公文格式管理规定

第一条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

第二条 公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。

1、文件名称 由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。

2、发文字号 包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。

3、签发人 向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。

第三条 公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。

1、标题 置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2、主送部门 是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门；向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。

3、内容 是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

4、附件 正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

5、发文部门 又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

6、发文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期；联合行文，署最后签发部门领导人签发日期；法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标

题下、居中。

7、印章 除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。

第四条 公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发部门和印发日期；会议纪要用“分送”。

1、主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

2、抄送部门 除主送部门外，其他需要执行和知晓公文的部门部门。送往上级部门的为“抄报”，送往同级部门或不相隶属部门的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。

3、印发部门、印发日期和印刷份数 印发部门是指印发公文部门的办公部门；印发日期是印发部门印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份”。印发部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发部门和印发日期在同一行左右两侧，中间隔一定距离。印刷份数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。

第五条 公文排版格式 公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸通常用A4型（210毫米×297毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小三号新宋体、左对齐，签发人右对齐；标题用小二号新宋体加粗、居中；内容用四号新宋体。发文部门署名与正文之间空2-3行，字体为四新宋体。联合行文，发文部门署名分二行，中间空1行，等宽，发文日期用四新宋体；主题词用小四号新宋体加粗，词与词之间空一格，不加标点，左对齐；抄送栏全部为小四号新宋体，左对齐。打印、校对栏五新宋体。页边距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。固定值25磅行间距。结构层次序号要准确、清楚，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，括号外不能有标点。如果用“第一条”的形式表示，则下面的层级依次为“1”、“（1）”、“①”（①后不应有标点），同级层号后的标点应统一。（公文排版格式见附件）

第二章 行文规则

第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事项夹在报告中。请示一般应明确一个主送部门，不要多头主送，不要同时抄送下级部门。

第七条 对平级的、没有领导或指导性关系的部门，不能发决定等指示性公文。

第八条 凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销。

第三章 公文办理

第十条 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。

收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。

1、收文登记

对收进的纸质或电子文件，由行政部门分别签收、流转、登记及反馈。

2、阅批

收文登记后，公文由行政部门行政经理提出拟办意见，转相关部门会签后，呈送领导阅批后，再由行政部门转相关部门承办或传阅。急件应即时阅批。

行政部门作为文件的流转部门，对领导针对文件提出的问题要及时沟通与回馈，每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情况，应在4小时内将文件签批完毕，进行流转。因出差外出，每天必须进行一次公司电子类文件的审查、签批。

3、传递

各部门传送文件应由专人负责。

4、催办

各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，应及时反馈，防止遗漏或延误。

行政部门可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。

5、存档

文件会签、合同会签进行完毕后，打印、整理会签卡，并存档。

第十一条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、复印、发送

等环节组成。

第四章 附则

第十二条 本规定由人资行政部负责解释。 第十八条 本规定自公布之日起执行。 附：行文样张、结构层次序号样张（2页）

行文样张：

××××××文件

××××[2005]××号 签发：××××

关于×××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××，××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××，××××××。

附：

1.××××××

2.××××××

××××××××

××××年××月××日

主题词:××× ×× ××

抄送：××××

×××办公室 ×× ××年××月××日印

打印 ×× 校对 ×× （共印×××份）结构层次样张：

一、------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------。

（一）----------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------。

二、------------------------------------------------------------------- ------------------。

（一）----------------------------------------------------------------- -------------------------------。

（二）-------------------------------------------------。

1、-------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------。

2、------------------------------------------------------------------- ---------------------。

（1）---------------------------------------------------------------- ---------------------。

（2）---------------------------------------------------------------- ----------------------------------。

①------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------。

②------------------------------------------------------------------- --------------------------。

注：如果用“第一条”的形式：

第一条 -------------------------------------------------------------。

1、----------------------------。

2、------------------------------------------------------------------。

 

第二篇：公文材料管理制度及公文格式

漓江学院大学生社团联合会公文材料管理制度

为了规范社团公文格式，院大学生社团联合会现制定以下制度：

一、 协会需上交的材料统一在指定时间内交到院大学生社团联办公

室，电子档和文本各一份。（漓江学院社团联办公室邮箱为ljxystlmsb@163.com）

二、 协会需在活动结束后三天上交活动总结（电子版）。办公室会于

每月25日统一检查核对协会上交的相关活动材料（如活动总结等，特殊情况时收取活动照片）。对于各协会的活动信息，办公室会根据协会上交给社团联策划部的活动策划书来收取相应活动总结。文本材料于每月最后一天统一收取。若发现有协会未交，会以短信形式催促上交，并且此时已视为迟交。若在本月最后一天仍未上交，则视为不交。

