判案件是非曲直的客观依据，必须叙述清楚。叙述案情时，力求主要事实详尽，避免交代不全、线索不清和对所涉及的人物、时间、地点及部门交代不详。写作时可作这样的安排：

（1)首先，交代信访人的基本情况，包括信访人的姓名、年龄、家庭住址，还要介绍清楚案发的时间、地点以及信访人反映的的主要问题和所提诉求；

（2)其次叙述有关案情案由以及查证核实情况，要交代清楚相关的人和事件。若是申诉案件，应说明申诉人受处理的原因、依据、处理方式及执行情况；揭发、批评案件，应

写清楚原信揭发的问题和查处的情况，对涉及人和事也要作具体交代。

（3)有些案件还要介绍处理后的社会效果、有关人员和群众的反映等。

3、处理决定及落实情况。

①要重点阐述责任单位的调处办法措施、调处意见。不管新案老案，处理决定的政策根据是什么，一定也要写明白。若是复查纠正的老案，特别要写清纠正的根据；若是维持原处理意见的，也要写清维持的理由；原结论要做部分改动的；也要把改和不改的理由逐一交代。变通处理的案件，应写清变通的理由和所参照的政策精神。

②案件的调处意见和处理决定，是解决问题的文字依据，必须通过一定的手段才能付诸实施。因此，还必须说明落实决定的具体方式、方法、时限及监督执行部门，以防只做决定不解决问题或做了决定而不执行。

③还要说明调处意见和处理决定是否与来信人（或当事人）见面，来信人（或当事人）对责任单位所做调处意见和处理决定的反应和意向等也要有所交代（包括要说清信访人是否接受处理意见、信访人是否息访罢诉等内容）。若处理决定正确，来信人（或当事人）坚持无理或过高要求的，亦应在报告中予以说明。

（三）请求交办单位回示。信访案件的结案报告是下级向上级报送的文字材料，出于责任和礼貌，承办单位应向交

办单位征求其对结案报告的意见。若所处理的案件与别的部门有关，还要将结案报告抄送有关部门，以通报情况。

（四）其他。要求承办单位署名、签章，写明报送日期。

（五）附上必要的参考材料。如旁证材料、领导批示、来信人（或当事人）对处理决定的书面意见以及相关的重要文字、图片材料等。

（六）报批。结案报告必须按审批手续报请有关部门或领导批准后上报。（责任单位领导审签）

二、群众信访事项的书面答复

信访事项的书面答复，是指有关部门以书面形式将信访事项的办理、复查或复核意见回复信访人，是《信访条例》规定的各级各部门处理信访事项的一个重要环节，是信访人通过信访活动求得的结果。这项工作质量的高低，直接影响到信访工作整体质量。

（一）书面答复的基本要素

1、文种选择。因为受文对象只是信访人或信访人集体，书面答复一般应采用函头文件，并按照机关公文处理的要求，编制函号，以存档备查。

2、标题写法。无统一格式，但应按照《信访条例》规定的一级处理、一级复查、一级复核的相关要求，标题中应明确是处理意见、复查意见还是复核意见，并尽量依照机关公文处理规定中对标题的要求来写。如一般可写成“关于x x反映xx问题处理情况的复函”、“关于xx问题复核情况的复函”等。

3、主要内容。至少应包括信访人反映的意见和要求（要与信访人实际反映的相一致）；受理单位的调查核实情况；与之相关政策法律；对信访人反映的意见和要求的处理结论（对每个问题都应有是与非的结论，对不能解决的应说明原因）；对本处理不服的救济渠道。要说明的是，信访事项办理、复查、复核的书面答复在文尾部分有明显区别。如初查、复查答复意见的文尾应注明：“对该意见若有不服，请申明事实和理由，在接到该意见之日起30日内向某某部门（或人民政府）书面提出复查（或复核）申请”；复核答复意见的文尾一般应注明：“该意见为某某信访问题的最终答复意见，该信访事项程序终结。按照（信访条例》第三十五条之规定，仍以同一事实和理由提出投诉请求的，各级人民政府信访工作机构和其他行政机关不再受理。”三级文书的这种区别既有利于各级之间的沟通，避免信访群众产生误解，同时能促进信访问题得到及时有效的解决。

