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常用商务信函写作实例与训练

1. 建立贸易关系 (Establishing Trade Relations)

一个公司，一家企业，要想进入市场，寻找货源，求生存，求发展，最首要的工作是与别的商家建立贸易关系。达此目的的途径很多，如阅读广告、参加交易会、参观访问、引荐介绍等。此外，还可以直接通过书信的形式建立贸易关系。

建立贸易关系信函的写作可以按照以下步骤进行：

1) 告诉对方从何种途径获得对方的信息 (如：通过……得知……)。

2) 写明去函的目的：了解对方经营产品的情况；提供本公司产品的情况。

3) 希望保持联系。

另外，信函措辞应礼貌诚恳、热情、表达清楚透彻。

实例

常用套语

1. As your name and address appear on Yangtse Evening Post, we are writing to you with a desire to open an account with you / to establish business relation with you.

我们在《扬子晚报》上看到贵公司的名称和地址，非常希望与贵方建立商务关系。

2. We write to introduce ourselves as one of the leading exporters of a wide range of...

我们作为主要的出口商之一，经营……

3. We are enjoying an excellent reputation and we should like to offer you our service.

本公司具有良好的信誉，并愿意向贵方提供服务。

4. We are willing to enter into business relations with you on the basis of equality and mutual benefit and exchanging needed goods.

我方乐于在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立贸易关系。

5. Your desire to establish direct business relations with us coincides with ours.

贵方与我建立直接的贸易关系的愿望与我方打算相吻合。

6. We are also enclosing a catalogue showing the details of our line.

附上一本我公司经营产品的详细目录。

7. ...that you'll be quite satisfied with our goods and service.

……贵方将对我们的货物及服务满意。

2. 销售信函 (Sales Letter)

推销产品是商务活动中一重要环节，其目的是要吸引对方的注意，激发购买欲望，最后售出货物。销售信函内容应包括：

1) 介绍所推销产品的情况，如性能、价格等较同类产品的优越。

2) 附带一些优惠条件或帮助。

此类信函需措辞得当、简洁精练、语气肯定、具有说服力。忌离题、冗长、华而不实。

实例

常用套语

2.1. We take pleasure in enclosing the latest catalogue of... / price list of...

我方十分乐意为您（贵方）寄上我们最新的……商品目录 / 价格表。

2.2. This item, superior in quality and moderate in price, is sure to be salable in your market.

本产品质量上乘，价格适中，在你方市场一定有销路。

2.3. We expect you to try our products and are sure that you would be pleased with...

希望贵方使用我方的产品，相信贵方对……定会感到满意。

2.4. We inform you that since price is subject to change, please put an order before 8 Oct. if possible.

敬告贵方，由于价格可能变动，如果可能请在10月8日前订货。

2.5. We regret that we have had no opportunity to do business with you.

很遗憾我方与贵公司仍未有生意往来。

2.6. The high quality of our product is well known and universally acknowledged.

我方产品的高质量已是众所周知，并得到广泛认可。

2.7. We stand ready to serve you.

我们随时乐意为您提供服务。

3. 定购函 (Letter of Order)

定购函是商贸活动中一种必不可少的例行手续。它通常是贸易双方经过电话、电报、面读等方式洽谈或协商，将交易谈成后，买方以书面形式对定购事宜进行确认的信函形式。订货函的内容及撰写原则是：

1) 感谢买方提供货物报价。

2) 准确陈述所定购商品的名称、货号、质量、规格、单价以及自己能接受的报价。

4) 说明运货条件：时间，地点，方式，运费支付，包装，保险等。

5) 确认付款方式。

目前，许多大型公司除使用订货函外，还一并附订货单。卖方收到买方的定购函和订货单后应该尽快确认。

实例

Accepting an Order

常用套语

3. 1. Thank you for your order of... (date).

感谢贵方……（日期）的定购。

3. 2. We accept the trading terms you've quoted and enclose our official Order No...

我方接受贵方所报的交易条件，并附上我方正式定单，第……号。

3. 3. The ordered goods are in urgent need and your prompt delivery will be appreciated.

所定货物急切需要，如蒙迅速交货，不胜感谢。

3. 4. We should be glad if you would let us know whether...

如贵方告知是否……我方将很高兴。

3. 5. This is a trial order. If the goods sell well, we'll place / give further orders.

这是试定购。如果销售情况良好，我方将继续定购。

3. 6. Please see to it that your goods meet our requirement.

