国有企业办公文秘：

1. 普通话标准、2.电脑操作熟练、3.会使用办公设备、4、待人接物大方得体、机灵勤快，

认真敬业，打字快，会CAD制图，有办公室经验。

2. 具体工作：

一、公文写作——高校、规范、精简

二、宣传报道——

三、综合文字起草——讲话稿、总结汇报

四、综合事务——现场、会议、文字、电话督办，上传下达，文件寄送，收发传真。

3. 自身建设

一、业务学习——学理论、政策、科技、文秘、管理、法律

二、责任意识——大局观念（想问题）、任劳任怨（搞服务）、分工协作、团结共事（办事情）

 

第二篇：办公文秘篇

文秘篇（潇洒白领）本篇从一个秘书的角度出发，把公司日常涉及到的工作加以整理，精选了几个方面的应用实例，给您一一讲解。比如请柬等文档的制作，通讯簿的制作和使用，公司日常费用的统计、文档管理、工作日记等，在讲解过程中给出了这些实例建立的难点和技巧。希望您能通过这些讲解，迅速掌握办公软件的精髓，在日常办公时更加得心应手。一、 请柬的制作目标：教您用WORD制作一份请柬。实例：这是一份利用WORD制作好的请柬。（"请柬.doc"画面）难点分析：我们在从事文秘工作时，经常需要编辑和打印简历、宣传稿、贺卡等文档。这些文档往往需要具有优美的外观，那么怎么使用office来迅速制作出这类文档呢？下面我们就以制作请柬为例，来看一下这类文档的制作。1) 页面设置一般的请柬往往不使用普通大小的纸张，如：A4或B5纸。下面我们首先定义请柬所使用的纸张。单击"文件"菜单，选择"页面设置"命令，进入"页面设置"对话框后选择"纸型"选项卡，在"纸张大小"下拉列表里选择"自定义大小"，在"宽度"和"高度"文本框中输入请柬的宽度和高度数值，这里请柬的宽度是26cm，高度是20cm，单击"横向"单选框，这时对话框右面的预览区中给出了纸张的大概形状，单击"确定"按钮。保证WORD处于页面视图中，在"常用"工具栏的"显示比例"下拉列表里选择"整页"。我们就在工作区看到请柬页面的全部了。2) 边框的使用在一张白纸上写请柬的内容过于平白，我们来修饰一下纸张。单击"格式"菜单，选择"边框和底纹"命令，进入"边框和底纹"对话框，单击"页面边框"标签，在设置部分选择"方框"，单击"艺术型"下拉列表，选择边框图案，单击"确定"按钮，您看文档的页面就多了一个边框了。我们现在把页面分为两栏，这样请柬的文字可以分为左右两个部分。我们现在单击"格式"菜单，选择"分栏"命令，进入"分栏"对话框，在"栏数"文本框中输入2，单击"确定"按钮，注意标尺的变化，现在标尺有了两段白色的部分，说明页面已经分成了左右两栏了。3) 插入图形为了使页面更加丰富多彩，插入图形是必不可少的，我们可以插入一个自己编辑的图形文件，也可以插入office自带的剪贴画，还可以使用自选图形。现在我们单击"视图"菜单，选择"工具栏"选项，单击"绘图"，在Word窗口下面就会显示出"视图"工具栏。我们单击"矩形"按钮，在页面上画一个狭长的矩形，在矩形上右单击鼠标键，选择"设置自选图形格式"，进入"设置图形格式"对话框，单击"填充颜色"下拉列表，选择"填充效果"，在"颜色"下拉列表里选择绿色，底纹样式选择"纵向"

