一、文件格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的文件编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。

2.适用范围与管理部门

适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发，行政部为文件管理部门。

3.职责

3.1公司的文件由行政部起草，分管领导审核，董事长审批签发；负责修订、解释本制度。

3.2公司各部门的文件由各部门负责起草，分管领导审核，董事长签发。

4.编写要求

4.1 标题：标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。采用宋体二号字，加粗，居中。

4.2 正文：公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

书写位置：在标题下空一行，受文单位顶格书写，正文第一行空2格起书写。

4.3 附件：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。采用仿宋体3号字。

附件内容另附文。如：“附件：《20##年度方针目标》”。

5.页面设置

5.1纸型要求：A4纸；纵向排版。

5.2页边距为左右各3cm ,上下各2.7cm  。

5.3页码置于右下角。

6文件装订

6.1应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4㎜。

二、公文格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的公文编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。

2.适用范围

适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发，行政部为文件管理部门。

3.职责

3.1 公司的文件由行政部起草：负责公司对内、对外公文的编写和发布，负责修订、解释本制度。

3.2 公司各部门的文件由各部门负责起草，由行政部根据工作需要和权限归属，负责内、对外公文发布。

4.编写要求

4.1 文头：采用宋体初号字，加粗。

   文头:山东成友集团文件

4.2 发文字号：采用仿宋３号字(见下图)。

　　书写位置：在页眉处函头下仿宋３号字二行填写，居中

发文字号（简称文号）：由“集团部门代字+〔年份〕+序号”组成，用3号仿宋体居中排放，其中年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不可编为01）；，如“第”、“字”。

4.3 格式及要求：

4.3.1 标题：标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。采用宋体二号字，加粗，居中。

4.2 正文：是发文的核心部分，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性，主体是交代发文事项和要求，应简明扼要、层次分明、文理通顺，注意内在的逻辑性、突出重点。结语因内容的不同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”，提出要求的，如“请遵照执行”、“请批示”、“请指示”等，

4.2.1上行文：

a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；

b.要求批复的，可用“当否，请批示”等。

4.2.2平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。

4.2.3正文用3号仿宋体，正文版式为每页22行，每行28个字符。

4.2.4书写位置：在标题下空一行，受文单位顶格书写，正文第一行空2格起书写。

4.2.5正文中的数字用阿拉伯数字，计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例，如：吨、公斤等，在正文中引用其它发文时应先引标题，后用括号标注发文字号。

4.2.6正文中小标题序号和字体规范：

4.3 附件：附件是随文而发的文件、材料，对正文起补充、说明和印证作用，附件因正文需要而设。在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。采用仿宋体3号字。

附件内容另附文。如：“附件：《20##年度方针目标》”。

4.4发文机关：即落款、署名，是发文的法定部门，一般以全称或规范化简称写在文尾的右下侧，用3号仿宋体。

4.5发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合行文，以领导最后签发日期为准，时间用汉字标注，零写为“O”,如“二O##年一月一日”，发文日期用3号仿宋体。

4.6印章：除会议纪要外的发文，都要加盖发文部门印章，联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章，印章应盖在年月日上方中间，要求“上不压正文，下压发文时间”。

4.7 主送机关：是发文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是发文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份发文的机关。其位置在标题下空1行左侧顶格，使用3号仿宋体标明，其后加全角冒号“：”，主送机关名称可写全称或规范化简称、统称。

　　注：集团内部使用、周知性发文，如公告、通告等，可不标识主送机关。

5.版记部分

5.1主题词：说明发文内容核心的，要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或名词性词组来表述，选择顺序为“类别词——类属词——文种”，一般不超过5个。“主题词”三字用3号黑体，后加冒号，主题词内容用3号小标宋。

5.2主送和抄送：是指所发文所涉及的企业、部门，有的是需要协助办理的，有的是需要了解、知晓发文内容的，有的是为了备案的。要根据发文内容和部门的隶属关系及职权范围来确定，应当使用全称或者规范化简称，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。

