公司内部公文格式标准规范(试行)
1.目的
为规范公司内部公文格式,提高公司内部文件管理质量。
2.适用范围
总公司及子公司各部门
3.内容
3.1公司文件格式要求:
3.1.1红头文格式
3.1.1.1文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅
3.1.1.2发文字号的字体:四号宋体、黑色
3.1.1.3标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中
3.1.1.4主送机关的字体:四号宋体、黑色
3.1.1.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐
3.1.1.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“○”
3.1.1.9注释的字体:小四号宋体、黑色
3.1.1.10主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗
3.1.1.11抄送机关的字体:四号宋体、黑色
3.1.1.12印发说明的字体:四号宋体、黑色 印章上不压正文,下压日期
3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管
3.1.2规章制度文格式
3.1.2.1文件标题:
各级标题均用阿拉伯数字(1,1.1,1.1.1)区别,大标题为黑体三号加粗,一级标题为宋体四号字加粗,二级标题为宋体小四号字加粗,三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗
3.1.2.2文件正文:宋体小四号字,正文强调部分内容为宋体小四号字加粗
3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期:宋体小四号字
3.1.2.4主题词/呈/发:宋体小四号字
3.1.2.5行间距:1.5倍(未定义文档网格)
3.1.2.6页边距:上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝
3.1.2.7公司简称:在文件正文内可简称“泰谷生物”
3.1.2.8公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称
3.1.2.9公司文件机密程度说明(详见附件1)
3.1.3请示文格式
3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中
3.1.3.2正文段落1.5倍行距,字体为四号宋体字
3.1.3.3落款/日期为四号宋体字
3.2公司文件编号要求
3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号,是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,序号用中括号“[ ]”括入;序号编虚位(即1编为001),不加“第”字,表头红线不加五角星。
3.2.2部门代码说明:
部门(各中心)代码:以部门拼音开头两个字母的缩写来表示,若出现字母重复的代码,由各部门自行拟定并报行政部备查:
行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部HQ。
3.2.3发文字号的种类及使用规定:
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见,转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。(见附件2)
落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号:湘泰科字[2012] X号
3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。(详见《工作联络制度》)
3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。(见附件3)
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。(见附件4)
落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号:TGQS-部门代码[2012] X号
3.2.3.5公司会议纪要的文号。(详见《会议管理制度》)
4.附则
本规范从发文之日起执行,由行政部负责解释。
湖南泰谷生物科技股份有限公司
2013.1.1
5.附件
附件1:公司文件机密等级说明
附件2:公司发文模板
附件3:管理制度发文模板
附件4:内部请示模板
附件1:
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理,避免公司或客户商业机密落入竞争者手中,公司将对各类文件进行机密等级设置,具体说明如下:
依其属性分级区分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外,均属公司重要文件与具有商业价值文件,也都列入受保护范围;
附件2:
湖南泰谷生物科技股份有限公司文件[泰谷生物1]
湘泰科字2012 [XXX]号 机密程度:[泰谷生物2]
关于下发《 》的
通知
[泰谷生物3]
正文:[泰谷生物4]
湖南泰谷生物科技股份有限公司
二○##年X月X日
[泰谷生物5]
主题词:[泰谷生物6] 关键字 关键字[泰谷生物7]
发:湖南泰谷生物科技股份有限公司
抄送:公司全体员工
[泰谷生物8] 附件3:
标 题[泰谷生物10]
1.目的
2.适用范围
3.内容
[泰谷生物11] 3.1二级标题[泰谷生物12]
3.1.1三级标题[泰谷生物13]
正文[泰谷生物14]
n.附则
本规范从发文之日起执行,由XX部负责解释。
n+1.附件
附件4:
请 示
TGQS-部门代码2012 [XXX]号
领导审批意见:
标题:
请示部门:
请示人:
请示部门负责人:
请示时间:
呈:
抄送:
请示内容:
泰谷生物XX部
年 月 日
[泰谷生物1]文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅
[泰谷生物2]四号宋体、黑色
[泰谷生物3]三号黑体字、加粗、黑色、居中
[泰谷生物4]四号宋体、黑色
[泰谷生物5]四号宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“○”
[泰谷生物6]主题词三号黑体、黑色、加粗
[泰谷生物7]主题词内容为四号宋体,黑色
[泰谷生物8]四号宋体、黑色
[泰谷生物9]宋体小四,加粗居中
[泰谷生物10]黑体三号加粗居中
[泰谷生物11]宋体四号加粗
[泰谷生物12]宋体小四号字加粗
[泰谷生物13]楷体小四字号字加粗
[泰谷生物14]宋体小四号
文件格式规范标准
打印机双面打印操作方法
1、标题:宋体二号字,加粗;
1、不可选择“直接打印”;
2、单击文件—打印—选择“奇数页”—打印文 件;
3、将打印好的奇数页文件取出,背面朝上,将 最上方一页放置最底端,第二页放置其上,以此类推;
4、将文字正面朝向放入纸槽内;
5、单击文件—打印—选择“偶数页”—打印文 件。
2、二级标题:仿宋 3、正文:仿宋 4、标题与正文间隔:小四号字; 5、页面设置:上白边 口 6、行距:固定值 7、落款:仿宋 8、页码:底端居右,小四号字,带左右横线。
GB_2312,小二号字; GB_2312,小三号字;
28mm,下白边30mm,订(左白边)30mm;右白边25mm; 28;
GB_2312,小三号字;
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