市场活动申报及费用报销流程V1.0版

在市场活动申报及费用报销流程的实际操作过程中，通过不断简化工作环节，建立和逐步完善相应管理制度和流程。但就目前的情况来看，仍然存在一定的问题，例如，申报审批报销流程不清楚、申报方案填写不规范、合同填写不完整不准确、请款单填写不规范等，为了避免今后再发生类似的情况，企划部重新梳理并修正了市场活动申报及费用报销流程制度。

一、 各区域市场费用分配及使用原则

1.1 分配原则

当月可用费用额度=上月贡献率*当月可用费用总额度，其中月贡献率＝当月区域销量÷当月销量总额×100% ，以7月份为例：

1.2 使用原则

1.2.1原则上当月可用费用额度，只限在当月使用并报销，不得超标。如有超标，须呈

报特别申请，申请内容的撰写要求需满足“要做什么？目标是什么？”、“怎么做？为此要准备哪些物料或宣传？”、“为了达成目标需要的费用是多少？费用明细及具体情况，如DM单印刷需写明尺寸、克数、单面或双面、几色印刷、胶版纸或铜版纸等信息”，此项规定请参照“市场活动申报及费用报销流程2.1.2”及“常规采购和其他合同填写标准4.1采购订单填写规范”等相关信息。