5.3主送即收受公文，并对公文负主办或责任的部门。抄送是指收受公文需了解发文内容而不需承担主办或答复责任的企业或部门。

5.4主送和抄送的对象顺序为：先外、后内；先上级、再平级、后下级。对外发文的抄送顺序为 ：党委，人大，政府，政协，群团，民主党派，事业，企业，其他。

注：发文不能抄送给个人，抄送给上级单位后，不能再抄送给上级单位的内设机构。

5.5抄报：抄送与抄报的区别是抄送用于平级和不相隶属的机关，抄报用于上级机关和其领导人。位置在主题词以下，版记两条黑线中间的区域，抄报与抄送同时使用时“抄报在上，抄送居下”。

5.6印制版记：是指对印制文件部门、印制时间、印制份数的说明，位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置，印制时间后加“印发”（上行文加“印”）字样后右对齐，用3号仿宋体，印制时间下用4号仿宋字体标注 “打字”“校”“共印XX份（存档1份）”。（注:4--5见模板）

6密级和紧急程度：采用宋体小四号字，加粗。

6.1标注位置：在公文第一页右上角。

6.2密级或紧急程度，视公文性质决定是否需要标注。

6.3密级根据机密等级分为：绝密、机密、秘密。

6.4紧急程度分为特急件、急件、平件。

a.特急件要求最快速度送达，第一时间办理；

b.急件要求在24小时内办理。

c.平件要求在48小时内办理。

7页面设置

7.1纸型要求：A4纸；纵向排版。

7.2页边距为左右各3cm ,上下各2.7cm  。

7.3上报公文上边缘为8cm，留出空白供上级机关批示文件使用

7.4页码置于右下角。

8文件装订

8.1应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4㎜。

 

第二篇：文件格式管理规定

文件格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的文件编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。

2.适用范围

适用于除公文和其他规定格式的文件、资料外，公司各类对内、对外日常文件编写。

3.职责

3.1 公司总经办：负责公司对内、对外文件的编写，负责修订、解释本制度。

3.2 部门：根据工作需要和权限归属，负责本公司对内、对外文件的编写和发布。

4.编写要求

4.1 标题：采用宋体三号字，加粗，居中。

文件第一页第一行居中书写。

一般应标明事由和公文种类。

4.2 正文：采用宋体小四号字。

书写位置：在标题下空一行空2格起书写。

4.3 附件：采用宋体小四号字。

附件内容另附文。

标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《2007年度方针目标》”。

4.4 文件名称：采用宋体小五号字。

书写位置：页眉处，靠右对齐。

4.5 文件编制(办理)单位：采用宋体小五号字。

书写位置：页脚处，靠左对齐。

文件编制(办理)单位根据《公文格式管理规定》规定的规范简称填写。

4.6 起始执行日期：采用宋体小四号字。

书写位置：标题下一行居中填写。

起始执行日期标明年、月、日，用阿拉伯数字书写，如“2010年11月5日”。

5.页面设置

5.1 纸型要求：A4纸；纵向排版。

5.2 页边距：上—2厘米，下—2厘米，左—2.5厘米，右—2.5厘米，装订线—0厘米，页眉—1.5厘米，页脚—1.1厘米。

5.3 页码置于右下角。

附件：《非公文文件模板》

（五）、公文格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的公文编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。

2.适用范围

适用于公司对内、对外公文编写。

3.职责

3.1 公司总经办：负责公司对内、对外公文的编写和发布，负责修订、解释本制度。

3.2 部门：根据工作需要和权限归属，负责本部门对内、对外公文的编写和发布。

4.编写要求

4.1 函头：采用宋体初号字，加粗。

函头：.福州嘉园环保工程有限公司大连分公司；

4.2 发文字号：采用宋体小四号字(见下图)。

书写位置：在页眉处函头下一行填写，靠右对齐。

X X X X X [ X X X X ] X X X 号

1 2 3 4

编号说明：

“1”——代表发文单位：嘉园大连

“2”——代表发文单位(内部机构)或文件性质：

a.行政类文件：文；

b.人事任免文件：人；

c.人事调动文件：人资；

d.技术类文件：技；

e.财务类文件：财；

f.往来便函：函。

“3”——代表发文年份：如：“2007”。

“4”——代表文件编号：如：“001”

