资料标题：国家行政机关公文处理办法（20xx年1月1日）

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国家行政机关公文处理办法

第一章 总则

第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第九条 行政机关的公文种类主要有：

01、命令（令），适用于依照有关法律，公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

02、决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

03、公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

04、通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

05、通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 06、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

07、议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

08、报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 09、请示，适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复，适用于答复下级机关的请示事项。

11、意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

01、涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

02、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

03、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称：联合行文，主办机关排列在前。

04、发文字号应当包括机关代字、年份、序号【国办发〔2009〕1号】。联合行文，只标明主办机关发文字号。

05、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

06、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

07、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 08、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

09、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

10、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

11、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

12、公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

14、文字从左至右横写、横排。民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 第二一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。 第二二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。

第二三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。

第五章 发文办理

第二四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二五条 草拟公文应当做到：

01、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。

02、情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

03、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

04、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 05、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

06、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

07、应当使用国家法定计量单位。

08、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

09、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公

文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。 第三四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第三五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第三六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第四二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第四四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第四五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四七条 公开发布行政机关公文，须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章 附则

第五四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

第五六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第五七条 本办法自20xx年1月1日起施行。19xx年11月日国务院办公厅发布，19xx年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。 ----------------------------------------------------------------------------- ◇

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资料标题：国家行政机关公文的格式（GB＼T9704―1999）

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国家行政机关公文的格式

第一、范围：本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

第二、引用标准：下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸。

第三、定义：本标准采用下列定义：

1、字word：标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

2、行 line：标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高

度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

第四、公文用纸主要技术指标：公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。

第五、公文用纸幅面及版面尺寸：

1、公文用纸幅面尺寸，公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

2、公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为，37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为，28 mm±1mm；版心尺寸为，156 mm×225mm（不含页码）。 第六、公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 第七、排版规格与印装要求：

1、排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

2、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

第八：公文中各要素标识规则：本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

1、眉首：

1）公文份数序号，公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

2）秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

3）紧急程度，如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4）发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5）发文字号，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全

称，用六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6）签发人，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签字人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2、主体：

1）公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2）主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3）公文正文，主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4）附件，公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5）成文日期，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位

置见。

6）公文生效标识，公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

① 单一发文印章，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 ② 联合行文印章，当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

③ 特殊情况说明，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7）附注，公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

3、版记：

1）主题词，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2）抄送机关，公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3）印发机关和印发日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4）版记中的反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5）版记的位置，版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

第九、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第十、公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

十一、公文的特定格式：

1、信函式格式，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线 （上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗） ，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘

密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

2、命令格式，命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。

3、会议纪要格式，会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．l．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

十二、式样：A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式1见图五；联合行文公文末页版式2见图六。

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一、公文常识

1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

2、公文的特点：鲜明的政治性、由法定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格的时效性、特定的体式。

3、公文的功能：规范和准绳、领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和

凭证。

4、公文的种类：

①、按行文关系和行文方向分：上行文、平行文、下行文。

②、按内容的处理要求分：参阅件、承办件。

③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公文。

④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。

⑤、按其职能分：法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。 ⑥、按其来源分：收进公文、外发公文、内部公文。

二、写作技巧

1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的需要。

①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反党和国家的政策和法规，不过激、不把话说绝）、

集中（一文一事）、鲜明、深刻、新颖。

②、主题的表现：直接阐述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。

2、材料：包括素材和题材

①、材料的种类：经验材料、调查材料、文献材料。

②、材料的来源：直接经验、间接经验。

③、选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。

3、结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。

⊙ 结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。

4、表达：叙述、议论、描写、说明

①、叙述（最基本，最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。 ②、议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。 ⊙ 议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论和驳论）。 ③、描写：人物描写、环境描写；细描、白描；正面描写、侧面描写。 ④、概说、界说（下定义）、解说。

5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流畅、简洁明快、生动有力。

6、常见文体：记叙文、议论文、说明文。

7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、

语言简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。

⊙ 开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列式、连贯式、递进式。 ⊙ 公文语言的基本要求：准确、庄重、简洁。

⊙ 公文语言的基本特点：准确、庄重、简洁、严谨、平实、规范。

8、行文规则：

①、行文关系：隶属、指导、平等、不相隶属关系。

②、行文方向：上、平、下行文。

③、行文方式：逐级、越级、多级、直接行文。

⊙ 行文规则的具体要求：

①、 根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不相隶属）。

②、 通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；Ⅱ、多次向直接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问或答复，需要

控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给越过机关。

③、 分清主送机关和抄送机关——“一个主送机关”原则。（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文须抄送其另一领导机关；抄送公文不可二次抄送；有关抄送，无关不抄送）。 ④、 党政要分开行文——行政机关不能向当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作；反之亦然。

