2016公司档案管理制度范文

一、 文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合"规范"要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4. 严格执行各项档案管理制度。

5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5. 档案库房内做到"八防"即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使

用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、 其他

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第二篇：公司档案管理制度,v0

*公司档案管理制度

为规范档案管理的各个环节，更好的为企业的建设、生产、发展服务，根据上级部门档案管理的有关规定，结合本企业的实际情况制定本制度。

第一章 档案的收集、归档

第一条 对在基建、生产、经营过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。

第二条 归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。

第三条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部们文件资料的收集、移交、归档和留存本部们查阅文件资料的保管。

第四条 0—7大类和８大类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；“43”（会计帐务）所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档；8—9大类的图纸、说明书等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。

第五条 0—6大类的档案一般在形成的次年三月底前向档案室移交完毕；7—9大类的档案应在项目、工程结束一个月后移交归档；重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。

第六条 电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式三套。不允许用软盘进行归档。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。

第七条 档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。物质部门按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。

第八条 所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。

第九条 档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和

质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。

第二章 档案的整理

第十条 归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等的要求，不得存在《火电机组达标投产考核标准》中的扣分事项。“43”类（会计帐务）档案由财务部按有关规定进行整理。

第十一条 采用《火电企业档案分类表》的（0-5大类）（6-9大类）两个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。

第十二条 合理确定文件资料的保管期限和密级。

第十三条 整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。

第十四条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。

第十五条 筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，却需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。

第十六条 归档的电子文件按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成机读目录和纸质目录。

第十七条 档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司经济考核办法进行考核。

第三章 档案的保管

第十八条 应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。

第十九条 档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃。

第二十条 做好定期工作，保持库房的整洁，每天要早上、下午两次对库房进行检查，记录温度和湿度。

第二十一条 严禁无关人员进入库房；严禁在库房内抽烟和进行与工作无关的事情。

第二十二条 档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管，不准交与无关人员，不准随便放在办公桌上。

第二十三条 每年年底要对库存各类档案进行一次统计，登记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案管理部门。

第二十四条 归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求外，还要符合下列条件：

1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、记录涂层。

2、单位载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

3、存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 第二十五条 每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第二十六条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

第二十七条 对密级到期档案要进行及时解密；对保管期限到期的档案要及时做出鉴定和处理。

第二十八条 档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接。

第四章 档案的利用

第二十九条 公司员工到档案室查阅、借阅、复制存档的文件资料要出示证件，办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写《档案利用申请单》。机密、绝密档案需经公司总经理批准方可提供查阅，但不能借出和进行复制。

第三十条 一般情况下不向非本公司人员提供利用。却因工作需要查阅时，必须有我公司接待人员陪同办理利用手续。

第三十一条 0-7大类和8大类“综合”档案原则上只能查阅不能借出，确因工作需要，履行批准手续后方可复制或借出，借出时间不能超过一天。

第三十二条 8、9大类的图纸、说明书需要借出时只能提供副本，时间不能超过三天。需要进行复制时履行批准手续。

第三十三条 只有授权的人员才能网上查阅电子档案，有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。利用时应使用拷贝件。

第三十四条 底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。

第三十五条 档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措施。

第三十六条 档案利用者要爱护档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案的安全。

第三十七条 公司员工调离时必须归还所借文件资料，且须经档案人员确认后方可办理离开公司手续。