信贷档案管理办法(试行)

信贷档案管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为规范XXX公司(以下简称公司)信贷档 案管理,根据有关管理制度,结合公司实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于公司办理信贷业务和从事信贷管理活 动的各分支机构及其信贷工作人员。

第三条 档案管理实行统一领导、分级管理的原则。公司风 险管理部门负责信贷档案制度建设与检查落实工作。公司有关部 门、公司、部门应根据自身职责负责做好信贷档案的收集、 立卷、移交、归档、调阅、保管及销毁工作,并做到科学管理、 有效利用,严防毁损散失,确保信贷档案的完整与安全。

第四条 信贷业务档案是指公司各机构在受理、调查、审查、 审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义的或具有史料 价值及调研价值的各类文件。

第五条 信贷管理档案是公司各机构在实现信贷经营管理目 标、履行管理职责过程中,形成的记录和反映管理状况的文件、 会议记录、监测台帐、报表等资料。其中,有特别管理意图和管 理需要的信贷管理档案称为特别档案。

第六条 信贷档案管理应当遵循以下原则:

(一)真实性原则。信贷档案材料原则上应为正本、原稿, 不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案,收集人员 与原件核对后,在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一 致”并签章确认。如:企业法人营业执照、组织机构代码证、税 务登记证、法人代表身份证明等;

(二)完整性原则。完整记录信贷业务流程,有利于明确信 贷经营责任和信贷管理责任;

(三)及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要 求及时更新,按时归档;

(四)保密性原则。任何人对涉及国家机密、公司和客户商 业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。

第二章 信贷档案管理机构、人员及职责

第七条 公司、公司分管信贷工作的负责人、信贷业务前后 台负责人、部门主任应对辖内机构或其职责范围内的信贷档案 管理工作负责。其主要职责是组织实施,督导落实档案管理工作。

第八条 公司信贷档案管理的部门及其职责分别是:

(一)公司风险管理部是公司信贷档案管理牵头部门,负责 信贷档案管理的指导、检查、评价以及公司权限内的资产风险分 类等信贷档案的管理。

(二)公司授信审批部,负责公司授信业务有关审查、审批资料及相关信贷档案的管理。

(三)公司资产保全部,负责公司权限内法律诉讼、抵债资 产接收处置、呆账核销等审查、审批资料及相关信贷档案的管理。 第九条 公司信贷档案管理的部门(机构)及职责分别是:

(一)风险管理部,负责公司范围内信贷档案管理的指导、 检查、评价,负责公司权限内的信贷管理档案的管理。

(二)公司业务部,负责本部门承担授信调查的公司类信贷 业务档案的管理。

(三)农业及个人业务部,负责本部门承担授信调查的农业 及

个人类信贷业务档案的管理。

(四)部门,负责本机构承担授信调查的信贷业务档案的 管理。

第十条 各级机构和部门应落实信贷档案管理岗位人员,作 为信贷档案管理的直接责任人,负责信贷档案资料的汇集、分类、 整理、装订和保管。

信贷档案管理人员应遵循档案资料交接、原始资料帐册化、 查阅档案登记、移交档案监交、档案完整性的规定。

第十一条 其他信贷工作人员根据承担的授信工作职责,依照公司信贷管理的有关规定采集、确认并完整移交信贷资料。

第三章 信贷档案分类

第十二条 信贷档案分为信贷业务档案、信贷管理档案和信 贷特别档案。

农户小额信用贷款档案按《XXX公司农户小额信用 贷款管理办法》进行管理。

第十三条 信贷业务档案包括但不限于以下资料:

(一)客户依法设立的文件、注册登记文件、章程、法人代 表证明文件(含身份证)、住所、联系电话、注册资金、资产负 债状况和在金融机构负债结构情况;

(二)信贷业务申请书;

(三)调查核实论证中形成的报告和意见;

(四)评定信用等级资料和结果;

(五)审查中形成的材料和意见;

(六)贷审会会议记录和表决情况、审批意见;

(七)借款合同、担保合同及其附件、补充协议、委托书、借据、

展期还款协议书、贷款催收通知书等文件资料;

(八)担保登记资料;

(九)贷款责任人落实情况;

(十)客户报送的财务报表、有关业务衔接文件、函件及有关情况反映;

