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一、江海区民营企业档案工作现状及存在的问题 ???????2

（一）江海区民营企业档案工作现状????????????.2

（二）江海区民营企业档案工作存在的问题?????????.2

二、江海区民营企业档案工作存在的问题的原因剖析?????.3

（一）档案行政管理部门有畏难思想????????????.4

（二）民营企业档案疏于管理，档案意识不强????????.4

三、对江海区民营企业档案工作的建议???????????.5

（一）加大宣传工作力度，增强民营企业档案意识??????.5

（二）把民营企业档案工作纳入法制化的轨道????????.6

（三）完善服务体系，加快民营企业建档步伐????????.8 注释????????????????????????10 参考文献??????????????????????.11

江海区民营企业档案工作问题探讨

【内容摘要】20xx年江海区民营经济健康发展，在国民经济发展中起到越来越重要的作用。但民营企业档案跟不上民营经济发展的步伐，在一定程度上，影响企业提升整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展。建立和开展民营企业档案工作，是新时期档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作，促进非公有制经济健康发展，已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务。针对江海区民营企业档案工作的现状，今后一个时期民营企业档案工作要围绕民营经济发展的需要，加大宣传工作力度，把民营企业档案工作纳入依法治档的轨道，完善服务体系，加快民营企业建档步伐。

【关键词】 江海区 民营企业 档案 问题 探讨

20xx年, 江海区委、区政府以建设和谐江海为目标，全面落实科学发展观，着力推进经济结构调整和经济增长方式转变，积极招商引资，引进了一大批规模民营工业企业，民营经济得到健康发展，民营经济已成为市场经济的主体，在国民经济发展中起到越来越重要的作用。据统计：20xx年，全年新增民营企业173户，增长39.52%；新增民营企业注册资金6791万元，增长2.10%；民营工业企业增加值7.2亿元，增长20.32%。民营经济在全区固定资产投资总额的比重继续上升，全年完成投资4.97亿元，增长43.63%。民营企业已经从规模小、科技含量低、管理落后，向规范大、科技含量高、管理先进的方向发展。然而，作为真实记录民营企业建设过程，辅助民营企业不断发展的档案工作却十分滞后，跟不上民营经济发展的步伐，在一定程度上，影响企业提升整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展。建立和开展民营企业档案工作，是新时期

档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作，促进非公有制经济健康发展，已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务。

一、江海区民营企业档案工作现状及存在的问题

（一）江海区民营企业档案工作现状

江海区民营企业的档案管理水平与发展势头极不相称。由于民营企业管理的自主性不同于国有企业，没有主管部门，与政府部门不存在上下级关系，是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业法人。其主要目的是为了赢利，一切管理活动以增效、赢利为目标。因此，大多数民营企业对档案工作都不够重视，民营企业档案工作的发展显得相对滞后，企业档案管理处于混乱无序状态，基本上还处于一种零起点的阶段。企业除财务部门建立了会计帐册外，对没有直接效益的如文书档案、声像档案的重视程度相对较弱。有些企业虽有档案资料，但未经规范整理，大多只用文件袋或档案袋装着。其他如技术档案、设备档案、基建档案等则由各科室、车间或公司主要负责人自行保管，未能形成集中统一的规范管理。

（二）江海区民营企业档案工作存在的问题

1、缺乏档案意识。民营企业往往只注意抓能够直接产生经济效益的生产、经营管理和产品销售，忽略了档案在生产经营中的凭证和信息作用，忽略了对档案的必要投入，档案工作处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。一些企业领导将档案工作简地理解为“保密资料”的保管，认为企业无密可

保，所以不需要档案工作。不了解健全档案管理工作不仅可以保守企业的商业秘密，还可要通过开发利用档案信息资源，为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。

2、档案管理分散无序。企业档案的涉及面广，有行政管理、人力资源、财务管理等方面的，有生产技术、产品质量、基本建设、设备仪器、市场营销、合同契约、房地产等方面。特别是企业的信用信息、权属凭证是企业开展生产经营活动的重要保证。江海区民营企业各类档案资料分散保存的现象普遍存在。有的规模较小、处于家族式管理模式的企业，档案分散在家族成员中保管，企业科技档案只交给“家族内部人”进行封闭管理，用档案袋随便装上，和资料放在一起，无分年度，无分内容，甚至没有编号，鱼龙混杂。一些企业的档案只放在会议室的桌面上，连装具都没有，更谈不上保护档案的完整；有的虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、设备档案保存在设备部、文书档案保存在办公室，虽然各部门都保存档案，但各部门之间互相封闭，各自为政，整体上仍处于零散、无序状态，造成档案管理混乱。关系到企业生存与发展的专利商标、产品设计、工艺流程、工艺配方等涉及知识产权、商业秘密的档案，关系到企业权益的各种权属凭证和体现企业信誉的信贷、税费缴纳、质量、资产、资质、审计等方面的档案没有注重收集保管好，企业在生产经营和经济往来中遇到矛盾和纠纷时，通常难以快捷、齐全地出示全部档案凭证。临急四处收集，既耗费大量的人力、物力和