三、 协会干部换届后，需在一星期内上交最新通讯录。协会干部联

系方式有变，需立即通知办公室，以便更新协会通讯录。通讯录的格式，办公室会于每学期开学时及每学期期末发于各协会会长及秘书部部长邮箱。请根据通讯录模板制作好协会通讯录。格式不合格，一律退回，重新整理。

四、 各协会的各类材料都需严格按照公文格式要求整理。办公室会

对收取上来的协会活动材料进行整理，存档。并且对各协会的材料格式进行审核，若发现格式不对，则立即退回给协会修改，并告知上交时间。（具体格式见附件）

五、 办公室会将各协会的上交情况进行记录，有2次迟交记录，则

视为不交1次。该记录会每个月上报给主席团，并且每2个月在协会例会上公布上交情况（除特殊情况外）。迟交材料达3次或不交材料达2次，则将在协会会议上通报批评。每学期末，办公室会把上交情况的记录交予发展部，并且作为社团考评的一部分。

漓江学院大学生社团联合会办公室制

二〇〇九年十二月

附件一、 公文格式

为了规范社团公文格式，院大学生社团联合会对协会公文格式做一下规定，请各协会干部认真学习。

基本格式：

（一）协会上交的工作计划，总结等材料，标题统一为三号黑体（加粗）居中，正文为四号仿宋左对齐，首行缩进两个字符，行间距为

1.5倍间距，小标题为三号宋体加粗。如有页码，则将页码写在页面的右下角。

（二）公文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（三）材料末尾落款日期格式统一，例：“二〇〇九年××月××日”，不可打为“二零零九年××月××日”、“二00九年××月××日”或“20xx年××月××日”等。

（四）材料末尾落款单位应为“漓江学院大学生社团联合会××协会”，不可打为“社团联××协会”、“××协会”或“院××协会”等。

常用公文格式：

一、通知

（一）通知的概念、性质和特点

通知是用以批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行事项；任免和聘用干部的公务文书。

通知主要用于传达和告知，因此它主要属于传达性或告知性公文，但大多数通知在传达、告知时对受文者总是有所要求，如提出需要办理或执行的事项，规定办理的方法和目标等，有一定的指挥、规范作用，因而有一定的权威性。此外，有些通知涉及的事项是要求立即办理、执行或周知的，有的甚至只在特定的某一阶段内有效，从而使通知具有明显的时效性。传达性、告知性、权威性和时效性可以说是通知的基本性质。

（二）通知的写作

1．通知的结构和写法例文：

例：假设发一个通知内容为：社团联将在12月2日早上9点在001教室进行社团考评大会。

(1)手机短信：您好，我是社团联××部门的×××，社团联定于12月2日早上点在001教室进行社团考评大会，请各位准时参加，谢谢合作，收到请回复或回响！

此例为手机短信例文

(2)书面（海报）通知例文如下：

关于漓江学院社团联召开社团考评大会的通知

第一：写出召开此次大会的目的

第二：写出召开此次大会的时间、地点、与会人员

第三：结束语/注意事项/会议要求

第四：落款（发布人、发布日期）

（发布日期必须用中文表示）

例如：

关于漓江学院召开社团考评大会的通知

为了总结全院各个协会在本学期所做的各项活动、肯定各协会做出的辛勤努力，社团联合会决定召开一年一度的社团考评大会。

一、大会时间：20xx年12月2日上午9点整

二、与会人员：社团联合会全体干部及社团联合会所有协会

漓江学院社团联合会 二〇〇八年十一月××日 注：以上内容可根据实际情况增加或减少，仅供参考。

二、计划

计划是一种常用的事务文书，计划的制定有助于我们明确工作发展方向，工作目标等，制定计划是要本着实事求是的原则。客观公正的制定以后的工作计划，能够时我们更好的开展工作。因此，社团联合会及各个协会在制定工作计划时，可行性是第一位的，同时也要有创新，不能永远只是原地踏步。

计划的种类

计划的种类很多，分类的角度也较多。从计划设计的对象划分，大体有国民经济计划、工作计划（还可按具体工作项目进一步细分）、生产计划、学习计划、教学计划、科研计划、财务计划、文体活动计划等。

（一）计划的基本内容

一份完整的工作计划，一般应包括下列三个方面的基本内容：

1.指导思想和基本情况

指导思想是制定计划的依据之一，回答“为什么做”的问题；基本情况是制定计划和执行计划的基础和条件，回答“能不能做”的问题。两者结合起来，共同阐述计划的必要性和可能性。但是。由于每份计划的具体目的和对象不同，这方面内容的详略取舍可以从实际需要出发，需写则写，不需写则不写；需要写时，该详则详，该略则略。