(十一)信贷业务监管过程中形成的企业生产经营、财务变 动情况、分析、监测报告、反映企业经营状况的报表以及贷款风 险评价资料;

(十二)抵(质)押物变动情况或保证人生产经营及管理情况; (十三)不良贷款认定和贷款核销过程中形成的记录和书面文件资料;

(十四)不良贷款清收中形成的诉讼文书;

(十五)其他认为需要列入档案的资料。 各资料具体内容应当遵循该类业务管理规定。公司可根据授权管理需要,将信贷业务档案中的信贷客户基本信息档案、客 户评级档案、授信业务档案、贷款业务档案、票据业务档案、不 良贷款档案、法律事务档案由公司或部门分别管理,具体要求 由公司确定。

第十四条 信贷管理档案包括公司信贷管理档案、公司信贷 管理档案、部门信贷管理档案以及部门信贷管理档案。

第十五条 信贷管理档案包括以下资料及内容:

(一)记录和反映公司实现信贷经营管理目标、履行管理职 责的文件、会议记录、监测台帐、统计报表、调查分析材料;

(二)公司信贷业务上报提请审批的请示、审批表、审查、复查、审批会议记录、表决情况、批复等资料;

(三)信贷检查、督促、考核工作记录和报告批示、奖励处罚决定等资料;

(四)其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。

第四章 信贷资料的采集、移交、汇总和整理

第十六条 信贷资料的采集贯穿信贷业务和信贷管理工作全 过程。各信贷岗位都应按规定要求收集信贷资料。

第十七条 每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位完 整地移交信贷资料。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质 押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收妥当日移交会出 岗位视同有价单证入库入柜管理。

第十八条 信贷档案的移交应当进行签收登记。

第十九条 信贷档案管理岗位人员应按规定汇总审核、分类 整理各岗位移交的信贷档案资料。若发现不完整或缺漏的,应当 向有关岗位人员催索,有关人员应及时补交,无法补交的,应作 好记录并双方确认,涉及影响业务合法有效的资料,应及时报告 有关领导。

第五章 信贷档案的立卷归档

第二十条 信贷档案由相应的机构或部门负责立卷、归档。 统一印制成册的审贷会记录,应当先行编码,依照时间先后叙时记录,直接作为档案进行管理。

第二十一条 信贷档案的立卷应当达到以下要求:

(一)信贷管理档案按类别分类立卷,有文号的按文号顺序 排列,没有文号的,按时间先后叙时排列;

(二)公司类信贷业务档案按客户立卷,流动资金贷款一户一档,项目贷款按项目一项一档;

(三)个人信贷业务档案根据资料的数量可以多户一卷;

(四)档案案卷内首页必须设置卷内目录表,且卷内目录标题对

应页码应当与档案资料一致;

(五)档案案卷卷尾须设置备考表,用以记载该档案案卷在管理中的特别事项。

第二十二条 各机构或部门应当统一信贷档案的封面、卷脊记载内容、格式和档案案卷编码规则。

第二十三条 信贷档案实行一年一装订,装订要求牢固、整齐、美观、便于查阅。

第二十四条 装订前,应在卷内每一页资料右上角打印顺序码。 第二十五条 信贷档案归档,应当建立信贷档案总目录,登记信贷档案归档情况。

第六章 特别档案的管理

第二十六条 特别档案是指有特别管理意图和管理需要的信 贷管理档案,包括:

(一)已核销的资产档案;

(二)票据置换贷款档案;

(三)农商行改制置换不良贷款档案;

(四)淹没再贷款置换三峡淹没贷款档案;

(五)抵债资产档案;

(六)诉讼档案;

(七)其他重大的需要特别管理的信贷档案。

第二十七条 已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档,专门立卷管理。

第二十八条 已核销的信贷资产档案包括以下内容:

(一)逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单;

(二)申请核销和核查、审批的全部文件;

(三)有关责任人落实和追究情况;

(四)被核销资产的业务档案资料或与信贷业务档案案卷的对应关系;

(五)追收、保全及其他和收回情况;

(六)其他需要列入的资料。

第二十九条 入档核销的信贷资产明细清单包括以下内容:

(一)债务人名称、住所、法人代表;

(二)核销贷款本金;

(三)债权原约定期限;

(四)申请人、批准人;