，在"变形"框里选择突出效果，单击"确定"按钮。选择"线条颜色"为深灰色。单击"线形"下拉列表，选择最细的线型，单击"大小"选项卡，将宽度设置为0.2cm。单击"确定"按钮。您看这就出现了一个有突出效果的线条。实际上它不过是一个有突出效果填充的矩形。我们用鼠标把它拖动到页面的中央，为了更细致的移动它，我们按住"ctrl"键，用上下左右键进行进一步的调整，直到满意为止。好了现在我们输入请柬的正文，并设置具体的字体字号，就得到下面的结果。4) 插入艺术字很显然，现在页面的左下脚有太多的空白，我们可以在这一片空间里放一些贺词，不过我们不是简单地输入文字，而是使用艺术字体。这样有两个好处：一个是可以设置文字的特殊效果，另一个是字的大小可以任意的调整。我们单击"绘图"工具栏"艺术字体"按钮，选择一种艺术字体式样，单击"确定"按钮，输入贺词，选择合适的字体，单击"确定"按钮。现在艺术字已经插入到页面中了，不过它的位置和大小还需要进一步调整，我们用鼠标拖动它到合适的位置，拖动艺术字体的四周控点改变它的大小，直到合适为止，在默认情况下随着艺术字体框的变大，字也会随着变大。5) 使用背景现在的页面已经相当紧凑了，唯一的不足就是页面的背景不足以很好地配合文字。单击"绘图"工具栏上的"矩形"按钮，拖动鼠标，在页面上画出一个大的矩形，然后打开"绘图"工具栏的"填充颜色"下拉列表，选择"填充效果"，进入"填充效果"对话框，单击"纹理"选项卡，选择合适的纹理，单击"确定"按钮。在矩形上右单击鼠标键，选择"设置自选图形格式"命令，在"颜色和线条"选项卡里将线条颜色设置为"无"。单击"确定"按钮，这样矩形就没有边框了。调整矩形的大小和位置使它覆盖整个页面，右单击鼠标键，选择"叠放次序"，单击"衬于文字下方"，这样矩形就不会覆盖住文字了。单击文字的末尾，这时插入点切换到了文档的结尾处，我们单击"插入"菜单，选择"分隔符"命令，在"分页符"单选按钮被选中的情况下，单击"确定"按钮，这样就新建立了一个页面。用同样的方法，我们编辑该页面，它将作为请柬的封面。现在背景图片是一个插入的图形，但是由于它太鲜艳，所以页面不协调，我们单击背景，单击图片工具栏的减小对比度按钮，直到整个封面协调为止。6) 请柬的打印我们编辑的两个页面实际上是一张纸的两面。由于在打印完一面时要将纸翻过来打印另外一面，所以第二页的"请柬"二字是放在右面的，这样在纸翻过来打印封面时才可以保证方向正确。那么怎么打印呢？我们单击"文件"

菜单，选择"打印"命令，进入"打印"对话框，在"打印范围"文本框中输入1，打印第1页，在打印完第一页之后要将纸翻过来，并将纸的上缘送入打印机的进纸口，再打印第二页，这样，才不会把纸的方向搞反。（动画演示）举一反三：会编辑请柬之后，类似的文档比如：贺卡、选票等都可以用同样的方法来制作。您看，这就是我们用类似的方法制作出来的选票，它也有正反面，每一张纸其实是两张选票，我们把正反面打印出来之后，再将纸从中间裁开就可以了。（选票.doc）二、 通讯簿的制作和使用目标：利用Outlook制作通讯录，在word中使用通讯录实例：给出通讯簿制作和使用的方法难点分析：1) 使用Outlook制作通讯录在单位的业务开展过程中会积累很多联系人的信息，如果将其一一整理在小本本上，不仅定期要重新整理，而且不能很好的与办公软件相结合。如果使用Outlook的通讯簿来管理联系人，可以很方便地记录和使用联系人信息。这就是Outlook里的联系人文件夹，我们已经建立了许多联系人，在联系人项目窗口中右单击鼠标键，选择"新联系人"选项，在弹出的"联系人"窗口中输入联系人信息。单击"保存并关闭"按钮，这样就创建了一个新的联系人，这是新联系人所对应的联系人项目。有了联系人的信息，我们就可以和联系人进行通讯了。2) 发送电子邮件在Outlook里，我们可以给联系人发送电子邮件，如果计算机连接了调制解调器，还可以给联系人打电话。我们在联系人项目上单击鼠标右键，选择"致联系人的新邮件"选项，一个新的邮件编辑窗口就打开了，"收件人"文本框已经自动填好了，我们输入邮件的其他内容，单击"发送"按钮，邮件就发送出去了。有时我们可能需要给多个联系人发送电子邮件，我们选中这些联系人，单击"动作"菜单，选择"致联系人的新邮件"命令，这样一个新的电子邮件就创建好了，在"收件人"文本框里用";"号分隔了多个联系人的电子邮件地址，这样每一个联系人都会收到这一封电子邮件，同时联系人也可以知道还有哪些人收到了这个电子邮件，因为收件人文本框中已经明白地写清楚了。如果您用这种方法给许多客户发送节日问候，无疑会让每一个收到邮件的客户看到长长的收件人邮件地址列表，这是很不礼貌的，这样的话我们就可以使用密件抄送的方法来给他们发送电子邮件。单击"文件"菜单，选择"新建"选项，单击"邮件"，单击"视图"菜单，选择"密件抄送框"，这时就会出现"密件抄送"文本框，输入密件抄送收件人电子邮件地址，这样每一个密件抄送人都会收到电子邮件，但是他们不会看到其他密件

