2015/DEC./Tue

商务英语写作 – 内部商务写作 – Memo

商务写作-内部商务往来

Internal business correspondence

内部商务往来的商务写作目的在于通知信息、布置安排、征求意见等，用于办公内部成员间的信息交流。属于中性/非正式文书。一般英文字数在40~50词之间，中文不超过300字。具体内容将看情况而定，但任然要注意，英文商务写作要求是“简洁明了”

写作形式

? 电子邮件 Email

? 备忘录 Memo

? 便条 Note

? 便函 Message

注：一般来说，E-mail 与 Note 和 Memo 的书写格式是相近的，都包括收信人姓名、正文、结束语和署名四个要素。不同的是，写Memo的格式较为不同，需要看清楚，并做好比较。

Memo的格式

注：以上是较为正式的 Memo记录，日常的Memo可以不加 Subject，只要内容清晰明白。但是遇到较为正式的商务要求，可以参照以上的格式。注意不用添加过多的结束语，可以在内容中添加相关的一些话语道谢/ 提醒：thanks/ remind/。也可以不加。

 

第二篇：课程名称：商务英语写作 课程代码：04019

课程名称：商务英语写作          课程代码：04019

第一部分  课程性质与目标

一、课程性质与特点

《商务英语写作》是湖北省高等教育自学考试商务英语专业独立本科段的专业主干课。本课程是一门介绍商务英语写作的基础知识、商务英语的文案基本格式和写作技能、商务英语文案的写作类型、写作方法以及商务交流中应遵循的原则，融商务相关知识与英语写作能力为一体以实用为主导的课程。

二、课程目标与基本要求

本课程的教学目的是培养学生掌握商务英语写作的基础知识，了解商务英语各种文案的基本格式和写作技能，熟悉主要的商务英语写作类型，提高商务英语书面表达能力。通过本课程的学习和训练，学生能够将英语作为工作语言，应用于一般商务文案写作，即撰写一般商务信函，编写并整理一般商务文件，起草一般商务提案、商务报告以及商务合同，且表意比较清楚，用词比较准确，无重大语法错误。

本课程要求学生学习商务英语应用文的基础知识，掌握相关的商务知识，训练商务英语写作的基本技能，在加强和提高英语专业基础知识和基本技能的同时培养实际运用语言的能力和独立工作的能力，最终达到商务英语专业本科水平。

本课程终结时，学生应达到如下要求：

1. 熟悉常用商务英语文体；

2．能熟练掌握一般商务英语的文案写作格式；

3．能较熟练地运用商务英语的文案中常用的表达方式；

4．能结合实际情况，较清晰、达意地撰写一般商务文件。

三、与本专业其他课程的关系

《商务英语写作课程》的先修课程是《商务英语口语》，《商务英语阅读》。本课程所学基本词汇、与《商务英语口语》，《商务英语阅读》的基本词汇和基本句型相互渗透，相辅相成。通过学习本课程，学生的实际语言运用能力能够得到提高，且能为《商务沟通》课程的学习打好基础。

第二部分考核内容与考核目标

第一单元

一、学习目的与要求

本单元主要学习、训练商务写作和书面商务沟通的技能，旨在能够界定商务写作的主要术语，熟悉商务英语写作规范和要求并将其应用于写作过程，解决商务写作中可能出现的问题。在学习过程中应该（1）掌握商务英语写作的过程和步骤；（2）熟悉商务写作的基本概念和英文商务写作的特点；（3）简述写作艺术中的写作目的、写作风格和写作方法。

二、 考核知识点与考核目标

（一）商务英语写作的过程步骤（重点）

识记：1写作目的(writing purpose) 2受众/读者(audience) 3构思过程(thought process) 4演绎式组织模式(deductive organizational patterns) 5归纳式组织模式(inductive organizational patterns) 6直接组织模式(direct organizational patterns) 7间接组织模式(indirect organizational patterns) 8写作修改的3个步骤(three distinct stages of revision: adding on; moving around; cutting out)

