联合行文常见的问题及对策

[摘要]联合行文是机关的一种重要行文方式。它是指两个或两个以上的平级机关和单位为处理同一事项而共同发文，其目的在于使各联办单位步调一致，协同合作，从而增强公文的权威性，有效地精简文件，提高办事的效率。由于联合行文需要各个联办同单位的协调配合，其所涉及的内容事项较为复杂，因而必须按 照特定的规范要求行事，方能顺利实现行文的目的。尽管如此，仍有很多行政机关不按照特定的规范行文，导致联合行文多种问题的出现。本文根据一些常见的问题做一浅析，并对相应的问题提出合理化的对策，以规范和指导联合行文处理工作。 [关键词] 联合行文 问题 对策

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第十六条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合。然而，从实践来看，当前不少机关或单位在联合行文方面尚存在许多问题，直接影响了工作的正常开展和公文处理的规范化建设。这些问题之较常见者，大体有以下几个方面：

（一）联合行文各相关格式要素的标识不合规范。主要表现在：

1.各联办单位的排列次序不当。按照《办法》的规定，联合行文时应将主办机关的名称排列在前。但在实践中，有些联合行文却违反了这一规定，如××县林业局拟就制止乱砍滥伐森林一事与××县公安局联合行文，按规定其版头部分应将××县林业局的名称排在前面，但在正式行文时却按职能大小把××县公安局排列在前，显欠规范。顺便提及的是，如系行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关和人民团体联合行文，则要注意按规定依照党、政、军、群的顺序排列，而不可拘泥主办机关排列在前的做法。

2.发文字号多。发文字号作为一份文件区别于其它文件最简明的代码, 犹如人的姓名, 一般一份文件只需一个, 多了反而容易引起混乱, 不便于文件管理。《党政机关公文处理工作条例》规定“ 联合行文, 一般只标明主办机关的发文字号” , 而《办法》则明确限定, “ 联合行文, 只标明主办机关发文字号” 。相对而言, 《条例》的规定有点宽松, 但“ 一般” 之外的只能是极其特殊的情况, 正常情况下就应该标注一个文号。但是, 这一例外规定被极少数基层机关滥用, 不但一些党内文件存在一文多号现象, 而且党政联合行文和行政机关联合行文中一文多号问题更为严重。有的参与发文单位, 或为了便于文件存档查检, 或为了显示对工作重视, 竟然对凡参与发的文件都标注该机关的发文字号, 以至一些文件出现多个文号，显得极其繁琐，也有悖规定。

3.对成文时间的确定和标识不合规范。联合行文时，因其文稿需经各方的领导同志签署意见并签字，“中转”时间可能较长，那么成文时间如何确定？《办法》中明确规定；“联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。”但在实践中有些联合行文却以主办单位领导人的签发日期为准，是有悖规定的；还要注意对于成文时间的标识必须依照《国家行政机关公文格式》的规定写公元全称，而且要用汉字数字（“零”写为“○”）；如系两个机关联合行文，应将成文时间拉开，左右各距版心7个字，以便加盖印章。加盖印章时要将主办单位印章在前，两印章间互不相交或相切，相距不能超过3mm；如系三个以上机关联合行文，则要将各联办单位名称（可用简称）在正文与成文时间之间列出，每排最多排3个印章，最后如余一个或两个印章，均居中排布，然后在其右下侧标识成文时间。这些标识规定可以说是非常清楚的，但从实际情况来看，有些联合行文却没有循此

执行，特别是在有关的尺寸规格以及对数字的使用（有的用阿拉伯数字）上，存在的问题就更多。仍以前文××县林业局和××县公安局的联合行文为例，其在文尾落款部分将两个单位的名称一并列出，同时分别加盖公章，而其成文时间却使用了阿拉伯数码，这显然是与《格式》的规定相抵触的，应当加以更。[1]