2.任务和指标

任务和指标是计划的核心内容，是该计划所要达到的目标。它在计划中回答“做什么”的问题。一份计划如果没有规定明确的任务目标，就不称其为计划了。

任务和指标包括项目、数量、进度、升降比例等。计划中要理清线索，分清主次，将其表达清楚。对经济方面的指标，既要提出绝对数值，又要提出相对数值（增减和升降比例），一般不能只提其中一项。

3.措施和步骤

措施是为了完成计划提出的任务和指标而准备采取的方法，步骤则是从时间上分段安排工作进程，都是回答“怎么样做”的问题，是计划的保证条件。

例文：

漓江学院社团联合会

2007-20xx年度上学期工作计划

一、本学期工作重点：加强社团管理、完善机构设置、完善社团评比考核制度。积极创新，大胆实践，发展新社团，努力培养精品社团和品牌活动，切实拓展我院学生综合素质，活跃校园文化。

（一）完善机构设置，规范社团管理。为了加快社团联合会的发展及和优秀高校社团联合会接轨，要使社团联合会的机构设置更完善。把新成立的人事部、发展部、网络技术部进行重点建设部门，完善其工作制度。完善相关制度，严格落实有关规定，规范管理

（二）打造精品社团，繁荣校园文化。社团联合会将继续引入竞争评估表彰机制和措施。使社团朝专业化，学术化方面发展，鼓励扶持优秀社团，创新性地举办一些经典，具有影响力的精品活动或创造出有特色的精品文化，立足校园，逐步走向社会。

（三）继续完善学生社团的成立审批和撤销工作。积极引导新的学生社团组织的成立并规范对已有社团的管理和撤消，努力形成结构合理、充满活力、健康向上的有潜力的学生社团发展格局；加强横向联合，强调文理兼容，积极创造条件，引导不同学科和专业的会员合作交流、相互学习、优势互补、相互协作、共同提高。

（四）扶持与淘汰并进。对各社团以扶持和淘汰并进的理念进行管理。一方面通过及时提出警告来督促劣势社团加强自我完善，另一方面要果断注销一些没有潜力和前景以及发展不好的社团，用以提高社团的整体竞争力，同时能够促进社团干部的重视，逐步达成和各个分院的共识，真正实现优胜劣汰。

（五）加强电子信息管理，提高工作效益效率。我们新建立了网络技术部，通过网络这上平台，提高管理效率，减少组织成本，促进相互交流和沟通，为实现学生社团管理的信息化、网络化创造良好的条件。以社团网络虚拟社区为载体，把学生社团的资源进行整理，为广大社员提供一个全面丰富的学生社团网站，使外界能更多的了解我们的社团，充分发挥其网络信息集成效应及宣传优势。

（六）落实财务制度，加强财务管理。为社团的发展创造良好的环境，做到专业化的会计帐和会计核算。坚决杜绝不合理报销、不申报报销的现象。坚决落实财务制度，加强沟通，提高效率。

必要时，可附2007-20xx年度上学期各项工作活动的安排表。

三、总结

（一）总结概述

1.总结的概念和性质。

总结是单位和个人对一定时期的工作、学习或思想进行全面回顾、分析和研究，从中寻找经验教训，得出规律性认识，所以指导今后工作和学习的书面材料； 总结以单位和个人的实践活动为基本内容，其中的观点，都是从自身以往的实践中概括、提炼出来的；主要材料，也都是从自身以往的实践活动中选取的。所以。它一般都是以当局者、当事人的身份，用第一人称写成的。

(二）总结的写作

1.总结的基本内容

由于总结涉及的具体对象不同，所以每篇总结的内容不可能千篇一律，但一般说来，一篇总结大体上应有下列几方面的基本内容：

（1）基本情况

即对总结对象的大致情况如工作、学习的时间、地点、范围、过程、结果、成效及相关背景作全面的归拢，给读者一个关于总结对象的总体认识。这些内容应根据总结的具体目的和重心有所取舍、有所侧重，并采用适当的归纳概括来叙述，也可以用一些基本统计数字来说明。在结构上，可以把它作为全文的一个简短前言，也可以作为主体内的一个部分。