理解：商务英语写作的步骤：计划、调研、组织、起草、修改、编辑及校对列出注意事项

应用：1起草饭店、酒吧间、动物园等商务场所的注意事项或提示语

2文章修改与校对

（二）商务写作的基本概念和英文商务写作的特点（次重点）

识记：1管理沟通(managerial communication) 2组织沟通(organizational communication) 3人际关系与团队建设(human relationships and team building) 4销售沟通(sales communication) 5商务文件(business documentation) 6国际交流（跨文化交际）(international communication/ intercultural communication)

理解：1商务沟通基础 2沟通技术及电子沟通技术

应用：分析简短商务信函或商务电子信函的写作特点

（三）写作的艺术 （一般）

识记：1表达式写作(expressive writing) 2沟通式写作(communicative writing) 3简洁风格(clarity) 4简易风格(the plain style) 5简明风格(concision)

理解：1写作目的 2写作爱好者的责任

应用：运用写作风格与方式赏析名人名录

第二单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练与求职相关的商务英语写作技能,旨在了解履历表与个人简历的异同以及如何填写完善的履历表、学习写作履历表附件说明信函及如何在正确的内容框架中恰当地展示个人优势、学习如何撰写与求职相关的信函。在学习过程应该学习和掌握（1）如何填写履历表；（2）与求职相关的信函写作方法；（3）履历表附件说明信函的写作技巧。

二、 考核知识点与考核目标

（一）履历表附件说明信函写作 （重点）

识记：1附件说明信函(cover letters of résumé) 23类求职信函(three general types of cover letters for job applications: the application letter; the prospecting letter; networking letter )

理解：1履历表附件说明信函的定义 2附件说明信函的5大基本目标 3附件说明信函的写作内容要求及其格式要求

应用：鉴别求职附件说明信函的类型

（二）与求职相关的信函写作 （次重点）

识记：求职相关信件的种类：1后续询问信函(follow-up letter) 2致谢信函(thank-you letter) 3谢绝工作回复(job rejection letter) 4接受工作回复(job acceptance letter) 5辞职信函(resignation letter) 6告别信函(farewell letter)

理解：各类信函的写作内容要求、语气要求、格式要求

应用：区别求职和就职相关信函的类型

（三）履历表的填写（一般）

识记：常见履历表格式(common résumé formats)：1按年月顺序(chronological résumé format) 2按任职顺序(functional résumé format) 3复合式(combination résumé format)

理解：1填写履历表的10个环节 2履历表应该填写的基本内容

应用：运用求职履历表的填写技巧区分求职履历表类型

第三单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练备忘录及信函写作技能，旨在熟悉便函写作框架和甄别便函写作质量、学习撰写简短商务文件、起草或撰写简短商务备忘录和商务信函。在学习过程中应该学习和掌握：（1）备忘录的基本概念；（2）撰写商务信函的基本知识；（3）商务便函的8个特征；（4）简短商务文件的写作技巧。

二、 考核知识点与考核目标

（一）简短商务文件的写作技能（重点）

识记：1简短文件(short document) 2信息咨询函(message to obtain information) 3谈判便函(messages that negotiate) 4说服沟通便函(persuasive messages)

理解：1便函总体结构的4要素 2各类便函的写作框架、原则、措词以及注意事项

应用：根据具体提示内容，撰写符合要求的简短商务文件

（二）商务便函的结构要求（次重点）

识记：商务便函的特征（8C）：1清晰性（clarity）2正确性（correctness）3具体性（concreteness）4完整性（completeness）5周到性（consideration）6礼貌性（courtesy）7简洁性（conciseness）8一致性（coherence）

理解：8C的具体内含在内容上的要求、措词上的注意事项以及便函的写作技巧

应用：根据写作技巧和措词注意事项，识别商务文本中的错误，并改正错误。

（三）备忘录基本概念和商务信函写作基础知识（一般）

识记：1商务备忘录版式(format of a business memo) 2商务备忘录功能(function of a business memo) 3信函结构(structure of a letter) 4信件和信封格式(styles of letter and envelop)