(五)对应的业务档案资料(随卷或对应卷号)。

第三十条 各类置换资产档案要件与内容,参照本办法第二 十八条、第二十九条规定办理。

第三十一条 抵债资产档案包括以下内容:

(一)抵债资产的管理监测台帐;

(二)取得抵债的文件;

(三)申报和批准文件;

(四)原债权的业务档案或与信贷业务档案案卷的对应关系;

(五)抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料;

(六)处置过程中形成的有关档案资料;

(七)其他需要列入的资料。

第三十二条 诉讼档案应当包括以下内容:

(一)起诉书;

(二)答辩状;

(三)律师代理合同,代理词;

(四)判决书或调解书(和解协议)、裁定书;

(五)关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定;

(六)执行中的法律文书;

(七)诉讼得失分析报告;

(八)其他需要作为诉讼档案的内容。

诉讼档案的判决书(调解书、和解协议)与抵债资产取得档 案划分发生冲突的,归入其中之一档案,另一档案目录中须记载 对应档案卷号页码。

第三十三条 其他重大需要特别管理的信贷档案由公司确定,统一管理。

第七章 信贷档案的保管、调阅

第三十四条 贷款档案的保管期限分为三年、五年、十年、长期四类。

第三十五条 信贷业务档案保管期划分如下:

(一)短期信贷业务本息已结清的,保管期限为三年;

(二)项目贷款业务本息已结清的,保管期限为三年;

(三)未结清本息的信贷档案保管期限为长期;

(四)具有重要研究价值的档案,为长期保管。 信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起算。

第三十六条 信贷管理档案资料的保管期划分如下:

(一)普通的信息、情况通报和临时的统计分析资料的保管期限为五年;

(二)信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的 信贷档案,保管期限为十年;

(三)上级文件、审贷会议记录、贷款审批决定、信贷政策 措

施、信贷检查处罚、重要的管理文件,保管期限为长期;

(四)特别档案保管期限为长期。 信贷管理档案的保管期限自该档案卷装订之日起计算。 第三十七条 信贷档案存放应当符合以下要求:

(一)配备专用保管柜,有条件的应设置信贷档案室;

(二)保管柜内档案存放按年分类排列;

(三)安全、保密,方便查阅。

第三十八条 信贷档案员应当勤勉工作,定期检查信贷档案 完整性,及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技 术处理,防止虫蛀、鼠咬、霉烂、毁损、散失和泄密。

第三十九条 本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案,应 由调阅人提出申请,由档案管理部门负责人批准后方可调阅。 第四十条 有权管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时,应持有效身份证件和工作文件,经档案管理部门负责人 批准,在专人陪同下查阅。如需复印,经批准后由档案保管员为 其复印。

第四十一条 借款合同、担保合同、债权凭证、担保证明文 件、担保登记文件等信贷资料和其他信贷档案原则上也不得出 借,但因特殊原因确需出借的,借用人除按规定登记外,还须填 写《信贷档案出借单》,经信贷档案管理部门负责人签字批准, 留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借。借用人限于 与履行职务相关的公司工作人员。

第四十二条 信贷档案借用人或查阅人在借用或查阅期间, 应保证档案的安全性和完整性。归还时档案管理员应对照出借前 留存的备份或复印件逐一清点归档,在确认归还的档案无误后, 按规定登记确认。一经确认档案管理人员就须对档案的真实性和 完整性负责。

第八章 信贷档案的移交和销毁

第四十三条 信贷档案移交应当遵循以下规定:

(一)信贷档案管理人员因工作变动,应移交其管理的信贷 档案;

(二)移交档案时,应抄列清册,在移交人、接收人和监交 人同时在场的情况下,清点核对一致后签字交接;

(三)监交人由信贷档案管理机构或部门负责人担任;

(四)信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年 度信贷管理档案卷内;

(五)机构分立、原机构存续的,信贷档案由原机构保管;原机构解散的,信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管。

(六)机构合并,信贷档案应由合并后的部门保管。 第四十四条 信贷档案保管期限届满,确无保存必要的,可依照下列程序销毁:

(一)由公司信贷管理部门负责人、部门负责人、公司稽核人员和档案管理员组成鉴定小组,逐卷鉴定,确定存毁;

(二)对拟销毁的档案要清点核对,登记造册;

(三)公司负责人在信贷档案销毁清册上签署销毁意见;

