关于规范使用企业邮箱若干事项的通知

企业邮箱是员工开展内外交流与沟通的重要工具，规范使用企业邮箱对提升企业整体形象有着积极作用。对于企业邮箱使用过程中的几个突出问题，应予及时改善，主要是：

 1. 发件人的显示字节不规范：

系统默认为发件人邮箱的英文前缀（即@前的部分），请在web端（本地邮件客户端类似）进行修改，具体为：邮箱设置——常规设置——将发件人名称修改为自己的中文全名——保存。这样，收件人可很直观地看到发件人姓名。

  

2. 邮件正文不够规范：

正确格式应为：对收件人的正确称呼，正文，感谢或祝福词，签名。

3. 邮件签名不够规范：

应加入企业Logo，签名中的其他内容均做规范性要求，具体请见发给大家的签名模版信息（图片请先保存到本地电脑，然后再添加至签名中），请参照及时修改。

签名模板

 
姓名，字体：宋体，加粗，字号：中，18px，颜色：黑色

公司名称，字体：宋体，加粗，字号：默认大小，14px，颜色：黑色

其余文字，字体：宋体，字号：默认大小，14px，颜色：黑色

不明之处，请联系公司公司总经办。

特此通知！

 

第二篇：企业邮箱使用操作指

企业邮箱使用操作指引

1、目的

为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，保证邮箱系统的正常运行，高效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。

2、适用范围

本指引适用于xx公司。

3、职责

3.1 行政及人力资源部

3.1.1 制定、发布并不断完善本操作指引。

3.1.2 负责邮箱的维护与整理。

3.1.3 协助和指导员工对邮箱进行规范使用和管理。

4、主要内容：

4.1 邮箱管理

4.1.1 新职员入职时，行政及人力资源部设立邮箱；临时人员（如

临时借调、实习生等）需要设置邮箱的应进行标识，如实

习生表示成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到我司协

助的人员一律不得设置邮箱，若有需要可自行申请外部免

费邮箱进行工作沟通。

4.1.2 由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，行政

及人力资源部及时做相对应变更。

4.1.3 员工离职，行政及人力资源部将冻结其邮箱，确定不需使

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用后再撤销。

4.1.4 邮箱使用人必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保

护管理办法》和国家其他有关法律、法规、行政规章及公

司相关管理制度。

4.1.5 邮箱使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的

有害信息。

4.1.6 邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢

迎或未经允许的垃圾邮件（如广告等），也不得散发包含反

动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信

息。

4.1.7 违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该邮箱

使用人承担全部责任，涉及到法律法规的，移交司法机关

处理。

4.2 邮箱安全

4.2.1 设置密码应遵守《佳兆业集团密码管理制度》，不要与用户

名、生日、电话号码相同，应字母大小写、数字进行混排，

并定期更换密码。

4.2.2 不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕

及时更换密码。

4.2.3 在非本人专用电脑上，不要保存邮箱密码，在公共场合（如

网吧等）使用邮箱后，必须点“退出”按钮退出邮箱，并

关闭所有浏览器窗口。

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4.2.4 在使用Outlook或Fox mail等代理软件时，应设置电脑锁

屏密码，离开时锁定电脑。

4.3 邮件使用

4.3.1 需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，

恰当使用邮件，提高效率。

4.3.2 以下为不适用邮件的事宜：

4.3.2.1 即时通讯即可完成的事宜。

4.3.2.2 不需要审批，需要快速交流的事宜。

4.3.2.3 需要充分讨论的事宜。

4.3.2.4 比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。

4.3.3 以下情况为适用邮件的事宜：

4.3.3.1 按照业务流程需通过邮件完成的事宜。

4.3.3.2 具有备案性质的事宜。

4.3.3.3 需大范围传播的临时性信息：如红头文件、项目开发

计划、公司快报、经验总结、休假知会、手机变更等。

4.3.3.4 需大范围传播的定时信息：如各部门工作计划、部门

半月报、会议纪要等。

4.3.3.5 工作邮件发送范围

4.3.3.5.1 员工不得发送公司全体邮件。如因工作（如外出

出差、休假知会等）需要发送的，可发所在部门

全体及工作关系紧密人员。

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4.3.3.5.2 确需发送全体邮件的，应经部门负责人及分管高