理解：撰写商务信函的准备工作：意义和步骤

应用：1模拟实例，撰写一般商务信函 2模拟实例，撰写简短商务备忘录

第四单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练会议纪要写作技能，旨在熟悉做好会议记录的要求、了解如何准备会议议事日程、学习会议纪要的后续管理及其后续文案职责。在学习过程中应该学习和掌握：（1）如何做好会议的筹划和文案准备；（2）办会过程会议记录的技能与方法；（3）会议纪要的后续整理与记录整理方法。

二、 考核知识点与考核目标

（一）会议纪要写作的技能与方法（重点）

识记：1会议纪要(minutes) 2逐字记录(verbatim minutes) 3决议记录(minutes of resolution) 4陈述记录(minutes of narration) 5记录内容版式(minutes’ content format)

理解：1速写与速记的训练方法 2做纪要策略与做笔记策略的异同

应用：熟悉会议纪要实例，为会议纪要做批注标签

（二）会议文案的筹划与准备（次重点）

识记：1会议议程(meeting agenda) 2会议筹划(meeting preparations) 3会议程序（3个环节）(meeting process: planning & preparing, conducting, and following-up)

理解：1筹备会议文案的意义及功能 2文案准备工作的目标 3文案准备工作的步骤

应用：模仿实例，草拟会议日程

（三）会议纪要的后续整理（一般）

识记：1会议后续工作(follow-up activities) 2后续文案职责(accountability of follow-ups)

理解：1后续工作的意义 2后续整理内容和方式

应用：熟悉“交办事项追踪表”中的栏目事项

第五单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练有关职场口语沟通的技能，旨在理解人际沟通、团队沟通、口头陈述的内含；学习书面发言报告写作并作书面发言演讲。在学习过程中应学习和掌握：（1）人际沟通的技能与方法；（2）团队的沟通形式、方法和技巧；（3）职场书面发言的写作技巧；（4）职场书面发言的演讲技巧。

二、 考核知识点与考核目标

（一）职场书面发言写作（重点）

识记：1书面发言写作策略(writing strategies for business presentation) 2书面发言的材料组织(wring organization for business presentation) 3书面发言用语(language used in a presentation) 4书面发言避讳用语(language avoided in a presentation)

理解：1书面发言的类型 2书面发言的准备工作环节 3书面发言的演讲注意事项

应用：简述职场书面发言的写作策略

（二）人际沟通（次重点）

识记：1人际沟通的功能(functions of interpersonal communication) 2人际沟通的目的(purpose of interpersonal communication) 3人际沟通的4个阶段(four general stages in interpersonal communication)

理解：1沟通过程中的倾听与讲述 2沟通的开放式氛围与封闭式氛围 3沟通过程中的人际冲突

应用：举例简述倾听与讲述在人际沟通中的作用

（三）团队沟通（一般）

识记：1团队的特征(group characteristics) 2团队的角色(group roles) 3团队影响力(group influence) 4沟通结构(communication structures)

理解：1直接影响团队沟通过程的3个要素 2如何促进小团队的内部沟通

应用：简述团队组织结构的沟通模式

第六单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练商务文件写作技能，旨在理解和描述商务文件的总体结构、掌握撰写业务流程的基本技能、熟悉企业制订战略计划和政策的过程、撰写500单词以上的商务文件。在学习过程中应该学习和掌握：（1）商务文件的结构内容；（2））起草业务流程的技能；（3）如何撰写战略性计划文件。

二、 考核知识点与考核目标

（一）战略性计划写作（重点）

识记：1企业前景(vision) 2企业使命(mission) 3企业价值观(corporate values) 4企业目标(goal) 5战略计划(strategies)

理解：1战略计划写作过程 2战略计划的基本要求

应用：简述实例中的战略计划表格

（二）业务流程写作（次重点）

识记：1政策与流程(policies and procedures) 2业务流程的构成要素（15个）(content of procedures) 2业务流程的版式及内容(format of a procedure)

