各位：
为加强XX大厦安全管理并避免资源浪费，根据物业服务中心要求，即日起我司需提前向其提供当日及节假日加班人员名单，物业安管人员将在每个工作日的19:00后及节假日按名单对加班人员进行核实，没有提前登记加班的人员将被清离现场。因此，请各位同事提前做好加班安排，并于加班当日18:00前或节假日前一天以邮件形式告知行政部如有疑问请咨询行政部。
谢谢！
各位：
为了有效的控制和减少蟑螂对办公环境和员工身体的危害，XX大厦物业服务中心将于今天18：00起依次对XX公司办公区域一楼、八楼进行全面喷药消杀，请各位同事在离开公司前：
1、 将自己办公区域的窗户全部关闭。
2、 保管好个人贵重物品和公司文件，并将自己工位上
下的物品收拾干净，水杯倒置或加盖。
3、 各独立办公室玻璃门无需关闭。
因消杀药水气味较大，请各位在消杀时和消杀后尽量不要在办公区内逗留。
谢谢大家的配合！
摘要:行政公文中的通知,它的使用范围非常广泛,行文的规则、注意事项、使用要求很多,往往不容易掌握,特别是对批转、转发、印发类通知容易混淆,认识不清。由于“批转”、“转发”、“印发”三者词意和作用接近,常出现混用现象,影响了此类通知发挥应有的作用。因此阐述了“批转”、“转发”、“印发”三者的关系及区别。
关键词:通知;批转;转发;印发;辨析
国务院于20##年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号,自20##年1月1日起施行),是我国现行的国家行政机关公文处理的法规性文件。其中通知这种公文是国家行政机关中最为常见的、应用范围广泛的一种公文。对通知的规定是,“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”据此,通知的种类就大致可以分为知照性通知、指示性通知、批转转发性通知、会议性通知、颁发性通知、任免性通知等六类。
一、批转转发性通知概念的确定
批转转发性通知包括“批转” 、“转发” 、“印发”三种形式,统称为批转转发性通知。批转转发性通知是复合体公文,所谓复合,一是指通知本身,二是指被批转、转发、印发的公文本身。批转、转发、印发类公文在现行公文中使用频率较高,但由于“批转”、“转发”、“印发”三者词意和作用接近,常出现混用现象,在一定程度上影响了此类公文发挥应有的作用。
一般来说,被批转、转发、印发的文件大多是公文,但也有计划、调查报告、条例、规定、办法等应用性文种。例如《××省人民政府批转省人事厅关于“十一五”人才振兴行动计划的通知》,这里的被批转对象是省人事厅的人才振兴行动计划,计划不是法定行政公文,而是一种应用性文种。因此,被批转、转发、印发的公文,应属于广义的公文。
二、来文渠道上的辨析
“批转”主要是将下级机关上报的文件(如:含有建议性的报告、请示、意见等公文),以上级的名义转发给有关下级机关共同遵守或执行。所批转的原文,在制作和来文渠道上是下属职能部门。下属职能部门立足本职、放眼全局,为某项工作提出具有全局性的建议、意见和报告,而这个部门就这些意见、建议又无直接行文的权力,必须报上级机关批准,转发到有关部门和单位贯彻落实。批转通知的特点在于上级机关采用了下级机关的公文,以批语转发的形式通知下级机关,其重点在于“批”。如,××市教育局在全市农村中小学校电化教学设施改造中,需要得到各县(区、市)、市财政局的配合,市教育局对各县(区、市)、市财政局没有直接行文权,就拟出一个意见——《关于做好全市农村中小学校电化教学设施改造工作的意见》,经市政府批准后予以转发——《××市人民政府批转市教育局关于做好全市农村中小学校电化教学设施改造工作的意见的通知》,要求各县(区、市)和市各部门贯彻落实。
“转发”主要是将上级机关下发的文件、或不相隶属机关发来的文件(如:决定、意见、通知等公文),转发给下级机关。转发的原文,在制作和来文渠道上是上级机关、不相隶属机关。转发通知的特点在于转发机关应在上级机关同意后,以转发语的形式通知下级机关,其重点在于“转”。如,××市人民政府转发《××省关于切实防范自然灾害突发事件应对工作的通知》,本文的制作单位系上级机关——××省人民政府;××市政府转发《××省卫生厅关于严格处理医疗垃圾的通知》,本文的制作单位系不相隶属机关——××省卫生厅,因为这个机关的公文本地区具有借鉴价值,且没有大的区别,不需要大的改动,可直接转发本市各医疗卫生单位参照执行,如有所区别,可在转发通知中提出参照执行的具体意见。以上情况,在行文时,只可用转发,不能用印发,更不能用批转。
“印发”通知是印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。印发的原文制作和来文渠道是本机关。印发通知的特点在于,本机关或者本机关与其他机关联合制定了公文后,为了引起下级机关重视,或要求下级机关贯彻执行,印发机关就以按语形式通知下级机关,其重点在于“公布”。如《××市人民政府关于印发〈××市行政执法过错责任追究暂行办法〉的通知》,这个办法的来源渠道是××市政府本身;又如《××市人民政府办公室关于印发×××市长在全市安全工作会议上的讲话的通知》,这个讲话的起草和整理者是制发通知的市政府办公室。凡来文渠道为本机关的,一律使用“印发”,不可使用转发或批转行文。
