6.商业书信的格式(Formats of Business Letters)

现代的英文信函越来越多的采用齐头式（block form）的形式。齐头式就是将信头写在信纸的右上角，而将信内地址、称呼、信的正文、结尾语、签名、附件等的每一行全部在左首的边线排齐。信函的另一种格式斜列式，就是将信头、信内地址、结尾语、签名的每一行及信的正文每一段的头一行都往右缩进几个字母；而混合式是由齐头式和斜列式混合而成。信头和信内地址用齐头式，而信的正文和结尾语及签名则用斜列式。

  现代的商务信函正在从拘谨转向比较直接和简明的形式。齐头式（block form）和混合式（semi-intended）是在现代业务信函里长期和广泛使用的两种形式。

  商务信函主要包括以下十个主要部分：

信头（Heading）

 信头表示一家公司、行号的品格，往往是印就好的。包括发信人的公司名称、地址、电报挂号（电传号码）、发信日期。日期按 “日-月-年”的顺序全文缮打, 月和年之间无须使用逗号。例如：11^th  October, 20….     11 October 20…..

日可用基数（1，2, 3等）或序数(1^st,2 ^nd ,3^rd ,4^th 等), 也可放在月份的后面。例如：

      1^st  April 20…….       1 April 20…….. 

      March 1^st   , 20……     March 1, 20…….

用数字表示的日期（例如：10/12/20….）在商务信函里应避免。因为在英国是指20…年12月10日; 而在美国和其他国家, 是指20…年10月12日。

信内地址（Inside Address）

英文信函的地址由商行名称、门牌号和街名、城市或镇名、州名和其邮政编码，国名组成。如写给某特定的收信人，收信人的姓名和衔头可写在地址之前（现已不太常见）。例如：

（Mr. James Green）

Marketing Director

Green Industries Inc.

999 Park Avenue

Rockford

IL 61125

USA

信函里的尊称有先生（Mr.）、夫人（Mrs.）、小姐（Miss）、先生们（Messrs.）和女士们( Mmes.)。Mrs.(Mistress)用于已婚妇女；Miss用于未婚女子。现在惯用Ms作为已婚或未婚妇女的礼节尊称。Messrs.是Mr.的复数，但仅限于以人名为其名的公司行号，如：Messrs. J. Haying & Co. 。若用地方名字或非人名的名称作为行名时，前面一般用定冠词the，如：The London Trading Company

称呼(Salutation)

 客气的称呼是每封信开头表示的敬意。一般用Dear Sirs，也可用Gentlemen（美国人常用），注意用复数。称呼后面的标点一般用逗号。从美国、加拿大等国的来信中，常在Gentlemen之后用冒号。现在女性开设的公司越来越多，所以写信人若不能确定阅信者的性别，可用Dear Madam or Sir表示敬意。 

标题（Caption）

信中加标题，便于醒目，使对方一看就知道信的内容是关于什么事。标题的第一个词或主要词的第一个字母要大写。在标题前常用“Re:”，意为“事由”。

开头语(Opening Sentence)

  信的开头语根据信的内容的不同而有所变化。例如，在建立业务关系的首次通信中，开头语要告知收信人他的行名是如何被获悉的，然后告知对方自己的愿望，兴趣和经营范围。有的信函的开头语是写信人表明已收到对方来信（电）。

信的正文（Body of the Letter）

 信的正文是信函的主体，是最重要的部分。

结束语（Closing Sentence）

  一般用来表示希望回信或其他要求。如：We look forward to your early reply

结尾客套语（Complimentary Close）

  国外商业书信的结尾客套语有几种，在英国Yours faithfully是正规用法；在美国常用 Yours sincerely, Yours truly。结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，标点用逗号。

签名(Signature)

 写上行名，并由负责人签字，有时注明职衔，如：Manager,等。

附件(Enclosure)

 如信中有附件，则应在左下角注明Encl.或Enc.，是Enclosure的缩写。 

商务信函一般包括上述十个部分。其中第1、2、3、6、8、9项是主要部分，不能缺少。此外，现代书信中的行名、地址常用免标点法（open punctuation），如喜欢当然可用加标点(closed punctuation)的形式。除这十个部分外， 信函中有时根据实际需要还要添加一部分， 包括：

1． 再启（Postscript），简写 P.S.     

2． 口述员或打字员的姓名缩写，如：Harry Roston口述，P. Wilson 打字， 可以缩写为：HR: PW

3． 抄送（Carbon Copy Notation），简写C.C.   

Sample One:            block  Letter  Style

 

 

Sample Two:  Semi-indented Letter Style

Exercises:

Correct the errors in the letter.

 

第二篇：5-2-1商业信函格式

商 业 信 函 格 式

同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。

1)信封

(1)信封的种类

信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。

③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。

根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的

左上角。

(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：

①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。

②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快递邮件(Express)；

4)包裹邮件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)；

6)样品(Sample)；

7)商业文件(Commercial Papers)；

8)密函(Confidentia1)；

9)亲启，私人信(Private)；

10)赠品(With Compliments)；

11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......)；

12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。

2)信文

信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

3)附件

商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。

商业信函的写作

1)中文信函

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后

用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

2)英文信函

同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

(1)信头

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

(2)日期

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Mail，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。

(3)收信人的名称及地址

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。收

信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。

(5)正文

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(6)结尾

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(7)签署

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，

Section chief(科长)等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

(8)其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

SCHARFMAN BROS. INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES信头 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550称呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾谦称 Very truly yours，

公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.

签 字

写信人姓名 Michael Seharfmah

写信人职务 Manager

发信人及打字员 MS／am

附 件 Encl. One