4、其它。署名、用印、版记等的处理同常见公文。

（二）如何提高信访事项书面答复的质量

1、信访事项的书面答复要具有针对性。信访人问什么，答复中必须回答什么；信访人反映什么问题，答复中就要将对此问题进行调查核实的情况作回复。要做到这一点，信访工作人员必要时还应询问信访人的具体意见，答复时不能遗漏，也不能绕开问题讲空话。

2、信访事项的书面答复要具有准确性。用词造句要通俗易懂，表情达意要准确明了。特别在宣传疏导性的书面答

复中，要准确表述有关政策法规的内涵，不使信访人在理解上产生歧义。

3、信访事项的书面答复要具有公正性。这是对信访事项的书面答复在公信力方面的基本要求。书面答复是一级政府及其工作部门的文书，必须做到客观公正。具体来说，信访事项书面答复的表述要符合政策法律法规的有关规定，不偏袒矛盾的任何一方；在合法的前提下，对信访问题的处理和解答还要符合情理。

4、信访事项的书面答复要具有通俗性。信访事项书面答复的对象多数是普通的群众，大多文化水平不高。应当尽可能地通俗明白，让信访人理解答复的内涵。尽量少用一般人难懂的专用术语，不得不用的，可以用举例子、作比较等方法做详尽的说明。

5、书面答复要有严密的报批审查程序。书面答复的形成是一个复杂过程，从信访事项的登记、调查核实、协调处理到书面答复的拟写、审核、发出等，每个环节都有不同要求。弄清信访人反映的内容和要求是写好书面答复的基础，负责这项工作的人应毫不遗漏地将它记录下来，必要时还应与信访人核对，以切实反映信访人的要求。调查核实、查找有关处理依据（政策法规）、协调处理是写好书面答复的重要环节，有关工作人员应将此过程做好书面记录。有了这些素材，书面答复就可以拟稿了。书面答复的形成，应当经过拟稿、征求意见、审核签发等程序。这些程序一个也不可少，并应有书面记录可查。有些书面答复往往忽视了征求意见，

是导致答复没有针对性的原因之一。如果在书面答复发出前先征求一下相关部门甚至信访当事人的意见，就可避免。还有的忽视了审核签发的环节，由经办人员写几句话就发出去了，就难免有不当不妥之处，甚至引发新的问题。审核签发一般由分管领导来做，重要的还应由单位主要领导把关。

附：常见信访公文的格式

附件1：

中共XXX委 XXX人民政府

X委信〔200 〕X号

XXX（行政机关）

关于XXX（信访人）反映有关问题的

调（查）处情况报告

XX（局）：

你局20 XX年第XX号县委县政府接待群众来访信访案件交办单转来县人民政府副县长XXX于20xx年X月XX日接待我乡（镇）XXX上访反映X XX X等问题的信访材料，乡（镇）党委、政府主要领导对此十分重视，组织相关人员进行了调查处理，现将情况报告于下。

一、信访人基本情况：姓名、性别、年龄、住址或单位等

二、信访人反映的主要问题及诉求

三、查证情况

四、处理意见

XX行政机关（印章）

二00 年 月 日

附2（答复书格式）：

XXX（行政机关）

关于XXX（信访人）信访事项的答复意见书

信答字?200 ? 号

一、信访人基本情况：姓名、性别、年龄、民族、职业、文化程度、住址或单位

二、信访人反映的主要问题

三、调查情况

四、处理意见

五、（告知）如不服本处理意见，应在收到本答复意见书之日起30日内持本答复意见书和复查申请书向XXX行政机关（或XXX人民政府）提出信访复查请求。（注：必须写明信访人到哪一级行政机关（政府）申请复查，不能简单写成“到上级政府、上级机关”）。

