给想提高公文写作水平同行的两个建议：

1、多看多记。看报纸，掌握大政方针、舆论导向，丰富公文写作词汇量。看范文：选定一个文章全面、质量高、更新及时的公文网站如"大秘书网"，按自己所在部门或按文章类型多看多琢磨，记住各类公文结构、措辞等，尤其是一些套话，掌握各种文体开头与结尾处的不同等。 对于初写公文者，最简单的方式就是照着原来的文件来，他怎样你就怎样。

2、多抄多写。公文语言讲求严谨、简洁，多写多练习会进步很快。 真正的写作天才并不多见，所谓天下文章一大抄！抄其实不难，但是要会抄就不那么容易了。我的经验是：先根据写作主旨拟出一个公文提纲，再根据每部分的需要，抄一些内容来充实。借鉴与整合的过程就是很好的学习过程，相信你的写作水平会快速提高！

正文：公文主题词怎么写

主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共 产 党机关公文处理条例》

第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，

上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。

从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如?综合经济?、?财政、金融?类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如?工交、能源、邮电?类中的?工业?、?交通?、?能源?和?邮电?等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、

“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。

如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。

当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？

这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“荭”以便区别。

相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。

说它难，一是因为它的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我们前面说“要熟悉主题词表的内容”。

公文中标注的最后一个(或两个)主题词(也即“形式”，此前的都属“内容”)最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。

值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件

的文种呢？

如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

 

第二篇：怎样提高公文写作水平

勤学多练厚积善悟──谈谈怎样提高公文写作水平

公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，当“苦行僧”，做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。

一、勤学是提高公文写作水平的前提

“言之无文，行而不远。”一篇公文如果没有思想性，肯定寸步难行。做到公文的文意深远，起草者的理论水平、思想修养和知识储备起着至关重要的作用，而综合素质的提高只能靠勤奋学习。

学习公文写作要注意从以下几个方面努力：

一是要学习公文写作的基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。

二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上

影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。

三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

二、多练是提高公文写作水平的有效途径

清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难??”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。量变才能产生质变。提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简易的文体、文种开始。先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者甚至单位全体同志参与意见的公文。多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作水平的提高也是很有帮助的。写文

章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。

三、厚积是提高公文写作水平的基础

“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。

“手中有粮，心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规；第二类：本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；第三类：本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；第四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公

文是否有硬伤的问题；第二类材料主要用来吃透上情，决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外行话；第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。

四、善悟是提高公文写作水平的关键

“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。对于公文写作来说，悟性也同样重要。同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。

在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。鲁迅先生是这么写的：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。这‘不应该那么写’，如何知道呢？惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这问题——‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习

了。’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。

公文写作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。提高公文写作能力需要一个过程，唯有艰苦付出、勤学多练、厚积善悟，才能训练有素，达到文思似泉奔涌、文种运用自如、材料信手拈来、文字通顺流畅的境界。提高公文写作能力是一个永无止境的过程，这也许会让一些初学者感到厌烦，甚至望而却步，但凡事贵在坚持。在这里摘录某领导同志对笔者公文写作的一段批示，点出了公文写作的三重境界，作为结语，与同行共勉：

“艺无止境，文稿起草也大有学问。文字过关后，文稿取胜之道在观点和思路，‘椟’要美观，‘珠’要璀璨。”

作者单位：北京电子科技学院办公室

转自：秘书工作20xx年第9期

提高公文写作质量的四点体会

一、注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”

广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而

久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。

二、正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”

正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“商于”领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。

三、重视写好提纲，是提高公文写作质量的“关节点”

公文的构成与写作通常包括“四大要素”、“五大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言：“五大步骤”，即精心设计提纲-认真拟制标题-划好层次段落-巧设过渡照应-斟酌开头结尾。其中最重要的是“精心设计提纲”。写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。写好提纲犹如“编筐与装粮”，只要把“筐编好”，按顺序摆放整齐，再往里面“装大米、小麦”就很方便了。