抄送人的电子邮件地址。3) 给联系人打电话如果我们在联系人项目中记录了联系人的电话号码，那么给联系人打电话也是很方便的。右单击要打电话的联系人，选择"呼叫"联系人，在号码下拉列表里选择使用联系人的哪一个电话号码，单击"开始呼叫"，这时Outlook就会开始通过调制解调器进行拨号，当听到对方应答后我们就可以拿起话筒，单击"通话"按钮进行通话了，通话结束，单击"挂断"就可以了。4) 在其他应用程序中使用通讯簿我们可以将联系人文件夹导出为一个数据库或其他格式的文件，以便在其他应用程序里使用。现在我们就把联系人文件夹导出到一个Excel文件中，然后再在Word中使用它进行邮件合并。在Outlook中单击"文件"菜单，选择"导入和导出"命令，进入"导入和导出向导"对话框，在"执行的操作"列表里面单击"导出到一个文件"选项，单击"下一步"，选择"Microsoft Excel"选项，单击"下一步"，在"文件夹列表"中选择"联系人"文件夹，单击"下一步"，在另存为文本框中输入导出文件的路径文件名"C:\My Documents\联系人.xls"，单击"下一步"，单击"完成"按钮，这时Outlook就把联系人信息导出到Excel文件里了。这就是在Excel中打开"联系人.xls"文件的情况。现在我们打开Word，单击"工具"菜单，选择"邮件合并"选项，进入"邮件合并帮助器"窗口。邮件合并帮助器可以协助我们从"联系人.xls"文件中取得联系人的信息，并将他们插入到Word信函、标签或信封文档中。要进行合并，首先要建立一个主文档，用来定义合并Outlook联系人导出信息的方式。我们现在定义一个信封主文档，单击"邮件合并帮助器"的主文档部分的"创建"按钮，选择"信封"命令，单击"活动窗口"按钮，这样Word的当前文档就成为邮件合并的主文档了。单击"获取数据"按钮，在这里可以选取"使用通讯簿"来直接使用Outlook中的通讯簿，在这里我们选择"打开数据源"命令，在文件类型下拉列表中选择"Ms Excel工作簿"选项，在C盘的My Document文件夹中选择"联系人.xls"文件。单击"打开"按钮，在单元格区域列表中选择"联系人"，单击"确定"按钮，选择"确定"，这时就弹出了"信封选项"对话框，在设置好信封配置之后，单击"确定"按钮，在信封地址对话框中单击"插入合并域"按钮，选择"商务地址邮编"，用同样的方法将收信人的其他部分也选择好，我们也可以直接在"信封地址示例"文本框中编辑，编辑完成后单击"确定"按钮，回到邮件合并帮助器对话框，单击"关闭"按钮。您看，主文档就变成了一个信封了。这样主文档就定义了在Word文档的哪一个部分使用联系人的哪个字段。在主文档里联系人字段是以Word域的形式

插入的。为了打印特定联系人的信封，我们需要指定具体使用哪些联系人的信息。现在我们就创建所有"张"姓联系人的信封，单击Word窗口工具栏的"合并选项"按钮，进入"合并"对话框，单击"查询选项"按钮，在"域"下拉列表中选择"姓氏"，"比较关系"下拉列表中选择"等于"，在"比较对象"文本框中输入收信人的姓氏，单击"确定"按钮，再单击"合并"按钮，在一个新的Word窗口里就显示出了一个将域换成实际联系人的信封。举一反三：使用同样的方法还可以创建联系人标签或套用信函，同时我们也可以在Outlook中直接将联系人的信息打印出来，制作联系人花名簿。总之，Outlook联系人文件夹不仅可以在Outlook中使用，通过导出操作它还可以转化为其他格式的文件，在Office的其他组件中使用。三、 电子邮件和传真的发送目标：告诉您如何发送电子邮件，如何发送传真。实例：给出将前面做的请柬作为电子邮件和传真发送的过程难点分析：1) 电子邮件的发送要想把请柬作为电子邮件发送出去，先要保证机器已经上了网，并且已经申请了一个电子邮件地址。在OUTLOOK中，单击"动作"菜单中的"新邮件"命令，弹出"邮件"对话框，在"主题"文本框中输入"请柬"，然后单击"收件人"按钮，在列表中选择一个收件人，单击"收件人"按钮，将其加到右侧的列表中，再选择一个收件人，单击"抄送"按钮。如果要将请柬发给多人，可以重复上面的操作。在选好收件人后，单击"确定"按钮。下面我们将已做好的请柬当做附件加进来。单击"插入"菜单，选择"文件"命令，弹出"插入文件"对话框，选择要插入的文件，单击"插入"按钮。这时下面增加了附件区，里面列有所插入的文件名和文件类型图标。单击工具栏上的"发送"按钮，请柬就被发送出去了。2) 添加WinFax传真服务OUTLOOK提供了非常实用的传真服务，通过传真服务用户可以使用调制解调器来收发传真。下面我们给OUTLOOK安装WinFax传真服务功能。单击"动作"菜单，选择"新建传真邮件"命令，出现一个对话框，提示用户OUTLOOK Fax尚未安装，是否继续安装。放入OFFICE 2000安装盘，系统从光盘中拷贝必要的文件。拷贝结束后，出现一个警告框，提醒用户必须要重新启动OUTLOOK 2000才能安装成功。单击"确定"按钮，重新启动OUTLOOK。OUTLOOK重新启动后首先运行WinFax安装向导，单击"Next"按钮，出现用户信息对话框，输入用户名、单位、传真号码和语音信箱号等信息，以后发传真时就将包含这些内容。单击"Next"按钮，出现地址对话框，输入通迅地址、城市名和邮政编码等信息。单击"Next"按钮，选中"Automatic Receive"复选框，可以自动接