请务必保证贵方货物符合我方要求。

4. 询盘与报盘 (Inquiry and Offer)

在贸易中，要达成一笔交易需经过反复的磋商，即买卖双方通过函电或其他方式相互洽谈、沟通、交换意见，从而达成一致。交易磋商中的主要环节就是询盘与报盘。

询盘——在买卖双方进行交易时，买方向卖方致函询问，了解货色、价格、付款方式、交货期限等销售条件。也称询价函。

报盘——卖方答复买方询问商品的情况。也称报价函。

撰写时应包括以下内容：

1) 询价函首先说明获得对方商品信息的来源以及写此函的目的，然后询问对方商品的详尽情况。

2) 报价函首先感谢对方的询问，并表示乐意为之提供服务，并按对方询问的内容一一做解答。

无论是询价函还是报价函，语言表达均要准确、具体、切题，切忌模棱两可。

实例

Letter of Inquiry

Letter of Offer

常用套语

4. 1. We learn from... that you are one of the manufacturers of... Will you pleased send us your prices of...

.我方从……获悉贵方是……的制造商，请报贵方……的价格。

4. 2. We shall be pleased if you send us the lowest quotations for the following.

如果贵方能就下列……向我方报上最低价，我方将不胜感谢。

4. 3. If you supply goods of the type and quality required, we may place regular orders for large quantities.

如贵方提供货型、质量与要求相符的货物，我方将考虑进行批量、定期订货。

4. 4. Please inform us what special offer you can make us for...

请告知贵公司对于……能给与多少特价优惠。

4. 5. In reply to your letter of... we enclose our latest pricelist for...

就贵方的来信，我方随信寄上……的最新价目表。

4. 6. We have received an inquiry for...

我们已经收到……的询盘。

4. 7. In reply to your letter / inquiry of..., we wish to inform you that...

兹复贵方……的来函 / 询盘，我们愿意告诉贵方……。

4. 8. We understand that there is a good demand for... in your market, and take this opportunity of enclosing our Quotation No... for your consideration.

我们了解到贵方市场对……要求强劲，借此良机，附上我方第……号报价单。

4. 9. We thank you for your letter asking for a quotation for... We are pleased to make the following offer.

感谢贵方……的来函，及要求对……进行报价。我方十分乐意进行如下报价。

4. 10. We hope these terms are satisfactory and look forward to your order.

希望上述条件会令贵方满意，并期望订货。

4. 11. As we have no... in stock, we regret being unable to offer. But we'll keep in mind your requirement and shall contact you once it is available.

关于……，目前无货，歉难报盘。但我方会留心贵方的要求，一旦有货，将立即同您联系。

5. 催款 (Urging Payment)

撰写催款信函是一件迫不得已而为之的事，但有时也是商务活动必不可少的一部分。催款活动必要时可以按照以下四个步骤操作：第一步，去函提醒 (remind)；第二步，去函询问 (inquire)；第三步，去函请求 (appeal)；第四步，去函要求 (demand)。每封催款信不宜过长，初次联系，应在开头简要介绍自己的情况。语言表述应清楚、得体、诚恳。

实例

Remind

Inquiry

Appeal

Demand

常用套语

5.1. Our records show that your account of... is past due.

我们的记录显示贵方账款……逾期了。

5.2. We shall be greatly obliged if you will remit us a check for the goods.

若贵方汇寄支票付款，我方将十分感谢。

5.3. In spite of 2 reminders, the above account still remains unsettled.

尽管我方曾两次催款，上述账目仍未结清。

5.4. We shall be grateful for an early settlement.

望贵方及早偿付。

5.5. We wish to call your attention to the enclosed account which is now past due. We shall appreciate your prompt remittance.

兹随函附上逾期账单，敬请注意。如蒙迅速支付甚为感激。

5.6. If we fail to receive from you a check of... dollars in 5 days, we will have to hand over this matter to the lawyers.

如果五日后我们仍未收到贵方……支票，我们将不得不求助于律师介入了。

5.7. We trust that we shall be able to find a favorable solution.

相信我们将能找到一个令人满意的解决方案。

6. 抱怨索赔函 (Complaint and Claim)

在贸易活动中，买卖双方因一方未履行所达成协议致使另一方蒙受损失，或者人们对购得的商品或得到的服务不满意时，可以向对方抱怨或提出索赔，以求问题得到尽快、妥善的解决。撰写此类信函时应注意：

1) 直截了当提出原定的条件，列举不满事实、理由以及造成的后果。

2) 明确提出解决的方法。

3) 语言有礼有节，语气坚决诚恳。

实例

Letter of Complaint

常用套语

6.1. We have duly received the goods of your shipment, but unfortunately they are not in accordance with the sample.

我方已按时收到贵方发运的货物。然而不幸的是，它们与样品完全不符。

6.2. We are sorry to inform you that the delivery is far from being satisfactory.

很遗憾，我们不得不告知贵方：发货远不能令人满意。

6.3. The goods weigh short by... kilos / be short in weight by... kilos.

货物短重……公斤。

6.4. We regret to inform you that one of the cases of your delivery arrived in a badly damaged condition.

遗憾地通知贵方，运来的箱子中有一箱到达时严重破损。

6.5. ...be unfit to use ……无法使用

6.6. ...(be) below standard in quality... ……质量未达标。

6.7. ...we require a full refund for the delivery.