根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。公文提纲写作方法：可采用“纲目设计法”，即首先使用序码标识的方法，将全文分成若干部分，标出每一部分要写的主要内容；然后采取划分逻辑层次的方法，把各部分要叙述的具体内容用序码标注出来。

公文提纲写作步骤：一是确定主旨，即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。二是全面罗列素材，从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的

内容。对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。三是细分写作层次。公文提纲越细，往往写作质量就越高。写作公文提纲时，尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。

四、把握时质关系，是提高公文写作质量的“调节器”

准确把握公文写作时间与质量的关系，是提高公文写作质量，充分发挥其有效性的重要环节。公文写作尤其是机关公文写作，有时是“上午交任务、下午要稿子”。这就要求公文作者必须注意把握时间与质量的关系。当时间比较充足时，要以公文写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，做到“该出手时才出手”。当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，采取赶写“急就篇”的方法，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，尔后如有时间再回头充实材料、修改语句。当时间特别紧急时，可采取压缩内容结构（如改“三段式”结构为“两段式”结构等〕、巧设过渡方式紧急收尾等措施，尽量做到在规定的时限内拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。特别是写作时效性较强的请示和新闻性、动态性简报等，更要注意公文写作的时效性，避免错失解决问题、反映情况的良机和新闻变“旧闻”的现象。

公文的行文规则

行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。 机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型： 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。

根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、

指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。

行文的基本规则

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：

一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

二、授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府

行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经××政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经××同意”的字样。

三、联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。 联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

四、一般情况下不越级行文的规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越

级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。

五、不越权行文的规则

第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。

六、“请示”不直接报送领导者个人的规则

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文

中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。

七、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。

这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。

八、“报告”中不得夹带请示事项的规则

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示

公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

九、公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办：“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。 行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。

公文的基本处理程序

1.公文办理程序：公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员，应以高度负责的精神，努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂，十五天内难以办结的，应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。具体有以下几个环节：

①签收、登记：首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。送领导同志的信件，除亲启、绝密件和有特别交代的以外，一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。 ②分办、拟办：凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外，领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。

③催办：各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文， 无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解决不了的，可经分管领导批准后督办部门办理。

④办结；公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件，在正式立卷前，由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联，保持材料的完整、齐全，并剔除重份。暂存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、归档为原则，一般可采用分类依号排列法，也可由承办处（室）自行确定符号这一原则的其他方法。

⑤立卷、归档：公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的

案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

公文的基本处理程序（二）

公文发文程序：发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

① 拟稿。拟稿一般应本着“谁主办、谁拟稿”的原则进行。重要文件应由领导同志亲自动手起草、或亲自主持研究，明确提出拟文的主要观点、意见和办法，组织专人拟稿。草拟文稿应按照《国家机关公文处理办法》和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。

拟稿应注意以下事项：

——拟稿应使用统一格式的拟稿纸，并一律用钢笔或毛笔书写（不得使用红墨水），字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿，应清稿誊正。

——符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。

——情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。

——人名、地名、数字、引文应准确无误。时间应写具体年月日。 ——除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。

——引用公文要先引标题，后引发文字号。

——公文使用规范简化字，不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。

——草拟全文，须按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求，不得用不符合存档要求的纸、笔草拟公文。

②核稿。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，本书将在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的审核关”中作专题介绍，这里不再叙述。

③签发。文稿送批前，涉及其他部门或地区的问题，应严格执行会签制度。会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿 ，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定。

④校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经三人共同校稿，通过看稿、读稿、核稿三道程序，每个程序都应签字，落

实责任，保证校对质量。经校对后的清样，交核稿人核对后，在终稿清样上签字后付印。校对符号严格按国家标准标注。

⑤印刷。一般文件，应按规定时间及时印出；急件应在要求的时间内印出，不得延误。

⑥文件的分发。正式文件应由专门的发文科（室）统一发送。

公文病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，笔者近来在整理档案中发现有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。本人就具体病例加以分析。

一、语句不合语法规范

例1. ×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2. ×××高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

例3. ×××高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例4. ××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

例5. ××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：1.动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与搭配，3.在没有适配动词与

