公司费用报销管理制度

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第一章  总则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

第二章 费用报销制度及流程 . . . . . . . . . . . 2

第三章 借款标准及流程 . . . . . . . . . . . . . . .6

第四章 费用审批管理 . . . . . . . . . . . . . . . . 7

第五章  附则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

                              第一章   总则

第一条：为了加强公司内部管理，公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：本制度适用于公司总部、各部门以及驻外部门运营费用的报销。根据公司的实际情况，将费用报销分为办公费用、员工费用、车辆费用、业务接待费用、差旅费、会议费、汽油费、过路费、通讯费、咨询顾问费、低值易耗品购置费、福利费、员工培训费、以及固定资产购置费等费用。

第二章  费用报销制度及流程

第三条：原始凭证有效性的规定

1、报销人应取得真实合法的原始凭证

（1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。

（2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

（3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。

3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；

第四条： 在一个预算期内(一个月)，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。

第五条：费用报销基本流程：

经办人填写报销单    部门负责人审批    财务负责人审批

 

经办人签字领款      出纳审核并付款     总经理审批

 第六条：报销时间的具体规定

 1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部,15号之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。

2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。

第七条：差旅费报销

1、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。

2、出差费用标准

2.1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。

2.2、出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。

2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。

2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。

2.6、到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。

2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准

2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。

2.9、报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。

第八条：办公用品费用管理

1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监对所属单位发生的办公费负责，经营管理部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。

2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。

3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。

4、各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；

5、 各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；

6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；

第九条：业务招待费管理

1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

2、各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。

4、其它非公招待客人一律个人承担 。

第十条：交通费

1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。

2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部分自行承担；

1）、 私车公用报销标准：

该标准以油价   6.30  （93#）元/升为标准，如果油价调整较大，超过0.5元/升时，可以作上下浮0.05元/公里的适当调整。上述补贴已含驾驶员开车补贴、车辆运行的汽油费、一切维修保养的费用。因公出车时的车辆通行费、泊车费由公司据实报销。公司办公室根据需要和可能调配车辆。使用公司专职驾驶员开私车长途公用时，私车所有人享受的补贴按相应标准减去0.1元/公里的驾驶员开车补贴。

2）、路桥费：私车公用路桥费予以报销，非公用的路桥费车主自行承担。

3）、车辆维修维护保养费：由车主自行负责。 

4）、车辆保险费（全保）、养路费、年审费、季审费等，由车主自行负责。

5）、任何形式放假期间不予报销油费、维修、保养、过路、过桥、停车等费用

6）、出差人员需提前填写出差申请单，出差往返必须在行政部登记车辆公里数，由行政部核算油费报销金额，出差费用报销后，不再享受出差期间车辆费用报销金额，未提交出差申请单及登记车辆公里数的，取消该次出差所有报销费用。

7）、违章与事故处理。遵守《交通法》，违章以及由此产生的事故的责任由当事人承担；非公务用车或私车主私借与他人造成的所有损失，公司不承担任何责任。

第十一条：通讯费

1、员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度：总经理及公司办公移动电话的通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额是300元/月；业务人员通信费最高限额是200元/月；后台主管通信费100元/月，其它后勤人员根据岗位需要报销标准50元/月，超出限额的部分一律自行承担;

2、报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票；

3、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。

第十三条：配送费用

1、配送费用包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。

2、由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，计划物流负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。

3、长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。

4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附“配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供相应有效票据。

5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单；

6、卖场原则上顾客自提和公司统一配送，确需导购自行送货的，需请示物流批准，同时备案后，方可报销送货费用；报销时需提供“配送费用明细表”、“送货单”；

7、计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关费用支出，按公司费用审批程序执行。

第十四条：培训费

1.培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。

2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核总经理审批后送一份至财务部门。

3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。

第十五条：会议费

1.各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。

2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费；

3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。

第十六条：仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。

第十七条：汽车费用

1、每次申请油费，行政人事部必须提供根据上次加油所使用的公里数换算出的每公里平均油耗写在申请单上

2、出差在路上加油的，应写上所加油的起止公里数以便财务核实。

3、维修保养费报销必须附有维修预算、实际维修清单，换下的零部件必须带回公司由行政人事部审验后在清单上签字认可。

第十八条：非经营性物资采购或零星采购

1、必须附上相关的《采购单》，单据须有（副）总经理签字

2、常规物品需在公司指定的供应商处采购；

3、零星采购附上供应商的联系电话备查；

4、相关的进仓验收单据，大件物品需提供使用部门会同仓管部门的验收报告；

5、正规发票。

第十九条：经营性大宗物料采购：

1、相关的购销合同

2、验收单据、正规发票等合同规定的内容

3、供应商联系电话。

第二十条：临时用工费用：

1、临时聘用对方记录、打卡考勤记录

2、用工工作量记录资料

3、用工单价资料

第二十一条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经营管理部上报总经理酌情处理。

                           第三章    借款标准及流程　

第二十二条：借款标准

1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；

2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。

4、 员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。

5、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天通知出纳备款。

第二十三条：借款流程

经办人填写报销单    部门负责人审批    财务负责人审批

 