财力，又往往因举证不全造成严重的经济损失，影响企业的生存和发展。

3、部分民营企业对档案行政管理部门的业务指导有疑虑，担心泄露企业的商业秘密和技术秘密，担心干扰企业的生产经营，不愿意接受档案部门的监督指导和服务。

二、江海区民营企业档案工作存在的问题的原因剖析

江海区管辖区域主要是城郊结合部，原来工业基础比较薄弱，民营企业规模比较小。近年来，积极推进工业强区战略，民营企业才得到迅速的发展，由于民营企业开办的时间比较短，不少企业还经历着创业、原始积累的过程，作为企业各项工作的基础——档案工作也相对比较落后，这是客观原因之一。民营企业档案工作发展缓慢，难于开展的原因还有如下两个方面：

（一）档案行政管理部门有畏难思想

省档案局、省工商联于20xx年联合印发了《关于认真做好民营企业档案服务工作的意见》，20xx年为加快广东省民营企业档案工作，召开了全省民营企业档案工作座谈会。档案行政管理部门对如何贯彻《意见》和座谈会的精神，还是比较重视的。邀请企业召开了民营企业档案工作座谈会议，开展民营企业档案登记工作，以摸清民营企业档案工作实况，进一步了解民营企业对档案部门的需求。同时还汇同区经贸局到一些规模较大的民营企业进行调研，民营企业档案工作得到了初步的开展。但是，部分档案业务人员存有这样的想法，认为民营企业档案属于私人财产，档案行政管理部门介入缺乏法律依据，是

一项吃力不讨好的工作。另外，主动到民营企业去征询建档的意见，提供服务，往往得不到民企的热情回应，工作只属一头热。民营企业对档案行政管理部门开展民营企业档案工作不支持，例如开展民营企业档案登记工作，仅1家企业填报了档案情况，反应相当冷淡。再加上民营企业数量多、分布广、行业复杂，企业在激烈的市场竞争中优胜劣汰，变动频繁；而档案行政管理部门人员少、任务重、指导力量不足，对如何开展民营企业档案工作缺乏可行的、成熟的经验。所以，对这项工作开展得不够深入，面铺得不够广，缺乏切实可行的措施和必要的手段，工作局面未能真正打开。

（二）民营企业档案疏于管理，档案意识不强

1、档案意识淡薄，档案工作没有摆到应有的位置。民营企业普遍认为档案工作不产生经济效益，是一项浪费人力、物力的工作。有些企业经营者简单地认为：“档案无非是‘资料保存’，个人保管好就得了，不需要归档”；有的则认为：“搞档案会丢失机密，还是放在自己手中最保险”。由于对档案工作在企业管理中的地位和作用缺乏正确的认识，因此，他们只注重把精力和资金投入到能够直接产生经济效益的生产经营和产品销售上，而忽略了如何运用档案信息进行企业管理。许多企业甚至没有把档案管理工作纳入企业的日常工作范畴当中，对档案工作没有从人力、物力上进行必要的投入，档案工作在这些民营企业中难以开展。

2、档案管理人员素质差，档案疏于管理。目前，民营企业大多数没有设立档案室和专职档案员，即使有极少数规模比较大一些的民

营企业设立了档案室，档案工作人员也多数为兼职，且兼职较多。兼职档案员或者临时保管档案资料的人员绝大部份都未经过档案部门的专业培训，缺乏必要系统的档案知识和实操技能，档案管理极不规范，同时，又没有建立符合企业实际，切实可行的企业档案管理制度，致使企业档案处于一种随意、自流的状态。有些民营企业虽认识到档案管理的重要性，有提升档案管理水平的愿望，但却苦于没有称职的档案管理的人员。对于如何规范地管理档案，如何有效地保护和开发利用档案，感到无从下手，不知道哪些档案材料该收集齐全，或收集上来后不知如何进行整理。