XXX行政机关（印章） 二00 年 月 日

附3（复查书格式）：

XXX（行政机关）

关于XXX（信访人）信访事项的复查意见书

信复查字?200 ? 号

一、信访人基本情况：姓名、性别、年龄、民族、职业、文化程度、住址或单位

二、信访人申请复查的主要问题

三、调查情况

四、复查处理意见

五、（告知）如不服本复查意见，应在收到本复查意见书之日起30日内持本复查意见书和复核申请书向XXX行政机关（或XXX人民政府）提出信访复核请求。（注：必须写明信访人到哪一级行政机关（政府）申请复核，不能简单写成“到上级政府、上级机关“）。

XXX行政机关（印章） 二00 年 月 日

附4（复核书格式）：

XXX（行政机关）

关于XXX（信访人）信访事项的复核意见书

信复核字?200 ? 号

一、信访人代表（1—5名）基本情况：姓名、性别、年龄、民族、职业、文化程度、住址或单位

二、信访人申请复核的主要问题

三、调查情况

四、复核处理意见

五、（告知）本复核意见为终结性处理意见，以后以同一事实和理由提出投诉请求的，各级人民政府信访工作机构和其他行政机关不再受理。

XXX行政机关（印章） 二00 年 月 日

附件5： 中共XXX委 XXX人民政府

访复字?200 ?X号

XXX同志（法人或其他社会组织）：

XXXX年X月X日，你向我单位提出的来访事项，已经有权处理的行政机关复核完毕，根据《信访条例》第三十五条的规定，决定不再受理。

特此告知。

附件6：

中共XX县委

（来访专用章） XXXX年X月X日 县人民政府

访复字?200 ?X号 XX

XX同志（法人或其他社会组织）：

XXXX年X月X日，你向我局提出的来访事项，根据《信访条例》第十六的规定，决定不予受理，请按法定程序向有关行政机关提出。

特此告知。

（来访专用章）

XXXX年X月X日

附7（送达回证书格式）：

XXX（行政机关）送达回证

（ ）送字? ? 号

附件8：

中共XX市委 X市人民政府

访转字〔200 〕X号

人民群众来访事项转送单

XXXX（单位）：

XX县（市、区）XX乡（镇）XXX等XX人来访，反映XXXXXXXXXXXXXXX问题。请按照《信访条例》有的关规定，责成有权处理的机关（单位），接谈后十五日内作出是否受理的书面告知。

（来访专用章）

XXXX年X月X日

注：此单由上访人转呈接待单位收存，市、区2个工作日内有效，县（市）5个工作日内有效，涂改、复印无效。

 

第二篇：几种常见公文文稿的写作

几种常见文稿的写作

（一）工作总结

总结是单位或个人对过去一个时期内的工作作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。在内容上，总结大体上可分为四个部分：

一是概述。也就是总结的开头。总结必须有情况的概述，比较简单。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行简要分析。这一部分一般自然过度。

二是成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

三是经验和教训（体会）。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

四是今后的工作打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

在结构上，可以按照版块式的写法，第一部分边说工作、边说效果；第二部分写存在的问题及原因分析；第三部分写今后的 1

工作措施。

也可以用数据或定性的语言，简单总结取得的主要成绩，然后再展开叙述做的主要工作，这时就要注意，说工作时不能用太多的结论式、结果式的语句。

写好总结需要注意几个问题

1．总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，征求领导和其他同志的意见。

2．一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

3．条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

4．要剪裁得体，详略得当。该详细和要详细，该简略的要简略。如工作部分要实，措施部分要具体，问题要深刻，体会要有高度，要简略。

（二）述职报告

述职报告有三大特点

(一)个人性。述职报告是对个人负责的组织或者部门在某一阶段的工作进行全面的回顾，与一般报告不同的是，述职报告特别强调个人性，要突出个人的工作特点。

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(二)规律性。述职报告要写事实，但不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析、研究。述职报告的目的在于总结经验教训，使未来的工作能在前期工作的基础上有所进步，有所提高，因此述职报告对以后的工作具有很强的借鉴作用，在写述职报告时，要注意提练工作中带有规律性、启示性的东西。（任何一项工作都不可能是凭空而来，总是具有一定的继承性与创新性。而继承性，就是要继承以前工作中的一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以创新，工作才会有进步，完全抛离过去的工作创新是不可能的。策略性也是规律性的一个方面。策略即今后工作计划，是述职报告的重点内容。）