4.用印不符合规范。对于联合行文的用印，应当视其行文方向的不同而有所变化。《办法》规定：“联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”其中，对联合上报的公文作出只加盖主办单位印章的规定，目的在于简化手续，提高工作效率，但实践中不少上行文唯恐不加盖印章就显得不够郑重或者不负责任，于是就无一遗漏地全部加盖。例如××省公安厅所属的五所人民警察学校因进行教育体制改革和布局结构调整一事联合向省公安厅政治部行文，其在文尾落款处并列署有五所警校的名称，而且分别加盖公章。这种做法是不规范的，应当按规定只由主办单位加盖公章即可。

（二）联合行文各单位的级别不具有对等性。

联合行文的各个单位之间必须是同一级别，这是联合行文应当遵循的一条重要原则。对此，《办法》第十六条明确规定，据此可以看出，联合行文的各单位之间必须是同级关系，亦即对等关系，级别高的单位不能与级别低的单位联合行文。但在实践中，有些联合行文却违反这一原则，例如××市××区人民武装部为了做好20xx年秋季的征兵工作而与市政府联合行文，其中人民武装部虽然是独立的法人单位，但其级别要比政府低，故而二者不可联合行文，应以人民武装部的名义单独行文为妥。如能以政府的名义行文，则更为理想。[2]

（三）联合行文的单位过多过滥。

既然是联合行文，当然其主体至少要有两个，但最多是多少却没有明确的量化限制。尽管如此，也要注意把握其必要性与适度性。《办法》第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”联合行文时尤应遵循这一原则，而决不能不视具体情况，不看有否必要，只是为了广造声势，扩大影响，动辄以联合行文形式发布，其结果只能事与愿违，贻害工作。如果涉及的联办单位太多，故而可只标识主办单位一家的版头，而将其他协办单位名称纳入标题或者公文的开头部分，就显得较为科学、合理了。

（四）联合行文所用文种不够恰当。

尽管联合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文种类却相对较为稳定。属于联合行文的公文名称，通常是“通知”、“决定”、“报告”和“函”等等。行文时必须根据行文的目的、联合行文各单位的职权范围和与受文单位之间的行文关系准确确定使用相应的文种，不可粗疏。实践中，有些联合行文却没有这样做，例如某市三大百货商场拟联合举办“迎新春商品交易洽谈会”，向市有关单位行文，其标题为《关于联合举办“迎新春商品交易洽谈会”的通告》，这里用“通告”文种是不恰当的，因为它是下行文，用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，具有强制性质，而告知有关单位举办商品交易洽谈会，联合行文的各单位与受文单位之间属于不相隶属的关系，所以不能使用“通告”，而应用“函”。[3]

（五）成文环节多, 影响工作效率。

由于联合行文的单位多, 以致文件从起草到发出, 要经过诸多环节。文件起草前, 要由联合行文单位讨论协商, 达成一致意见后, 明确主办单位起草, 起草后要送联合行文的各单位领导会签, 会签打印后, 还必须送各单位盖章方可发出。环节多, 手续多, 严重影响了办事效率, 以致有的文件, 从起草到发出需

要两个月的时间。

（六）受文单位处理文件时“撞车”现象多。

联合行文制发后, 相对应的受文单位领导必须签批。但由于各单位领导的工作方法、领导水平和协调能力各不相同, 以致签批意见时经常出现“ 撞车” 现象, 影响了文件的顺利贯彻落实。[4]

二、解决联合行文常见问题的措施

一是对照相关要求, 规范格式。

格式是公文的“ 门面” 。保证一份公文的格式规范得体, 既是《条例》和《办法》的基本要求, 也是维护公文的权威性, 维护发文机关形象的现实需要。各级机关必须增强严肃性, 减少随意性。党的机关行文要严格遵循《条例》 规定的行文规则和格式要求, 行政机关行文要严格遵循《办法》规定的行文规则和格式要求； 党政联合行文必须同时符合《条例》 和《办法》 的各项规定, 从严掌握。如, 党政联合行文标注文号, 就必须按《办法》办事，严格做到一文一号。特别需要指出的是, 2000 年1月起实施的《国家行政机关公文格式》