收传真。单击"Setup Modem"按钮，设置调制解调器属性，如果还没安装，可以单击"Add"按钮进行添加，添加好后，单击"确定"按钮，再单击"Next"按钮，开始检测调制解调器，检测完成将显示检测到的调制解调器。单击"Next"按钮，出现传真封面对话框，选中"Send Cover Page"复选框，发送传真时将包括封面。在"Template"下拉列表框中选择一种封面形式，然后单击"Next"按钮，至此完成了添加WinFax传真服务的操作。3) 发送传真发送传真之前，要保证机器已经上了网，并对OUTLOOK进行了相关设置。在OUTLOOK中，单击"文件"菜单中的"新建"项，选择"传真邮件"命令，弹出"邮件"对话框，这个对话框和创建电子邮件的对话框是一样的。在"主题"文本框中输入"请柬"，然后单击"收件人"按钮，在列表中选择一个收件人，单击"收件人"按钮，将其加到右侧的列表中，再选择一个收件人，单击"抄送"按钮。如果要将请柬发给多人，可以重复上面的操作。在选好收件人后，单击"确定"按钮。下面我们将已做好的请柬当做附件加进来。单击"插入"菜单，选择"文件"命令，弹出"插入文件"对话框，选择要插入的文件，单击"插入"按钮。这时下面增加了附件区，里面列有所插入的文件名和文件类型图标。单击工具栏上的"发送"按钮，请柬就被发送出去了举一反三：作为一名合格的秘书，发送电子邮件和传真是很基本的技能。发送邮件或回复邮件的操作都很简单，但如何把邮件设计得更好，如何管理好邮件，还要多学习相关知识并在工作中体会。四、 公司日常费用统计目标： 根据公司日常费用记录表，进行人员费用的统计。实例：这是已经制作好的公司日常费用记录表，表中主要包括编号、日期、姓名、部门、摘要、入额、出额、余额等。（公司日常费用表.xls）难点分析：1) 数据表能统计什么？建立日常费用记录表是很容易的，每多一项入额或出额，就将这一记录输入到表中。日积月累，数据就很多了，您可以根据按各种不同办法进行统计。下面我们看一下能够统计出一些什么信息：（以下给出切换工作表的过程和图形效果）这是"部门-摘要"表，表中统计出了每个部门的各种费用的总开支。比如，企划部门的办公费用总计764元，销售部门的差旅费共3700元。这是"摘要-时间"表，表中统计出了每个月各种费用的总开支。比如一月份办公费用总计760元，而1-4月份办公费用总共为3064元，我们还可以看到，一月份各种费用开支总计2760元。这是"部门-时间"表，表中统计出了每个月各个部门的总开支。比如一月份生产部门费用总计580元，而1-4月份生产部门费用总共为10540

