信贷档案管理办法-1.0

****农商村镇银行股份有限公司

信贷档案管理办法(试行)

第一章   总则

第一条  为规范****农商村镇银行(以下简称“本行”)信贷档案管理,有效地为信贷管理和经营决策提供参考依据,根据有关法律法规和本行信贷管理有关规定,制定本办法。

第二条  信贷档案是指本行在办理信贷业务过程中(包括贷前、贷时和贷后各流程),收集、整理、填写的具有法律意义或查考价值的资料,包括各种合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。凡本行经营管理的各类信贷业务资料都属于信贷档案管理的范围。

第三条  信贷档案管理是指对信贷档案进行收集、整理、立卷、归档、保管、调阅、查询以及销毁的过程。档案管理应坚持真实性、完整性、规范性、及时性、保密性要求。

第四条  信贷档案工作实行“统一领导、分级管理、逐级建档”的管理原则,即在总行统一领导下,各级行负责管理和保管本级行的信贷档案,并负责对本行系统的信贷档案工作进行指导、监督和检查,同时接受上级行的指导、监督和检查。

第五条  本办法适用于本行所有公司类及个人类信贷客户, 适用于信贷客户各类表内外信贷业务。凡与本行建立信贷关系的客户,均应建立信贷档案。

第二章   信贷档案的内容及分类

第六条  根据信贷档案的形成和利用特点可将信贷档案分为:借款管理类、担保管理类、要件类、综合管理类。

第七条  借款管理类档案内容

(一)借款人基本资料

1.法人客户:

(1)《营业执照》或《事业法人证书》)、《组织机构代码证》、《税务登记证》、《外商投资企业批准证书》、《外商投资企业外汇登记证》、《特种经营许可证》、《企业资质等级证》等各类证照(经年检)的复印件;

(2)法定代表人身份证明材料原件、身份证复印件、授权委托书原件、履历材料原件;

(3)法定代表人、董事长、总经理及主要股东个人征询查询的授权委托书和个人征信纪录查询情况;

(4)公司章程复印件(须加盖工商行政管理局提档鲜章)、企业注册资本验资报告复印件;

(5)企业简介、企业变更登记有关文件、生产经营资料、企业转制、改组等重大行为的相关材料;

(6)企业近三年经审计的财务报表和当期财务报表原件;

   (7)企业银行开户许可证复印件及企业最近半年所有开户银行对账单;

(8)贷款卡复印件及近期企业征信系统查询;

(9)需要提供的其他材料。

2.个人客户(含农户):

(1)借款人身份证明(身份证、外籍护照、回乡证等)复印件、户籍证明复印件、婚姻状况证明材料;

(2)个人信用报告;

(3)需要提供的其他材料。

(二)信贷业务申请资料

1.借款用途证明材料,与贷款用途有关的商品交易合同、产品订单、相关税务发票等复印件。

2.与项目贷款有关的项目建设方案、投资概算原件或复印件,以及项目立项、规划、用地、选址、招投标、环评、建设施工许可等相关许可证和批文复印件;

3.其他需要的材料。

第八条  担保管理类档案内容

(一)担保人基础资料

参照借款人基础资料收集。

(二)担保能力分析

1.保证担保资料:保证人担保能力分析评价资料。

2.抵押贷款资料:抵押物评估报告、抵押物清单及说明等。

3.质押贷款资料:权利质押中的各类有价单据(存单、有价证券、汇票等);以依法可转让的商标权、专利权、著作权中的财产权出质的,应提供评估报告和作价依据;动产质押中质物的评估报告和作价依据;

第九条  要件类档案内容

要件类档案是用于证明信贷业务法律行为的基本要件。

(一)公司类贷款审批流程中的要件(均要求收集原件)

1.借款申请书;

2.贷前调查报告;

3.审查报告;

4.信审会(组)会议记录(表决表)、审批决议、上级部门的审批文件;

5.其他材料。

(二)个人类贷款审批流程中的要件(均要求收集原件)

1、借款申请书、贷前调查报告、审查报告及审批资料等,或能体现以上内容的相关要件(如表格化的《个人贷款调查审查审批表》等);

2、其他材料。

(三)合同、协议、权证等凭证资料

1.借款合同、保证合同、最高额保证合同、抵押合同、最高额抵押合同、质押合同及以上合同的补充协议;银行承兑协议、银行承兑汇票贴现协议、展期协议、综合授信业务合同等;

2.借款人董事会(股东会)同意借款的决议;

3.担保人董事会(股东会)同意提供担保的决议或声明书;