⑤、 同级机关可以联合行文。

⑥、 明确发文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。

⑦、 有关问题协商一致后方可行文。

⑧、 严格控制发文数量，简化行文手续。“只送机关不送个人”。

10、公文的特点：权威性、严肃性、政策性、实用性。

11、公文专业词：

①、开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。

②、称谓用语，本、我，你、贵，该。

③、经办用语，经、业经、现经、兹经。

④、引述用语，前接（近接、现接）、悉。

⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。

⑥、期请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。

⑦、表态用语，照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。

⑧、综述过渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。

⑨、 结尾用语，为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。

12、修辞的运用：

①、词语，雅语、敬语、强调语。

②、句子，提前、重后、省略、简缩。

③、章法，分条、提要、引据。

13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰拟和审核修改。

①、准备阶段，明确行文目的和要求、学习相关政策、调研和收集材料。 ②、构思阶段，确定主题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体——紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾，请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。）、选择文种、选择表达方式。

③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。

④、审核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查分寸、查文字和格式）、修改、审核。

三、公文处理：包括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1、基本任务：及时、准确、有效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动服务。

①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善印、用印、登记、分发等。 ②、传递方式：电信、普通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。

③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或暂存。管理公文：专职文秘人员统一管理。

2、基本地位：联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党和国

家机密的重要环节、是档案工作的前提。

3、基本原则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时效、保密、简化原则。

4、收文处理：

①、收进阶段：签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文摘、提要、综述、数据资料汇编）。

②、阅办阶段：审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办（标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者，后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办”和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记；对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。

5、发文处理：

①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审核、签发。

②、制发阶段：编号、注发、审核、善印（领导已签署，按一定格式制成对外发出的格式）、校对（不要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、登记分装、发出。

6、办毕公文的处理：

①、清退：Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清退要附一式两份《公文清退报告表》，不定期单份清退要向对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不私自摘录和复制；严格按保密规定清退。

②、销毁：Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级授权

指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。

③、暂存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经常整理暂存公文，及时删除或归档。

④、立案归档：Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。

【其它备注】

附：表一

备注 特点 结构 要求

决定 指挥性公文，强制力和约束力仅次于命令。 领导指挥性、法规性。 Ⅰ、日期，可置于正文之后，也可用括号注于标题下，有时还需说明由什么会何时通过的。Ⅱ、正文的结构内容和形式：决定依据、决定事项、决定要求，篇段合一、分条列项、列标题式、分块式。 篇幅简短、基本用叙述语言（常带命令口气，说人叙事用论说语言）、很多习惯用语（会议听取、决定、要求）

通知 使用频率最高，占行政机关收发公文总数一半以上。

有“公文轻骑兵”之称。 应用广泛，使用频率高；行文方向不严格，通常为下行文；较强的时效性；一文一事。

按其功能和用途分为：指示性、经转性、知照性、安排部署性通知。 Ⅰ、标题，可在标题文字中冠以“重要”、“紧急”，“补充”，“转发”、“批转”。Ⅱ、几个受文对象之间用顿号隔开。Ⅲ、正文包括通知原由、通知事项、事项分析和

执行要求（指示性通知没有事项分析；经转性通知一般内容较少，主要包括转发态度和执行要求；知照性通知只有通知原由和事项；会议通知则须列明会议时间、地点、参加人、会议名称等）。Ⅳ、落款一般置于文后，正式文件的通知也可置于标题下，标题中已注明发文机关的可省略落款。 Ⅰ、让受众“知”；Ⅱ、指示性通知以上级精神为依据，对事项办理方法和措施要明确，语气要肯定；周转性通知不能在正文后标注“附件说明”；被转发或转批的公文不能加书名号；通知文尾不能放在正文与附件之间；被转文件的文头文尾都要删除，只在标题下括注机关名称和成文日期；标题可省略原标题之“关于”，也可另摘重点为标题；对转发文件不要随便发表批判性意见，对转批文件可以提出任何意见；用语精确，特别是在转发态度和执行要求方面；Ⅲ、知照性通知要求客观告知；Ⅳ、会议通知对于相关事项要准确、具体、全面、清晰，必须在会前到达。

通报 属于知照性公文。 典型性、时效性、教育性、说理性。 正文内容主要为，主要事实、分析评论、决定于要求。按内容分为：表彰性通报、批评性通报和情况通报。 典型材料；材料真实可靠；实事求是；内容的时效性；错误事实的描写不要过于细节化，以免一起消极影响。

