关于规范公司非正式公文写作格式的通知

公司各部门：

自从公司实行“三合一”管理体系以来，公司的公文管理工作日益规范，但各部门上报公司的总结、报告以及部门内部流转的通知、记录表单等格式各不相同，须统一完善以为进一步规范公司的公文管理工作，现对公文中的重要因素格式规范如下，请各部门遵照执行。

一、适用范围

本规定适用于公司内部流转的非正式公文（无文头公文），对外正式公文由总经办相关人员严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定进行核稿后统一印发。

二、参照标准

《国家行政机关公文处理办法》   国发〔2000〕23号

三、实施细则

（一）公文用纸

一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

（二）公文标题

用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（三）公文正文

1.正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

行距为单倍行距或固定值30磅

2.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

3.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　 4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　5.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　6.应当使用国家法定计量单位。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。。

（五）落款及成文时间

落款应统一使用“宁波港吉（意宁）码头经营有限公司XX部”或缩写为“港吉（意宁）公司XX部”。

成文时间置于落款下方，应用汉字将年、月、日标全；“零”应写为“○”。

（六）发文印章

印章上沿不能压住正文，应上距正文2mm--4mm，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。

（七）页码

用3号仿宋阿拉伯数字标识，数码左右各放一条3号一字线，采用双面打印时页码应置于“页面底端外侧”。确因客观条件限制，只能单面打印，页码位置为“页面底端右侧”。

四、表格格式

表格格式同公文，原则上标题采用小二号宋体（excel中为18号宋体），表格中内容应全部采用3号仿宋（excel中为16号仿宋）。确因客观需要可适当调整字号以适应页面。但字体应保持一致。

附件：1.关于规范公司公文写作格式的通知（公文格

式示例）

2.公司工作联系单（表格格式示例）

港吉（意宁）公司总经理办公室

二○##年九月十三日

附件1

关于规范公司公文写作格式的通知

 

公司各部门：

自从公司实行“三合一”管理体系以来，XXXXXXXXXXX,

XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

一、实施细则

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

(一)公文正文

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

1.结构层次

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

（1）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

      2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

港吉（意宁）公司总经理办公室

二○##年九月十三日

 

附件2

宁波港吉（意宁）码头经营有限公司

工作联系单

 

一、通知

是要求下级机关、组织或人员办理或周知的事项；发布行政法规和规章；批转下级机关公文，转发上级、同级或不相隶属机关公文时所使用的一种公文。

按照使用性质，通知可分为三大类：

1、是用于要求下级办理或周知事项的指示性通知，如（工作、学习安排通知，会议通知等）；

2、是用于批转文件和颁发、印发、转发文件的批示性通知；

3、是用于任免干部的任免性通知。

二、通报

是党政府机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、知道、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。

                {通知和通报的区别}

1、内容范围不同。

2、目的要求不同。

3、表现方式不同。

三、通告

是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项所使用的一种公文。

特点：1、法规性  2、政策性  3、广泛性  4、使用的普遍性

种类：1、制约性通告            2、知照性通告

四、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（一）函主要三种类型：

1、商洽谈  2、询问答复函  3、请批、批准函

（二）函主要三个特点

1、适用范围广泛，使用灵活方便。

2、行文方向具有多向性。

3、短小精悍。

                   {函与请示的区别}

函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。

请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。

五、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（一）类别：

1、呈报报告   2、呈转报告  3、回复报告

六、请示

适用于向上级请求指示、批准。（必须在事前写。请示中不能附带报告的内容，只能一事一文。）

                  [与报告比较，请示的突出特点]

1、行文内容的请求性。             2、行文目的的求复性。

3、行文时机的超前性。             4、请求事项的单一性。

七、申请

是单位或个人因某种需要向有关部门、组织、团体提出书面申请的专用文书。

（一）注意事项：

1、一份申请书只能写一种申请（一事一书）

2、态度端正，语言简明。

 

第二篇：公文写作格式规范手册

公文写作格式规范手册

目录

1. 关于共青团工作文件的规定 ................................. 2 2. 关于团讯的规定 ........................................... 4 3. 关于工作计划、方案的规定 ................................. 6 4. 关于工作总结的规定 ....................................... 8 5. 关于表格的规定 .......................................... 10 6. 关于其他公文的规定 ...................................... 11