元，我们还可以看到，一月份各部门费用开支总计2760元。怎么样，有了一个原始的数据表，就可以统计出这么多信息来，是不是很神奇？如果您想当一名好秘书、好管家，就和我一起学一学如何建立这样的统计表吧！2) 如何进行数据统计下面我们切换到原始数据表中，一起建立一个"部门-时间"工作表。在"数据"菜单中选择"数据透视表和图表报告"命令，进入"数据透视表和数据透视图向导"对话框，单击"下一步"；这一步要指定汇总数据的区域，单击"选定区域"文本框右侧的拾取按钮，在当前工作表中选取A3到J33单元格，这时文本框内出现"Sheet1!$A$3:$J$33"字样，再单击拾取按钮，然后单击"下一步"，这时我们单击"版式"按钮，来规划设计自己的数据透视表，将右侧的"年"按钮拖到"页"区域，将"月"和"日"按钮拖到"行"区域，将"部门"按钮拖到"列"区域，将"出额"按钮拖到"数据"区域，"出额"就显示为"计数项：出额"，双击它，选择"汇总方式"为求和，单击"确定"按钮，再单击"确定"按钮，最后单击"完成"按钮，新的数据透视表建成了。单击工具栏上"显示比例"按钮旁的下拉箭头，在弹出的下拉列表中，选择"75%"，所有的数据就都能看到了。举一反三：以上以"部门-时间"工作表的建立方法为例介绍了如何利用已有的数据表进行数据的统计分析，，其他的统计表的建立方法也都大同小异，您自己可以试着做一做。如果您发现操作结果不一致，仔细查找一下原因。如果您还想继续探索，可以试着统计出每个部门开支占总开支的比例，每项费用占总费用的比例等，还可以按人、按季度进行统计。总之，利用EXCEL来进行日常费用的统计，方便、高效、准确。希望您能仔细体会它的妙处！五、 文档管理目标：跟踪Office文档的建立、编辑时间，统一管理公司制作的所有文档，按各种方法查找文档，选择所需要的文档后可以直接打开。实例：我们一起来完成日记功能的设置和使用。难点分析：1) 日记功能的设置启动OUTLOOK后，单击左侧面板上的"自定义快捷方式"按钮，单击"日记"图标，右侧将出现日记列表。单击"工具"菜单中的"选项"命令，打开"选项"对话框。在"首选参数"选项卡中，我们单击"日记选项"按钮，在"记录文件"列表中，将所有的OFFICE应用程序类型都选中，然后单击"确定"按钮，再单击"确定"按钮，完成选项设置。单击OUTLOOK窗口右上角的"关闭"按钮，退出OUTLOOK环境。经过上述设置后，当我们日复一日地进行各种OFFICE文档的制作时，OUTLOOK会自动记录这些文档的类型、主题、开始时间、持续时间等信息。2) 如何查看记录信息当需要进行

查找以往所做的所有OFFICE文档时，只要再次进入OUTLOOK环境，单击左侧面板上的"自定义快捷方式"按钮，单击"日记"图标，然后在工具栏中的"当前视图"列表中选择"条目列表"项，这时就会出现所有制作过的OFFICE文档。单击条目列表某一标题，可以使日记记录按该标题内容进行排序，以方便文档的查找。如果要查找某一篇文档，可以选择"常用"工具栏中的"查找"命令，在"查找"文本框中输入所要查找的OFFICE文件名中可能包含的文字内容，单击"开始查找"按钮，日记列表中就会仅显示符合筛选条件的文档名。如果要对此文档进行编辑，就双击此文档名，在弹出的对话框中双击此文档的图标。这样就可以启动相应的OFFICE组件，对此文档进行编辑操作。3) 制作文档管理表在EXCEL环境中，我们可以建立一个工作表，用来管理公司的常用文档。这是按照一定格式输入完成的文档管理表（"文档管理.xls"中的sheet1）。文档中包含文件名、内容、编写、文档页数和日期等内容，您还可以根据需要，加入"密级"、"发送单位"、"备注"等项目。下面按一定的顺序列出文档的详细信息，注意，"文档内容"项中应尽量包含文档的关键词，以便于查找。为了方便文件的总体控制和编辑，我们为每个文件做个链接。选中"请柬.doc"单元格，然后单击鼠标右键，选中"超级链接"命令，在弹出的对话框中，单击"文件"按钮，在"查找范围"列表中找到文件所在路径，选中"请柬.doc"文件，单击"确定"按钮，再单击"确定"按钮，退出对话框。此时文件名变为蓝色，并带有下划线，当鼠标移动到该文件名上时出现小手状光标，单击该文件名，就可以直接启动WORD，打开该文件，进行所需的各项编辑操作，完成编辑后退出文档的编辑环境，就返回到文档管理表中。4) 文档管理表的使用有了这个文档管理表，除了可以直接在里面打开所要编辑的文档外，还可以对文档进行统计、排序、筛选。这是制作好的文档管理表（sheet2）。下面我们看一看如何给文件排序：单击"日期"单元格，选择"数据"菜单中的"排序"命令，弹出对话框，让我们选择排序方式，单击"确定"按钮，文档就按完成的日期按递增方式排序了。下面我们看一看如何筛选出李亚珊所完成的文档。将光标定位在第一行，单击"数据"菜单中的"筛选"项，选择"自动筛选"命令。单击"编写"标题旁的下拉列表箭头，选择"李亚珊"，看，所有满足条件的记录都被筛选出来了。再次单击"数据"菜单中的"筛选"项，选择"自动筛选"命令，就可以退出筛选状态。举一反三：OFFICE的文档保存在计算机硬盘中，日积月累的文档增加到一定数量

