展会筹备计划

 

第二篇：展会筹备

50多年来，广交会以服务中国外贸出口为己任，以洽谈成交为中心，客商云集，参展和成交的规模不断扩大，洽谈业务范围日趋广泛，知名度不断提高，已成为我国以洽谈出口业务为主的多功能、综合性的对外经济贸易活动重要场合，被誉为“国际贸易的盛会、友好合作的纽带”， 成为中国发展对外贸易的重要渠道和展示中国社会主义建设成就的重要窗口。

现针对某些企业没有重视展会或者不知如何入手展会，做个简单的罗列：

1）展前准备工作 2）第一次参加广交会需要哪些准备

3）参加广交会参展的建议

4）如何让自己的小摊位更吸引客户？

5）展览期间注意事项

6）参加广交会后如何找订单

7）广交会上注意几个感性问题

展前准备工作

1．参展目标设置

企业根据产品特性建立参展目标。它依托企业年度营销计划，根据产品生产周期、进出口比例、市场定位及细分后需要在一定的时间地点完成的部分营销计划，以及对市场的深入了解。目前企业参展目标通常有以下几种：树立、维护公司形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服装；物色代理商、批发商或全资伙伴；销售成交；研究当地市场、开发新产品等等。参展之前，参展企业务必要确定主要参展目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。

2．了解目标市场的相关信息

每个市场都有其特点，全面了解和充分准备有助于展出成功和产品成交。参展企业首先要了解的目标市场情况包括：市场规模、进口量、进口值、消费量、市场变动情况、市场潜力及发展趋势、对相关产品所实施的和将要实施地贸易壁垒和非贸易壁垒等。同时，参展产品必须符合当地市场要求，因而必须了解当地市场在产品质量、尺寸、设计、性能、技术规格、贸易标准，以及运输包装、消费包装等方面对产品提出的要求。第三，了解竞争情况。掌握竞争对手的情况，作好价格等各方面的准备；了解其他供应商的名称、供应量、市场占有率、优势及弱势及各供应商市场增减还必须况；了解市场主导产品的特性、市场价格等。第四，了解销售渠道。首先要了解销售整体情况，包括销售体系、正常的销售渠道和环节、不同渠道的相对重要性及优劣势、各环节各渠道的定货数量、交货期要求、

销售条件、价格中加价幅度、售后服务要求等。其次是确定目标买家，进口商、批发商经销商或是零售商。第五，了解运输条件，包括当地市场的运输业状况、运价、方式，以便计算产品报价中的运输成本，确定交货时间。

3．展品的选择

参展产品的选择直接决定着企业参展的成败，选择展品时应注意以下几条原则：一、针对性，即展品应迎合当地市场的消费特征，符合展出的目的、方针、性质和内容；二、代表性，就能体现展出者的技术水平、生产能力甚至是行业特点；三、独特性，要有自身的独特之外，以区别于其他同类产品。同时，参展前应将样品、样本、货单、宣传材料及参展人员的名片准备齐全，确保不会在展会中途用完。

4．参展人员的选择

参展人员的选择是参加展会的重要内容。展会现场工作要求高、强度大，参展人员的选择应在以下几方面加以考虑：一、根据展会性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，注重人员的基本素质，如仪表、自觉性、能动性等；第三，注意做好展前培训，如对于专业知识的掌握，熟悉产品性能、报价及当地的消费习俗、相关政策、法规等；第四，应有既懂外语又熟悉业务的人员参展，以利于谈判成交。第五，企业高层管理人员应到展台现场参加相关工作，以便从中直接了解到市场及相关专业观众反映出的各种信息，从而帮助认识了解用户的需求。

5．展台布置

展台布置既要能反映展出者形象，又要注重功能性。因而展台的布置应与整体贸易气氛相协调，不可喧宾夺主，布置时不能忽略展示、会谈、咨询等展台的基本功能，还要注重整洁陈列展品。 展台内应设置登记薄，以便于取得专业观众的联系方式。另外为了加强相互接触，还可在展台内摆放一些糖果，这些细节，可以增进企业与客户之间的情感，增加接触机会和时间。