1

关于共青团工作文件的规定

一、指导思想和文件范围

1.指导思想：通过文件规范我校团组织内部管理，明确办事程序，加强团组织内部建设；

2.文件制定范围：各组织、各部门、各人员职责、分工、考核和奖惩；共青团组织宣传和重大活动开展各方面事务办事流程和规范；团费收缴和开支流程与规范；干部选拔、培训、考核和晋升。

二、文件制定流程

1.校团委各部门根据管理和组织建设的需要，拟定相关组织建设和管理的制度；

2.制度拟好后交团委办公室和负责组织宣传的团委书记助理核稿；核稿完成后征求相关部门意见；

3.拟稿部门将稿件和相关部门意见汇总后提交书记办公会议讨论；

4.书记办公会议讨论通过后，填写《河职院团委发文稿纸》，经团委书记签字后正式打印发文并盖章生效。

三、文件格式与要求

1.文件字号和主题词要求：字号为“河职院团字［］号”；主题词一般从文件主题中提炼，不适合提炼的可以注明为组织建设、干部管理、活动管理、阵地建设等；

2.纸张要求：16开纸张；

3.页边距要求：上2.2厘米、下1.8厘米、左2.1厘米、右1.9厘米；

4.行距要求：固定值25-30磅（视页面和内容具体情况定）；文 2

件头顶空4行，小二号字号，行距为30磅；“河职院团字［］号”下面空2行，小二号字号，行距为25磅，后为文件标题；

5.标题字体要求：小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗）；

6.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。

四、文件管理

1.文件由团委办公室负责发送、统计和归档管理；发文后，由团委会办公室负责填写《河职院团委发文统计表》；

2.文件发送范围为：学校分管领导，党委办公室，学生工作处，校团委会，各学院团总支，校学生会，社团联合会，自律委员会，青年志愿者协会，广播站，大学生艺术团。

3

关于团讯的规定

一、指导思想和团讯范围

1.指导思想：通过团讯宣传推动我校共青团的组织建设、活动建设等方面的工作思路、工作举措和工作创新，进一步推动我校共青团工作更上一个台阶；

2.团讯宣传范围：主要针对我校共青团各级组织的组织建设的各项举措、各类重大活动和工作动态、工作思路等方面的提炼和总结。

二、团讯制定流程

1.校团委各部门、各组织和各学院根据本组织建设和活动的思路、动态和创新，拟写本组织的团讯；

2.团讯拟好后交团委办公室和负责组织宣传的团委书记助理核稿；

3.提交团委书记审核后签字发文，并在团委网站刊登。

三、团讯格式与要求

1.团讯字号要求：“第 期（总第 期）”统一用黑体小三；“共青团河源职业技术学院委员会编 200 年 月 日”统一用仿宋体四号；

2.纸张要求：16开纸张；

3.页边距要求：上2.2厘米、下1.8厘米、左2.1厘米、右1.9厘米；

4.行距要求：固定值25-30榜（视页面具体情况定）；文件头顶空4行，小三号字号，行距为单倍行距；“第 期（总第 期）”下面空2行，小三号字号，行距为27磅，后为团讯标题；

5.标题字体要求：小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗 4

或华文中宋加粗）；

6.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。

四、团讯管理

1.校级各组织和各学院举办的重大活动，需独立出一期团讯；原则上要求各院系每月完成团讯一期以上；

2.团讯由团委办公室负责打印发送、统计和归档管理；

3.团讯发送范围为：学校分管领导，党委办公室，学生工作处，校团委会，各学院团总支，校学生会，社团联合会，自律委员会，青年志愿者协会，广播站，学生艺术团。

5

关于工作计划、方案的规定

一、指导思想

围绕我校团委的中心工作，通过制定计划、方案规范我校共青团各级团组织、学生组织及各部门个人的工作开展，统筹规划部署，推动我校共青团在宣传、组织和活动等方面的建设。

二、计划、方案制定范围

1.一定时期内各级团组织、学生组织或个人工作开展的思路方向，如周计划、学期计划、学年计划等；

2.各类大小型活动的开展。

三、格式要求

1.首行标题，为小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗），标题行距为30磅，标题下面空一行，小三字号，行距15磅，后接正文；

