关于规范公文管理的相关提示

为进一步规范信息技术部公文管理，提高公文质量，现将近期公文管理出现的一些问题及相关要求强调如下：

一、关于近期公文管理中存在的问题

1、正文标题不完整、文件标题与正文标题不一致。

2、正文为修订模式。

3、未使用公文标准模板、正文字体不一致、正文末尾日期格式各异。

4、正文称呼各异、发送单位未使用标准全称。

二、关于公文撰写规范

1、正文标题须完整、邮件主题、文件标题须与正文标题一致。 通知中，标题为“关于……的通知”，结尾处“特此通知”。 报告中，标题为“关于……的报告”，结尾处“特此报告”。

请示中，标题为“关于……的请示”，结尾处“当否，请批示”或“妥否，请批示”。

批复中，标题为“关于……的批复”，结尾处“特此批复”。

工作联系单中，标题为“关于……的函”或“关于……的工作联系函”。

公务函中，标题为“关于……的函”，结尾处“特此函告”或“特此函询”或“请即复函”或“特此函复”等。

2、正文发送前须接受全部修订。

3、使用公文标准模板、确保正文字体一致、规范正文末尾落款、日期格式。

须进一步规范正文末尾处落款、日期。

比如：总行信息技术部 二?一四年十二月二十八日 特此通知。

综合管理部

二?一四年十二月二十八日

 

第二篇：关于规范公文管理的实施意见

赵官能源公司文字管理规定

为了提高文字管理水平，促进文字管理规范化、程序化，提高工作效率，经公司研究，制定本规定。

一、

1、关于公文的格式。

公文中出现的单位（部门）名称一律用全称；行文文字、表格一律使用WORD编辑，页面纸张采用国际标准A₄；公文正文标题应为二号宋体加粗，正文一级题目为三号黑体，二级题目为三号楷体，正文为三号仿宋（注：附件内容可根据篇幅将字体适当缩小）；公文应正确使用结构层次序数，第一层次用“一、”，第二层次为“㈠”，第三层次为“1.”，第四层次为“⑴”，第五层次为“①”[其中：“㈠”、“⑴”、“①”及以下相应顺序号应采用窗口“插入”中“特殊符号”内的数字序号]；公文所引用的人名、地名、数字、引文必须准确，引用公文应当先引标题，后引发文号；公文应当使用国家法定计量单位；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字；公文中的标点符号应使用全角；公文页面设置上、下、左、右页边距分别为：2.8cm、2.8 cm、2.6 cm、2.6 cm。不符合上述要求的，退回拟制部门重新办理。

2、关于公文的制发流程及落实。

公文制发流程及落实

公文制发流程为：

 

               

 

            

1．各部门拟制公文必须从实际工作需要出发，减少公文数量。确需下发文件的，经分管领导同意后，由部门主要负责人主持认真研究组织起草。

2．规范公文格式。3．公文拟制人员要认真审核，从内容、形式到法规政策等都要认真把关，做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚,篇幅力求简短。凡公文初稿出现矛盾、漏洞、错误，每次对拟稿人罚款10元，联责部门负责人10元。

4．公文起草完成后，负责公文起草的部门到行政办公室登记编号，填写“文件审批单”，并在“拟稿人”、“负责人审核”、“打字”、“校对”处签名，填写“拟制单位”、“发放范围”、“归口管理部门”，署明日期。否则，每缺一项对拟稿人罚款10元。

5．负责公文起草的部门在两个工作日内将草拟公文交分管领导审签（部门负责人出差、开会、请假等特殊情况两天以内的，考核时间可顺延两天，两天以上的由本部门分管副职代签），每拖延一天，对拟稿人罚款10元。分管领导对起草公文要严格把关，两个工作日内完成审核（分管领导出差、开会、请假等特殊情况两天以内的，考核时间可顺延两天，两天以上的可跳跃签发），并签名、注明签署日期。凡公文内容把关不严或每拖延一天，对有关领导罚款20元。

6.拟稿人负责将分管领导签署的公文及公文电子文档转行政办公室秘书，审批单未签字、未署明日期、日期不准确或未登记编号确认的，退回重新办理。

7.行政办公室秘书收文后要在两个工作日内审核完毕，并交公司主要领导审签；主要领导签批公文,一般在两个工作日内阅批完毕。否则，每拖延一天，对责任人罚款20元。公司召开的重要会议，在三个工作日内形成会议纪要，并履行会议纪要审批手续，分管领导要在一个工作日内审阅完毕，并签字，然后报公司主要领导签署，确保在五个工作日内将会议纪要下发到各单位。

