最常用的行文格式规范要求

一、行文规范

（一）题目:方正小标宋简体， 二号字。副标题用三号楷体字，居中排印。

（二）正文：仿宋 ，三号字 ，只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印并加黑，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋字体排印。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。

（三）题目与正文空一行。

（四）正文中的序数顺序：一、 （一） 1. （1）

注意：（一）（1）后不加标点。

（五）成文日期：一般正文下空一行，需要盖章的下空4行（印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔）,右空4字，用汉字将年月日标全。

（六）页面：A4纸，每页22行，每行28字。

（七）附件：仿宋3号字。

1.正文后附件：下空一行，左空2字，3号仿宋标识“附件”，附件后用全角冒号，若有两个以上附件，冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如：

附件：１.xxxxxx

　　　２.xxxxxx      　

2. 左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

（八）纵向装订。

（九）印章：加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm（印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔），居中压成文日期；当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页，可调整最后一页的行距，字间距。

（十）页码:居中，左右各放一条一字线，空白页不标注页码，不掉页。

（十一）空格：每自然段左空2字。

（十二）正文不可随意空行。

二、使用标点符号的常见错误归纳

三、几点说明

（一）向上级部门交的材料及上级部门下发的文件、通知等必须符合行文规范要求。

（二）学校的计划、总结、制度、通知等必须符合行文规范要求，档盒里材料或墙上挂的都这样做。为节约纸，教师或学生的作品、成绩统计表、试卷等材料字号、行距不作要求，其他要符合行文规范要求。

（三）为了节约纸张，正反两面打印材料。

公务活动中易用错的标点和字词

一、公文中易误用的标点 

（一）在一些题序后面误用了顿号

例如：第一、第二、首先、其次、等等，顿号（、）应改为逗号（，）。

 （一）、（二）、（三）、（1）、（2）、（3）、①、②、③、等等，这些序号既然用了括号，就不能再加顿号及其他标点。    

1、2、3、 A、B、C、a、b、c、等等，阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面不用顿号，应该用下脚圆点号“．”（只有中文数字序号后面才使用顿号如“一、二、三、等”）。

2．冒号“:” 误为比号“︰”。

3．破折号误为两个一字线“——”或一个化学单键号“—”，把“——”改为“——”的方法是：将其刷黑再选择成黑体，两个一字线就连在一起了。

4．表示数量范围的数字之间误用了一字线“—”或半字线“-”，应该用浪纹线“～”，如11月1日～11月5日，2～3天，20～30人，等等。浪纹线“～”可在插入菜单中的特殊符号里查找，也可在新罗马字体下按Shift+～。

5．省略号（……）误用为（… …），省略号形状按规定应该为六个连点，还有在省略号前后保留了顿号、逗号、分号的也不对。

如：雄伟庄严的人民大会堂，是首都最著名的建筑之一，……。(省略号前后的标点符号应该删去)

６．阿拉伯数字表示时间时，小时与分钟之间应当使用英文冒号，如6:00、23:00，不能使用中文冒号，如6：00、23：00，也不能用比号（︰）。

7．公文的编号应该用“〔〕”不能用“［］”，如渝教语〔2008〕3号。

二、公文中易误用的数字

1．二〇##年不能写成二〇##年、二○##年、二零##年，应在插入菜单里面的“日期和时间”里添加。

2. 表示概数使用了错误的形式，如3、4天，7、8个人，等等。表述这样的概数应该使用中文数字，并且数字之间不使用标点，如：一两天，三四天，七八个人，等等。

 

第二篇：最新修改：规范行文格式的通知

河南佳田实业集团

HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP

备 忘 录

呈/TO： 关晓彦 佳田集团董事长 BG[2009]011号

由/FM： 佳田集团办公室主任

事由/SUB：关于规范集团公司行文格式的通知

日期/DAT：2009/03/04

抄报/CC：集团副总经理

抄送/TO：集团公司各部门各分公司 为规范集团公司内部行文格式，现对延用格式进行如下修订：

一、备忘录的定义：

备忘录是下级部门向主管领导对某项工作做出指示、对某项规章制度的界限给予解

释或说明、对某个事项进行审核批准时所使用的呈请性上行公文。

二、备忘录的基本格式：

1、呈报单位：由姓名和职务两部分组成，如：呈/TO：×××佳田集团副总经理；

2、备忘录编号：编号由部门两个主要汉字全拼的大写字母、年份、顺序编号三部

分组成，如：办公室20xx年度第一份备忘录编号应编写为：BG [2009]001号；其它部

门如下：

计划投资部：JT[2009]001号；

采 供 部：CG[2009]001号；

财 务 部：CW[2009]001号；

审 计 部：S J [2009]001号；

工程管理部：GC[2009]001号；

物业公司：WY[2009]001号； 综合服务部：ZF[2009]001号； 售 房 部：SF[2009]001号； 人力资源部：RL [2009]001号 凯旋广告公司：KX [2009]001号； 正泰建筑公司：ZT [2009]001号； 项目指挥部：ZH[2009]001号；

3、发文部门：由发文人、发文部门两部分组成。如：由/FM：××× 佳田

集团办公室；

4、事由：备忘事宜主题，如：关于国庆节放假值班安排的通知；

5、日期：即为发文当日的日期，如：2009/01/01；

6、抄报与抄送：抄报是所发文件涉及到的上级部门。如：××× 佳田集团

董事长。抄送是所发文件涉及到的相关部门。如：××× 佳田集团财务部；

7、正文：备忘录是陈述性文件，撰写时要简明扼要，一文一事，便于及时处

理；

8、审批：主管部门或上级领导对文件的签批。如：主管副总意见、董事长意见；

河南佳田实业集团

HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP

三、其它文件格式：

1、正文撰写要求简明扼要，一事一文；

2、字体：宋体（注：规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体）；

3、字号：小四；

4、行间距：1.5倍；

5、边距：上2.5cm，下2.5 cm，左右3.0cm；

6、页码，如：第×页 共×页。

7、如有备注用小五号宋体字。

四、格式范例如下：

河南佳田实业集团

HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP

备 忘 录（四号黑体字加粗、居中）

呈/TO：××× 佳田集团董事长 BG[2009]×××号

由/FM：××× 佳田集团办公室主任（此姓名需亲笔签名）

事由/SUB：关于×××的通知/申请

日期/DAT：××××/××/××

抄报 /CC；××× 佳田集团副总经理 （小四黑体字加粗，名字与职务间隔2个空格）

要求：

1、正文撰写要求简明扼要，一事一文；

2、字体：宋体（注：规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体）；

3、字号：小四；

4、行间距：1.5倍；

5、边距：上2.5cm，下2.5 cm，左右3.0cm；

6、页码，如：第×页 共×页。

佳田集团主管副总意见：（小四黑体字）

佳田集团董事长意见：（小四黑体字）

河南佳田实业集团

HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP

会 议 纪 要

豫·佳田 例纪字［2009］××号 会议时间：×××年××月××日 ××：××（时间） 会议地点：××会议室

主 持 人：××× 记 录 人：×××

出 席 人：××× ××× 缺席人员：××× ××× 要求:

1、会议主持人：会议主题、主要内容（宋体：小四 行距：1.5倍间距）；

2、部门发言：主要内容、待办事项、需协调事项；

3、主管副总发言纪要；

4、董事长发言纪要。

5、字体：宋体（注：规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体）；

6、字号：小四；

7、行间距：1.5倍；

8、边距：上2.5cm，下2.5 cm，左右3.0cm；

9、页码，如：第×页 共×页。。