（三）通俗性。也就是，形式是通俗的，结构是格式化的，语言则是口语化的。

述职报告的正文包括三部分内容。

第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价，确定述职范围和基调。

第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写成绩，后写认识 3

和做法；也可先写认识和做法，后写成绩。但不管怎么写，都要体现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。

第三部分是今后的设想和决心，主要是表明尽职的态度。

（三）开幕词

开幕词是在一些大型会议开始时，由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。

开幕词 按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等，作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。

开幕词 通常由标题、称谓及正文三部分组成。

1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。

2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。）

3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情 4

况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会圆满成功”之类。

开幕词要简洁明了、短小精悍，多使用祈使句，表示祝贺和希望

（四）闭幕词

闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。

闭幕词由标题、称呼和正文三部分组成。闭幕词要写明四层意思：

第一层。在标题和称谓之后，另起一段首先说明会议已经完成预定任务，现在就要闭幕了；

第二层。概述会议的进行情况，恰当地评价会议的收获、意义及影响。

第三层，核心部分，要写明：会议通过的主要事项和基本精 5

神；会议的重要性和深远意义；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求，等等。一般说来，这几方面内容都不能少，而且顺序是基本不变的。行文要热情洋溢，文章要简洁有力，起到激发斗志，增强信念的作用。

第四层，结尾部分，一般先以坚定语气发出号召，提出希望，表示祝愿等；最后郑重宣布会议闭幕。

闭幕词出现在会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接，显示大会开得很圆满、很成功。

（五）贺词

“四段式”写法。第一段写祝贺、感谢之类的话；第二段写肯定、鼓励方面的话；第三段写希望；第四段祝愿的话。（例：沿滩新城）

（六）调查报告

调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。 调查报告有以下几个特点：

一是写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。

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二是针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。

三是逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。

调查报告主要有以下几种：

1．情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告是为了弄清情况，供决策者使用。

2．典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。

3．问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专题调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。 比如：安全事故的调查报告。

调查报告一般由标题和正文两部分组成。

（一）标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格 7

式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“关于××××的调查报告”。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《自贡市下岗职工再就业情况调查》，提问式如《为什么农民工子女入学这样难？》，正副标题结合式，如《创新行政理念 加快服务型政府建设--自贡市建设服务型政府的实践与思考》。

（二）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。

1．前言。有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。

2．主体。这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。

3．结尾。结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步 8

深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。

（七）先进事迹材料

写作先进典型材料，应当注意以下一些问题：

(1)事实必须真实、可靠。先进典型材料的先进事迹是否真实，直接关系到先进典型的生命力。只有绝对真实才能使先进典型真正具有教育人、鼓舞人的作用。因此，凡是材料中反映的先进思想、先进事迹和典型经验，一定要认真核对清楚，不允许有半点虚假、拔高或拼凑及张冠李戴的情况，不能把道听途说、未经核实的"先进事迹"和"经验"写入材料。如果确实一时难以搞清楚，宁可暂时不写，也不能勉强凑数。

(2)观点和提法要分寸恰当。在叙述先进典型的先进事迹和经验时，要注意摆正先进典型和其他群众、集体的关系。许多先进个人、先进集体的事迹，都不是单枪匹马干成的，是与周围群众和其他集体、单位的大力支持分不开的。因此，讲先进典型的事迹、经验，一定要注意切不可讲那些脱离群众、脱离整体观念的过头话。否则，就不能起到先进典型的带动作用。

(3)文字要朴实、简明。整理先进典型材料，主要是通过实实在在的事实说话。这就要求在语言文字的表达上，一定要善于选择那些实在、贴切的词语。不要过多选用做修饰成分或言过其实 9

的形容词。不要讲空话、套话，硬拉架子做文章。话要说得简洁明了，凡是能用较少的话把事情说清楚的，就不要把话拉长。 10