2.纸张要求：A4开纸张；

3.页边距要求：上3.1厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米；

4.行距要求：固定值25-30榜（视页面和内容具体情况定，常用行距为27磅）；

5.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。

6.正文结束后空两行（视页面而定，可空一行或不空行），在正文后的右下角注明制定计划、方案的组织、部门或个人，在制定单位下面注明制定计划、方案的时间。

四、内容撰写要求

1.各级团组织、学生组织、各部门工作计划的要求：

6

（1）在正文开头写明开展本组织、本部门工作的指导思想、工作中心和工作重点；

（2）需将本组织、本部门的工作归纳分类，采取大点带小点，小点带细节的分点论述；

（3）正文后，需附上一份关于在一定时期内的工作附表，里面需写明活动、时间、地点、负责人（部门）；

（4）正文有需要的，也需附上表格。

2.关于活动的计划、方案的要求：

（1）需写明指导思想、主题、时间、地点、参加人员、主办单位、承办单位、协办单位、赞助商、评比细则（比赛规则）、奖项设置、活动要求（注意事项）等；（视活动需要而定）

（2）系列活动的总体方案，在上述规定的基础上，在每个活动中也需注明以上关于活动计划、方案的要求，并在同一份计划、方案中体现。

7

关于工作总结的规定

一、指导思想

围绕我校团委的中心工作，通过总结个人工作、部门工作、组织工作、宣传工作、活动工作，发扬优势，查找不足，扬长补短，积极推动个人、部门和组织，特别是我校团委的发展，从而促进我校团委在宣传、组织和活动等方面的建设。

二、工作总结的范围

1.一定时期内各级团组织、学生组织及各部门或个人工作开展工作的总结，如周工作总结、学期工作总结、学年工作总结等；

2.各类大小型活动开展后的总结。

三、格式要求

1.首行标题，为小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗），标题行距为30磅，标题下面空一行，小三字号，行距15磅，后接正文；

2.纸张要求：A4开纸张；

3.页边距要求：上3.1厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米；

4.行距要求：固定值25-30榜（视页面和内容具体情况定，常用行距为27磅）；

5.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。

6.正文结束后空两行（视页面而定，可空一行或不空行），在正文后的右下角注明工作总结的组织、部门或个人，在总结单位下面注明总结时间。

四、内容撰写要求

8

1.各级团组织、学生组织及各部门工作总结的要求：

（1）在正文开头写明开展本组织、本部门工作的指导思想、工作中心、工作重点及自我评价工作开展的总体情况；

（2）需将本组织、本部门的工作归纳分类，采取大点带小点，小点带细节的分点论述，在分点的过程中需附有工作的表格，可以是开展过的活动，参与协助过的大型活动或是所取得的奖项表格等；

（3）正文需写明在开展过的工作中值得提倡、发扬的，具有优势，可以提高工作效率、团队凝聚力的方面，也需说明在开展过程中没做好的、存在问题的方面，并对不足和存在问题提出改进意见。

2.关于活动工作总结的要求：

（1）单项活动的总结，参照上述组织、部门的总结要求；

（2）系列活动的总结，在上述规定的基础上，除了要写活动总体的总结，每个分活动也需总结，并且总体的总结正文中必须附有关于活动实际开展情况的表格。

3.关于个人的总结要求：

个人的总结应写明自己参加过的工作，在工作中的收获和在工作中发现的不足，并对自己的不足提出改进意见。

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关于表格的规定

（常用有word表格和excel表格）

一、关于word表格的规定：

1.标题：采用小二号加粗华文中宋（电脑没有的可用宋体）；

2.正文：采用小四号宋体，需特别注明的地方可加粗；内容行距为15-25磅。

二、关于excel表格的规定：

1.标题：采用小二号加粗华文中宋（电脑没有的可用宋体）20-36磅；

2.正文：采用宋体12磅，需特别注明的可加粗。

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关于其他公文的规定

其他公文有：一般通知、申请书等。

一、一般通知：主要是各级团组织及学生组织为了工作开展宣传和组织活动的需要，需以通知的形式下发有关的内容。

1.格式要求：

（1）标题：可直接写“通知”或“关于XXXX的通知”，采用方正小标宋二号，下面空一行，行距为15磅，后接正文；

（2）正文首行为接收通知的对象，不空格，加冒号；转行空两格后为关于通知的内容；

（3）最后注明下发通知的单位和时间。

二、申请书：主要是开展活动所需物品的申请。

（1）标题：写申请书，采用方正小标宋二号，下面空一行，行距为15磅，后接正文；

（2）正文首行写明向何单位申请不空格，加冒号，为“尊敬的XX：”；转行空两格后为关于申请的内容；

（3）内容需写明申请物品的目的、使用时间和使用部门或个人；

（4）最后注明申请单位和时间。

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