关于规范招待费用申请报销流程的通知

           

  关于公司业务招待费使用及报销规定的通知

公司各部门、全体员工：

为规范公司各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强公司费用管理，严格控制公司业务招待费用的支出，经公司领导办公会议研究，特制定本制度。具体如下：

第一章  总则

第1条  管理原则：先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。

第2条  业务招待费用定义：

        业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物         卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。

 招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；  因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观  费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。

第3条  使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。（不包含市场公关费）

第4条  使用原则：

4.1  业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”， “可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。

4.2  陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的1/2。（原则上不能多于需接待人员）

4.3  严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。

第二章  费用发生具体规定

第5条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中          制，事后报销。

     发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”（附件一），注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经分管领导同意，报行政人事部备案，财务部审核，公司总经理批准后执行。（如有特殊情况，因事先分管领导批准后，电话告知行政人事部进行审核备案）

第6条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政人        事部根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与       台账管理，凭《招待物品购买申请表》（物资采购申请单）（附       件二）与采购发票到财务报账。

6.1  招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批      的《业务招待费申请表》填写《招待物品领用单》（附件三）， 并      由物品保管人和行政人事经理签字，方能对领用的物品到财务      办理核销手续。

6.2  各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物      品经分管领导同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价      值超过200元的招待物品，需总经理批准。

第7条  如到协议酒店/饭店招待时，一律实行现款结算。

第8条  有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。

8.1  工作餐标准按被接待宾客的级别安排。

8.5  如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。

8.6  因工作需要在外招待客人，招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。

8.7  招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水包括在上述标准内（需要讨论）原则上由办公室统一配置，按统一标准安排，10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML），招待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊情况不能从办公室领用酒水，需要临时购买的，（讨论是否需要分级别）,需分管领导批准后，报行政人事部备案，超过部分需总经理批准方可报销。

8.8 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务招待费申请表”中，经分管领导同意，公司总经理批准后执行。

8.9 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，报行政人事部备案，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请表”方可到财务报销。

第三章  费用报销

第9条  报销“业务招待费”时，应如实整理单据并填写“费用报销单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务招待费申请表”。

9.1   礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期；

9.2   在办公室领用招待物品，凭签字手续完整的《招待物品领用单》，方可到财务办理核销手续。

第10条 发票要求：

10.1  不允许用白条、假票报销，特殊原因经总经理批准方可办理；10.2  定额发票印章要清晰可识别，发票归属地与费用发生地必须一致；

10.3  手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章必须清晰，不得套开、虚开；

10.4  机打发票发生日期必须与费用发生日期一致。

第11条 报销审批流程：报销人→部门负责人→ 分管领导审核→行政人事部登记→财务部审核 → 财务分管领导审核 → 总经理审批→ 财务部出纳处领款或核销

第四章  费用报销责任界定

第12条 报销人的责任

12.1 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。

12.2 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。

第13条 分管领导的责任

13.1 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在申请的预算之内。

13.2 对所报销项目的真实性、合理性负责。

第14条 财务审核人员的责任

14.1 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。

14.2 审查报销项目审批手续的完整性。

第15条 审批者的责任

审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。

第五章  处罚办法

第16条 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%--100%但不低于100元的罚款，对于情节严重的，考虑移至司法机关处理。

第17条 分管领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%--50%但不低于50元的罚款。

第18条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%--15%的罚款。

第19条 审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。

第六章  附则

第20条 本规定由公司行政人事部和财务部负责解释和修订。

第21条 本规定自发布之日开始施行。

附件一           

                    业 务 招 待 费 申 请 表

申请时间：   年   月   日               单位：元

分管领导：       财务审核：         总经理审批：           

                 

                   业 务 招 待 费 申 请 表

申请时间：   年   月   日               单位：元

分管领导：       财务审核：         总经理审批：       

附件二

招 待 物 品 购 买 申 请 表

       申请时间：   年   月   日              单位：元

填表说明：“备注”栏主要填写购买原因。

招 待 物 品 购 买 申 请 表

       申请时间：   年   月   日              单位：元

填表说明：“备注”栏主要填写购买原因。

附件三

招 待 物 品 领 用 单

      领用时间：   年   月   日              单位：元

填表说明：“总经理审批”只对超过200元的招待标准领用进行审批。

招 待 物 品 领 用 单

      领用时间：   年   月   日              单位：元

填表说明：“总经理审批”只对超过200元的招待标准领用进行审批。

 

第二篇：关于规范招待费用申请报销流程的通知(修改)1

           

关于商场业务招待费使用及报销规定的通知

商场各部门：

为规范商场各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强商场费用管理，严格控制商场业务招待费用的支出，经商场领导研究决定，特制定本制度。具体如下：

第一章   总则

第1条 管理原则：先申请、后执行；接待总额控制；对口接待，全程监督。

第2条 业务招待费用定义：

业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。

招待费：是指因工作关系招待有关人员的就餐费、娱乐费用；  因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。

第3条 使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。

第4条 使用原则：

4.1  业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”， “可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。

4.2  陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的1/2。（原则上不能多于需接待人员，除特别来宾，需商场中高层陪同）

4.3  严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示商场总经理同意后方可进行招待。

第二章  费用发生具体规定

    第5条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行：事先申请填表，事中执行，事后报销。

    发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”，注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容，部门负责人同意，再报行政部审核签字。（如有特殊情况，应事先由分管领导批准后，电话告知行政部进行审核备案，之后第一时间向行政部补单）。

    第6条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政部根据商场领导指示需求统一竞价采购，并由专人进行物品采购与  台账管理，后凭采购发票到财务报账。

第7条  如到签订的协议场所招待时，必须提前填写“业务招待费申请表”。

第8条  有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。

8.1  工作餐标准按被接待宾客的级别安排，分为“商务餐和高级商务餐”，其中商务餐为每人50元，高级商务餐为每人100元。

8.2  如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务接待部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可至行政部办理接待手续。

8.3  如因工作需要在外招待客人的，需先经过总经理同意后，招待费用可先垫款或借款，招待后再凭票据至财务报销。

8.4  招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水原则上10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML），招待用的酒水含在招待费用标准内（例如：共5人用餐，高级商务餐是每人100元，共计招待总费用不能超过500元，酒水费用含入招待总费用内）因特殊情况需要单独购买的，需提前经商场总经理签字批准后，报行政部采购。

8.5  如因特殊情况需对已招待来宾赠送礼品、礼金，需经总经理签字同意，待批准后执行。

8.6  因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，并报行政部备案，在回商场后一个工作日内补签“业务招待费申请表”。

第三章  费用报销责任界定

第9条 报销人的责任

9.1  行政部报销人只对所报销项目的真实性、准确性负责，单据及附件应完整。

9.2  行政部报销人只对报销项目有执行权，没有安排及决定权，所有项目执行都需经过上级领导同意签字后方可执行。

9.3  对有异议（含超过标准）的报销项目行政部报销人无解释权，解释权归接待部门负责人所有。

9.4  行政部签单授权人在接到上级领导通知安排业务接待任务时，由行政部签单授权人协助上级领导填写“业务招待费申请表”，其他部门如需业务接待，则由本部门提出申请。

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                                       20##年4月2日

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