3、档案得不到有效管理。档案材料分散保管在个人手里，不但给查阅利用带来了许多不便，而且对档案的安全也构成了威胁，特别是由于民营企业员工对企业没有人身依附关系，管理档案的人员流动性大、变动频繁，甚至经常空缺，常常是前头的说走就走，后面的说上就上，前后之间没有交接手续，造成重要档案的流失现象也时有发生。

三、对江海区民营企业档案工作的建议

针对江海区民营企业档案工作的现状，今后一个时期民营企业档案工作要围绕民营经济发展的需要，提高对开展民营企业档案工作重要性和紧迫性的认识，切实做好这项工作。

（一）加大宣传工作力度，增强民营企业档案意识

针对目前民营企业档案意识淡薄的现状，首要任务就是提高企业经营者的档案意识，消除他们对档案工作认识上的误区，增强对做好

档案工作的强烈愿望和迫切要求。要实现这一良好愿望，必须加大对档案意识和档案法制观念的宣传力度，营造良好的舆论氛围。档案行政管理部门可以通过电视、报纸、网络等形式，运用正反两方面的典型事例宣传档案法规和档案工作的重要性。如：通过宣传民营企业利用档案资料进行技术改造、新产品开发，赢得了市场，取得了经济效益，企业步入了良好发展轨道；通过宣传民营企业由于档案资料遗失，导致在应诉经济案件时，因举证不全造成严重的经济损失等事例来增强企业经营者的档案意识，使他们真正认识到档案工作的重要性，认识到档案是企业的重要信息资源、无形资产，企业经营决策、产品营销、技术改造、质量认证、信贷融资、案件应诉以及企业文化建设都离不开档案，从而使民营企业领导主动要求做好档案工作。

（二）把民营企业档案工作纳入法制化的轨道

市场经济是法治经济，民营企业要保持稳定长久发展，必须依法治档。《档案法》第十六、第三和第六条对档案行政管理部门和民营企业依法治档都有规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”；“企业事业单位和公民都有保护档案的义务”；“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门，对本行政区域内的企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。《企业档案管理规定》第三条也明确规定：“企业应遵守《档案法》依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识、确保档案完整、准确和安全。”这里所指的“企业”，既然没有明确指定是国有企业还是集体

企业，它应该包括在我国国民经济中占有半壁江山的民营企业。既然我国现行的法律法规已经原则上规定了民营企业在档案事务中的权利和义务，依法把民营企业档案工作纳入监督指导的范围，是《档案法》赋予档案行政管理部门的工作职责。要把民营企业档案工作纳入法制化的轨道，一方面，档案行政管理部门必须更新思想观念，创新工作方法，强化监控手段。首先，要解放思想，更新观念。民营企业是私人企业，档案资料虽然是企业的私人财产，但是，同样要受到法律法规的约束。档案行政管理部门不要让该不该开展民营企业档案工作这个问题困扰和影响自己的思想，而是要考虑如何主动开展，如何与时俱进，开拓创新，抓出成效。要消除对民营企业档案工作在监管认识上的误区，本着“对历史负责，对现实服务，替将来着想”的档案工作思路，把民营企业档案工作纳入档案事业发展规划，纳入日常管理的范畴，主动承担起依法行政监管的责任。其次，要创新工作方法，突出监管重点。鉴于民营企业管理具有自主性，企业创办和发展的根本目的就是为了赢利的特点，档案行政管理部门不能沿袭抓国有企业档案的工作思路，照搬国有档案的办法，要根据实际情况，改变监管方法。在目前民营企业量大面广，档案行政管理部门人员少的情况下，不能对所有企业档案都进行监管，要有针对性，把重点放在法定档案范围内，如重点加强对国家和社会有保存价值档案的监控。“凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的，记录社会重大事件和活动的，反映企业应当承担责任的档案都应视为对国家和社会有保存价值的档案。①”对这些档案，档案行政管理部门必须依法进行监

督管理。第三，完善监控机制。为了维护国家档案资源的完整和安全，档案行政管理部门必须认真研究民营企业中对国家和社会有保存价值的档案，确定标准、范围，制订《民营企业重点档案登记管理办法》，以政府的名义印发到各民营企业，要求民营企业按照管理办法的规定依法进行登记管理。为使监管工作有效开展，档案行政管理部门可以联同工商、建设、技术监督等行政执法部门一起，对民营企业从开业登记、基本建设、生产经营、到技术改造等经营管理全过程形成的重点档案进行监督管理，确保国家重要档案资源的安全。另一方面，要使民营企业经营者知道，档案并不是企业的私有财产，企业想怎样管就怎样管，民营企业档案中，对国家与社会有保存价值的，国家有权监管。民营企业对这部份档案要妥善保管好，确保档案的安全，这是《档案法》赋予的义务和责任。