……我方要求对发货全额赔偿。

6.8. In support of our claim, we are sending you a survey report issued by the Commodity Inspection Bureau.

为了说明我方索赔理由，现寄上商检局的检验报告。

6.9. We are looking forward to your settlement at an early date.

希望贵方早日解决这一问题。

7. 广告 (Advertisement)

广告是一种宣传手段，是促销活动中很重要的环节。广告的语言应简明易懂，富有感染力、吸引力。句式应简练，重点突出，使人耳目一新。

实例

常用套语

7. 1. modern designs 款式新颖

7. 2. attractive fashion 式样美观

7. 3. complete in specifications 规格齐全

7. 4. bright in colour 色彩鲜艳

7. 5. up-to-date styles 款式入时

7. 6. choice materials 用料考究

7. 7. fine quality 品质优良

7. 8. fine workmanship 做工精细

7. 9. moderate price 价格公道

7. 10. reasonable price 价格合理

7. 11. reliable performance 性能可靠

7. 12. durable in use 经久耐用

7. 13. easy and simple to handle 操作简便

7. 14. good to health 有益健康

7. 15. good for both children and adults 老少皆宜

7. 16. quality and quantity assured 保质保量

7. 17. selling well all over the world 畅销全球

7. 18. prompt delivery 交货迅速

7. 19. to rank first among similar products 在同类产品中名列前茅

7. 20. gain popularity from consumers home and abroad 深受国内外消费者的热烈欢迎

8. 合同 (Contract)

合同也称“契约”，是双方当事人依法订立的有关权益和义务的协议。

合同的语言较为正式，简洁，精确。合同中常用 shall 表示应履行的某种义务 (不用来表示将来时)；尽量多用主动语态，少用被动语态；避免间接表达法。

实例

译文

聘用合同

南京工业技术学院（以下简称聘方）聘请彼得·里普利先生（以下简称受聘方）为该校外语系的英语教师，双方同意签订并遵守本合同。

8. 1. 聘期为一年。自20##年9月1日至20##年8月31日。

8. 2. 聘方每月支付给受聘方工资人民币6 000元。

8. 3. 经双方协商，受聘方的工作安排如下：

1) 担任高年级英语教学（写作 / 口语）

2) 承担研究生培训

3) 每月给全校学生开讲座一次

4) 周工作量：18—20学时

8. 4. 受聘方每周工作五天，享受中国政府法定节假日。

8. 5. 受聘方必须遵守中国政府针对外国人的有关法律法规，并遵守聘方的工作制度。

8. 6. 双方均不得无故解除合同。

8. 7. 本合同自受聘方到职之日生效。

8. 8. 本合同如有争议，由双方协商解决。

聘方：南京工业技术学院

受聘方：彼得·里普利

2002 年 7 月 10 日

9. 确认函 (Confirmation)

确认是对预定、预购、电话、电报、讲话、通知所做的书面回复，即对从对方处得来的信息进行确认和认可。回函应及时，措辞礼貌客气，并清楚地说明情况。如果由于某种原因，不能提供对方所需要的信息、货物或服务，应当真诚地表达歉意。

实例

常用套语

9. 1. This is just to let you know that the personnel manager is looking forward to seeing you in his office at 8:30 am.     来信正是想告诉您，人事部经理将于明日上午8点30分在其办公室会见您。

9. 2. We have reserved rooms in ... Hotel for you as follows: Room number: ... ;Date: from ... to ...; Frice: ...     我们在……饭店为您预定的房间情况如下：房间……号；日期……；价格……。

9. 3. We plan to put this new policy into effect at once, but first I want to make absolutely sure that I understood you correctly.     我方准备立刻执行上述协议，但是首先我想确认一下我方是否已经彻底明白了贵方的意思。

9. 4. We have pleasure in confirming that we have accepted your order for ... with the specifications given in your letter.     我方十分高兴地确认你方来函中所述……定单已被接受。

9. 5. This will confirm your reservation for a dinner table for 12 on February 4 from 19:00 to 22:00 in ...     2月4日晚19点至22点您将在……举办一桌12人的宴席，此函将确认您的预定。