(四)公司信贷管理部门、稽核部门、保卫部门、部门共同派人现场监销,并在销毁清册上签字确认。

第九章 检查考核和责任

第四十五条 公司应定期对信贷档案管理工进行检查、考核。 实施信贷检查时,应对信贷档案管理状况做出评价。 第四十六条 违反档案管理规定,损毁、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的;

涂改、拆取、伪造信贷档案的;擅自对 外公开信贷档案和相关材料的以及档案管理人员玩忽职守造成 档案缺失的;因档案管理问题造成公司债权损失的,按《员工违 反规章制度处罚办法》追究有关责任人责任。

第十章 附 则

第四十七条 本办法由XXX公司负责解释、修

第四十八条 本办法自印发之日起施行。

附件:XXX公司信贷档案模板

改。 20xx年10月

 

第二篇:信贷档案管理办法

关于印发《汾阳市农村信用社

信贷业务档案管理办法(试行)》的通知

各信用社、联社营业部:

现将《汾阳市农村信用社信贷业务档案管理办法(试行)》印发给你们,请认真组织学习,严格遵照执行。

附件:汾阳市农村信用社信贷业务档案管理办法

二〇一〇年八月十三日

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汾阳市农村信用社信贷业务档案管理办法(试行)

目录

第一章 总则

第二章 信贷业务档案管理人员职责

第三章 信贷业务档案的内容

第四章 信贷业务档案的收集整理

第五章 信贷业务档案的保管调阅

第六章 信贷业务档案的销毁

第七章 罚则

第八章 附则

第一章 总则

第一条 为保证信贷业务的安全性和合法性,有效落实贷款责任,防范贷款风险,提供清收处置贷款的法律依据,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《贷款通则》等法律法规以及省、市联社贷款管理有关规定,制定本办法。

第二条 信贷业务档案指各级农村信用社在信贷业务的受理、调查、审议、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料,包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。

第三条 信贷业务档案管理是指信贷档案资料的收集、 2

整理、立卷归档和保管的过程。

第四条 本办法所称信贷业务指表内外信贷业务,包括贷款、贴现、承兑、信用证、保函等信贷业务品种。

第五条 本办法所称借款人是指在农村信用社办理信贷业务的企事业法人、其他经济组织及自然人客户。

第六条 信贷业务档案管理要遵循以下原则:

(一)明确职责的原则。信贷业务档案管理应明确职责,严格执行谁贷款、谁立卷;谁建档、谁管理。

(二)科学管理的原则。信贷业务档案管理必须坚持科学管理,坚持做到原始材料账册化,必备资料标准化,移交档案制度化,贷款资料信息化。且信贷档案资料必须真实、完整和合法。

(三)有效利用的原则。信贷业务档案是信用社业务经营管理的重要组成部分,是借、贷、保三方法律关系的基础见证,具有很强的利用价值。

(四)按规整理的原则。信贷业务档案的搜集整理必须按《山西省农村信用社信贷业务基本操作流程》规定整理。

(五)严禁损坏的原则。信贷业务档案属于重要的档案资料,必须妥善保管,严禁损坏。

第七条 贷款本息结清以前,由信贷业务部门管理。贷款本息结清以后3日内,统一移交档案部门管理。

第八条 信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档 3

案管理部门的指导、监督和检查。

第二章 信贷业务档案管理人员职责

第九条 各级农村信用社要选择熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专(兼)职人员任信贷业务档案管理员,负责信贷档案的立卷、保管和移交归档工作,做到科学管理、有效利用,严防毁损散失,确保信贷业务档案的完整与安全。

第十条 信贷业务档案管理人员的职责

(一)严格执行国家政策和法律法规,认真学习和钻研档 案管理业务,不断提高业务素质;

(二)负责收集、整理和保管信贷业务档案资料;

(三)办理档案借阅登记手续,负责档案利用工作;

(四)对已超过保管期限的档案进行鉴定,按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁。

第三章 信贷业务档案的内容

第十一条 信贷业务档案分五类:权证类档案、要件类档案、管理类档案、保全类档案和综合类档案。

(一)权证类档案是指采用抵(质)押担保方式办理的信贷业务,能够证明对抵(质)押物享有所有权和处置权的要件。主要包括:

1、抵(质)押物评估报告和作价依据;

2、抵(质)押物所有权、使用权证或证明文件;

