人事异动管理程序

 

第二篇:人事异动管理

公司人事异动管理办法

(试行)

第一章 总 则

第一条 为建立积极有效的人事异动机制,规范公司员工入职、离职及人事异动的运作流程,结合XX有限责任公司(以下简称“XX”)实际情况,特制定本管理办法。

第二条 异动办理原则:

1. 人员调动以有利于生产、经营管理的原则;

2. 关键岗位人员在缺员情况下,不得办理同级异动;

3. 坚持分权限管理的原则。

表1 异动审批权限

人事异动管理

第三条 异动办理包括新进入企手续、试用期转正、公司内(间)异动、人员晋升与降职。

第四条 公司的员工异动管理由综合管理部负责,综合管理部须根据此管理办法进行员工入职、离职及人事异动等规则执行。

第五条 本办法适用于公司所有员工。

第二章 入职

第六条 员工入职管理

1. 入职条件:通过公司相关部门的面试及考核,符合岗位要求被录用的人员。

2. 入职手续由综合管理部负责办理。

3. 入职程序

(1) 被录用人员按公司签发的聘用信,在指定的时间内备齐要求的证件到总经理办公室报到;

(2)领取并详实填写《入职登记表》(详见附件1:《入职登记表》);

(3)综合管理部审核以下证件并留存复印件一份备案:

? 由公司签发的同意录用的聘用信

? 原单位离职证明原件(应届毕业生无需提供)

? 身份证

? 学历、学位证书

? 技术职称证

? 健康证或体检报告

? 入职岗位要求的其它证件

? 证件照若干张(按工作需要)

(4)综合管理部须办理的其它事项:

? 办理员工考勤卡并向员工讲解考勤制度

? 发放员工手册

? 引领介绍新员工给用人部门

? 通过发文等形式向公司全体员工介绍新员工

? 签订劳动合同

? 完成其它必要手续

4.综合管理部在员工入职当天须完成以下工作:

? 填写员工人事档案中相应部分

? 建立员工人事档案

? 员工工资级别及个人资料通知相关工资核算岗位,建立工资帐号,保证工资发放

第七条 员工试用期管理

1. 试用期是评估员工能否胜任工作、进行优胜劣汰的重要管理工具,各级管理人员应充分

利用这一工具,密切关注、跟进员工在试用期内的表现,对其作出客观、认真负责的评估,保证录用的员工符合岗位要求、适合公司发展需要。

2. 所有新入职的员工均须通过试用期。员工的试用期根据国家相关法律制定,从一个月到

六个月不等。试用期从员工入职之日计算,公司根据实际情况及员工个人能力与绩效表现,可适当延长试用期。

3. 员工试用期转正流程

人事异动管理

图1 试用转正流程

? 员工试用期届满前一个月,由综合管理部向员工发放《试用期表现评估表》(详见附件

2:《试用期表现评估表》)

? 员工按表完成自我评估并交直属上司(两个工作日内完成)

? 按试用期转正审批权限,直属上司、职能上司或上上级主管出具评估意见(三个工作日

内完成)

? 由用人部门将评估表按期交回综合管理部,双方就评估结果进行沟通,达成共识,于员

工试用期届满前作出是否同意转正的决定

? 用人部门与员工就上述决定进行沟通,沟通后员工须在评估表上签字,表示知悉该决定 ? 综合管理部根据决定,在两个工作日内作以下处理:

按期转正:

? 条件表现符合公司要求、各项工作技能达标

? 向员工发出《试用转正通知书》(详见附件3:《试用转正通知书》)

? 通知相关部门对涉及薪资调整的员工调薪

予以解聘:

? 表现、能力均不能胜任职位要求

? 员工离职规定处理

予以延长试用期:

? 因工作复杂度高,暂时未能清晰体现员工能力

? 书面通知员工延长其试用期

予以调换工作职位:

? 员工的个人能力及技能更适合其它工作岗位且公司内确实存在职位空缺

? 与新岗位部门主管协调,安排职位

? 通知员工办理调动手续,按员工异动规定处理

4. 试用期转正审批权限参照本管理办法,表1异动审批权限

第三章 离职

第八条 离职:离职分辞职、辞退、除名、开除以及劳动关系自然终止五种形式。

1. 辞职是指员工因个人原因,主动向公司提出解除劳动关系。

2. 试用期内员工可随时提出解除劳动关系,试用期满后须提前一个月提交书面申请,特殊

情况需提前离职的,须经本部门及总经理办公室审批同意。

3. 辞退分以下两种情况:

(1) 公司出于发展及业绩的考虑,进行组织架构调整而导致无法安排员工的工作时,依

法解除与该员工的劳动关系

(2) 员工患病或非因工负伤,医疗期满后不能从事原工作也不能从事另行安排的工作;