（gb/t9704-1999）, 是强制性国家标准, 对行政机关文件格式作了详尽的规定, 各级行政机关都应该认真贯彻，狠抓落实, 坚决杜绝格式不规范的文件出笼。 二是把握“确有必要”的原则, 严格控制联合行文的数量。

充分认识文件的重要程度与是否联合行文、参与行文单位的多少没有必然联系, 走出“联合行文份量重” 、“单位越多越好”的误区。在办理联合行文中要坚持“ 党政分开” 的原则, 应该党的机关行文的, 就不要拉上行政机关, 不要搞“ 拉郎配”。应该行政机关行文的也不要拉上党的机关, 长期性、全局性、战略性工作必须党政联合行文的, 才考虑联合行文, 阶段性、局部性、事务性工作由行政机关行文即可, 以减少不必要的联合行文。要坚持“ 确有必要” 的原则, 克服形式主义、文犊主义,从实际需要出发, 实事求是, 凡可联合发可单独发的文件一律单独行文, 可参与可不参与的单位一律不作为联合行文单位。即使上级部门的联合行文也不要照套照搬照转。[5]

三明确主次关系, 尽可能地由联合行文主办单位对各个部门批办文件。 主办单位对各个部门收文后, 要主动与协办单位协调, 听取他们的意见, 提出贯彻落实的办法。协办对各个部门,则要注意主次分明, 一般应在主办对各个部门提出协商意见后, 再根据文件内容提出本部门的贯彻意见,以避免“撞车”现象的发生。

四是完善制度, 强化监督。

各级党委、政府办公室(厅）要建立公文规范化处理检查、评比、监督制度, 将有关情况列为办公室工作考核的内容, 加强对下级机关公文处理的业务指导和管理。对不符合规定的公文, 应要求下级机关重新制发, 并定期通报情况, 督促下级机关尽可能少发文, 发短文, 规范发文。参与联合行文的单位也要增强责任意识, 相互监督, 共同把关；不必要参与发文的, 要坚持原则不参与, 发现文件格式有错的, 要及时采取补救措施。总之, 要通过共同努力, 切实解决联合行文中存在的间题, 提高公文处理工作的质量和效率, 努力实现机关公文处理工作的科学化、制度化、规范。[6]

结束语

联合行文存在的常见问题, 危害极大,不可小视。一方面, 既影响发文机关形象, 又影响文件的权威性和严肃性。另一方面, 还影响工作效率。增加联合行文的数量和单位, 势必增加发文的环节, 相对延迟发文时间, 影响文件及时有

效地发挥作用同时,也给一些不必要的受文单位增加了工作负担,造成了许多无效劳动, 浪费了领导和机关的时间如果受文单位相互扯支, 或是对文件的办理意见不一致，更是直接影响文件顺利落实, 甚至会贻误工作。因此，对于联合行文常见的问题应采取有效的措施，加以制止，以提高联合行文的办事效率，规范和指导联合行文处理工作。

参考文献

[1]. 栾照钧，栾瑞光.党政机关公文格式要点解析[M].秘书之友，2012

[2].岳海翔.联合行文常见病误浅析[M].中国公文写作研究会秘书处，2003

[3].陈龙.公文联合行文应注意的问题[M].南京师大人文院，2004

[4].陈文峰.基层联合行文中的”四多“现象及对策[M].江苏省射阳县委办公室，2001

[5].于龙.与行政机关联合行文主题问题浅析[M].

[6].邓克坚.当前联合行文存在的问题及的对策[M].秘书工作杂志，1997

 

第二篇：通知-联合行文

0000001 机密★一年

特 急

×××××文件

×××〔2001〕1号

关于×××××××的通知

××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

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×××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××

2.××××××××××××

二 ○ ○ 一 年 一 月 一 日

主题词：×× ×× ××

抄送：××××××××，××××××××，××××××

×××××。

××××××××××××× 20xx年4月25日 印发

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