3、已办理抵(质)押登记的他项权证或有关证明文件; 4

4、抵(质)押物清单;

5、权利质押中的各种有价单证;

6、抵(质)押物保险单;

7、抵(质)押公证书;

8、其他资料。

(二)要件类档案是指办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件。主要包括:

1、信用等级评定报告及授信资料;

2、信贷业务申请书;

3、信贷业务调查、审查报告;

4、利率测算表;

5、信贷业务调查审查审批表;

6、贷审会会议纪要;

7、上级管理部门审批(咨询)意见;

8、贷款意向书;

9、贷款承诺函;

1 0、信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函;

11、到逾期贷款本息催收通知书及回执;

12、贷后跟踪检查记录和贷款检查报告;

1 3、企业经营活动分析报告;

1 4、保证金进帐证明材料;

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1 5、贷款五级分类相关资料,包括认定表(季度)、风险分类报告等;

1 6、涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

(三)管理类档案是指借款人的基本资料和担保人的基本资料。主要包括:

1、企业法人营业执照、事业单位登记表、企业资质登记证、特种行业经营许可证、组织机构代码证、开户许可证、国(地)税务登记证、贷款卡等证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明;

2、企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料,法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件,法定代表人、负责人或代理人的签字样本及简历,法人授权证明书,企业章程复印件,印鉴卡,企业变更登记有关文件的复印件;

3、企业各期财务报表,企业转制、改组等重大行为的相关资料,客户资料数据采集表,有关审计报告,需要政府管理部门批准事项的文件复印件等;

4、固定资产项目贷款还应包括项目建议书及批准文件、可行性研究报告及批准文件、项目建设批准文件、项目资本金及项目自筹资金落实到位的证明材料、项目融资意向书、项目竣工及决算报告、其他需要归档的文件;

5、借款人和担保人为自然人的,包括借款人、保证人 6

及配偶的有效身份证件、居住证明或户口本的索引卡、财产及收入状况证明、同意提供担保的书面文件、财产共有人承诺函等。

(四)保全类档案是指信贷资产风险管理、处置等相关资料。主要包括:

1、贷款诉讼全过程相关资料;

2、以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书;

3、企业兼并、破产的有关资料及证明文件等;

4、仲裁的有关档案资料;

5、呆坏账核销的相关资料。

(五)综合类档案是指农村信用社内部管理资料。主要包括:农村信用社内部有关信贷业务的各类报表,授权及转授权文件,行业分析资料,信贷分析报告,调查检查报告,审计稽核报告等。

第四章 信贷业务档案的收集整理

第十二条 信贷员是信贷档案收集的第一责任人,对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责,并负责完成信贷档案资料的收集、整理工作。

第十三条 信贷档案的建立实行一户一档、一笔(项)一卷,即一个客户除权证类以外的所有档案存放在一起,一笔业务(一个项目)的档案设为一卷(一个借款合同项下分次发 7

放的视同一笔)。

按照信贷业务档案科学管理的原则,信贷业务档案的整理应根据每个客户的业务管理状态实行分区管理,分为立卷区和归档区,在立卷区存放执行中客户业务的要件类、管理类、保全类档案(未全部归还完毕或处置完毕的贷款档案),在归档区存放已经全部执行终了客户业务的要件类、管理类、保全类档案(已全部归还完毕或处置完毕的贷款档案)。 权证类档案存放区域为权证区,其中有价单据必须存放于金库,执行中借据由会计部门保管,执行终了的借据按照要求装订归档,其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中,必须双人、双锁保管。

综合类档案存放区域为综合区,综合区仅存放已年整理的农村信用社内部管理资料。

第十四条 业务发生后,经办贷款的信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料,登记信贷管理档案台账,编制信贷员档案移交清单,经双方签字确认后,将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

其中权证类资料经办信贷员应建立登记簿,在业务发生时移交给信贷业务档案管理员并签收,同时应填写收据,一式两份,一份给抵押或质押人,一份存档留底。贷款归还结清后,凭此收据将有关文件资料退还客户。

第十五条 信贷业务档案管理员对信贷员移交信贷业 8

务档案的整理、立卷工作,要在2个工作日之内完成。 第十六条信贷档案整理的基本要求:

(一)遵循档案资料的形成规律和特点,保持资料之间的有机联系,区别不同保管价值,以便于保管和利用;