经办人签字领款      出纳审核并付款     总经理审批

                              第四章   费用审批管理

第二十四条：费用审批管理

1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。

2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。

3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

4、货币资金支付的批准方式为书面形式。

5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。

6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第五章    附则

第二十五条：本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司经营管理部。

第二十六条：各部门可根据自身实际情况在公司制度的框架内，制定本部门费用报销制度，但需报送总经理审批备案后方能生效。

                                                    

 

第二篇：4、公司费用报销管理制度

公司费用报销管理制度

签发人：

一、目的

为完善财务管理，明确费用借支、报销手续，合理控制费用开支，提高资金安全性和使用效率。

二、适用范围

公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。

三、借款制度

（一）因公借款（支票），必须填制借款单，写明借款事由；

（二）借款额度的审批根据实际需要额度合理批示；

（三）部门经理(按照审批权限)审核后，财务审核签字，出纳方可支款；

（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款；

（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度；

（六）员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款

或出示已取得#5@p待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除；

（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款；

（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。

四、报销制度

（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；

（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类粘贴好后，由部门经理签审（部门设有总监的，要由部门总监签批），在规定时间交由各公司财务办理审核，经财务审批后，财务制作报销凭证，出纳核对支款；

（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；

（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。

五、报销票据注意事项

（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；

（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；

（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；

（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；

（五）所有的费用必须有正规#5@p，不得以白条、收据代替；费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“小型单据粘贴单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。

六、报销时间：

（一）每周三上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务会计处；

（二）财务部在周五通知报销人报销。

七、费用项目列支或报销规定

（一）工资

1、人事考勤负责的人每月1日编制上月考勤表，提交各部门核对签字后提交财务抽薪计算员

2、财务部根据考勤和工资标准编制工资明细表，报副总经理审核，最终由总经理审批后，财务部统一发放并作帐务处理；

（二）福利费

指公司为员工提供的工作餐、医药费、员工活动费用及节假日的福利性支出等。

（三）劳动保险费

1、各项劳动保险费的申报计算由财务薪酬计算人员负责；

2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；

（四）办公费

办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费

1、办公用品费：指行政部门每月按预算标准购买的日常办公用品及为新员工购买的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等； 消耗用品费：指行政部门购咖啡、茶叶、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾以及洗手间用的洗手液、消毒液、手纸等；

2、办公用品及行政消耗用品应由行政部统一购买，按每月各部门所报办公用品使用计划及人均额度每月采购一次。并建立购入领用台账；

3、报销办公费时，须附购买明细表、入库单及#5@p；

4、上述费用由行政部管理控制，并建立各部门使用明细台账。

（五）物料消耗

指购买硬盘、光盘、软盘、维修配件以及插座等零件的费用，报销时请附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。