之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3.“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。 例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

二、请示、函、报告三者混淆

例6. ×××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例7. ×××关于申请19xx年公费医疗补助费的报告。 例8. ×××关于元旦文艺联欢会所需经费的请示报告。 病例分析：

例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用”函“”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

公文写作的字词规范

字的书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为主。这就是公文的书写规范。

词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用的个别文言词（如“其、之、者、所”）、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。

遣词造句，也要规范。除“值此??之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。

标点符号要使用正确。常用的16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布的《标点符号用法》（自19xx年6月1日起实施）为标准。

要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文的动力，正如激情是产生文学作品的动力一样。此外，还要明确以什么为标准。

公文写作材料的严格筛选

秘书经过调查、搜集、积累而来的材料，不是都堆在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下标准：

1.材料的相关性

这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。

2.材料的典型性

这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服

力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。

有关常见公文的名称及用法

公告：政府向国内外宣布重大事件的文告。

公报：公开发表的关于政治、经济、军事、文化、外交等方面情况的正式文告，也指由政府编印的登载各种官方文件的刊物。

通告：普遍通知的文告，在一定的范围内，对人民群众或机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项。

通报：上级机关用书面形式通知或通告下级机关的文件。 布告：国家机关、人民团体张贴出来通知大众的文件。 通知：告诉人们某一件事的文书，亦可口头表述。

通电：公开发表的宣传某种政治主张的电文。

通碟：一个政权通知另一个政权并要求对方答复的文书。

关于行政公文标题的主要病误

作为公文“眼睛”的公文标题，对公文质量的影响更加直接，下面根据我多年从事应用文写作教学的积累及公文写作实践就行政公文标题撰拟中经常出现的病误举出实例进行评改。公文标题中经常出现病误的有如下几种情况：

一、文种使用不当

行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况：

（一）标题中没有文种

例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。可以修改为：《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》

例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为：《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》；若活动已经开展，又可以修改为：《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。

（二）标题中生造文种资料

例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。可以修改为：《关于王××同志工作调动事宜的函》 或《关于商调王××同志工作的函》

例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复张×等同志，没有必要发红头文件；如果是答复上级机关的询问，可以修改为：《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》；如果是让下级单位知晓，可以修改为：《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。

（三）标题中错用文种

例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。可以修改为：《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。

例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。

这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为：《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核

意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。

（四）标题中混用文种

例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。可以修改为：《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》

例2 .《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》

这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系，正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为：《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》

二、事由表述不清资料

公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况：

（一）事由繁杂冗赘

例1 .《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为：

《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。

例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》

这份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲，那么，如何克服转发（批转）性通知的标题重叠、冗长的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分；二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题；三是省略中间环节。可以修改为：《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》

（二）事由简而不明

例1 .《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢？是价格、收购、供应，还是调运、储备呢？从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。

例2.《中共××市委通知》

标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令（令）、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《 中共××市委关于××的通知》。

例3 《××厅关于转发省人民政府办公厅[2004]53号文的通知》.

从标题看不出公文的任何内容，“省人民政府办公厅财政厅[2004]53 号文”到底讲的是什么？这种写法对阅读者来讲一点也不方便，只是方便了作者。可以修改为：《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。

浅谈上行文的写作方法

文种主要有：报告、请示。

一、上行文的行文规则

（一）不得越级行文。《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第九条（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。第二十一条：请示应当一文一事。《条例》规定：不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）只写一个主送机关。《办法》第二十一条规定：请示一般只写一个抄送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（三）注意必要的抄送，不得直接送领导者个人。不得同时抄送下级机关。

需要注意事项：文件在封发的过程中，为了做好保密工作，对上行文的封发要求是：只封发到文件内容涉及到的部门领导、厂领导，不得向下封发。

二、请示的写作方法

（一）请示的定议和分类请示是向上级机关请求指示、批准。请示按内容和作用的不同，可分为三类：

1.请求指示的请示。下级机关在工作中遇到了疑难问题，或是对上级的文件精神有不明了、不清楚的地方，可用请示向上级反映，要求上级机关给予明确的指示或解释，以便更好地贯彻上级的文件精神或开展某项工作。