批复 属于指挥性公文，下行文。 法定权威性和执行性、制发被动性、较强针对性、及时性。 Ⅰ、标题可冠以批复的态度；Ⅱ、正文包括批复引语、批复意见、批复尾语，有时还包括希望和要求；Ⅲ、落款和成文日期标于文尾。 批复意见符合有关方针和法规，批复明确具体具有可行性；及时批复；态度明确，不回避问题；若内容涉及其它有关部门，要协商一致后批复。

通告 属于法规性公文。 兼具知照性和法规性、应用广泛性、公开性、专业性、知照性。 正文包括通告依据、通告事实和通告结尾；落款置于文后，标题标明发文机关的，落款可以省略。

（专业性：常常针对某一特定领域） 不仅要合法，还对相关政策加以交代；表达明确周密；维护通告严肃性，一些可以用启示的事项，避免用通告；允许专业术语，但不要太多。

请示 属陈情性公文，上行文。 广泛性、单一性、强制回复性、时效性。 Ⅰ、标题通常省略了发文机关；Ⅱ、正文由请示原由、请示事项和尾语组成；Ⅲ、落款和成文日期置于文后。 只有当事情无力解决时方可请示；“一文一事”；提出问题的同时，提出自己对问题的看法和解决建议；如遇问题涉及其它部门，须事前与有关方面协商一致，未能达成一致时，要在请示内说明；语言简洁明确。 报告 分为：工作报告、总结报告。 陈述性、沟通性、单向性（不须答复）、制度性（存于报告制度中）。 标题可省略发文机关；正文包括报告事由、报告事项和结束语组成；落款同前。

Ⅰ、工作报告，不得夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向领导报告；讲时效，不拖延；涉及材料准确，以免误导上级；行文重点突出，有针对性的明确答复；表达建议明确细致；Ⅱ、总结报告，结构包括基本情况、成绩和不足、经验和教训、努力方向；写作方式可以是两段式或阶段式；忌讳面面俱到；层次分明调理清晰；语言、事实、材料和结论都要准确。

函 属于商洽性公文根据是否主动行文分为发函和复函。 多向性、灵活性（如可用便签书写）、单纯性（一函一事）。 标题必须标注“函”或者“复函”；内容一般由原由、事项和尾语组成。 一函一事；直陈其词，有针对性，忌大道理和寒暄客套；内容真实可靠；语气平和、态度诚恳；用语把握分寸。

会议纪要 决定性会议纪要和情况性会议纪要 概要性、兼容性（记录所有正反观点）、性质多样性。 Ⅰ、标题为会议名称和文种；Ⅱ、成文日期用圆括号注于标题下方；Ⅲ、正文包括导语、内容纪要、结束语；Ⅳ、文末署名，必要时与会各方或代表须签署机关名、职务、姓名。

（性质多样性：兼具知照性、参考性、指导性、执行性、规范性等） 抓住会议中心议题；忠于会议实况，异同均需记录，并标注清楚；抓要点；语言准确，可分条列款式记录。

⊙ 导语包括：会议名称、目的、时间、地点、主持单位、与会者、主要发言人、主要议程、会议宗旨??

接上表（附件表一）

备注 特点 结构 要求

法规性公文 分八类：宪法、法律、行政法规、地方性法规、民族自治地方的自治条例和单行条例、特别行政区法、我国缔结或加入并生效的国际条约、行政规章。 极强的强制性和约束力、效力的普遍性、生效程序的严格规范性、相对稳定性、较强的时效性。

结构上分条列款（篇、章、节、目、条、款、项；条、款两级和章、条、款三级最常见）、单用说明为表达方式、语言高度准确严密。 Ⅰ、标题由事由和文种组成；Ⅱ、日期指其发布、通过或批准日期，即其生效日；Ⅲ、正文（A.总则，制定目的、制定依据、适用对象，或专门列总则章、或为第一条、或为导语序言之形式；B.分则；C.罚则，或独立成章、单列成罚则、或接于分则之后、或作为分则的最后条文，D.附则，即补充说明，文件飞施行程序和方式、施行日期等）。 保证切实有效性、保持高度一致性、维护高度严密性、维护高度条理性、维护简明概括性、维护相对稳定性、维护连续责任性、尊重不同文种的特殊要求。 附：表二

公文 特有公文 共有公文

行政 命令（令）、公告、通告、议案 决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

党政 决议、指示、公报、条例、规定

19xx年9月29日政务院首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为7类12 种。

19xx年国务院秘书厅《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。

19xx年2月，《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政公文的文种重新规定为9类15种。

19xx年2月18日，《国家行政机关公文处理办法》正式规定行政公文的种类为10类15种。

19xx年11月，《办法》将文种定为12类13种。20xx年8月，《办法》将文种定为13种，于20xx年1月1日起施行。