管审核后发送至行政及人力资源部资讯主任处跟

进。

4.4 邮件说明

4.4.1 邮件类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、

温馨提示、会议纪要、意见征询等。

4.4.2 邮件内容包括：收件人、抄送人、主题、标题（根据邮件

性质确定是否添加）、称谓、正文、签名、附件等。

4.5 主送、抄送与密送

4.5.1 主送是受理这封邮件所涉及的主要内容的人，是必须对邮

件予以回复的人员，回复时间应在收到邮件两小时内，如

无法及时答复也应回复确定时间。

4.5.2 抄送是对此邮件内容需要知情的人，如直接上下级、同一

项目或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此

邮件，但有建议时可进行回复。

4.5.3 密送是对此邮件内容知情的，但又不需要体现出来的人，

一般只在特殊情况下使用。

4.5.4 在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或邮件内容的

主要负责人到辅助人员的顺序进行排列。

4.5.5 请示性、审批性邮件最好主送一人，最多不超过两人，避

免职责不清，通过后再逐级上报。

4.5.6 除必须知情人员不得发送邮件，减少空间占用，影响工作

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效率。

4.6 主题与标题

4.6.1 主题须清晰明确，应概括整个邮件的内容，便于收件人权

衡邮件的轻重缓急，并分类处理。

4.6.2 邮件必须填写主题，凡没有主题的邮件，收件人未及时阅

读或批复而造成的后果由发件人承担。

4.6.3 一封邮件只针对一个主题，不得在同一邮件内谈及多件事

情，以便日后整理。

4.6.4 通知、汇报、审阅、意见征询等重要邮件，为表示文件的

重要性，应添加标题，标题可与邮件主题相同。

4.6.5 标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件

人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。

4.7 称谓选择

4.7.1 邮件开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此邮件对

象，作为给出必要回应的人员。

4.7.2 如公司发文则使用“司全体”，多个部门则使用“各部门”，

对管理人员则使用“姓氏+职务”，多位管理人员则使用“各

位高管、部门负责人”，对个人则直呼其名即可，涉及多人

时则使用“各位同事”。对外发文时应按职务尊称对方，不

清楚职务，则应按商务礼仪称呼。

4.7.3 邮件的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用“您好”

或“你好”即可，邮件结尾使用“祝工作顺利”或“祝身

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体健康”即可。

4.8 邮件正文

4.8.1 正文应简明扼要，如具体内容较多，正文只作摘要介绍，

详细内容制作文档作为附件进行发送。

4.8.2 行文应通顺，多用简明词汇和短句，准确清晰的表达，避

免使用晦涩难懂语句，尽量将控制文字数量。

4.8.3 所有正式发文及发送管理层的邮件字体，均遵照如下标准：

邮件标题：宋体、小二、加粗；

邮件正文：仿宋GB-2321 、三号字；

4.8.4 根据邮件性质的不同，注意论述语气，多用“请”“谢谢”

“请查收”“如有疑问，请随时沟通”“请查阅附件”“请

回复”“请审阅”等。

4.8.5 建议正文中多用列表式，进行清晰明确的表达，尽量简短，

突出重点。

4.8.6 邮件中需体现所有相关信息，避免另行邮件进行“补充”

或“更正”。

4.8.7 合理提示重要信息，避免全文使用粗体、斜体、加大字号

等方式体现，必要的提示使用粗体或颜色标记即可。

4.8.8 公司内部鼓励合理利用图片、表格等方式来辅助阐述，多

采用简单易懂的图表，提高沟通效率。

4.8.9 邮件中避免使用特殊字符、口语、与主题无关的言论。

4.9 邮件附件

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4.9.1 邮件带有附件的，应在正文里提示收件人查看附件。

4.9.2 附件命名应概括附件内容，以便收件人下载后管理。

4.9.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，

需分别说明附件内容。

4.9.4 附件数目不易超过四个，数量较多时应打包发送。

4.9.5 附件为特殊格式文件的，应在正文中予以说明。

4.9.6 为避免网络堵塞，发送的附件较大时（超过5MB），应尽量

使用其他方式传输。

4.9.7 插入附件后，需打开附件查看，避免文件打不开或插入的

文件错误等现象出现。

4.10转发与回复

4.10.1 转发或回复邮件时，首先确定收件人是否需要此邮件内容，

慎用转发全体、全部答复等功能。

4.10.2 根据需要，应对转发或回复的邮件的内容进行修改和整理，

以突出重点；根据重点需更改邮件主题。

4.10.3 注意邮件中的附件、链接是否需要，应进行必要的整理。

4.11 邮件签名

4.11.1 邮件签名可包括公司、部门、姓名、电话、传真、地址等。

4.11.2 邮件签名是商务礼仪的一种，所有员工需统一签名，以体

现公司整体形象，如：

X X X X X X X部 X X

座机：028-11111111 手机：xxx-xxxx-xxxx

传真：028-11111111 邮箱：xxxx@22222.com

公司主页：

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公司地址：成都市滨江东路9号B座香格里拉中心写字楼19层

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4.12 注意事项

4.12.1 邮件完成后，对文字、语句需认真校对，可使用邮件的拼

写检查功能，特别对邮件主题需慎重斟酌。

4.12.2 确认称谓是否合理、文字大小是否标准，重点标注是否得

当、落款时期是否正确，收件人是否有错误或遗漏。

4.12.3 对于知会性质的重要邮件，可要求收件人必须回复，并对

邮件设置送达或已读回执。

4.12.4 对于请示性及要求性的邮件，可设置后续特性或重要性标

注，预设时间提醒收件人回复。

4.12.5 涉及敏感或机密信息的文件，可设置权限避免转发给未经

授权的人员或外部人员。

4.12.6 主动控制邮件效率，不需回复时，应在邮件中添加“已完

结”“无需回复”等注释。

5、奖罚

5.1 本操作指引在于规范员工邮件使用，对于因邮件使用造成工

作失误的应进行处罚，造成经济损失的进行赔偿。

6、附则

本操作指引由行政及人力资源部拟定，其解释权归行政及人力资源部所有，本操作指引从颁布之日起实施。

7、附件

无

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佳兆业成都公司

二零一一年十月二十四日

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