或员工不能胜任工作,经过培训或调整工作岗位仍不能胜任工作时,公司可以提出解除劳动关系

4. 除名是指员工连续旷工五天或累计五天以上者,公司发文予以除名,解除劳动关系

5. 开除是指员工严重违反劳动纪律或公司的规章制度、泄露公司商业秘密,对公司利益造

成重大损害时,公司直接与其解除劳动关系。

6. 劳动关系自然终止是指公司与员工签订的劳动合同或劳务协议期满后,双方协商不再延

续劳动关系。

第九条 离职手续办理流程需由综合管理部进行管理。

1. 辞职手续办理流程:

(1) 员工直接向综合管理部递交《离职申请表》(见附件4:《离职申请表》),综合管理

部对员工的辞职申请须严格保密,不得向员工的直属上司、上上级主管或职能上司以外的人员泄露;

(2) 综合管理部与该员工(主任级以上)的直属上司就员工的辞职进行沟通,达成共识;

(3) 直属上司与员工进行离职面谈,了解员工离职原因,必要时对员工进行挽留。对部

门副经理及以上的员工,要有书面的离职面谈记录(两个工作日内完成);

(4) 按离职审批权限,各相关主管分别在《离职申请表》上加具意见并转交至综合管理

部(三个工作日内完成);

(5) 综合管理部审核同意后,由用人部门与辞职员工共同确定离职日期并登记于《离职

申请表》上,双方签名确认(一个工作日内完成);

(6) 综合管理部向员工发出《员工异动办理表》(见附件5:《员工异动办理表》);

(7) 员工按要求在规定期限内办理各项离职手续。

2. 辞退手续办理流程:

(1) 由用人部门提出申请,填写《离职申请表》,交综合管理部,两个部门就辞退该员

工进行讨论,达成共识并决定辞退条件及离职期限;

(2) 综合管理部发出《员工异动办理表》,用人部门转交并与员工面谈;

(3) 员工凭《员工异动办理表》并按要求在规定期限内办理各项离职手续,并将完成后

的《员工异动办理表》返还至综合管理部。

3. 除名/开除手续办理流程:

(1) 由用人部门填写《离职申请表》,提交至综合管理部,两个部门就开除该员工进行

讨论,达成共识并决定离职期限;

(2) 综合管理部出具《员工异动办理表》给用人部门;

(3) 用人部门与员工面谈,将公司的决定告知员工并转交《员工异动办理表》;

(4) 员工按《员工异动办理表》的要求在规定期限内办理各项离职手续,并将完成后《员

工异动办理表》返还至总经理办公室

4. 劳动关系自然终止手续办理流程:

(1) 员工劳动合同到期前一个月,用人部门与综合管理部一起就是否与员工续签劳动合

同做出决定;

(2) 如果公司决定不再与该员工续签劳动合同,则由总经理办公室书面通知员工并发

《员工异动办理表》,员工按要求在规定期限内办理各项离职手续,并将完成后的《员工异动办理表》返还至综合管理部;

(3) 如果公司决定与该员工续签劳动合同,而员工个人决定不再续签,则按辞职方式办

理离职手续;

第十条 离任审计是否可在其他部门制度中对以下内容进行规定

1. 离任审计是对拟担任、交流、免职、岗位调整、辞退、内退、退休的各级领导、管人、

管物、管钱等要害岗位管理人员(以下简称审计对象),在正式离开原工作岗位前,对其任期内履行职责的情况以及在所属企业(岗位)财务收支、经济手续的真实性、合法性进行检查、审核,明确责任并做出结论的内控制度。

2. 离任审计的对象主要为公司中层以上管理干部、要害岗位(管人、管物、管钱)及其他

需要内部审计的管理人员。

3. 离任审计的主要内容:

(1) 贯彻执行国家法律、法规和有关政策、规范性内控文件的情况,任期目标任务的完

成情况,对被审计对象因个人原因违反规定、未完成任期经济责任目标应负的经济责任;

(2) 财务制度及其他经济制度执行情况;

(3) 对审计对象个人违反财经纪律应负相应的责任;

(4) 资产管理情况,对公司固定资产的购置和处置、债权债务管理、货币资金管理、存

货管理、不良资产占用应负相应的责任;

(5) 管理现状及分管经济责任目标的实现情况;

(6) 重大经济事项进行调查研究、论证、集体讨论情况;

(7) 对不正当履行职责造成经济损失或不良后果应负相应的责任;

(8) 重大经济问题反映、报告情况;

(9) 对公司财务、生产、销售等统计数据、基建项目及有关重大经济问题的报告失实、

延误应负相应的责任;