三、行文用途上的区别
“转发”类公文有两个用途。一是转发上级机关和不相隶属机关的公文。可以理解为某机关在接到上级机关和不相隶属机关的公文时,如果认为该公文对本地、本机关及全局具有指导、借鉴意义,可以用转发的形式,发文至本机关下属的单位,并可在行文中结合实际提出本机关的具体贯彻落实的意见和要求。二是用于以本机关的名义转发下级机关的公文,以提高公文的规格和效力。一般是下级机关提出具体的实施意见,然后以上级机关的名义转发,比下级机关直接行文,更有利于文件精神的贯彻实施。
“批转”类公文,国务院行政机关公文处理办法已作明确规定:用于批转下级机关的公文。在这里“批转”与“转发”有相同点,均为转发下级机关、部门的公文,但也有其区别点。转发类公文所适应的下级机关公文一般有两方面:一是下级机关就此公文涉及的问题有直接行文权;二是不需要上级机关批准。而批转类公文所适应的下级机关公文是:下级机关就公文涉及的问题没有独立的行文权,或超出本机关的职权范围,必须经领导部门批准后方可实施。如:国发[1999]4号《国务院批转教育部面向21世纪教育振兴行动计划的通知》,这个计划事关全局,涉及到教育系统以外的其他部门,需要得到国务院的批准,然后才可以行文,必须用批转,不可用转发。
“印发”有两种用途。一是用于解决公文文种短缺的问题。在法定的公文种类中,没有纲要、政策、规定、办法等文种,不能直接行文,这时只能使用《关于印发××纲要(政策、规定、办法……)的通知》形式发出,要求下级机关贯彻执行。如《国务院关于印发国家知识产权战略纲要的通知》(国发[2008]18号)。在国务院发布的13种公文种类中没有“纲要”这一文种,不能直接以《国务院关于国家知识产权战略纲要》这种形式发文。二是解决各级领导同志的重要讲话的发文问题。各级机关整理的领导同志的重要讲话,需要发至有关机关单位供基层人员学习和贯彻落实,可用《关于印发×××同志在××会议上讲话的通知》形式发出,如《××市政府办公室关于印发×××市长在××会议上讲话的通知》。
四、行文上的艺术技巧
(一)批转、转发、印发通知的结构
基本结构是:标题+主送机关+正文+落款+成文日期+批转(转发、印发)文件的原文。
(二)行文标题的拟写
在批转、转发通知标题中,常采用四元素标题法,即“批转(转发)机关+原发文机关+事由+文种”。这样的批转通知标题,非常清楚地交代了谁是批转、转发单位,谁的文件被批转、转发,什么事以及什么文种,因而利于受文单位迅速办理。
在印发通知的标题中,一般采用三元素标题法,即“发文机关+事由+文种”。也有的印发通知采用“事由+文种”的形式,如《关于印发〈“十一五”规划〉的通知》,这里,发文机关就被省略了。
在批转、转发、印发类通知中,如果按照公文一般命名方法的要求,常常会出现公文的标题太长,那么遇到这种情况怎么办?
我们知道,公文的标题由发文机关、事由、文种三部分构成,转发类通知的标题,一般也由“发文机关+关于+转发+原文标题+文种”组成。在转发类通知中,经常会遇到转发的层次较多的情况,以至于标题中常出现“关于……通知的通知的通知”等现象,感觉累赘,十分拗口,读起来别扭,理解上困难。为使标题简洁、流畅,便于理解,可采取以下方法处理。一是省略法。首先,可以省略发文机关名称。其次,可以省略介词“关于”或文种“通知”,标题可拟为“转发+原标题”。如《转发××实施细则(试行)的通知》。最后,省略被转发文件联合发文的机关名称,只在正文里列出各个联合发文机关。二是替代法。有的文件标题很长,采用省略法拟制标题仍然很长,可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文标题。如《转发××部×发[2005]×号文件的通知》。三是直转法。如果上级的文件,到本单位时已经经过了三、四层级单位的转发,这时可以直接转发初始发文单位文件,不要间接层层转发。四是简称法。在系统内部行文,可使用规定的规范化简称进行发文。
(三)正文的拟写
与事项性通知相比,批转、转发、印发类通知的正文比较特殊,其结构可以归结为:批语(转发语、按语)+转发(印发)(+意义+执行要求)。
正文基本上有以下两种写法:一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅(室)转发部门的意见等,写法上通常先表明态度,提出转发原则要求,一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关(职能部门)转发上级机关(职能部门)的文件。一般开头直说转发事项,即将某某文件转发给你们,再对如何贯彻执行提出具体要求。
应当注意的是,所有的批转、转发、印发类的通知均有附带文件。这就是说,批转通知带有其批转的文件,转发通知带有其转发的文件,印发通知带有其公布的文件。这类被转(印)发的附带文件,尽管位于正件后的附件位置,但它们仍属于“正件”,而不是“附件”,因此在正文下行不必标注“附件”及“附件名称”。
参考文献:
[1]刘春生.公务文书写作教程[M].上海:复旦大学出版社,2007.
[2]蔡振康.公文写作与处理[M].北京:海潮出版社,2002.