（三）完善服务体系，加快民营企业建档步伐

民营企业档案工作是市场经济环境中滋生出来的档案工作新领域，由于民营企业是非公有制企业，且规模大小不同，行业种类繁多，因此，档案行政管理部门在开展档案工作时要适应新的形势，进一步转变职能，逐步从“管理者”的观念中解放出来，变管理为服务。在业务工作中，要从原来那种“下指标，定任务，提要求”的做法向提供政策、技术、服务转变。在目前江海区民营企业档案工作面广、发展不平衡的情况下，开展档案工作应有所侧重，应对“承担重大科研项目、重点建设工程项目或从事高新技术、先进设备、行业主导产品②”生产的规模较大的民营企业倾斜，切实做好如下服务工作：

1、业务建设、信息服务。通过制订、公布可操作性强，适应民营企业档案工作的业务规范、标准、分类方案和管理制度，来规范民营企业档案工作：通过印发资料、网络宣传，或以调研的理由上门与民营企业领导沟通和交流的方式，向民营企业提供现行国家有关档案工作的法律、法规和档案技术标准文本以及最新的档案业务信息，帮助民营企业搞好档案业务建设。

2、档案知识、技能培训服务。针对民营企业档案人员普遍缺乏档案业务知识的情况，一是要举办业务技能操作性较强的专题培训班；二是会同工商联深入到民营企业，采取以会代培的形式，对企业档案人员进行辅导，传授档案业务知识，提高档案管理人员的专业知识和实际操作能力。通过培训，在民营企业中建立起一支业务比较精通的档案人员队伍，为进一步开展民营企业档案工作创造有利条件。

3、档案业务技术咨询、指导服务。鉴于民营企业档案基础比较薄弱的特点，档案行政管理部门要加强对民营企业档案管理的工作指导力度，指定专人负责、实行分类指导。要根据民营企业在不同的发展阶段实行不同的指导，如：对初创阶段的企业，要帮助它建档，进行业务的指导。对业务上已走上正轨的企业，要在制度化建设、规范化管理方面进行指导；在指导方式上，可以用电话进行咨询指导，也可以对需要现场指导的民营企业上门进行有针对性的指导，为民营企业主动提供无偿、优质的服务。

4、培育典型，示范服务。常言道：“学有榜样，赶有目标”，要通过精心选择、重点培育，树立几个档案管理比较规范的典型企业，

依靠工商联和经贸局的力量，运用召开经验交流会、现场会等形式，介绍和推广先进的管理经验。通过典型引导和示范作用，以点带面地推进民营企业档案工作全面开展。

5、档案整理和寄存服务。档案行政管理部门要创新服务机制，学习深圳市档案馆的做法，在综合档案馆成立档案寄存中心，为暂不具备档案保管条件的民营企业提供档案业务咨询、档案整理、代管和寄存服务。在开展这项工作时，档案管理部门可以向民营企业收取一定的整理和保管费用，这样既可以增加档案馆的收入，同时，又可以减轻规模小、档案基础工作较差的民营企业对档案工作的资金投入，最大限度地满足社会各界，特别是民营企业对档案寄存服务的需求。 民营企业档案工作是一个值得研究的新课题，档案行政管理部门在开展这项工作中，一定要解放思想、开拓创新，积极探索开展民营企业档案管理的新模式，建立有利于民营企业发展的档案工作新机制，充分依靠社会各方面的力量，形成合力，共同推动民营企业档案工作更加快速健康发展。

注释：

①白水：《积极引导、规范服务、合理监管——全国民营企业档案工作座谈会综述综述》，《中国档案》2005.6

②课题组：《民营企业档案管理体制与建档模式研究》，《中国档案》2005.12

参考文献：

1、徐大章：《多服务少干预 多帮忙不添乱 努力开创我省民营企业档案工作的新局面》 全省民营企业档案工作座谈会材料（2004.4）

2、白水：《积极引导、规范服务、合理监管——全国民营企业档案工作座谈会综述综述》，《中国档案》2005（6）

3、课题组：《民营企业档案管理体制与建档模式研究》，《中国档案》2005（12）

4、陈烨泉《民营企业档案管理工作初探》，《广东档案20xx年增刊》

5、全国民营企业档案工作座谈会议材料（2005.5）