时，查找文档就会很不方便。通过上面两种方法，我们可以很方便、很明了地管理文档。OUTLOOK的日记功能主要用于跟踪文档的修改、编辑时间；而第二种方法，与数据库类似，适用于数量较多的常规文档的管理，但要注意及时更新文档的信息和添加新文档信息。为了在公司中统一文档的管理，每一名员工都应在网络中工作，并将制作的OFFICE文档置于共享的文件夹中。六、 工作日记目标：告诉您作为一名秘书，在日常工作中如何完成好下面的工作：电话记录、传真记录、重要事情记录；对预约的事项进行记录并设置提醒（比如下周三为经理订车票）；对定期事项设置提醒（比如每名职工生日的前一天，为其预订蛋糕）；对临时事项进行记录（比如随笔记录别人的手机号）。使您学会OUTLOOK的日记、日历、任务、便笺等的使用操作。实例：给出工作日记的建立、查询和管理方法，设置事务的提醒、对定期事务设置提醒及对临时事务的记录等的操作方法。难点分析：1) OUTLOOK功能简介Outlook实际上是一个桌面信息管理系统，随着网络的进一步发展，越来越多的办公事务都要在网络上进行，作为Office家族中的网络信使，Outlook将逐步成为Office成员的中心。Outlook2000不仅可以收发电子邮件、打电话、发送传真、浏览网页，更重要的是它还为我们记录和安排日常工作提供良好的方案。在Outlook中记录电话、传真、电子邮件收发情况；安排工作日程、记录任务完成情况都是很方便的。2) 日常工作记录发送传真、打电话、发邮件、开会、执行任务等日常工作，如果每天都把这些活动情况记录下来，就可以使工作更条理化，工作效率也会有很大的提高。我们可以利用Outlook的日记功能来帮我们记录。有的活动发生时Outlook能够知道，比如我们用Outlook来拨号打电话、用Outlook来发送电子邮件，用Office的其他组件来创建和编辑文件等等，这些活动Outlook都会自动记录，这就好像流水账一样，日复一日，不用您劳神费时；而对于会议等其他Outlook不能侦测到的活动，我们也可以手动来做记录。在Outlook中单击"工具"菜单，选择"选项"命令，进入"选项"对话框，在"首选参数"选项卡里单击"日记选项"按钮，这样"日记"选项对话框就打开了，在这里我们可以设置日记自动记录的活动。"自动记录"列表框列出了我们可以记录的在Outlook中进行的活动，"电子邮件"前面的复选框选中了，因此右方的列表框里列出的联系人的所有邮件收发活动都会自动被日记记录下来。在记录文件列表框里我们可以选择是否记录Office其他程序使用文件的活动。现在列表里所有的复选框都选