2.请求批准的请示。根据有关规定和管理权限，有些公文需要经上级机关批准后才能发布，由于本单位的情况特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理，但必须报请上级领导机关同意或认可；有些问题，需报请上级机关批准后才能办理，如人事任免、机构的增减等。

3.请求审批的请示。下级机关在开展工作的过程中，在人、财、物方面遇到困难，自己无法解决，可报请上级机关审核、备案、批拨

或调配使用等。如请求审批基建项目，请求贷款，请求增加人员编制等。

（二）请示正文的写法。一份完整的请示，结构上包括：标题、主送机关、正文和落款四部分。 请示的正文包括请示原因、请示事项、结束语三部分。

1.请示原因。开头先提出为什么要请示，请示的依据是什么。 请示的依据可分为理论依据和事实依据两种。理论依据是指以上级的某一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据。必要时，二者可结合起来，共同组成请示原因。 请求的原因既要简要扼要，使人一目了然，又要提供足够的依据，令人信服。

注意事项：请示的理由一般包括两个部分：一是需要，二是可能。比如：要请求列一个建设项目，就得说明对这个项目如何需要，甚至如何迫切需要，以及该项目建成后将会带来怎样的经济效益、社会效益等。另外，还要说明上这个项目的可能性，包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来源等。当然，有些简单事项的请示，只说明需要就可以了。

2.请示事项紧接请示原因之后，具体写出请示的具体事项。 请求指示的请求事项主要写遇到了什么问题，有哪几种不同意，现状如何，并要求上级机关在哪些方面或哪几个具体问题上给予明确的指示。请求批准的请求事项写准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节上给予支持工帮助，或请求上级批准承认，或请求上级拨款、或请

求上级调配相应的人力、物力等。请求批转的请求事项，按照新《办法》的规定，应用“意见”行文。

3.结束语

请示的结束语一般在请示事项之后另起一行写。常用的结束语有：“以上事项，请明示”、“特此请示，请批复”、“特此报请核批”、“以上请示，请给予审核批准”、“妥否，请批复”、“以上意见，如无不妥，请批准”等等。请示应当在成文时期下一行处表明附注，注明联系人的姓名和电话。

三、报告的写作方法

（一）报告的适用范围：报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况以及回答上级机关的询问或要求时所用的一种陈述性公文。《办法》规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

（二）报告的分类

1.工作报告：工作报告又称综合报告，是用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作设想的一种报告。

2.情况报告：情况报告又称专题报告，用来汇报工作中遇到的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等。情况报告侧重于写工作中某一方面的情况或问题，把事情的经过、原委、性质和对它的基本看法写清楚即可。

3.调查报告：是用书面语言表达调查研究结果并报送领导机关作为决策参考的一种报告。调查报告是在对客观事物进行深入、周密的调查研究和分析综合的基础上写出来的。

（三）报告的拟写

报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分构成。 报告导语。报告的开头先要说明为什么要写这份报告，概述什么时候接到上级的什么公文、什么指示或什么任务，本机关的执行、办理情况及结果如何，然后用“现将 报告如下”或“现将 汇报于后”之类的承启用语转入报告内容。 报告内容。这是报告正文的主干部分。工作报告要注意写清开展某项工作的情况，包括主要过程、措施、结果、存在问题、今后打算等；情况报告要写清事件发生的原因、经过、性质、看法和处理意见；答复报告必须紧紧围绕上级的询问，不能顾左右而言他。 报告结束语。写在报告结尾处，另起一行，空两格。常见的结束语多写“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“以上报告，如有不妥之处，请指正”等。

（四）报告写作的注意事项

1.材料要全面、可靠。下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，其目的是让上级机关掌握全面情况，以便做出正确的决策。下级报告中的材料往往是上级决策的重要依据，正因为台此，报告中的事实材料必须是真实的、可靠的。报告中不能用“据说”“传闻”“估计”“可能”之类的材料，也不能用未经核实的材料。

