****有限公司

****字?****年?第**号

关于公司发文的管理办法

集团各子公司：

为了规范和严肃公司发文工作，提高发文效率，保证发文质量，保证文书及时传递，特制定本管理办法：

一、行文规则

（一）公文种类：适用于通知、通报、决定、规定、函、制度、办法等。

（二）公文格式：包括文件版头、公文编号、标题、主送部门、正文、附件、发文单位、发文时间、主题词、抄送单位等项：

1、文件版头：一律用红头文件形式，为公司名称的全称。集团公司为******有限公司 ，字体为小标宋，初号；各子公司为子公司名称的全称，字体为小标宋，小初号。

2、公文编号：由综合部统一编号。集团公司为****字? ?第 号；各子公司为****字?****年?第**号，××为子公司名称缩写的两个核心字；字体为3号仿宋。

3、标题：要准确、简要地概括公文的主要内容和公文种类。字

体为2号黑体，加粗，距红线下空两行。

4、主送部门：指主要送达的单位或部门，只写一个，如果需要同时送其他单位，可以以抄送的形式。字体为3号仿宋。

5、正文：文字要简明扼要、条理清楚、实事求是。字体为3号仿宋，文体内部序号：第一层为一；第二层为（一）；第三层为1。

6、附件：若有附件，附件左空两个字，按照顺序依次列出，后不加标点符号，与正文上空1行。

7、发文单位：可以不写，直接在发文日期上加盖单位公章。

8、发文日期：写在公文下面偏右，要写全年月日，大写，右空4个字。

9、主题词：为3号黑体字；其余为3号小标宋字，3—5个，第一层表明公文的主题，如“企业管理”、“财务”等；第二层为公文内容的关键词；第三层为公文的文种，如“通知”、“函”等。

10、抄送单位：除主送单位外，还需同时送的其他单位。为3号仿宋字，左空一字。

11、印制单位、印制日期、印制份数：为3号仿宋字，印制单位左空一字，印制日期右空一字，印制份数为5号宋体字。

二、发文程序

1、公司各部门拟好公文初稿后，由编制部门负责人进行审核，并到综合部领取公司发文审批表及发文编号，按公司统一的发文模板完成正式文稿，由编制部门负责人找主管副总会审签字，再找总经理审批确认，确认完成后编制部门负责人将正式文稿、发文审批表及公文的电子版报送综合部，综合部统一发放及备案。

2

2、流程图：编制（文件起草部门）→部门审核（编制部门负责人）→正式文稿（到综合部领审批表、编号、模板）→会审（主管副总）→审批（总经理）→编制部门负责人将正式文稿、发文审批表及公文的电子版报送综合部→编号下发及备案（综合部）。

附件：1、公司发文模板

2、公司发文审批表

****年**月**日

主题词：发文 规范 办法

抄送：*********

****公司综合部 ****年**月**日印发

共印**份

3

 

第二篇：公司文件管理办法 发文审批管理

文件管理办法（草案）

第一条  公司发文前，应由起草部门负责内容方面的审核，由行政部对文件格式、行文规格等进行规范。任何部门起草的公文，均需部门领导及部门主管领导审核、签字后交行政部签发。以公司红头文件形式发文，须填写《文件签发审批单》。

第二条  公司领导签发的文件，统一交由行政部安排打印，并将打印稿交回发文部门核对，确认无误后由行政部统一印发。

第三条  公司所发文件均需留存一份原件，由行政部存档备案。存档文件原则上不允许外借，如确需外借的，需填写《文件借用单》并按时归还。

第四条  各类文件及注有密级的简报、电报、资料，平级发来的文件，以及外出参会人员带回的文件，均由行政部文秘人员统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送行政部主管领导处理。各部门凡收到机密函件的，文秘人员应立即知会公司董事长。

第五条  办公室主任批示后的文件由行政部送交有关部门或人员办理。行政部有对领导批示的公文及本公司发出的文件进行督促、催办的权利和职责。

第六条  公司领导批示传阅的文件，由行政部根据文件规定的传阅范围或领导指示安排传阅或办理。领导之间不宜直接横向传递，以免积压或丢失。

第七条  公文办理、传阅完毕后，由行政部统一收回存档。

第八条  文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。严禁将保密文件带往公共场所或家中。

第九条  公司发文电子版由行政部统一保管，并定期刻制光盘备份。

第十条  没有存档价值和存查必要的普通文件，由文秘人员鉴别并填写《文件销毁申请表》，经办公室主任审核、批准后方可登记销毁。

机要文件、标有密级的文件需在超过保存期限且确无保存价值的情况下方可销毁，文秘人员、办公室主任需直接阅卷、重新确认其保存价值后方可履行销毁手续。

第十一条  因工作需要需通过邮件、快递发送文件的，统一到行政部领取信封、邮票、快递信封等。快递需当天下午送达的，必须于当日11：00之前将快递单填写完毕并交与行政部。

第十二条  本制度自公布之日起施行。

附件1：《文件签发审批单》

附件2：《文件传阅单》

附件3：《文件销毁申请表》

附件4：《存档文件借用单》

20  年  月  日

附件1：文件签发审批单

附件2：《文件传阅单》

附件3：《文件销毁申请表》

附件4：《存档文件借用单》