中了，因此我们在Access、Excel、Power Point和Word中使用文件的活动，包括：创建时间、打开时间和存盘时间都会被Outlook自动记录。如果您的工作很繁忙，很可能会忘记某人曾给自己发了电子邮件，或是忘了才编辑好的报告放在哪个目录下，或者想确认一下上一次和客户联系是什么时间，这时只要查一查日记问题就解决了。我们来看一下自动记录电话的过程是什么样的，我们单击"联系人"文件夹，右单击要电话联系的联系人，选择"呼叫联系人"，单击"开始呼叫"，这时一个新的电话日记条目就会自动创建，而且开始时间已经自动填好了，我们打完电话后，持续时间也会确定下来，这就是结束电话后的日记条目情况，我们在下面的多行文本框中输入电话的内容，单击"保存并关闭"按钮，这样电话条目就被保存在日记文件夹中了。手工记录活动也很简单，比如我们现在要记录一个商务会议：单击"文件"菜单，选择"新建"选项，单击"日记条目"命令，一个新的日记条目就创建好了，在"条目类型"下拉列表中选择"会议"，输入会议的主题和内容，在默认情况下开始时间就是创建会议日记条目的时间，输入会议的持续时间，单击"类别"按钮，选择"商务"，在这里我们也可以单击"主类别列表"按钮创建新的类别，单击"确定"按钮，单击"保存并关闭"按钮，这样会议就被记录下来了。3) 日记的查询和管理日记天天记，时间长了，就需要对日记进行查询和管理，否则日记就成了一个废纸堆，Outlook的日记文件夹可以很好地管理和查询日记。我们单击"日记"文件夹，默认情况下，日记文件夹视图方式是"按类型"视图，在这种视图方式下日记条目根据他们的不同"类型"被分到了不同的组里。这是日记条目组打开后的情况，在垂直方向上，日记条目一条一条地列了出来，在水平方向上各日记条目没有完全对齐，在日记项目列表的上方有一个时间标尺，日记项目图标在水平方向上的位置就表示该日记条目发生的时间，显然，越靠右面的日记条目发生越晚。单击"高级"工具栏上的"当前视图"按钮，选择"条目列表"，所有日记文件就按条目列出来了。单击"当前视图"按钮，选择"最近七天"，就只列出最近七天的日记文件。如果想删除某条日记，就选中它，单击"常用"工具栏上的"删除"按钮。如果要将日记列表打印出来，就单击"常用"工具栏上的"打印"按钮。4) 设置事务的提醒在OUTLOOK左侧面板中单击"日历"图标，进入日历环境，选择工具栏上的"天"按钮，日历就按天显示在窗口中，缺省状态下显示的是编辑当天的日期。如果明天有个约会，可以设置一下。先在日历上选择

下一天，然后双击某一时间，弹出"约会"对话框。在这里，可以输入约会的主题、地点、起止时间等。如果想要在事务发生前给自己一个提醒，就选中"提醒"复选框，并选择提前多长时间提醒。设置完毕后，单击"保存并关闭"按钮，完成事务的提醒设置。当到了提醒时间后，屏幕上就会自动出现提醒框，您可以根据需要对此事进行安排。（截图时可以参考《OUTLOOK》的截图）5) 设置定期事务提醒如果每月最后一天都要整理文档，可以设置这项事务的提醒。在"日历"窗口中选择本月的最后一天，然后单击工具栏上的"新建"按钮。输入相应的主题、时间等，然后单击工具栏上的"重复周期"按钮，设置"定期模式"为"按月"，并设置为"每个月最后一个天"，单击"确定"按钮，单击"保存并关闭"按钮，定期事务设置完毕。同样，我们还可以设置同事生日、某些纪念日等的提醒。6) 临时事务的记录在OUTLOOK左侧面板中单击"便笺"图标，进入便笺环境。单击工具栏上的"新建"按钮，弹出一个小编辑框，输入需要记录的内容，然后单击"关闭"按钮，便笺就会以双图标方式显示在"便笺"窗口中。选择这条便笺，单击鼠标右键，选择"颜色"，选择蓝色，便笺的图标显示为蓝色。利用颜色的不同，可以将便笺按重要程度或类别区分开。如果要删除便笺，就选中它，并单击工具栏上的"删除"按钮。同样，我们也可以将便笺发送给其他人，也可以将其打印出来。举一反三：OFFICE中的OUTLOOK是秘书工作的好帮手，好工具，由于它就是为处理日常事务而设计的，因此它特别有助于秘书高效率地工作，有条不紊地处理相关事务。希望您通过学习工作日记，掌握利用OUTLOOK的相关知识，并结合实际工作的特点加以发挥，把工作做得更好。七、 常见问题解答1) 如何制作个人简历？我们可以利用WORD中的模板功能，快速制作出一份个人简历。制作方法如下：在WORD中，单击"文件"菜单中的"新建"按钮，在弹出的对话框中，单击"其他文档"选项卡，单击"简历向导"图标，然后单击"确定"按钮。稍等一会儿，"简历向导"对话框出现了，我们根据向导的提示，一步一步地制作简历。单击"下一步"按钮，向导提示我们选择一种简历样式，缺省的是"表格型"，单击"下一步"按钮。这一步要求选择简历的类型，我们选择"功能型"，然后单击"下一步"按钮。这一步要求输入您的姓名和通讯地址。按照要求输好后，单击"下一步"按钮，这里要选择简历样式的标题，我们选择"功能性摘要"，单击"下一步"按钮。选择"政治面貌"、"奖励"两项，单击"下一步"按钮。这里询问是否加入其他标题，