1.2.2当月可用费用如有余额，只可延长至下一月使用，逾期作废。

1.2.3为了控制单台机器的促销成本，总部已给予支持或奖励的促销机型不允许地方再

做累加促销。

二、 市场活动申报及费用报销流程

2.1 市场活动申报及审批流程

2.1.1 各地业务提报市场活动申请→市场专员审核→大区主管审批→销售服务部审批→

销售总经理审批→企划部总监审批会签→通过后由企划部监督活动执行

5个工作日内

提交采购订单

（合同）电子档 2.1.2 注意事项

? 以下情况将视为无效申请，企划部不予受理： 小时内邮件通知

a. 未使用最新版本市场活动申请表格式提交申请（见附件“市场活动申请表-范

本.doc”）；

b. 活动说明不详尽（活动说明应包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、申

请费用、活动详述等）。

? 以下情况，区域活动不允许执行，否则不予报销：

a. 申报审批未最后通过；

b. 未及时提交采购订单或合同（得到活动申报审批通过确认邮件后5个工作日内，销

售或市场专员务必提交）；

c. 未提供刊前广告位置图片说明和发布计划（限广告发布项目，如平面广告、户外广

告等）。

2.2 市场活动费用报销流程

2.2.1 各地业务提交采购订单（合同）电子档→市场专员审核→企划部审批→法务部审

批→各地业务提交结案用文件→企划部审核→财务部付款

审批未通过 审批未通过 提交结案用文件 审批未通过 审批通过

2.2.2 注意事项

? 以下情况，企划部不予请款受理：

a. 未使用最新版本采购订单格式提交申请（见附件“采购订单-范本.doc”）；

b. 采购订单填写内容不完整（特别是采购项目的说明不详细，见“4.1采购订单填写

规范”）；

c. 请款结案用文件提供不完整；

d. 请款结案用文件为按照要求顺序粘贴提供。

? 其他：

a. 如发生需要平台商代垫第三方（店面、活动公司等）费用时，需在活动申请时注明，

结案报销时需同时提供《付款委托书》和第三方的《收款证明》；

b. 结案用文件包括请款单、#5@p原件、加盖合同章的采购订单或与制作商签订的合同、

制作的物料成品或照片、活动现场照片、付款委托书等；

c. 请款结案用文件粘贴顺序：请款单+#5@p+费用黏贴单+费用审批报告+采购订单

<加盖红章>+（付款委托书）+物料实物或照片；

d. 特别提醒：请款单、#5@p开具单位和合同签订单位以及银行账号信息必须统一； e. 原则上需提供地税#5@p，如广告、促销、活动费用等。

三、 市场活动合同审核及费用报销时间

3.1 市场活动合同审核时间

3.1.1 每周五企划部会将合格的待审批采购订单（合同）电子档送交法务部审批，并

在24小时内邮件通知相关活动申报人审批结果；

3.1.2 迟于每周四中午前提交的采购订单（合同）电子档，本周不予受理。

3.2 市场活动结案请款时间

3.2.1 每周三企划部会将合格的待结案报销送交财务部，并在24小时内邮件通知相

关活动申报人；

3.2.2 迟于每周二中午前收到的市场活动结案请款申请，本周不予受理；

3.2.3 付款周期自财务部收到合格的市场活动结案请款资料之日起，60天内支付。

四、 常规采购和其他合同填写标准

4.1 采购订单填写规范

4.1.1 彩页

a. 举例如下：成品规格（W*H）210*285mm，金东157g光铜，正背四色印刷

b. 规格描述需要填写成品规格（比如210*285mm）+纸张的品牌（比如金东）+纸张的

克重（比如157g）+纸张的种类（比如光铜纸或无光铜纸或胶版纸）+ 印数（比如单面或正背）+印刷工艺（比如四色或单黑）+后期（比如覆膜或过油或UV）。

4.1.2 条幅

a. 举例如下：成品规格（W*H）300*50cm，室外红色条幅布丝印白色字

b. 规格描述需要填写成品规格（比如500*60cm）+应用场所（比如室内或室外）+布

料（比如条幅布<颜色>或写真布）+印刷工艺（比如丝印或热转印或写真喷绘）+字的颜色（比如白色或黄色）。

4.1.3 展板

a. 举例如下： 成品规格（W*H）60*90cm，高光相纸喷绘覆亚膜，裱KT板，包边 b. 规格描述需要填写成品规格（比如60*90cm）+印刷工艺（比如高光相纸喷绘）+后

期（比如裱KT板、覆亚膜或亮膜、包边）。

4.1.4 其他

4.2 其他合同可以使用企划部提供的合同范本

4.2.1 企划部提供“市场活动申请表-模板”、“采购订单-模板”、“付款委托书-模板”、

“收款证明-模板”、“户外广告发布制作合同-模板”、“墙体广告发布制作合同-模板”、“路演活动合作协议-模板”等。

五、 附件

5.1 市场活动申请表-模板

5.2 采购订单-模板

5.3 付款委托书-模板

5.4 收款证明-模板

5.5 户外广告发布制作合同-模板

5.6 墙体广告发布制作合同-模板

5.7 路演活动合作协议-模板

TV 企划部

20xx年8月

 

第二篇：费用报销制度及报销流程(初稿待审)

费用报销制度及报销流程

1、为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，统一各部门的报销程序及规定，特制定本报销制度。员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度。

2、费用报支原则：公司倡导“艰苦奋斗、勤俭节约、克己奉公、清正廉洁”的优良作风，以保障企业按照现代企业制度的要去，稳步发展，健康运行。

3、费用报支标准

3.1备用金：备用金是指因各种需要向公司暂借的款项。

3.1.1申领：向财务借领备用金时，借款人必须先填写《领（付）款凭证》。借款理由要详细说明，不得填写“出差”、“购物”之类拢统的理由。借款人承诺栏内须说明归还得方式和还款日期。借领备用金要由会计人员先进行审核，说明有否还清之前欠的备用金。会计人员审核后须报公司总经理审批同意后方可办理。要严格防止以备用金等名义套取公款，作为私人用款资金。备用金必须由借领人自己申报和领取，不得由他人贷借、代领。

3.1.2额度：若无特殊原因，500元以下出差和购买公用物品不得借领备用金。

3.1.3归还：借款人在报销费用时，必须先归还所借之备用金。财务出纳人员应在其可报销的金额中直接扣除所借的备用金。各有关人员应先还清所借的备用金后，方可续借。财务会计和出纳人员负责按借款人承诺的时间及时督促借款人归还。借款人预借的出差费，原则上须在出差回来后三天内报销结算。

3.2运费：指使用非公司自有车辆运输所支付的费用。

3.2.1申请：业务部门需安排社会车辆运输时，必须由业务员填制业务用车申请单，说明车辆吨位，出车时间、物资数量、到达地点，由公司指定业务部门安排车辆。

3.2.2结算：仓库和公司物流部门须提供实际使用车辆清单和用车申请单，交财务部门核对后登记。运费结算时财务部门将相关凭证与原登记情况进行核对，无误后按权限审批付款。运费结算必须凭《公路货运专用#5@p》且符合税务局要求。#5@p填写要求完整，自己清楚、计算正确。

3.3车辆费：指公司各类自备车辆使用所发生的费用。包括车辆的油费、维修费、通行费、年度检审费等。

3.4差旅费：指公司员工出差途中的交通费、住宿费、补贴费。报销时不得掺杂非差旅内容的费用。

3.4.1交通费：远程出差一般应乘坐火车、轮船、公共汽车，不得包租汽车。乘坐飞机要从严控制，如遇路途远、事务急时，须报总经理批准后方可乘坐。

3.4.2员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经同意后可以乘坐出租车，出差在外的市内交通一般应乘坐公交车。

3.4.3员工整理交通车票，在车票背面签经办人名字，并有办公室派车人员签字确认，按规定填好《费用报销单》报销。

3.4.4住宿费：住宿以“住宿安全、费用合理、形象良好”为原则。饭店住宿目前原则上按以下标准掌握：总经理、副总经理，每晚每标间一般不超过500元，部门经理和公司中层管理人员每人每晚一般不超过300元，业务员和其他人员每人每晚一般不超过150元，超支费用自理。外出参加会议，缴过会务费、伙食费并已批准报销的，不再报销住宿和伙食费用。