4.3 格式及要求：

4.3.1 标题：采用宋体三号字，加粗。

书写位置：公文第一页第一行居中书写。

一般应标明事由和公文种类。

4.3.2 主送单位：采用宋体小四号字。

书写位置：在标题下空一行顶格处起书写。

主送单位是行文的对象。

若行文对象为单个或多个单位，一般写明对象全称，如“福建嘉园环保股份有限公司，或“采购部”，或“工程技术一部”。

若行文对象可归纳为同个类别，可统称为“各部门”，或“技术部、综合部”等。

4.3.3 正文：采用宋体小四号字。

书写位置：在主送单位下一行空2格起书写。

根据文种的要求，结尾部分要恰如其分，注意表达工作礼节。

(1)上行文：

a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；

b.要求批复的，可用“当否，请批示”等。

(2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。

4.3.4 附件：采用宋体小四号字。

附件内容另附文。

标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《2007年度方针目标》”。

4.3.5 发文单位、签批人、发文日期：采用宋体小四号字。

书写位置：根据合理排版情况，在正文(或附件标题)下几行偏右处书写。

发文单位、签批人、发文日期三行间各空一行，前后对齐。

发文日期标明年、月、日，用中文书写，如“二00七年十一月十一日”。

4.3.6 发文单位印章

印章是文件生效、取信的凭证，要求印章加盖端正，印章内容文字清晰。

盖章位置：印章应覆盖发文单位、签批人、发文日期。加盖印章应做到“跨年盖月”，即印章下边缘应盖住“年”、“月”2字。

4.3.7 密级和紧急程度：采用宋体小四号字，加粗。

标注位置：在公文第一页右上角。

密级或紧急程度，视公文性质决定是否需要标注。

密级根据机密等级分为：绝密、机密、秘密。

紧急程度分为特急件、急件、平件。

a.特急件要求最快速度送达，第一时间办理；

b.急件要求在24小时内办理。

c.平件要求在48小时内办理。

4.3.8 拟文单位、拟稿、校审、印发份数：采用宋体五号字。

书写位置：在公文最后一页最下方顶格处起依序标注。

拟文单位应填写规范简称：

a.公司发文，拟文单位填写“公司总经办”；

b.董事会发文，拟文单位填写“XXXX(部门简称)董事会”；

c.部门、党团组织发文，拟文单位按本规定第4.2条规定的简称填写。

拟稿、校审分别由拟稿、校审人员签署姓名、日期。

印发份数按实际数量填写。

4.3.9 抄报、抄送单位：采用宋体五号字。

书写位置：在文件最后一页，拟文单位等的上一行顶格处起分2行依序标注，并与拟文单位等以一条横线隔离。

若公文内容需上级部门(领导)阅悉，则使用抄报方式。一般涉及重要事项的公文，应抄报上级部门(领导)。如：集团公司公文，应抄报总裁；涉及部门重要事项、管理团队成员任免等的公文，应抄报控股公司。

若公文内容需平级公司(部门)阅悉，则使用抄送方式。

无需抄报或抄送，则将抄报、抄送栏空出。

4.3.10 主题词：采用宋体五号字。

书写位置：在文件最后一页，抄报栏的上一行顶格处起标注，并与抄报栏以一条横线隔离。主题词各词之间空2格填写。

主题词应以规范词语将公文中心内容表达清楚，一般标明事由和公文种类。

5.页面设置

5.1 纸型要求：A4纸；纵向排版。

5.2 页边距：上—2厘米，下—2厘米，左—2.5厘米，右—2.5厘米，装订线—0厘米，页眉—1.5厘米，页脚—1.1厘米。

5.3 页码置于右下角。