理解：1 业务流程文件化的必要性 2起草业务流程文件时的常见问题 3标准操作程序与工作指南的异同

应用：根据图表实例，简述文件起草流程图

（三）商务文件结构（一般）

识记：1商务文件的层次结构（3个）(tiers of documentation) 2ISO 9000质量体系(ISO 9000 Quality System )

理解：1商务文件的写作要求 2ISO 9000质量体系的起源及其功效

应用：简述图表实例中的商务文件层次结构

第七单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练商务计划书的写作技能，旨在熟悉商务计划书的构成要素、掌握部署和管理商务计划的基础概念、撰写500单词以上的商务计划书。在学习过程中应该学习和掌握：（1）商务计划书写作技能；（2）商务计划书的构成要素；（3）部署和管理商务计划书知识。

二、 考核知识点与考核目标

（一）商务计划书写作（重点）

识记：1商务蓝皮书(blueprint) 2商务计划书(business plan) 3战略性计划书(strategic plan) 4战术性计划书(tactical plan) 5操作性计划书(operational plan)

理解：1商务计划的意义 2撰写商务计划书的步骤要求

      应用：根据制订商务计划书的原理，描述计划书实例

（二）部署和管理商务计划（次重点）

识记：1操作性管理(operational control) 2战术性管理(tactical control) 3战略性管理(strategic control)

理解：计划书的写作技能与方法 2计划书在商务管理中的地位及功能

应用：根据实例，论述商务计划书在管理中的具体作用和功能

（三）商务计划书的构成要素（一般）

识记：1商务背景(business background) 2市场计划(marketing plan) 3财务预测(financial projections) 4行动计划(action plans)

理解：1商务计划书的基本要素 2市场计划中的4个主要议题（4P）

应用：实例分析商务计划书的基本要素

第八单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练商务提案的写作技能，旨在熟悉商务提案的通用模式、能够阐述征集提案的管理过程、撰写商务500单词以上的提案。在学习过程中应该学习和掌握：（1）提案写作的基本原理；（2）提案写作的简单模式和复杂模式；（3）提案征集启示(RFP)的写作要求。

二、考核知识点与考核目标

（一）商务提案写作基础（重点）

识记：1商务提案(business proposal) 2内部提案(internal proposal) 3外部提案(external proposal) 4招标提案(solicited proposal) 5非招标提案(unsolicited proposal)

理解：1提案获得成功的准则（7项） 2商务提案的成功要素（7个）3商务报告式提案的构成要素（18个需要回答的问题）

应用：根据表格实例，概述简单提案模式

（二）商务提案的通用版式（次重点）

识记：1提案写作的简单模式(simple form for proposal writing) 2提案写作的复杂模式(detailed form for proposal writing) 3 外部提案的结构要素（6个）(elements of the external proposal: introduction; problem identified and defined; objective & goal set; solutions proposed; implementation & measuring; costs and timeframe estimated) 4内部提案模式的内容版式(content format of internal proposal)

理解：1内部提案的写作要求（10点） 2提案项目可行性报告的写作方法

应用：根据表格实例，概述可行性报告的通用模式

（三）提案征集启示写作（一般）

识记：1征集提案(Request for Proposal, RFP) 2征集启示的基本要素(basic components of a RFP) 3提案评估(proposal evaluation)

理解：1提案征集启示的写作要求 2提案评估标准（8项）

应用：分析例文中提案征集启示的内容结构

第九单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练商务报告的写作技能，旨在熟悉商务报告的模式及其功能、掌握商务报告的写作步骤要求、撰写500单词以上的商务报告摘要。在学习过程中应该学习和掌握：（1）普通商务报告的类型及其功能；（2）商务报告的写作步骤要求；（3）商务报告的结构特征；（4）商务报告的写作技巧。

二、 考核知识点与考核目标

（一）普通商务报告写作（重点）

识记：1议程报告(agenda) 2行程安排(itinerary) 3费用支出报告(expense reports) 4项目进程报告(progress report) 5人事评估报告(personnel evaluation)