（六）电话费

报销时应提供管理部门或运营部门电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。

（七）邮寄费

指公司管理部门信函、包裹、#5@p、宣传册等的邮寄费，在清单上列出具体归属于哪些部门的邮寄费。

（八）物管水电费

是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间。

（九）网络费

是指公司租用线路，使用互连网的费用。报销时，注明使用期限。

（十）交通费及餐费

1、市区内因公外出的交通费

（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；

（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；

2、如下业务项目可报销出租车票

（1）因与董事长或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；

（2）因无法提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；

（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；

（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；

（5）符合规定的加班车费；

2、加班交通费按照以下规定报销

加班交通费一般不报销，如晚上加班超过21：00点且又路程较远的可以报销出租车费用；

3、员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报； （十一）税金

指公司书立、领受、使用税法所列举凭证时缴纳的印花税；公司按年向税务局缴纳的车船使用税。

（十二）业务招待费

包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。

具体报销办法根据管理权限另行下发。

（十三）会务费

会务费是指公司因经营管理、宣传、庆典、研讨等发生的会议费用，会务费依照会议计划或预算在会后按会议项目集中报销。

报销会议费用时，应提供会议通知、会议日程、会议内容、参会人员等各相关事项说明。

（十四）广告费

1、广告费是指与电视台、电台、报社等媒体因宣传、启事、通知等事项发生的费用；

2、财务依据批示后的广告付款申请单安排资金支付。经办人提供广告发布方即收款人的全称、账号、开户行、电话、地址等信息，连同广告合同交财务办理支款手续；

3、款项支出后，由经办人索要广告费#5@p交财务报账；

4、不得故意、恶意拖欠广告费；不得无批示或未经授权擅自发布广告；

5、由媒介部提供每月广告排期及每月实际播出情况，当月所付广告费金额应为已

扣除上月少播出时段金额后的实际金额。具体见《有关广告支出的相关规定》。 （十五）租赁费

1、指公司租用办公室、库房、车辆、物品等设施而发生的租赁费；

2、租赁必须签订租赁协议，租赁协议经主管领导批示后，行政管理部门经办人负责办理付款业务，并将租赁协议或合同呈交给财务部备案，财务依照协议办理付款手续。

（十六）劳务费

1、是指短期雇用人员的劳务报酬；

2、当次雇用，当次结算；

3、劳务费的发放必须真实，必须由本人领款签字，并附个人身份证复印证,原则上不得代领、冒领。

（十七）车辆使用费

1、停车费、过路费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期与出车单对应一致后方可报销，报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。

2、车辆维修保养需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。

3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；

4、车辆的交通违章罚款一律不予报销；

5、汽油费统一购买、集中报销；

6、行政主管应按车辆及费用项目登记车辆使用台帐；

（十八）维修费

维修费用报销时需要附修理明细表。

（十九）招聘费

因招聘而发生的人才市场费用、展位费、在媒体上发布的招聘广告费。

（二十）装修费

经公司领导审批同意后，办公大楼的装修或装潢发生的费用，报销时请附明细单及合同。

（二十一）印刷费、包装物

印刷公司的单据（如产品验收单及出入库单）、宣传册及对外的票据等发生的费用，报销时应附入库单。

（二十二）运杂费

因公司购买货物或者是销售货物，而发生的运输费用。

（二十三）低值易耗品

1、标准

单位价值在2000元以下，使用年限在1年以内的，包括一般电器、电子产品、图书、音像资料、磁带存储器、文件柜、保险柜、移动硬盘、优盘、办公桌椅及价值较大的办公用品等。

2、低值易耗品报销：需附批示的资产申购单、入库单；

（二十四）差旅费

1、差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助。

（1）旅途费用：飞机票、火车票、汽车票、轮船票等；

（2）各类补助：住宿补助、伙食补助、交通补助等。

2、旅途费用的规定

（1）连续乘车8小时以上，公司负责报销硬卧车票。如没有乘坐卧铺，除可以报销硬坐票外，另外补助硬坐票价的65%；

（2）连续乘车在8小时以内（包括8小时），按硬坐票面额报销；

3、出差人员乘坐火车动车组参照乘坐软席火车规定执行。其中：副总以上人员可以乘坐火车动车组一等座；副总以下人员可以乘坐火车动车组二等座。

4、员工如乘飞机、软卧必须经总经理批准、签字。否则财务按1）或2）标准报销，超支部分自负；

5、报销差旅费时，除副总级外均应需附总经理批示的出差申请单，否则财务不予报销；

出 差 申 请 单

总经理（主管副总） 部门负责人： 出差人：

备注：招待对象仅限于公司业务关系 可以预计应酬申报的仅限公司C级以上员工

5、各类补助的规定

（1）实行“按职级划线，定额包干，超支自负”的原则；

（2）补助计算以当日零点为界。出差当日晚于16：00点（按票面时间）出发的，当日按半日计算补助，出差回来超过零点而早于8：00点（按旅途行程）到工作所在地的，当天按半日计算补助。超出上述时间的，按全天计算补助；

（3）以机票、车票、汽车票、船票为依据计算实际出差天数；

（4）乘车途中执行伙食、交通费两项补助；

（5）以目的地城市类别计算补助；报销补助时提供出差地#5@p；

（6）员工报销住宿费时，必须取得正规的住宿#5@p。会计根据#5@p上记载的实际住宿天数在标准范围内实报实销，超过标准的公司不予支付；

（7）员工报销伙食补助时，根据实际出差天数按补助标准，计算伙食补助；

（8）员工报销交通补助时，根据实际出差天数按补助标准，计算交通补助；

（9）司机开车出差，享受每天15元的出车补助。同时按职级以下员工给予差旅费补助（交通费补助不计），同领导同住的不享受住宿补助；

6、城市划分

一类：（按国家分类）

直辖市及特殊地区：北京、上海、天津、重庆、杭州、宁波、厦门、广州、深圳、珠海

二类：其他各省、自治区首府；其他地级市（按国家分类）

三类：县级城市

四类：乡镇

7、补助标准（后附）

八、本制度自下发之日起执行。

20xx年5月16日

附 员工出差住宿、伙食、交通费补助标准