（2）主要成绩和经验

成绩是工作实践中所取得的物质成果或精神成果，经验是取得成功的原因和条件。这是一份总结的主要内容、重点内容，也是总结的目的所在。主要成绩可以概括为几点或几个方面来写，要写得具体些，要有事实材料和必要的统计数据，有时还要与上期工作情况、本期计划规定的任务指标进行对比说明。主要经验要说明工作的基本做法、体会和取得成绩的原因。总结经验要既有观点又要有材料。光讲道理不行，要有具体的典型事例，让事实去说明道理；光摆事实更不行。没有从材料中概括、提炼出观点指出规律性的东西，就不能说明问题，达不到总结的目的。所以，对成绩和经验的归纳和总结，既不能就事论事，忽视理论分析，又不能空泛议论，没有具体材料。要从观点和材料的统一、理论和实践的统一上形成结论，总结出经验。

（3）存在问题和教训

存在问题即没有做好、没有完成的工作，有待进一步解决的问题及工作中的失误和缺点。教训是工作没有做好及工作出现失误、缺点的原因。及时地发现问题，深刻地认识问题，真诚地接受教训，才有可能解决问题，补救失误。因此，在归纳成绩总结经验的同时，看到工作中的差距，认真分析，找到原因，以吸取教训改进工作，是总结的又一项重要内容，要写得明确、具体。那种大事化小、小事化了，报喜不报忧的做法，是不能真正达到总结的目的的。当然，写缺点也要实事求是，不能为了表示谦虚或为保证总结内容的绝对全面而去生硬拼凑，在一些专题性经验总结中，由于工作成绩突出，又是为了供上级机关在全局推广先进经验，这方面的内容便可以少写甚或不写、

（4)今后的努力方向

即在总结经验和教训的基础上提出今后的任务和打算，包括以后如何发扬成绩、克服缺点、纠正失误、要首先解决哪些问题等，这些内容，对于明确方、鼓舞斗志、增强信心，具有积极的作用，要切合实际，严肃认真地写好，而不能用几句不着边际的官腔套话敷衍了事。在全篇结构上，这些内容可以单列一个部分，作为主体的一个层次，也可以用作全篇的结果语。

上述四项基本内容，并非必须一项一项全都写到每篇总结中。可以根据总结的具体目的进行合并，还可以为了突出某个方面而压缩其他方面。即使是全部写入总结，也不可平分笔墨。

2.总结的结构和写法

总结的结构一般由标题、前言、主体和结尾四部分构成

（1）标题

（2）前言

前言是总结的开头部分，一般是提纲絜领、开门见山地概括基本情况，说明做了哪些工作，取得了哪些成绩，获得了哪些经验，还存在哪些问题，应吸取什么教训等等，有时还要简要说明总结的目的。前言的语言要力求简洁凝练，篇幅要尽量短小，所以对上述内容只能简明扼要地概括提示，而不能展开具体阐述，否则会与主体中的内容重复，或使主体难以展开。

（3）主体

主体是总结的躯干部分。总结的基本内容，特别是主要成绩和经验、存在问题和教训等，都要在这里进行具体介绍，有些总结还把基本情况和今后方向两项内容也纳入主体来写。

主体的写法主要有三种

第一种是按总结的基本内容分项，一项内容成为结构上的一个部分，依次展开叙述。这种写法具有头绪清楚、条理分明的特点，是最常见也最好学的写法，初学写总结的人也多从这种写法入手。

第二种是采用经验综合叙述的形式，即把主体分为两大部分，第一部分简明扼要地介绍工作情况，第二部分则将上升到理性认识的经验归纳成若干条，每条列出一个小标题来进行阐述；每条经验下都有认识、有做法、有效果、有体会、具有论据充分、说服力强的特点。 第三种是采用按时间顺序叙述的方式，即把整个工作相对分为几个阶段，再分别对各个阶段的情况进行介绍、分析、归纳，找出每一

个阶段的经验和教训。这种写法，可以清晰地反映食物逐渐发展和认识逐步深入的过程，让人读起来觉得自然可信。

（4）结尾

总结的结尾有三种形式。一种是无独立结尾段的结尾形式，即以主体的最后一个部分作为全文的收束，不再另写独立的专门的结尾。一般单位内部总结多采用这种写法，写完存在问题和今后努力方向之后，全文就自然结束。第二种是归纳式结尾，即在主体后另写一段概括全文主要内容的文字作为结尾。报刊上发表的典型经验总结多采用这种写法，以强调主要经验和经验的意义。第三种是号召式结尾，即在主体之后根据面临的新的工作任务，用一段带有鼓动性、激励性的语言，展望未来，指明今后的努力方向，以鼓舞斗志，增强信心。在会议上向与会者或群众所做的总结报告多采用这种写法。

漓江学院大学生社团联合会办公室制

二〇〇九年十二月