理解：1正式商务报告的结构形式 2建言报告的结构模式及内容要求

应用：分析例文中项目进程报告的结构内容

（二）商务报告的写作步骤（次重点）

识记：1第一手资料来源(primary sources) 2第二手资料来源(secondary sources) 3引证信息(documenting information) 3解析数据(interpreting data)

理解：1信息收集在写作环节中的重要地位 2收集数据、信息的途径 3撰写商务报告的6个步骤或环节

应用：概述电话访谈原则，分析电话访谈的优缺点

（三）商务报告的功能（一般）

识记：1常规商务报告(routine reports) 2任务报告(task reports) 3条目清单功能 (itemized lists)4图表辅助功能(graphic aids) 5标题的功能(headings)

理解：1商务报告的总体结构形式 2商务报告的6条质量要求标准

应用：分别简述商务报告摘要和结束语部分应包含的基本内容

第十单元

一、学习目的与要求

    本单元主要学习和训练商务合同写作的基本技能，旨在熟悉合同的基本结构要素；学习如何起草合同条款；鉴别、界定、解决合同生效期间的各种问题。在学习过程中应该学习和掌握：（1）合同的定义及其相关的法律术语；（2）合同的内容结构要求；（3）合同的签约管理知识。

二、 考核知识点与考核目标

（一）商务合同内容结构解析（重点）

识记：1协议的本质(essence of a deal) 2合同的修订(contractual modifications) 3违约与补偿(breach of contract and remedy) 4律师费用条款(attorneys fees clause) 5合同免责(escape from contract) 6第三方签字(third party signature) 7合同追加条款(contract rider) 8合同授权(authorization)

理解：1具备合同免责的条件及其原因 2合同公证的类型及其功能

应用：分析例文中的合同结构内容

（二）商务合同的签约管理（次重点）

识记：1商务谈判(contract negotiation) 2合同起草(contract drafting) 3合同实施(execution) 4合同终止(closeout)

理解：1合同内容要素清单 2签约前活动 3签约后活动

应用：概述起草合同的写作要求及注意事项

（三）商务合同的界定（一般）

识记：1合同(contract)2合同有效性(validity of contracts) 3要约(offer) 4接受(acceptance) 5法定权力(capacity)

      理解：1与合同有效性相关的术语 2与合同相关的术语

应用：英汉互译与合同相关的术语

第三部分  有关说明与实施要求

一、  考核的能力层次表述

本大纲在考核目标中，按照“识记”、“理解”、“应用”三个能力层次规定其应达到的能力层次要求。各能力层次为递进等级关系，后者必须建立在前者的基础上，其含义是：

识记：能知道有关的名词、概念、知识的含义，并能正确认识和表述，是低层次的要求。

理解：在识记的基础上，能全面把握基本概念、基本原理、基本方法，能掌握有关概念、原理、方法的区别与联系，是较高层次的要求。

应用：在理解的基础上，能运用基本概念、基本原理、基本方法联系学过的多个知识点分析和解决有关的理论问题和实际问题，是最高层次的要求。

二、  教材

1、指定教材

《商务英语写作》 复旦大学出版社 朱金花等编著 20##年

2、参考教材

1. A Communicative Approach to Business Correspondence in English （《剑桥商务英语写作教程》），Andrew Littlejohn， Cambridge University Press

2.《实用英语写作》 外语教学与研究出版社  胡文仲等编著

3. 《商务英语写作实例精解》 外语教学与研究出版社 Shirley Taylor编著

4. 《商务英语写作100主题》 外文出版社 史范隽编著

5. 《职业英语系列-商务英语写作》 高等教育出版社 许罗迈编著

三、  自学方法指导

1、在开始阅读指定教材某一单元之前，先翻阅大纲中有关这一单元的考核知识点及对知识点的能力层次要求和考核目标，以便在阅读教材时做到心中有数，有的放矢。

2、阅读教材时，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每一个知识点，对基本概念必须深刻理解，对基本理论必须彻底弄清，对基本方法必须牢固掌握。

3、在自学过程中，既要思考问题，也要做好阅读笔记，把教材中的基本概念、原理、方法等加以整理，这可从中加深对问题的认知、理解和记忆，以利于突出重点，并涵盖整个内容，可以不断提高自学能力。