3.观点要明确。报告中不仅仅有材料，还要有根据材料概括出来的观点。这一点很重要，即使是情况报告，也要有对有关情况的看法，不能模棱两可，骑墙观望。

机关法定公文的写作（上）

一、命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：

（1）必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令；

（2）要注意各类型命令写作的共同点和不同点；

（3）语言要准确、凝练、庄重有力；

二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。它的特点主要有：

（1）行文关系及办理程序的法定性；

（2）行文内容的单一性和可行性。

三、可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提出的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有：

（1）提出的问题重要且已具备解决的条件；

（2）要注意提出的权限和时限；

（3）要注意行文格式和办理程序。

四、决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不同点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类型的写法略有不同。决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。

五、决议，是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。

六、指示，是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示内容涉及的范围，指示可分为：

（1）涉及全局问题，带普遍性的指示；

（2）涉及局部问题，带特殊性的指示。

总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰。

七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不同，其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。

机关法定公文的写作（中）

（公告、公报、通知）

一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其内容的性质可以分为两大类； ①涉及法定事项的公告、通告； ②知照性公告、通告。公告、通告的写作要求是： ①符合权限，一事一告；②内容明确，语气庄重；②注意格式。

二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有：①会议公报；②统计公报；②外交公报。不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：①会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。②统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。 ②外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。

三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有差异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。

机关法定公文的写作（下）

（报告、请示、批复、函、会议纪要、条例规定）

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：①陈述事实要清楚扼要；②表述观点要精练清晰；⑨语言要简洁朴实。

二、请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：①要遵守行文规则；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正确，语言要得体。

三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：⑦态度要鲜明，措辞要明确；⑧要及时批复。

四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：①形式灵活，适应性强；②务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类 ： 商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函” ，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。

五、会议纪要，是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类：决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。

会议纪要的写作：

（1）会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

（2）会议纪要的标题最常用的形式是 “会议名称加文种” ，但中间可省去“会议”二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要。可以用正副标题的形式。

（3）会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

（4）会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

六、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不同，条例可分为三类：①党的中央机关制定的条例； ②国家行政机关制定的条例；③地方权力机关制定的条例。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不同，规定分为三种类型； ①党内规定；②法规性规定；③一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点：①草拟条例和规定要遵循一定的原则；②起草

条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调；③条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。

有关公文写作的语言要求

一、准确

（一）认真辨析词义

西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。 在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

（二）讲究语法和逻辑

公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。

首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。

其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。

其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。

二、简练

（一）用语精确，一以当十

在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

（二）尽量使用短句

五四时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成份多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。还是著名作家老舍的做法值得肯定。他说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：

假若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在蓝天底下，很暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。

（三）适当采用文言词语

前面谈到公文语言的模式化的时候，已经谈到公文对文言词语的继承问题。继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？

运用文言词语，要注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。建国初期周恩来撰写的一个指令，是活用文言词语的典范：

查我国具有历史文化价值之文物图书，过去反动统治时代，往往官商勾结，盗运出口，致使我国文化遗产蒙受莫大损失。今反动政权业已推翻，海陆运输均已畅通，为防止此项文物图书继续失散起见，特制定《禁止文物图书出口暂行办法》，随令颁发，希即转令所属遵照办理为要。

在这段文字中，古代文言和现代白话完美地结合在一起，简洁明了，自然流畅，完全没有一味因袭的陈腐气。

三、质朴

（一）不做作，不生造

大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。鲁迅先生在《答北斗杂志社问》中曾提出“不生造除自己之外，谁也不懂的形容词之类”。毛泽东在《反对党八股》中，也

发表过类似的意见，说：“我们‘生造’的东西太多了，总之是‘谁也不懂’。”在当前的公文写作实践中，这种现象还没有完全杜绝。 做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀。另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。

（二）不溢美，不虚饰

溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。例如，表扬一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如：“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这些语言，也许它的作者还颇为得意，认为自己抓住了经验，写出了文采。其实，这里面都是废话，什么经验也没有；虚饰之辞，也谈不上文采。