我们输入"藉贯"，单击"添加"按钮，列表中就包含这一标题了。再单击"下一步"按钮，单击"完成"按钮。看，一份简历出现了，您可以按照自己的想法，将里面的项目一一填好，再打印出来就行了。2) Word中怎样打开WPS文件？Office 2000中附带了WPS97/WPS2000转换器，它可以帮助我们将WPS97或WPS2000文件导入到Word 2000中进行编辑。利用这一转换器，可以打开WPS for DOS，WPS97和WPS2000 的所有文档，并且会保留原文件的大部分格式信息和嵌入对象。打开WPS文件的方法为：在WORD中，单击"常用"工具栏上的"打开"按钮，弹出"打开"对话框，在"文件类型"列表框中选择"WPS File（*.wps）"，然后确定文件位置，选择这个WPS文件，单击"打开"按钮，文件就被打开了。在文件编辑完后，可以另存为WORD文件。3) 在WORD中可以发送邮件吗？以前编辑发送电子邮件时，通常会使用独立的编辑软件来完成这些工作。现在这些工作可以在Word2000中完成，也就是说我们可以将Word文件立即转换成电子邮件，通过Internet发送出去。　　单击"常用"工具栏上的"电子邮件"按钮，窗口变成发送邮件时的界面，此时并没有打开Outlook程序。单击"收件人"按钮，打开"选择收件人"对话框，在收件人列表中，选择需要的收件人。然后，点一下"收件人"按钮，再单击"确定"按钮，接着又点一下"发送副本"按钮就可以了，Word文件就作为电子邮件发送出去了。EXCEL和POWERPOINT中发送邮件和传真的操作与WORD中的操作相同，都可以通过"文件"菜单中的"发送"命令来实现。4) 表格打印不全怎么办？如果您制作了一个比较复杂的表格，在打印表格时，表格或是残缺不全，或是里面被填充上了黑色，这时该怎么办？这主要是由于打印机内存不足引起的，同时对配置较低的机器，可能是资源不足。先要在"打印机"选项中，清除打印作业，如果打印作业已传给出打印机，可以把打印机电源先关掉，过一会儿再打开。同时可以关闭WORD，再将WORD重新启动，再打印试试。如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档，进行打印。每次打印的页数不要太多。如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。5) 如何写介绍信？在工作往来中，秘书免不了要开个介绍信，写个证明什么的。下面我们看看怎样建立一个简单的介绍信。介绍信、证明等较正式的文档，标题可用黑体字，正文一般都是仿宋字。我们可以制作出标准的样式，需要填写的地方，如姓名、内容、日期等，要事先空着，或是加上下划线，并存为模板文件待用。（介绍信.dot）将空白的介绍信打印出来后，在需要时将空白部分填好，并盖上

公章。瞧，就是这个样子，一份介绍信就完成了。（介绍信.doc）6) 如何制作信纸模板？为了保持公司的良好形象，同时也方便职员的使用，可以自己制作信纸。我们可以在信纸上设置页眉和页脚，也可以将其保存为模板文件，供所有职员使用。这样大家既省时间又省精力，同时还可以统一对外文档的风格，真是一举多得。在WORD中，单击"文件"菜单，选择"新建"命令，在"新建"对话框中的每一个选项卡中，我们都可以选择不同模板来创建文档，或是在已有模板的基础之上再创建新的模板。单击"常用"选项卡，单击"空白文档"图标，单击"模板"单选按钮，单击"确定"按钮，这样一个新的模板就创建好了。编辑模板和编辑普通文档没有多少区别，我们完全可以像编辑普通文档一样编辑模板。作为一个公司的稿纸，页眉是必不可少的，我们单击"视图"菜单，单击"页眉和页脚"命令，这时工作区里文档的页眉区就激活了，我们可以在页眉里添加需要的内容，默认情况下，无论一篇文档有多少页，只要我们定义了一个页眉，在文档的所有页面上都会出现我们的页眉。页眉的编辑方法和我们编辑正文的方法一样，这是编辑后的页眉，我们在里面添加了文字和公司的图标。单击"页眉和页脚"工具栏的"页眉页脚切换"按钮，切换到页脚编辑区，在这里我们可以对页脚进行编辑，页脚里可以有一些公司的联系信息，我们输入它，这条线是用"绘图" 工具栏上的"直线"命令画的一条直线。在"页眉和页脚"工具栏中还有一些特殊的域可以插入页脚，我们单击"插入自动图文集"按钮，选择"页码"选项，这时页脚里就添加了一个域，单击"常用"工具栏上的"居中"按钮，将页码显示居中，页码域可以根据具体的文档页码而自动调整显示，这样我们就不必手工为每一页添加页码了。在打印预览窗口中察看我们的模板，单击"文件"菜单，选择"保存"命令，在"保存"对话框中的文件名文本框中输入模板名"公司稿纸"，单击"保存"按钮，这样模板就自动拨保存到Word的模板文件夹里了。