公文培训讲课内容提纲

一、文种及分类

（一）13种文种：

（二）分类：

（重点讲按行文关系，行文关系很重要，因为行为关系直接决定了行文的文种，决定着公文的格式）

上行文：请示、报告、意见

平行文：函、意见

下行文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、 意见

比较特殊的文种：议案和会议纪要

二、公文格式要素及其注意事项

分三部分：眉首、主体、版记。

（一）眉首

臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，它包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分。其中发文机关标识、发文字号是必不可少的，若是上行文，签发人也是必不可少的。

△秘密等级：分绝密、机密、秘密（用3号黑体），臵版心右上角第一行，两字之间空1字。保密期限与保密等级是用☆隔开的。

△紧急程度：有特急、急件之分。

同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

△发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（用小标宋体字）。

△发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空二行、用3号仿宋体字，年份应标全称、用元角括号??括入，而不是中括号[ ]，序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。

（二）主体

臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，它包括公文标题、公文抬头、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件等部分，其中公文标题、公文抬头、正文、成文时间、印章是必备的。若是上行文，附注也是必须具备的。有附件时，就有附件说明和附件内容。

△公文标题。一般应具备“三个要素”，即“发文机关+（关于）事由+文种”三部分构成，以标明由谁发文、为何发文和发什么文。除特殊情况外，三要素一般不可随意省略。

注意事项：

①文种不能生造，不能超出所规定的13个文种之外再造其它文种，比如：“建议”、“办法”、“方案”等；文种也不能混用，特别要注意报告和请示的区分。

②标题表述要简明。这主要容易发生在转发文件上。比如：×××关于转发×××关于转发×××通知的通知的通知，遇到 2

这种情况，采取办法就是直接转发最高级。

③标题一般不用标点符号。除法规、规章名称加书名号以及约定俗成外，一般不用标点符号。比如：“十一五”、“三个代表”等。

④用2号小标宋，红色反线下空2行。

△公文的抬头。也就是主送机关。左顶格臵于正文之上，标题下空1行，回行时也是顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

注意事项：

①主送机关过多，可以把它移到版记里，放在抄送机关之上。排列顺序是党、政、军、群、人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派，同一系统、同级别之间用顿号“、”隔开，不同系统、不同级别的用逗号“，”隔开。

②公文第一页一定要显示正文，要防止主送机关太多而把正文内容挤到第二页。

③主送机关要用规范化简称和统称。在用统称的时候，比如“市直有关单位”，则必须在版记里抄送之上把市直有关单位点出来。

△正文。这是文件的核心内容。有几点格式要注意一下： ①引用公文应先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日。

②正文的结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。

③应当使用国家法定计量单位。

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④公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

⑤页码的印制。双号在左下角，单号在右下角，用“— —”符号。比如“—4—”。

△附件。公文如有附件，应有附件说明。即在正文下空一行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号并注明附件名称，附件如超过一件，应标识序号，序号使用阿拉伯数字。

注意事项：

①附件名称应前后一致；

②附件说明中的名称不使用标点符号；

③附件说明要对齐；

④附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。不可一起装订的，应在附件左上角第1行顶格格识该文件的发文字号，并在其后标识“附件或（带序号）”。

△成文时间。一般用领导人最后签批日期。

注意：要用大写。时间里二零零几年的零要用“〇”不用“0”或“零”。

△印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期并加盖机关印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。

注意事项：

①联合行文。两个单位联合下文时要落款，并把日期放中间，印章要压在日期上。但联合上行文只盖主办单位的章。 4

②盖章当页必须要有正文内容。当公文排版后所剩的空白容不下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的办法解决。

△附注。公文如有附注，用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下，版记之上。在上行文中，附注是必不可少的，其主要是为方便上级机关与下级机关的联系。

（三）版记。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。 △主题词。注意事项：

①应从《国务院公文主题词表》中选用。

②左空一字，后用冒号。

③按类别词、类属词、区域、文种顺序排列，数量不超过5个。（可以用“△”，比如“招商△”）

△抄送机关。在主题词下一行，左右各空一个字，用3号仿宋字标识“抄送”，后用冒号；抄送机关顺序按主送机关排序一样，同类别用顿号隔开，不同类别用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号（每一行最后也是句号）。

△印发机关栏和印发时间。设在公文末页最后一行，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关一般是制文件单位的办公室。

版记要注意的几个事项：

①版记应臵公文最后一面，版记的最后一个要素臵于公文最后一行。

②没有共印多少份和xxx校对。

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③公文篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般是4的倍数，此时版记放在最后一页，而不管前面空白有多少。若是在两页内，版记就放在第2页，若超过2页但没到4页，则版记要放在第4页上。

三、上行文中要注意的几个行文规则

行文规则是对行文关系和行文方式所作的规定，是各级行政机关的公文往来需要共同遵守的制度和原则。

（一）不能越级行文。

（二）不能直报领导。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”、“意见”，抄送也是。

（三）请示件不能多头主送。一般只写一个主送机关，多个机关容易出现误事，比如会出现两个部门意见不一致，或出现互相推诿等问题。若确实需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

四、几种常用且常易混用文种的区分

①报告与请示区分：

行文目的不同：“请示”是向上级机关请求批示、批准，也就是需要上级帮助解决问题；“报告”只是为了汇报工作或答复上级机关的询问，让上级了解和掌握信息情况。

行文时间不同：“请示”只能事前行文，等上级批示后才能行动，不能“先斩后奏”；“报告”行文多在事后，所写的内容都是已经或正在做的事。

上级机关处理方式不同：“请示”是办件，需要回复，上级 6

是以批复作答； “报告”是阅件，一般不需回复。

内容的要求不同：“请示”的内容必须坚持“一文一事”，篇幅较短，报告可以一文一事（专题报告），也可以一文数事，篇幅可长可短。

结束语不同：“请示”多用“请批示”、“请批复”、“以上请示妥否，请批复”等，带有期复性；“报告”多用“谨此报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等。

总之，文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。也就是说，“报告”不得夹带请示事项。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

②请示与函区分：（主要是在请求解决问题时容易混淆） 根据《办法》的规定，“向上级机关请求指示、批准”时使用“请示”，“不相隶属机关之间……请求批准和答复事项……”时使用“函”。使用“函”时的“请求批准”是指向有关主管部门请求批准，而不是向自己的上级行政机关。如公安机关请求物价主管部门，对本辖区居民身份证制作费标准的审批，这种情况应该使用“函”，不能使用“请示”。但在具体的操作中，该用“函”而用“请示”的情况比较常见，这不外乎两种原因:一是客观上的原因，“请示”和“函”在请求批准这项功能上具有相似性，都是向具有某方面管辖权的机关请求批准，只不过一个是上级机关，一个是不相隶属的主管机关。二是主观上的原因，有些机关向同 7

级的主管机关请求批准时，为表示尊重或好办事而有意使用“请示”。

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