(10) 其他需要审计的事项。

4. 离任审计一般应在审计对象离开原工作岗位前两周内进行。遇有特殊情况,需要离任后

进行审计、暂缓审计的,经风险控制部部长、总经理批准后,可先离任再履行审计程序,但组织调动手续应待审计完毕后予以办理。未经离任审计,未划清责任的,不得办理离职手续,违反组织原则擅自对需要进行离职审计而未进行离职审计的被审计对象办理离职手续的,由承办调动手续的人事部门和当事人承担相应的管理责任。

5. 在实施审计5日前,审计组向被审计对象送达《离任审计通知书》,同时抄送被审计对

象直属领导。

6. 被审计对象认为内审人员与其有利害关系,可能影响审计公正,有权向内审机构提出内

审人员回避的要求;内审人员在接受审计任务时认为本人与被审计对象有利害关系的,应当申请回避。内审人员是否回避,由集团决定。

7. 被审计对象接到《离任审计通知书》后,应及时、全面、如实向审计组提供相关的资料。

包括:

(1) 被审计对象任期内各项经济责任目标计划的完成情况;

(2) 财务收支管理及有关经济活动的管理制度,职责分工资料;

(3) 被审计对象任期内历年财务报表、帐簿、凭证、台帐、相关记录、批复等与离职有

关的所有资料;

(4) 各种财产物资盘点表,债务清理明细表;

(5) 被审计对象任期内重大经济事项合规性证明材料及履职考核情况证明

(6) 被审计对象任职前后有关经济遗留问题和手续交接的专门材料;

(7) 被审计对象任期内有关经济监督部门及检查机构曾经做出的重大事项结果、处理意

见及纠正情况证明资料;

(8) 被审计对象任期内,企业在银行和非银行金融机构设立的全部帐户的情况,包括已

注销的帐户;

(9) 审计组认为需要提供的其他离任审计资料。

8. 被审计企业和被审计对象接到离任审计通知书后,应当及时、全面、如实向审计组提供

相关的资料。

9. 被审计对象及所在企业应就提供资料的真实性、完整性作出书面承诺。

10. 审计组在实施审计过程中,可以以书面、座谈等形式,向有关企业和个人就被审计对象

任期内的有关问题,进行审计调查并实施必要的审计程序和方法。相关人员应予积极配合。

11. 审计组实施审计后,应当提交经济责任离任审计报告,其内容包括:

(1) 实施审计工作的基本情况;

(2) 审计发现的被审计对象及其所在企业、所在岗位任期经济责任目标的完成情况及违

反财经法规和廉政规定的主要问题;

(3) 划分被审计对象对审计发现的问题应负有的主管责任和直接责任;

(4) 对被审计对象及其所在企业存在的违反国家财经法规、集团公司相关规定的问题的

处理、处罚意见及改进建议;

(5) 需要反映的其他情况;

12. 审计报告报送前,应当征求被审计对象及其所在企业的意见。做到证据充分,依据可靠,

事实清楚,客观公正、实事求是,被审计对象及其所在企业应当自接到审计报告征求意见稿之日起15日内将书面反馈意见送交审计组复审;逾期没有提出书面反馈意见的,视为无异议。

13. 内审机构应对离职被审计对象作出评价,反映被审计对象责任履职情况,出具审计意见

书;对违反国家财经法规和廉政规定需要依法给予处理、处罚的,应在审计职权范围内或集团公司董事会授权范围内作出审计决定。审计意见书、审计决定应当送被审计对象所在企业,同时抄送被审计对象本人。

14. 被审计对象所在企业对审计意见书或审计决定如有异议,按审计复议程序,由集团公司

董事长或总经理裁决。

15. 离职审计结束后,内审机构按审计档案管理有关规定,建立内部审计档案。

第十一条 离职审批权限:

离职审批权限参照本规定表1:异动审批权限。

第十二条 离职前的权利

1. 被辞退、开除的员工有申诉权,综合管理部有责任受理并进行调查核实;

2. 未休完的年休假经批准可一次性休完。

第十三条 离职前的义务

1. 员工无论以何种形式离职,都必须按公司相关规定进行工作移交,其工作接管人由直属

上司指定。具体的工作岗位对工作移交有特殊要求的,必须按要求完成。各职能部门有权利在本规定的基础上参考本部门的工作情况制订相应的员工交接流程。

2. 离职前仍应严格遵守公司的各项规章制度。

3. 对未办理离职手续即自行离职的员工,公司保留因其未办理工作移交对公司造成损失的

追索权。

第十四条 工资与补偿金结算

1. 所有离职的员工,工资按员工实际出勤情况结算至员工《员工异动办理表》中确定的最

后上班日期;

2. 无论是公司还是员工,试用期内提出解除劳动关系,均无需做任何赔偿;

3. 试用期满后提出辞职的员工,应提前一个月书面通知公司;

4. 公司辞退员工时,应提前一个月以书面形式通知员工本人,通知不足时,应按以下公式

向员工支付代通知金:

代通知金=员工当月工资总额×(30-发出书面辞退通知至员工实际离职之间天数)/30

5. 其它经济补偿按国家有关法律规定计算。

6. 劳动关系自然终止的,公司与员工双方均无需赔偿。

第十五条 工资与补偿金的领取

1. 员工或公司任一方提出解除劳动关系后,综合管理部须通知工资核算岗位,冻结该员工

的工资发放,直至员工按公司规定完成相关离职手续。

2. 员工将《员工异动办理表》返回至综合管理部,综合管理部审核各项离职手续齐备后(离

职前须接受离职审计的员工,尚需有风险控制部部门出具的审计报告),将员工工资核算截止日期等资料通知工资核算岗位计发工资。

3. 员工离职涉及赔偿的,补偿金将在工资中扣除或与工资一起发放。

4. 员工离职后,综合管理部应完成以下工作:

(1) 通知部门相关岗位停止工资的发放和社保缴纳;

(2) 将该员工的离职材料收录进其实物人事档案后,将其转移至离职员工人事档案库并

更新该员工的电子版人事档案为“离职人员”(并注明“辞职、辞退、除名、开除以及

劳动关系自然终止”五种形式中的哪一种)。

第四章 晋升、降职

第十六条 晋升包括晋职和晋级。晋职,是指员工因业绩突出,由较低职位上升到较高职位,其责任、权力相应增大,薪资待遇、机会相应增多;晋级,是指不提升员工的职务级别,而通过提高员工的薪资待遇的一种激励方式。通过合理、规范的晋升机制,激发员工工作热情,不断提高管理、业务技能,实现公司选拔优秀人才的目的。

降职,是指员工从原有职位降低到责任较轻的职位,同时削减被降职人员的地位、权利、薪资和机会。

第十七条 员工晋升应以现岗位的业绩考评结果为主要依据,同时还应参考以下几个因素:

1.职位相关的知识、技能

2.相关的资历和经验

3.适应性和潜力

4.公司要求具备的其它条件

第十八条 在业绩考评中,没有达到业绩预期的员工,由其直接主管、人力资源主管和其本人讨论并制定业绩改善计划。该计划的实施期限一般为三个月,期满后员工在工作态度和业绩表现上仍然没有改善的,经确认后可作降职处理,或解除劳动合同。具体的操作细则参照《XX有限责任公司绩效管理办法》

第十九条 凡职务任免(晋升、降职)之员工,要求由相应部门的主管领导提名,同时备齐有关材料,填报《员工异动办理表》,一起上报,按职务对应权限审核、审批,最终确定任免结果,并报上级主管备案。

? 呈报任免者应备的材料:

? 主管领导对该员工的全面鉴定

? 员工绩效考评表

? 员工培训及培训考评结果

? 具有说服力的事例

? 拟异动的职务和工作

? 其它有关材料

第二十条 被任免员工接到任免通知后,填写《员工离岗交接清单》(详见附件6:《员工离岗交接清单》),在一周内办理有关手续。

人事异动管理

图2 晋升流程

第五章 内部调转

第二十一条 内部调转是集团内部、公司内部平行的人事异动,其目的在于为内部员工提供更好的工作及发展机会,更加合理地配置人力资源,员工可以自荐参与公司内部的岗位应聘。 第二十二条 公司内部岗位空缺和内部招聘信息的发布是员工内部调转的基础。内部调转按下列程序执行:

1. 综合管理部发布内部招聘信息;

2. 员工填写《内部岗位申请表》(详见附件7:《内部岗位申请表》),并提交相关应聘材料;

3. 原部门领导签署意见;

4. 综合管理部人力资源专员审核和确认员工信息;

人事异动管理

5. 员工参加新部门的面试和录用程序;

6. 新部门负责人在《内部岗位申请表》签署录用意见;

7. 综合管理部协调、批准;

8. 员工交接工作,到新部门报到;

9. 综合管理部信息中心更改员工个人信息。

第二十三条 员工接到综合管理部发出的内部调转通知后,填写《员工离岗交接清单》和《员工异动办理表》于一周内妥善交接工作,办理调转手续。员工本人申请、领导同意调出,但因种种原因,应聘员工不能被新部门录用的,原单位应继续留用该员工。

第二十四条 试用期、见习期内的员工原则上不得轮换岗位,由于机构调整导致的原因除外。

图3 调转流程

第六章 附则

第二十五条 本办法由综合管理部负责解释和修订。 第二十六条 本办法自下发之日起执行。

附表:

附件1:《入职登记表》

附件2:《试用期表现评估表》

附件3:《试用期转正通知书》

附件4:《离职申请表》

附件5:《员工异动办理表》

附件6:《员工离岗交接单》

附件7:《内部职位申请表》

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