4.房屋(土地)产权证、他项权证等权证类复印件、权证类档案入库登记表(见附件3-5、6);

5.借据;

6.其他资料。

第十条  综合管理类档案内容

1.公司类授信业务管理台账;

2.信贷资金使用台账及用款凭证;

3.首次贷款检查报表、定期贷后检查表;

4.贷款风险分类资料;

5.企业各种证照年检记录及变更资料复印件;

6.按季(月)收集的企业财务报表;

7.贷款风险预警报告及处理意见;

8.客户还款提醒函及逾期贷款催收通知函;

9.其他资料。

第十一条  权证类和要件类档案必须存放原件。其他档案原则上应存放原件,如只能留存复印件,则应加盖借款人公章,经客户经理(信贷人员)与原件核对无误后加盖与原件核对一致章并签字确认。

第三章   信贷档案管理职责及分工

第十二条  为提高本行信贷档案管理水平,使信贷档案得到完整的保存、科学的管理和有效的利用,各分支机构根据实际情况,设置固定人员为档案管理员。

第十三条  具体经办信贷业务的客户经理(信贷人员)(含资产保全人员,下同)是客户信贷档案收集的主要责任人,负责外来原始资料、岗位授信资料的收集和整理,对档案的真实性、完整性、连续性和及时性负责。客户资料需要补充、变更时,客户经理(信贷人员)负责及时通知、报送相应人员。

第十四条  对于上报总行审批的项目,客户部门、风险管理部门及资产保全部门调查、审查、审批人员是信贷审批时档案资料的主要责任人,对该部分档案资料的完整性和及时性负责。

第十五条  各分支机构档案管理员是信贷档案保管的主要责任人,承担立卷和保管职责,对信贷档案的安全性、完整性和保密性负责。对接收的移交资料发现有遗漏的,应要求移交人及时补齐;督促经办客户经理(信贷人员)按时移交各类信贷档案资料;及时向相关部门移交不良信贷资产维权资料等。

第四章    信贷档案管理要求

第十六条  真实性要求

信贷档案资料原则上要求为正本、原稿,不得另行编写与修改。对于只能收集到复印件的重要信贷档案资料(如:企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等),要求客户在复印件上加盖公司公章;对于个人客户的身份证明及户籍证明材料要标注再次复印无效字样。经办客户经理(信贷人员)应与原件核对无误后,加盖“与原件核对一致”印章,并签字确认。

第十七条  完整性要求。档案资料要求内容完整,要素齐全。

第十八条  规范性要求。客户信贷档案管理须按本办法的管理要求执行。

第十九条  及时性要求。整个信贷流程中形成的档案资料,应按时归档,情况发生变更,应及时更新。

第二十条  保密性要求。任何人对涉及国家机密、本行和信贷客户商业机密的信贷档案资料均需严格执行保密制度。

第五章   信贷档案的移交

第二十一条  各分支机构经办客户经理(信贷人员)须在信贷资金上账后5个工作日内,将整理后的信贷资料移交给档案管理员归档。

第二十二条  信贷资料移交时,移交人应按借款管理类资料、担保管理类资料、要件类资料、审批发放资料四类分别填写好《信贷档案移交清单》(见附件3-1),经移交人、接收人和监交人当面查验、签字确认后,完成授信资料的移交工作。

第六章   信贷档案的立卷和归档

第二十三条  档案管理员应在接收到授信资料15个工作日内,完成相应信贷档案立卷工作,按照“按户建档、分类管理”的原则管理信贷档案。

第二十四条  信贷档案以信贷项目为单位组卷,装具采用卷盒形式,一卷一盒。材料少的其档案可采取软卷皮方式以卷为单位装订(软卷皮封面格式见附件3-2),然后将若干案卷合装一个档案盒(档案盒式样见附件3-3),材料多的可组成多个盒。盒内资料以件为单位装订,每盒资料均应编制《信贷档案卷内资料目录》(见附件3-4),按借款管理类资料、担保管理类资料、法律要件类资料和贷后管理类资料划分一类一件,分别类装订成册。对于资料较多的档案资料可以分册装订。

第二十五条  将案卷按照“客户—信贷项目—档案类别”的顺序进行分类排列。即首先区分不同的客户,然后将同一客户的全部信贷档案按不同的信贷项目分开,同一信贷项目下再按照信贷档案类别依次进行排列。

第二十六条  按以下要求逐卷填写案卷封面和卷盒脊背各项目:

(一)卷宗名称和卷宗号。“卷宗名称”一栏填写各分支机构全称。“卷宗号”由档案管理员统一编制,不得重号。

(二)经办部门。填写经办该业务的具体部门。

(三)客户名称。公司类客户填写单位全称,个人类客户填写姓名。

(四)案卷标题。填写标准为:贷款形式(授信、新增、周转、重组等)+业务品种(个人住房按揭贷款、个人生产经营贷款、个人综合消费贷款、农户小额贷款、个人二手住房贷款、公职人员小额信用贷款、生源地信用助学贷款、流动资金贷款、固定资产贷款、项目贷款、仓单质押、保兑仓、经营性物业抵押等)+贷款方式(信用、保证、抵押、质押或票据贴现)

(五)合同生效日和到期日。填写信贷合同或证书正式生效和规定期限的到期日。

(六)保管期限。按有关保管期限的规定填写。

(七)信贷业务办结时间。填写贷款本息结清或信贷业务执行完毕的时间。

(八)卷内件(张)数。以件为单位装订的案卷,填写卷内实有文件件数;以卷为单位装订的案卷,填写卷内实有文件张数。

(九)年度。填写归档年度。

(十)盒号。填写档案盒排列的顺序号。

(十一)归档号。归档号由档案管理员统一编制,由档案类别数字两部分组成: 档案类别:借款管理类—J  担保管理类—D 要件类—Y  综合管理类—Z  如:借款管理类的第一份档案为J1

(十二)目录号、案卷号。由档案部门统一编制。

立卷完成后,对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料,信贷档案管理员应随时进行补充归档。

第二十七条  档案管理员还应建立总的档案目录,以便查询。目录应包括:卷宗名称、卷宗号、年度、客户名称等。

第二十八条  建立否决信贷档案。授信业务在审查、审批过程中被否决后,除退回客户相关资料外,要按户建立否决信贷档案,供今后经营决策参考。被否决的信贷档案(内部审批资料)由信贷管理部门专夹立卷,按时间顺序排列,根据业务量按期装订,按年度归档。

第二十九条  信贷档案装订要求。

档案装订前应去除卷内文件的金属物,档案文件资料如有破损,纸张过大、过小,或装订线外有有效内容的,都应进行裱贴、折齐。字迹已模糊扩散的应复印后与原件一起装订。案卷装订要结实、整齐,便于保管和阅读。

第七章   信贷档案的保管

第三十条  各分支机构原则上均应设立专门的信贷档案室,并配备防潮、防光、防高温、防尘、防虫、防火、防盗等设备和防护手段,保证信贷档案的安全。无条件设置的,应设立专门的档案柜存放信贷档案。

第三十一条  授信业务重要权证的保管,如抵押、质押物凭证,包括土地使用权他项权利证明书、存单、有价证券以及其他产权或收益凭证、财产保险单等,要求将原件移交会计部门保管,在信贷档案中保存权证复印件、权证交接有关凭证和重要权证登记表。

第三十二条  对特殊的文档资料,如声像、磁盘等存储介质需以授信客户为单位加以保管,如另夹保管的,需在相应的信贷档案资料目录中注明。

第三十三条  客户信贷档案按照重要程度不同,确定不同的保管期限。信贷档案保管期限,从信贷业务本息全部还清或授信业务全部履约完毕后的次年开始计算。档案中借款管理类、担保管理类信贷档案的保管期限为15年;档案中要件类、综合类信贷档案的保管期限为永久;否决授信档案保管期限为5年。

第八章   信贷档案的调阅

第三十四条  信贷档案应实行调阅登记制度。档案部门应按照有关保密规定,严格掌握调阅范围。凡因工作需要调阅信贷档案者,均应填写《信贷档案调阅登记表》(见附件3-7),经单位有权批准人批准后方可进行现场调阅。如需复印的,要填写《信贷档案复印申请表》(见附件3-8),经批准后应由档案保管员为其复印。

第三十五条  信贷档案原则上不得出借,但因特殊原因确需出借的,借用人除按规定登记外,还需填写《信贷档案资料出借单》(见附件3-9),经有权批准人签字批准,留下备份或复印件后由档案管理员凭单出借。

第三十六条  信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间,应保证资料的安全性和完整性。归还出借的信贷档案时,档案管理员应对照出借前留存的备份或复印件逐一清点归档,在确认归还的信贷档案资料真实、完整无误后,按规定登记确认。一经确认,档案管理人员就须对归还后的档案资料真实性和完整性负责。