6．客户邀请

主办单位会在开展前期向参展企业寄发“请柬”，参展企业收到“请柬”后可以将其分别寄给自己在展会当地的客户，邀请其到展会现场直接见面洽谈。“请柬”是主办单位提供给展商的一项额外增值服务，其也是参展的辅助工具。往往在参展过程中，很多企业都会忽略这一步骤，但结识新客户之余，与老客户联络感情，可以将参展价值发挥的更大。

7．仔细阅读参展商手册

参展商手册是参展商在展览会期间各方面的行动指南。手册内容简明易懂，里面含概了有关展览会的一切内容，同时还包含有出行注意事项、应急联络方式等出行必备内容。小摊位参展如何如何引人注目：

第一次参加广交会需要哪些准备

1.收集样品实物

赶快下工厂收集典型样品实物，记得带数码相机。样品不求多，但求精。带不了的样品一定要拍相片。要做好样品的分类和编号，计下供应价格。

2.建立商品档案

将数码相机拍摄的商品图片，批量导入数据库。批量导入图片可自动按编号建立商品档案，自动完成图片裁剪缩放。然后，看图补充商品其他详细描述，输入货源价格。这样可在一两周内建立起商品资料库。

3.制作样品条码

批量制作所有样品的条码标签，打印到不干胶纸上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。做好这一步，可以在现场报价时用实物直接输入电脑编码，极大提高工作效率。否则就要手工查找和输入商品编号，慢！

4.动画展示样品

交易会展台上，将电脑大屏幕最显眼的位置，以丰富的动画效果自动展示所有精美的商品图片。可极大吸引过往客商注意力，只要客商停步，赶快上前说：“Hello”！接着就看你怎样快速搞定了。

5.快速扫描报价

客商喜欢什么样品，用你的条码扫描器（一点都不贵）逐一扫描入电脑。只要输入你想赚多少钱，一个按钮即准确算出美元报价。管他什么价格术语，运费、保险费、销售费和杂费一分不会少算。只是别心太黑，客商也精明着呢。我的经验是，欧美客户可以多赚点。

6.正规报价单据

三五分钟算好价格，即可打印正规格式的报价单，有多款格式。有你公司的Logo，详细联系方式、价格条件、单价数量等等全在一张纸上，清晰明朗。配一台彩色喷墨打印机，含清晰图片的报价单即可呈现在客人眼前。“Very Good!”客人满意而去，你就等好消息吧。

7.即刻成交签单

运气好，客人会立刻下单，窃喜的时候可别着急。把那份报价单转成订单，填上谈妥的交易条款。核对无误，即可打印正式的出口合同或销售确认书，让客人签了就是。

8.回家准备出货

回家的路是轻松的，满载而归，成果都在你的便携电脑里。休息几天之后，将那些客户资料、报价、订单导入公司的业务数据库中。在安排手下人准备采购，制作#5@p，安排托运、保险和报关等。最后收到美元，才能算圆满完成广交会任务哟。

9.名片带足，笔，笔记本，钉书机，钉书针，计算器，透明胶带，双面胶，涂改液，数码相机，带好工具，样品，样本等等，能想到的东西应该列好，表靠脑子记，忘带什么东西都不行，那里买很贵。至少提前20天去订酒店.

10.准备好你的公司资料，然后如果有机器设备需要展览的，准备好这些机器设备以及相关资料，然后就是到展览会填些表格，不过听说表格很多，让人头疼啊，如果是一般的公司，好像在参加之前需要经过展览会方面的审核。

参加广交会参展的建议

1)样品和广告早点准备,提早在布展前入馆,免得上飞机时太累

2)要找一个能上网的宾馆.

3)名片上提早印上摊位号,免得到时一个个填上,或出现没写号码,客户太费事不想找或找不着的局面.

4)不妨在自己关系很好的朋友邻居摊位留几本样品,但一定是相配套产品.