4、完成书后作业和适当的辅导练习是理解、消化和巩固所学知识，培养分析问题、解决问题及提高能力的重要环节，在做练习之前，应认真阅读教材，按考核目标所要求的不同层次，掌握教材内容，在练习过程中对所学知识进行合理的回顾与发挥，注重理论联系实际和具体问题具体分析，解题时应注意培养逻辑性，针对问题围绕相关知识点进行层次（步骤）分明的论述或推导，明确各层次（步骤）间的逻辑关系。

四、  对社会助学的要求

1、  应熟知考试大纲对课程提出的总要求和各单元的知识点。

2、  应掌握各知识点要求达到的能力层次，并深刻理解对各知识点的考核目标。

3、  辅导时，应以考试大纲为依据，指定的教材为基础，不要随意增删内容，以免与大纲脱节。

4、  辅导时，应对学习方法进行指导，宜提倡“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动争取帮助，依靠自己学通”的方法。

5、  辅导时，要注意突出重点，对考生提出的问题，不要有问即答，要积极启发引导。

6、  注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导学生逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题，分析问题，作出判断，解决问题。

7、  要使考生了解试题的难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中会存在着不同难度的试题。

8、  助学学时：本课程共4学分，建议总课时72学时，其中助学课时分配如下：

五、  关于命题考试的若干规定

（包括能力层次比例、难易度比例、内容程度比例、题型、考试方法和考试时间等）

1、  本大纲各单元所提到的内容和考核目标都是考试内容。试题覆盖到单元，适当突出重点。

2、  试卷中对不同能力层次的试题比例大致是：“识记”为20%、“理解”为30%、“应用”为50%。

3、  试题难易程度应合理：易、较易、较难、难比例为2：3：3：2.

4、  每份试卷中，各类考核点所占比例约为：重点占65%，次重点占25%，一般占10%。

5、  试题类型一般分为：名词解释，填空，简答，翻译（术语英汉互译、短文翻译），论述，写作等题型

6、  考试采用闭卷笔试，考试时间150分钟，采用百分制评分，60分及格。

六、  题型示例

1.       名词解释  Define and explain the following items.

(1)     Persuasive message

(2)     Business proposal

2.       填空 Fill in the blanks in the Résumé Content Format with the appropriate headings or items.

Résumé Content Format

Résumé

 (Curriculum Vitae/ CV; Personal History/ Data; and Bio Data)

Personal Data/ Information/ Details

It contains statistics on name, sex, age, date and place of birth, health, marital status, address, (mobile) phone #, E-mail

(1) _______________________

A short statement of the job you are going to obtain, and your career

(2) _______________________

Schools should be listed either in chronological order or from the most recent backwards with the dates of attendance. Include main courses taken.

……

3.       简答 Answer the following questions.

(1)     What are the types of corporate meetings?

(2)     What are the overall business documentation components?

4.       翻译 Translation

A. Translate the following terms into English.

(1)逐字记录

(2)公证

B.  Translate the following terms from English to Chinese.

(1) contracts for Construction Projects

(2) internal proposal

C.  Translate the underlined part into Chinese.

Simple Executive Summary

EXECUTIVE SUMMARY

For the past eighteen month, the Shanghai Satellite Product Laboratory has been developing a system that will permit companies with large, nationwide fleets of trucks to communicate directly to their drivers at any time through a satellite link. During the week of May 18, we tested our concepts for the first time, using the Oriental-10 satellite and five trucks that were driven over a 12-province region with our prototype mobile radios. …….

5.       论述 Make a short description about different tiers of documentation according to the following chart.

 

6.       写作Practical Writing

Complete the following Farewell Letter. Marks will be awarded for content, organization, grammar and appropriacy.

Dear Colleagues,

I wanted to take a moment let you know that I am leaving my position at ABC Company. I will be staring a new position at XYZ Corporation next month.

I have enjoyed my tenure here and appreciate _______________________________________

____________________________________________________________________________

_______________________________________________ ……