第三十七条  对于司法部门及监察、工商、税务、审计、监管等部门和单位因工作需要查阅资料,信贷档案管理人员必须查看其单位介绍信、身份证明文件及调阅公函,并由有权批准人批准后在介绍信上的批注意见。需带走原件的,须经单位负责人批准。

 

第九章   信贷档案的检查

第三十八条  本行总部客户部门负责对全辖信贷档案管理的检查工作,撰写书面检查意见并提出书面评价意见。

 

第十章   信贷档案的清退和销毁

第三十九条  对已结清债权债务关系的信贷档案,其中应退还给客户的资料(含规定的抵质押物权证),经有权批准人批准后办理退还手续。

第四十条  档案的销毁。

(一)档案管理员统计出已到保管期限需要销毁的档案,编制《信贷档案销毁清册》(见附件3-10),向分支机构领导提出销毁意见。

(二)各分支机构分管负责人在信贷档案销毁清册上签署意见。

(三)档案销毁工作必须要有会计部门人员、客户部门人员和各分支机构分管负责人共同参加。销毁人认真按照销毁清册上所列内容清点核对后,进行销毁(以粉碎或安全燃烧方式),销毁后,销毁人应在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告各分支机构负责人。

 

第十一章   责任与处罚

第四十一条  信贷档案管理各流程经管人员应按照信贷档案管理要求进行职责分工,认真履行工作职责。

第四十二条  违反信贷档案管理规定,未及时收集和移交信贷档案资料的;毁损、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的;涂改、拆取、伪造信贷档案的;擅自对外公开信贷档案和相关资料的以及档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为,视情节轻重追究有关当事人的相应责任。因信贷档案管理问题造成债权损失的,按有关规定追究责任人责任。

第四十三条  因工作需求,需更换档案管理员时,应由各分支机构负责人组织办理信贷档案的交接工作,填写《信贷档案交接表》(见附件11)。因交换手续不全致使档案资料损毁、散失的,要查明情况并追究有关人员的责任。

 第十二章   附  则

第四十四条  本办法适用于本行各项信贷业务档案管理工作。

第四十五条 本试行办法由总行负责解释、修订。

第四十六条 本办法自下发之日起执行。

附件:3-1.信贷档案移交清单

3-2.信贷档案案卷封面

3-3.信贷档案盒式样及规格

3-4.信贷档案卷内资料目录

3-5.抵(质)押物单证入库登记表

3-6.抵(质)押物单证领取单

3-7.信贷档案调阅登记表

3-8.信贷档案复印申请表

3-9.信贷档案资料出借单

3-10.信贷档案销毁清册

3-11.信贷档案交接表

附件3-1

信贷档案移交清单

客户名称:

资料类型:(借款管理类资料/担保管理类资料/要件类资料/审批发放资料)

移交人(签字):        接交人(签字):        监交人(签字):

附件3-2

信贷档案案卷封面

附件3-3

信贷档案盒式样及规格

附件3-4

信贷档案卷内资料目录

借款人名称:

附件3-5

抵(质)押物单证入库登记表

上述抵(质)押物单证经会计、出纳人员核对,现已入库保管。

客户经理(信贷人员):       会计:         出纳:

时间:

附件3-6

抵(质)押物单证领取单

借款人已归还贷款本息,经客户经理(信贷人员)、会计、出纳人员核对,现领取归还借款人或办理注销抵押登记手续。

分支机构领导审批:

客户经理(信贷人员):             会计:        出纳:

上述抵(质)押物单证核对无误,现从             领回(注销抵押登记手续)。

领取人(签章):

时  间:

附件3-7

信贷档案调阅登记表

调阅单位:                                           

调 阅 人:                                            

调阅时间:                                     

分支机构领导/客户经理(信贷人员)意见:

档案管理员:

日期:

附件3-8

信贷档案复印申请表

申请人:                                                  

资料复印件用途:                                          

                                                           

                                                      

分支机构领导意见:

申请人(签章):

经办人:

日  期:

附件3-9

信贷档案资料出借单

出借单位:                                                

出借人:                                                 

出借时间:                   出借期限:                   

出借用途:                                                

                                                          

                                                       

分支机构领导意见:

出借人(签章):

档案管理员:                       日  期:


附件3-10

信贷档案销毁清册

分支机构(公章):                   

以上所列信贷档案经审核,符合销毁条件,经分支机构会计部门、信贷部门和分支机构领导监督,于             日,在                  ,采用                        方式予以销毁。

分支机构领导:                   

档案管理员:

参与销毁人员(签字):

附件3-11

信贷档案交接表

以上信贷档案经核对无误,现办理移交。

移交人:         接收人:                监交人:

移交时间:

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