5)带不回或不需要的产品要提早卖掉

.展品运输

2.展会需要的印刷品

3.宾馆酒店预定

4.要不要请翻译

5.名片盒.便于展会上面的参观者留下名片

展前准备

1.展品: 提前两个月下展品样单,各型号具体配置要有所定位,针对性地客户群中低档市场,普通配置就OK,同时准备一套可选配件.

样品出来后仔细检验并测试.以免到时出状况.并备上碧丽珠和抹布,到时让他们光鲜亮丽. 然后打包出运,这时要注意里面泡末多塞点,箱麦和箱号贴好编好,这可是"熊猫", 得保护好.其他封箱带,剪刀,美工刀,计算器,目录,名片,笔,小订书机和谈判笔记本一块打包出运.

2.布展前准备: 摊位样式位置下来后,得花一番心思. 俺可是根据展品颜色 摊位位置 和俺们的平面设计好好探讨了一翻,力求做得最好.考虑到俺们的摊位侧面墙空白,还做了一个大副海报.

3.个人, 为了能表现得好点,避免碰到老外不紧张,都听得懂,已经提前备战,晚上每天练听力口语1小时啊

4.私人的东西: 衬衫西装去买了一套,形象是很重要的呢.

P.S.:飞机上化妆品不能随身携带,请各位美眉注意,要和行李托运哦.

还有就是随身携带的本本,手机,钱物带好,注意安全.

俺特意带了个挂绳,

展示产品的选择需要依据公司的销售计划和市场战略来定。具体来说，就是要考虑新产品的推广、库存产品的多少及各类产品平均销售量的高低等多种情况。携带产品的多少还与设计的产品展示家具有关，美国大多数展览会都不鼓励在会场上零售，并禁止在展位内储存空箱，所以确定所需携带适量的样品很重要。此外，把产品整体一揽子销售掉是在最后撤展时的省时省事省运输费的常用做法。产品手册、宣传单、价格表、客户登记表、定单、名片、文具、数码相机或摄录机等都是必要的展览会用品。其他设展用品如宽胶带，工具刀等也都是必不可少的布展用品。

参展需充分准备

一旦决定了参加某一展览会，要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，需要考虑的问题很多。经调查，发现影响展会参观者记忆的因素主要有六条，其比例如下：展品有吸引力39％；操作演示25％；展台设计14％；展台人员表现10％；散发资料8％；展出者的名气4％。建议展出展者不妨从这几方面入手。

1、企业展前所需准备：展品是展出者能给参观者留下印象的最重要因素。建议参展商在选择展品时，选择代表不同类别、不同系列产品，如果展品易携带的话请尽量多带些，会提高参展效果。在带展品的同时，最好带一些标有公司产品、联系方式的小礼物如便签本、笔、挂绳、精美明信片；精选少些好吃好看糖果用来招待客商。

2、展示方式：展品本身基本上不能说明全部情况，需要样本、照片、模型、模特或讲解员等真人实物，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器，要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免派发；如果是服装或背包，要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。

3、参展人员：根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员，要求对所生产产品性能、规格、生产周期等情况熟知；能够根据客户要求给予及时、合理解答。

4、客户邀请：要有意识地请客户来。可事先将本公司所在展馆的展厅号、展台号告之当地客户，邀请其来参观洽谈。

5、展品运输：一定要注意展品海运最晚截止时间，如果赶不上海运而是空运展品，不仅耗时耗力，而且费用很高，会得不偿失。

近年来五金企业的展会接二连三，展会是一个专业买家和知名企业进行会面和洽谈的有效平台，在短短几天时间，现场的人流量和专业人士访问量能将企业的形象和品牌在短时间内得到最大化，许多大中小型企业都选择了这个好平台。那么对于一些重要的展会，企业应

该如何准备去参加呢?如何能在有限的时间里展示企业的亮点呢?都需要做哪些准备工作呢?