8.公司主要领导签发后，行政办公室秘书要对公文质量进行复核，重点审查领导签批情况、审批、签发手续是否完备、附件是否齐全，格式是否统一、规范，确认无误后印刷下发。公文一旦下发，每出现一处错误，对责任人罚款5元。行政办公室要建立纸质文件发放记录，并由收到人在发放记录上亲笔签名。各单位公文接收责任人在接到领取公文通知后，要在一个工作日内将公文领回，否则，每拖延一天对责任人罚款20元。

9.由部门起草上呈的文件，主要领导签字后，行政办公室秘书负责及时把签署情况反馈录办人，以加强信息沟通，以便文件快速顺利处理。

10.实行公文逐级落实和逐级反馈制度。逐级落实顺序为：公司主要领导　　公司分管领导　　专业副总（部门负责人）　  有关单位。逐级反馈顺序为：有关单位　　专业副总（部门负责人）    分管领导　　 公司主要领导。逐级落实公文，实行电话通知；逐级反馈时，有关单位主要负责人在文件落实当日，将落实情况以电话的形式逐级向上汇报。分管领导要严格督促有关部门落实好公文精神，公文落实执行不力，由分管领导组织进行责任追究，对直接责任者罚款30元。

11．各单位要建立公文接收记录，内容包括：接收时间、文件名称、落实意见、单位负责人签字、责任者签字等。每少一项，对相关责任者罚款10元。接收到公文后，应在一个工作日内将公文接收记录填全，公文接收记录不全，对责任者罚款10元；公文接收记录填写不认真的，对责任者罚款10元。

12.向新矿集团报送的报告等公文，经公司主要领导签署后，由行政办公室秘书或归口部门在24小时内报集团公司；向地区、省级(包括报送的平行文)上报的公文，由归口部门48小时内上报。上报的请示、报告等公文必须加盖“山东新矿赵官能源有限责任公司”印章，由接收部门接收人员签字后存档备查。公文延期报送，每次罚责任人20元；漏报、错报每次罚责任人50元；因漏报、错报造成经济损失或不良影响的，对责任者进行责任追究，每次罚款不低于100元；各部门凡向集团公司有关部门上报的电子文档，一律通过办公网系统以邮件形式上报。

13.紧急公文经请示后，可特事特办,采取特殊措施保证及时签批、发出。

14．行政办公室秘书必须在公文下发当天完成文件存档，否则，对责任人罚款10元。

15.由行政办公室负责考核公司下发的文件，每周一将上周检查考核情况在公司早调度会议上通报一次。否则，对部门负责人罚款10元。

二、上级来文运行流程及考核

上级来文(公文、纪要、通知、传真、电报等)运行流程：

 

1．行政办公室秘书负责每天至少四次（时间为：7:30、11:30、14:30、17:30）登录新矿集团办公自动化系统，查收集团公司来文及上级来文，将接收的公文分类登记造册，每天报主要领导签批，应急公文可随时办理。公文查收有误或迟报、漏报，对责任人罚款10元；造成严重后果的，进行责任追究，罚款不低于20元。对集团公司有关部门发至公司对口部门的邮件要立即处理，电话通知相关部门。

2．生产调度室接收到上级传真通知后，由当班调度员及时传送至行政办公室，并电话询问确认是否收到。半个工作日内不传送，每次对责任人罚款10元；贻误正常工作或造成不良影响的，进行责任追究，并对责任人给予不低于20元的罚款。

3.有关人员外出参加会议带回的公文，按公文性质要在一个工作日内交到行政办公室，报公司主要领导审批。因不及时传递而贻误工作开展的，对责任人罚款50元；造成严重后果的，严肃追究有关人员的责任。

4．领导批示的公文均附处理单，在接到持有主要领导签批意见的公文后，要及时研究、落实，有关领导及部门应根据公文轻重缓急，于三个工作日之内形成落实意见。承办人要在处理单上签字后将落实意见反馈给行政办公室，形不成落实意见或不及时反馈落实意见的，对责任者罚款20元。

三、有关要求

1.机电运输部为办公网络的技术和安全支持部门，负责办公网系统的管理及维护，必须保证办公网的安全运转，确保正常的公文流转秩序。发生故障，必须在一个工作日内排除（因特殊情况造成网络系统中断，应立即向主要领导汇报）。否则，每拖延一天，对责任者罚款50元。

2.各单位要在接到文件后二个工作日内，将公文接收责任人名单报行政办公室，人员发生变动时，要及时通知办公室。否则，由此引发的一切后果自负。

3.本办法自下发之日起执行。

二〇##年五月八日