(二)归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整;

(三)在归档资料中,应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起,不得分开;文电应合一立卷,同时按照批复在前、请示在后,处理性决定、判决性文件在前,依据材料在后的顺序要求办理资料归档;

(四)卷内资料应按排列顺序,依次编写页码和卷号,统一在每页正面的右上角填写页码;

(五)卷内资料要去掉金属物,对破损的资料应进行托裱、修补,字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应使用标准的档案封皮,采用三孔一线的方法装订,不能装订的案卷,如定期统一报表等,应使用标准的报表封面、封底,用细线装订;

(六)按规定逐件填写《卷内文件目录》。

第五章 信贷业务档案的保管调阅

第十七条 信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管,库房、柜架要坚固,并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等 9

功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品,要定期对档案资料进行检查,发现问题及时解决,确保资料安全。 第十八条 信贷业务档案管理员将移交后的档案转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号,将档案装入归档区对应年度的档案盒中,填制档案盒封面,建立已归档档案保管清册。

第十九条 各农村信用社(部)要建立档案调阅管理制度。调阅档案时,应按照档案保密和调阅管理制度,严格执行调阅范围和履行调阅手续,保证档案的完整和安全。农村信用社保存的信贷业务档案主要供内部使用,只能现场调阅,一律不得外借。

第二十条 农村信用社内部人员调阅信贷业务档案应填写调阅单,建立调阅登记簿,登记调阅人姓名、日期、内容等;非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的,需经信贷部门和农村信用社负责人签字同意。

第二十一条 公安、纪检、司法等部门处理案件,需查阅档案时,必须持有县级以上主管部门的正式公文介绍信,经县级联社理事长批准后方可查阅。查阅时,档案管理人员必须在场陪同,不准将档案交给查阅人放任不管,查阅人需索取有关证据和资料时,需经有权批准人同意后方可抄录和复制,但严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管,并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记 10

录,同时登记“借阅信贷业务档案登记簿”,由信贷负责人、有权批准人和档案管理人员共同签章,以备查考。

第二十二条 信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时,对经管的有关档案资料(包括年内临时保管的文件资料),要逐件填写交接清单,在有关领导的监督下,办理交接手续,以明确责任,确保信贷业务档案资料的完整。 第二十三条 因业务需要需提取出纳业务库中的权证类档案时,信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单,经农村信用社负责人签批,交给信贷业务档案管理员,信贷业务档案管理员到会计部门办理必要的出入库手续。

第二十四条 信贷业务档案管理员要对信贷业务档案妥善保管,严格遵守保密制度,不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况,检查间隔为每季一次,并书面记录检查结果。

第二十五条 信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。有信贷关系的客户的信贷业务档案要永久保管;结清全部信贷业务的客户的信贷业务档案,从该客户与农村信用社的最后一笔信贷业务结清后次年1月1日起,保管五年。信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。

第六章 信贷业务档案的销毁

第二十六条 档案保管期满后应进行销毁,具体步骤包括整理、审批和销毁。

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(一)农村信用社提出销毁意见,编造信贷业务档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)农村信用社负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报县级联社信贷部门和档案管理部门;

(三)销毁前的整理。县级联社信贷部门和档案管理部门经审核同意销毁后,信贷人员及档案管理人员必须进行严格的整理和审阅;

(四)联社信贷和稽核部门共同组成鉴定小组进行鉴定,提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。在销毁信贷业务档案前,监销人应按照销毁清册上所列内容清点核对。销毁后,要在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告县级联社分管领导。

第二十七条 对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案,应视情况继续保管三年以上,确无保存价值时方可进行销毁。

第七章 罚则

第二十八条 对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案,擅自对外提供、透露信贷业务档案,涂改、伪造信贷业务档案,出卖信贷业务档案及相关资料,以及信贷业务档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为,视情节轻重对责任人给予处罚;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,应当移 12

送司法机关追究其刑事责任。

第八章 附则

第二十九条 各农村信用社(部)要根据本办法对信贷业务档案进行清查立卷或归档。

第三十条 信贷业务档案所用附件及档案盒由联社统一印制,各农村信用社(部)按需要领用。

第三十一条本办法由汾阳市农村信用合作联社负责解释。

第三十二条 本办法自印发之日起执行。

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