展前的准备工作

一些重要的展会甚至需要在6~9个月前就应该准备了，准备名片、展品、展位的预算，展位得设计，展位一定突出企业的特点，一定要符合企业自身的身份，参展商必须要抓住观众的眼球，才能够吸引观展者停留下来进行进一步的探讨。设备运输的费用，一定要找

一个信誉度好的运输企业。展示企业形象的宣传片，宣传资料。接待人员的确定，展示企业形象、市场保障能力、服务执行力和企业卓

越信誉，这是参展的基本特征。

展中的工作

在展会中应通过各种可行的方式和潜在合作者进行现场洽谈。及时宣传自己的企业。及时报道展会的情况，报道参展企业的情况。接待人员就是企业的形象的代言人，现场人员要表现很敬业，不要敷衍、打闹、东张西望等，待人接物要有礼貌等，一瓶矿泉水或一颗

糖果有时候就能做成一笔生意。积极参加展会的各种活动。

展后的工作

展后企业要把在展会中收集到的信息纳入企业的信息管理系统中，并进行筛选、甄别、分析和评估。同时应不断与展会上搜集到的客户保持联系与沟通，在展会现场沟通的内容通常会有所保留，因此展会后的及时跟进沟通同样必不可少。必要时还要派人上门拜访，

以展示公司的实力、诚意。

如何做好展会前吸引客户的工作？

展会前要准备的工作很多，要了解市场情况、了解客户、了解竞争对手的发展情况。不仅在展会上要吸引客户，在展会前吸引客户也是一项很重要的工作！

一、参加展会前向老客户发出邀请函，邀请其去展位上参观和洽谈

其实每一家参展企业都会这样做的，因为即使不参加广交会，参加广交会对一个企业来说是一个比较大的举动，这么大的动向应该告诉客户，企业的发展、产品的研发，每一个研发方向，新产品等，有哪些商业企业都要让自己的客户来了解这些举动。另外一方面你参加展会就像一个表演者，要有足够的观众来捧场，在广交会上你的熟客肯定要进一步来探讨，更深层次的合作。

二、准备吸引客户的样品

首先我们对产品要有一个精心的安排，让客户如何在成千上万的产品中看中你的产品，要做到这一点非常的困难，我们准备样品时要非常的慎重、要精心挑选，一般选择代表性强的产品，比如风扇生产商，风扇有很多的款式，你要挑选有代表的产品在展会上进行展示。另外要注重产品的外观，因为展会上最重要的做法是如何最大限度地吸引来宾他们的眼球，如果说外观没有什么特点的话，你要保持外观的整洁、光泽度。

三、既选择展会又选择电子商务，想方法让客户回复发出去的邮件

参展短时间内可以接触很多的客户，并且很直观，这一点网站是无法比拟的。网站上的周期很长，在网站上宣传可能一次性做一个设计，然后是一年的时间。网站是永不落幕的广交会，它有自己的特点，可以天天通过网站跟网友接触。

在邮件回复中研究透彻客户询盘的询问内容，要有针对性地进行回答和报价，要包含一些信息。有的故意遗漏一些信息，看客户会不会过来向你询问更多的信息，你报完了之后要跟进这个情况，偶然给他一个电话联系，或者再发封邮件，发邮件的内容要变换，而且要适当的电话联系，这样才能引起客户的注意，因为客户在网上搜寻询盘不是一家。

如何利用展位做好展会营销？

文章链接：中国安防展览网 /Exhi_news/Detail/382.html

展台类型主要是依据一个展台与相邻展台的位置关系、通向过道的途径不同来加以区分的，“道边型”展台的租金最低，其他类型的展台租金较高。

一、“双开口”展台。

此种类型的展台位于一排展台的顶端，两面邻过道，观众可从此排展台前面的过道进入展区。它后侧是另外一个同类型的展台，旁边一侧是相临展台的侧面。这种展台与“道边型”展台相比，面积相同，但多出一条观众进入展台的侧面，因而观众流量较大，展示效果较好。