3.4.5补贴费：出差人员途中补贴，本市出差（中午确不能回公司）补贴餐费15元，市外省内出差餐费补贴每人每天为40元，省外出差补贴为50元。

3.4.6差旅费报销必须如实清楚填写差旅费报销单。差旅费报销实行一差一报，即一次出差，填写一份报销单。几人同时出差的，差旅费由一人统一报销。

3.5广告费：指公司支付的所有广告费用。公司一切广告发布均须由办公室策划，通过电视台、广播电台、报刊或广告公司等媒体发布。广告费结算时，必须凭广告业专用#5@p，并附合同、发布单等等。灯箱广告、条幅广告要附有照片。广告费必须控制在 财税规定范围内，根据公司实际需要合理使用。广告费必须按审批权限审批后方可支付。

3.6业务费：指公司在营销、业务拓展中发生的各类有关费用。业务费支付应遵循：“必要、合理”的原则。各部门必须报公司总经理同意，按审批权限审批。公司业务员外出遇特殊情况需支付业务费，须向公司总经理电话请示，同意后方

可办理，不得擅自支付。

3.7餐饮费：指业务拓展中的餐饮费用。部门业务接待餐须先向公司总经理汇报并由有关人员作陪，尽量避免单人操作，形成相互监督机制。业务用餐应适量得体，#5@p须由作陪人员签字证明。为合理使用餐饮费用，业务用餐原则上按以下标准掌握，个别超标准的必须特别说明。

（1）客方为政府县局级和企业总经理一级以上用餐标准100-150元/人；

（2）客方为政府局科级和公司高管级用餐标准80-100元/人；

（3）客方为政府一般科员级和公司中层管理级用餐标准60-80元/人；

（4）客方为一般人员用餐标准50元/；

（5）客方为重要级贵客，用餐标准灵活掌握。

3.8餐贴

工作餐补贴：公司提供中餐，标准（目前）为每人15元，余额由员工自负。

3.9通讯费：指用于公司业务管理和经营的固定、移动电话费用。

3.9.1固定电话费：公司将固定电话话费标准另行明确。凡发现用公司电话拨打与工作无关的私人、信息、娱乐电话的，由当事人承担该机当月全部电话费用。

3.9.2移动电话费：因工作需要须使用手机的岗位，由公司统一到移动公司办理手机费用包月。具体岗位及标准另行明确。

3.10财产购置、装修费：指公司财产购置、办公、案场装潢、维修等所支付的费用。

3.10.1申请：财产购置、办公、案场装潢、维修等，必须由相关部门先编制预算，填制购置、修理预算审批单，按权限审批后方可办理。

3.10.2支付：装潢费支付凭《浙江省诸暨市建筑安装专用#5@p》，并附清单，按权限审批后方可支付。

3.11办公用品费：指用于购买办公用品所支付的小额、零星费用。常用的办公用品由指定办公室统一购买，实行领用登记；其他办公用品购买，由所在部门负责人审核签字后，报办公室，公司总经理同意后方可购买。费用按权限审批后报支。

3.12工薪福利及相关费用

工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

3.12.1工资支付流程：

（1）每月5日前由办公室将本月经所在单位总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转交财务部；

（2）各部门提供本部门的人员按绩效考核工资分配表交财务部；

（3）财务部根据有关提供的资料编制标准格式的工资表；

（4）按工薪审批程序审批；

（5）每月15日由财务部通过银行代发形式或资金支付工资；

（6）银行代发的在每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

3.12.2临时工资支付流程同工资支付流程。

3.12.3其他福利费支出由公司办公室按审批后的支付标准报财务部。

4.注意事项

4.1所有费用报支前，均需经办人说明理由，并经财务负责人审查签字后报公司总经理批准。审核人员签审时，要按照“认真、公正”的原则，严格把关，切实履行好职责。对有疑问的#5@p，要及时弄清楚原因，确定是否报支，必要时逐级反映。

4.2金额在50元（含）以下的小额零星费用#5@p，必须统一使用《费用报销审批单》，粘贴、汇集报销。报销单必须按规定项目逐行填列，不同性质的费用不得相互掺杂。粘贴票据时，应该财务要求粘贴整齐，不得用大头针、回形针和订书针装订。

4.3所有报销、借款等单据必须使用黑色碳素墨水填写。书写自己清楚、端正，并完整签署姓名，注明日期。设计填写费用金额的，大小写必须一致。各级审核、审批人审批时，也应做到字迹清楚、端正，签名能让人辨认。

4.4报销人将审批好的报账凭证交出纳员进行报销。对于不真实、不合理的报销

凭证，出纳员有权拒绝支付；对于记载不明确、内容不完整的支付凭证，出纳员予以退回，要求更正、补充。