二、“岛形”展台。

它在四种类型的展台中租金最高，观众可以从任意一个侧面进入展区内，因而能够吸引更多观众的注意。这类展台适于展示，广告效果好，但租金要比其他展台高20%。

三、“道边型”展台。

此种类型的展台夹在一排展台中间，观众只能从其面前的过道进入展台内，其敞开面的大小决定了展台是窄而深型的还是宽而浅型的。

四、“半岛形”展台。

观众可从三个侧面进入这种类型的展台，其展示效果要比AC型展台好一些，若使用得法，则会更具吸引力。

您了解了展位的基本类型和特点，在挑选展位时可以优先考虑三点：

首先是选位要靠近主通道，好处是可以保证客流量；

其次是采取早订位的策略，越到展会临近，展位价格就卖得越高，拿到好展位的机率越小，还是应该早付费选好位；

其三是要就低不就高，宁肯多花点钱呆在展馆的一层，也不要“更上一层楼”，这就好比拿百货大楼的一层与五层相比，差着行市呢。展会上的展位也是高处不胜寒啊。当然，这里说到的展会应该是行业知名展会，杂牌展会不在此列。

其实，要想拿到好展位，您还要熟知以下展位选择影响因素：

一、观众的观展习惯

二、共享客户资源

这是中小企业在参展预算有限的条件下，可以采取的一种比较“灵活”的选位战术。简单地说，就是紧挨着行业巨头旁边选择展位，目的就是为了分享他们的客户资源。

三、伏击领头羊

如果您的公司想在展会上推出一种新产品，或是希望与业内领头羊一较高低，那您的选位战术就要积极一些。

四、免于四面楚歌

在选择展位以前，最好了解伏击目标的参展习惯，如果对方也是个喜欢在展会上大喊大叫的主，你最好还是省省吧。因为客户们都会被它的大嗓门震跑了。

五、爆冷门凭创意

有的展商在选择展位时也确实动了一番心思。他们研究了观众的参展需求，发现靠近楼梯口、卫生间、小卖部和咖啡屋等公共服务设施的展位租金较低，因为传统上这些位置被认为是偏位，但经过这些位置的客流量都不低，于是他们就专门在此设下展位，期望能够捕捉到更多的专业客户。但实际效果却往往不尽人意。因为光顾此地的观众都有着明确的目的，可谓是来去皆匆匆。您要想让他们放慢脚步，走进您的展区，还需要辅之以富有创意的活动，或创造一种消费体验，或赠送精美的小礼品，不过在此区域，倒是比较适合做一些调查类活动。

六、贪小便宜吃大亏

每当展会临近结束时，展场内总会出现一些卖包、服装、礼品等与展会内容无关的小商小贩，这些展会“游击队”就是某些展商的“杰作”。他们在选位时，有意多要一个展位再转手倒给小商小贩，有的展商更绝，拿出自己的展位与“游击队员们”共享。这样做的好处无非是要把参展费挣回业，其实最终受伤害的还是您自己。

如果我是位客户来到您的展位上，却遇到个卖望远镜的在那儿起劲地吆喝，我会认为您公司的信誉有问题，穷得连展位全要倒，生意自然免谈。您的同行对您的做法恐怕也难点头，因为在他们的展位边冒出个货摊，多少也会影响他们的商务活动。况且，这些展会“游击队员们”出售的商品没有质量保证，砍一刀是一刀，参展商与观众都容易中招。组展商很可能将您列入黑名单，他们担心展会“游击队”影响展会质量，害怕听到参展商的抱怨。您看，为了区区小利，得罪了这么多朋友，是不是有点得不偿失呢？

总之，推选展位要要达到一鸣惊人的目的，在参展过程中，还需要您具备严谨的策划和准确的实施能力。如果您

对花大钱办大事没有把握的话，还是在领头羊的背后选个标摊忍着吧，起码，当见到络绎不绝的观众时，您不会对花掉的展位费心痛呀。

文章链接：中国安防展览网 /Exhi_news/Detail/382.html